8 Tipps zum Erstellen eines Portfolios für einen Verwaltungsassistenten

Sie arbeiten glücklich in Ihrer Karriere als Verwaltungsassistent. Ihre Tage sind voller Projekte und Aufgaben, bei denen Termine eingehalten, Prioritäten jongliert und Krisen bewältigt werden müssen. Wie soll man auch ein professionelles Portfolio erstellen? Probieren Sie diese 8 Tipps aus.

1. Erstellen Sie eine Datei

Sie öffnen einfach eine Datei auf Ihrem Computer oder in Ihrer Schreibtischschublade. Nennen Sie es "Karriere-Portfolio". Verwenden Sie Dropbox oder OneNote oder Ihre mobile App. Wählen Sie einfach einen Ort aus, an dem Sie Elemente Ihrer Karriere speichern können, die Sie leicht navigieren können.

Jetzt haben Sie einen bestimmten Ort, an dem Sie die Artikel in Ihr Portfolio aufnehmen können. Nichts Besonderes - nur ein Ort, an den Sie sich leicht erinnern können. Machen Sie eine Datei, weil Sie es verdienen!

2. Erinnern Sie sich

Richten Sie in Ihrem Kalender eine Erinnerung ein, um an Ihrem Portfolio zu arbeiten. Geben Sie sich einen praktikablen Zeitplan, sei es monatlich, vierteljährlich, alle sechs Monate - mindestens einmal im Jahr. Mit festgelegten Erinnerungen werden Sie Ihr Portfolio mit größerer Wahrscheinlichkeit verfolgen und pflegen.

Auch hier nichts Besonderes. Nehmen Sie sich regelmäßig eine halbe Stunde Zeit, um an Ihrem Portfolio zu arbeiten und es auf dem neuesten Stand zu halten. Möglicherweise benötigen Sie mehr, wenn Sie anfangen. Sobald Sie Ihre erste Präsentation abgeschlossen haben, dauert die Wartung Ihres Portfolios weniger lange.

3. Vorschläge für Aufbewahrungsgegenstände

• Arbeitsproben: eine von Ihnen entworfene Broschüre, eine von Ihnen gepflegte Webseite, ein Diagramm, ein Bericht, eine Tabelle
• Vielen Dank, Notizen / Komplimente von Vorgesetzten, anderen Führungskräften und Mitarbeitern, ob handschriftlich, in Briefform oder per E-Mail
• Vielen Dank Notizen von Kunden
• Zertifikate für Leistungen erhalten
• Zertifikate für den Abschluss von Workshops, Seminaren oder College-Kursen
• Nachrichtenartikel über Sie und / oder Ihre Arbeit
• Von Ihnen verfasste arbeitsbezogene Artikel oder Blogs
• Die Liste der kürzlich gelesenen Veröffentlichungen (Bücher, Artikel, Magazine) zeigt hoffentlich nicht nur Ihre Begeisterung für Ihre Branche und Ihr Wachstumspotenzial, sondern auch Ihre anderen Interessen
• Aktuelle Leistungsbewertungen - dauern zwei oder drei Jahre
• Anwesenheitslisten / Auszeichnungen
• Freiwilligenpreise oder Anerkennung

4. Was tun mit Gegenständen?

Sobald Sie ein Dankeschön oder ein Zertifikat erhalten, kopieren Sie es, scannen Sie es oder legen Sie es in der angegebenen Datei ab. Ärgern Sie sich nicht darüber, wie groß oder klein der Gegenstand ist, sondern speichern Sie ihn zuerst.

Wenn Sie diesen wunderbaren Werbeflyer erstellen, bewahren Sie eine Kopie für Ihre Datei auf. Diese großartige Tabelle oder Präsentation - fügen Sie eine Kopie in Ihre Datei ein.

Stellen Sie nur sicher, dass Sie keine vertraulichen Informationen in Ihren Artikeln preisgeben.

