10 Goldene Regeln des Projektmanagements

Befolgen Sie diese Regeln, damit jedes Projekt seine volle Kapazität erreicht.

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Ich bin seit über 30 Jahren in der Verwaltung von Projekten und Projektportfolios tätig und habe aus all diesen Projekten einige goldene Regeln gelernt, die für jede Art von Projekt Standard sind. In diesem Artikel möchte ich einige davon mit Ihnen teilen.

Wenn Sie diese Regeln auf ein Projekt anwenden, das Sie durchführen, haben Sie höchstwahrscheinlich ein erfolgreiches und stressfreies Projekt in der Hand!

Regeln des Projektmanagements

Verstehen Sie den Umfang
Verstehen Sie die Ziele der Stakeholder
Planen
Kontingenz
Kommunizieren Sie mit dem Team
Früh testen / Prototyp
Monitor
Berichten Sie dem Kunden und verwalten Sie die Erwartungen
Liefern
Halten Sie eine Besprechung ab

1. Verstehen Sie den Umfang

Dies mag so aussehen, als würde ich das Offensichtliche sagen, aber es ist wichtig, dass Sie wissen, worum es in dem Projekt geht. Was versuchst du zu bauen oder zu erreichen? Gibt es eine schriftliche Spezifikation für das Projekt, die Sie einhalten müssen? Was sind die Geschäftsziele, die das Projekt vorantreiben?

Sprechen Sie mit den Personen, die an der Entscheidung beteiligt sind, das Projekt voranzutreiben. Dies kann ein Verkäufer in Ihrer Organisation sein (wenn Sie das Projekt als Lieferant für ein anderes Unternehmen ausführen) oder eine leitende Angestellte in Ihrer Organisation, wenn es sich um ein internes Projekt handelt.

Finden Sie heraus, welche Erwartungen Ihr Kunde hat (ob ein interner oder ein externer Kunde). Haben sie schon einmal etwas Ähnliches gemacht und wie haben sie das Gefühl, dass das Projekt gelaufen ist - was war gut und was hätte besser gemacht werden können?

Stellen Sie sicher, dass Sie alle technischen Anforderungen für das Projekt verstehen. Sprechen Sie bei Bedarf mit einer technischen Person in Ihrem Team oder Ihrem IT-Manager / Ihrer IT-Abteilung.

2. Verstehen Sie die Ziele der Stakeholder

Bevor Sie ein Projekt starten, versuchen Sie herauszufinden, wer alle Stakeholder sind. Wenn Sie beispielsweise ein Projekt für einen externen Kunden durchführen, können Sie die folgenden Stakeholder haben:

Der Geschäftssponsor - dies ist die Person, die ihre Hand in die Tasche steckt und das Geld mit Ihnen oder Ihrer Organisation ausgibt. Sie wollen eine pünktliche Lieferung ohne zusätzliche Kosten zu den vereinbarten.
Der Client-Projektmanager - Dies ist die Person in Ihrer Client-Organisation, mit der Sie während des Projekts am meisten Kontakt aufnehmen. Sie wollen ein stressfreies und stressfreies Projekt. Sie werden in den Augen ihres Chefs gut aussehen wollen, und Sie werden feststellen, dass ihre Vergütung oder ihr Bonus vom Erfolg des Projekts abhängt.
Der Kundenexperte - Möglicherweise müssen Sie sich irgendwann im Projekt mit einem Kundenexperten in Verbindung setzen. Sie möchten einen Beitrag zum Design leisten und das Gefühl haben, dass ihr Fachwissen gehört und beachtet wird. Sie werden im Allgemeinen auch wenig Zeit haben (da sie ein Experte auf ihrem Gebiet sind)
Andere Anbieter - manchmal werden Sie feststellen, dass Sie entweder auf Eingaben eines anderen Anbieters Ihres Kunden angewiesen sind oder auf Eingaben von Ihnen warten. Sie müssen (in der Regel über Ihren Projektmanager) mit diesem Anbieter zusammenarbeiten und ihn bei Laune halten.
Ihr eigener Chef - Ihr Chef möchte Berichte über den Verlauf Ihres Projekts (um sicherzustellen, dass Sie diesen Kunden zufrieden stellen und einen Gewinn für Ihr Unternehmen erzielen).

Stellen Sie sicher, dass Sie von jedem Projektsponsor verstehen, was dieses Projekt aus seiner Sicht zu einem erfolgreichen Projekt macht.

3. Planen

Jetzt kann ich das nicht genug betonen - planen, planen, planen. Listen Sie die am Projekt beteiligten Aufgaben und die erforderlichen Ressourcen (Personen und Dinge) auf. Schauen Sie sich die Abhängigkeiten von Aufgaben an - was kann nicht beginnen, bevor etwas anderes startet oder abgeschlossen wird usw.

Verwenden Sie Tools wie MS Project oder sogar eine einfache Excel-Tabelle, um Ihre Planung zu unterstützen. Organisieren Sie die Personen und Dinge, die Sie benötigen, im Voraus und planen Sie frühzeitiges Prototyping und Qualitätssicherung, um frühzeitige Probleme auszubügeln.

4. Kontingenz

Egal wie gut Ihr Plan ist, die Dinge werden nicht wie erwartet verlaufen. Das Leben wird eingreifen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihrem Plan etwas Kontingenz hinzufügen. Dies kann zusätzliche Ressourcen oder zusätzliche Zeit in Ihrem Zeitplan sein, aber dies wird den Unterschied zwischen einer ruhigen Lieferung und einer hektischen späten Nacht um 2 Uhr morgens ausmachen, um die endgültige Lieferung zu erreichen.