Tun Sie dies als fortlaufenden Prozess - dies ist das, was Sie im Laufe des Jahres häufig tun, nicht das, worauf Ihre Erinnerungen eingestellt sind. Ihre Erinnerungen sollen an Ihrer Präsentation arbeiten - siehe Nr. 5.

5. Präsentation ist alles

Investieren Sie in ein schönes Lederportfolio mit Kunststofffolienschutz für Ihre Originale. Wenn Sie diese Erinnerung erhalten, nehmen Sie die Elemente, die Sie in dieser Datei abgelegt haben, und platzieren Sie Ihre besten in Ihrem Portfolio.

Erstellen Sie mindestens eine Kopie in einem normalen Ordner oder kopieren Sie sie auf ein CD- / Flash-Laufwerk, das Sie einem Interviewer überlassen können. Wenn Sie möchten, scannen Sie es in eine von Ihnen erstellte Website und geben Sie die Website-Adresse nur an diejenigen weiter, die sie haben möchten.

Hinterlassen Sie Ihr Original nicht bei einem Interviewer.

Speichern von Portfoliooptionen
Lederbinder
Online-Website
Compact Disc
Flash Drive

Wie Sie sich verkaufen

6. Andere Elemente für Ihr Portfolio

• Inhaltsverzeichnis
• Leitbild
• Karriereartikel
• Abschnittszusammenfassungen
• Wird fortgesetzt

7. Tipps zum Einrichten

Sie können Ihr Inhaltsverzeichnis ständig aktualisieren und zwei oder drei Sätze hinzufügen, die jeden Abschnitt zusammenfassen.

Sie können Ihr Portfolio chronologisch oder nach Fähigkeiten aufbewahren. Sie können Elemente in der Reihenfolge platzieren, in der Sie sie erstellt oder empfangen haben. Sie können Ihr Portfolio auch in Bereiche wie Kundenservice, Marketing, Website-Management, organisatorische Fähigkeiten, Ausbildung oder berufliche Entwicklung unterteilen.

Die Idee ist, dass Sie das Beispiel während einer Leistungsbeurteilung oder eines Interviews leicht finden können.

Tolles Beispiel für die Verwendung Ihres Portfolios in einem Interview

8. Pflegen Sie Ihr Portfolio

• Behalten Sie nur Ihre beste Arbeit - stellen Sie sicher, dass sie fehlerfrei ist.
• Halten Sie Ihr Portfolio sauber und ordentlich.
• Pflegen Sie Ihre Arbeitselemente in der richtigen Reihenfolge - ein zufälliger, in letzter Minute zusammengewürfelter Look ist nicht der Look, für den Sie sich entscheiden möchten.
• Fügen Sie keine zu persönlichen Elemente hinzu. Halten Sie es professionell.

Ideen zum Erstellen eines Online-Portfolios

Für alle Sekretäre oder Verwaltungsassistenten ist ein professionelles Portfolio erforderlich, unabhängig davon, ob Sie über 25 Jahre Erfahrung oder nur 25 Monate verfügen. Jeder Verwaltungsassistent sollte aus drei wichtigen Gründen ein professionelles Portfolio führen.

Erstens ist das Portfolio eine großartige Aufzeichnung, die Ihnen ein gutes Gefühl für Ihre Karriere geben sollte. Befolgen Sie die obigen Tipps, um eine Karriere-Portfolio-Datei zu verwalten. Zweitens können Sie es zur Zeit der Leistungsüberprüfung oder zum Vorstellungsgespräch verwenden. Eine professionelle Präsentation Ihres Portfolios wird Ihren Vorgesetzten oder potenziellen Arbeitgeber beeindrucken. Drittens hilft Ihnen der Prozess, selbst wenn Sie sich entscheiden, ihn nicht zu verwenden, dabei, Ihre Karriere zu betrachten und erforderliche Anpassungen vorzunehmen.

Reflexion ist der erste Schritt auf der Leiter der Verbesserung. Fangen Sie noch heute an zu klettern!