Wenn Ihr Projekt für einen externen Kunden bestimmt ist, ermutigen Sie ihn zu Beginn, eine gewisse Kontingenz in das Budget einzubauen (möglicherweise 10%). Dies gibt ihnen einen gewissen Spielraum, um sich innerhalb des Bereichs zu bewegen, und bedeutet, dass es einfacher ist, das Projekt zum Abschluss zu bringen, ohne bei jeder kleinen Änderung die Beschaffung erneut durchlaufen zu müssen.

5. Kommunizieren Sie mit dem Team

Wahrscheinlich werden Sie dieses Projekt nicht alleine abschließen. Vergessen Sie nicht, dass Ihr Team keine Gedanken lesen kann und Sie mit ihnen kommunizieren müssen, um sie an Bord zu bringen, Ideen einzuholen, Brainstorming zu betreiben und ihnen die Fristen mitzuteilen. Seien Sie ehrlich und hören Sie sich ihre Gedanken an, wie Sie Dinge schneller oder besser erledigen können.

Wenn Ihr Projekt mehrere Wochen oder Monate (oder sogar Jahre) umfasst, vereinbaren Sie eine regelmäßige Besprechungszeit mit dem Team. Wenn Ihr Team global verteilt ist, können Sie dieses Meeting zu einem für alle geeigneten Zeitpunkt über eine Telefonkonferenz oder Sitzung wie eine Zoom- oder Webex-Sitzung abhalten.

Stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied des Teams das Gesamtbild versteht und dass alle verstehen, welche Auswirkungen eine gute (oder schlechte) Arbeit auf die anderen Mitglieder des Teams hat.

Schreiben Sie eine Projektbeschreibung, damit neue Mitglieder schnell an Bord kommen und sich auf dem Laufenden halten können.

6. Früh testen / Prototyp

Egal, was Sie bauen, kommen Sie nicht zu weit in die Produktion, ohne zu testen, wie es Ihnen geht. Wenn möglich, bauen Sie einen frühen Prototyp und teilen Sie dies den Entscheidungsträgern für ihre Beiträge mit. Je früher Sie diese Eingabe erhalten, desto weniger Nacharbeiten müssen Sie später durchführen.

Die frühen Tests oder Prototypen sollten versuchen, alle Aspekte des Produkts zu testen. Binden Sie IT, Endbenutzer, Stakeholder und andere in diese frühen Tests ein.

7. Überwachen

Sobald Sie den frühen Prototyp und die Tests genehmigt haben, können Sie mit der vollständigen Entwicklung beginnen. Hier wird der Großteil des Aufwands aufgewendet.

Es ist wichtig, Ihr Projekt während dieser Phase zu überwachen. Setzen Sie sich Zwischenziele und Fristen und verpassen Sie diese nicht - behandeln Sie jede als Kundenfrist.

Wenden Sie sich immer wieder an das Team und den Kunden / die Stakeholder, um sicherzustellen, dass die Erwartungen immer noch dieselben sind und Sie das Ziel erreichen, diese zu erfüllen.

8. Berichten Sie dem Kunden und verwalten Sie die Erwartungen

Kunden möchten wissen, was los ist. Sie möchten nicht ohne Berichte darüber, wie die Dinge laufen, im Dunkeln gelassen werden. Und sie mögen keine Überraschungen.

Melden Sie sich regelmäßig bei Ihren Kunden und lassen Sie sie wissen, wie die Dinge mit ihrem Projekt laufen - es ist schließlich ihr Geld!

Wenn sie ihre Seite des Geschäfts nicht aufhalten (Feedback geben, irgendetwas liefern!), Lassen Sie sie wissen und wissen, wie sich ihre Verzögerung auf den Zeitplan oder das Budget auswirkt.

9. Liefern

Der D-Day ist da. Teilen Sie dem Kunden vor der Lieferung mit, wann er mit der Lieferung rechnen soll - sollte er als erstes am Morgen seine Zeit erwarten, als letztes am Abend, mittags usw.? Ein Kunde kann Angst bekommen, wenn er glaubt, dass die Lieferung als erstes an diesem Morgen bei ihm sein würde, und Sie wollten sie tatsächlich irgendwann vor Mitternacht liefern!

Wenn Sie geliefert haben, teilen Sie dem Kunden unbedingt mit, dass die Lieferung erfolgt ist, und teilen Sie ihm die nächsten Schritte mit. Sollen sie sich abmelden, Feedback geben, andere Gutachter informieren usw.?

Wenn es sich bei Ihrer Lieferung um Software handelt und Sie diese elektronisch liefern, testen Sie unbedingt, ob das, was Sie hochgeladen haben (z. B. auf eine FTP-Site), tatsächlich erfolgreich heruntergeladen, entpackt und ausgeführt werden kann.

Seien Sie vorsichtig mit dem technischen Teammitglied, das davon ausgeht, dass es vollständig vorhanden und intakt sein muss, nur weil es hochgeladen wurde!

10. Halten Sie eine Abschlussbesprechung ab

Wenn alles abgemeldet und das Projekt abgeschlossen ist, planen Sie ein Review-Meeting. Dieses Meeting gibt Ihnen die Möglichkeit, gutes Feedback einzuholen (vorausgesetzt, Sie haben gute Arbeit geleistet!), Zu notieren, wo Verbesserungen in zukünftigen Projekten vorgenommen werden können, und Ihrem Kunden Feedback zu der Rolle zu geben, die sie gespielt haben.

Halten Sie ein internes Meeting mit Ihrem Team ab, bevor Sie nach dem Projekt ein Review-Meeting mit Ihrem Kunden abhalten.

Sei ehrlich aber diplomatisch. Geben Sie Lob, wo Lob gebührt, und geben Sie konstruktives Feedback, wo Sie glauben, dass es den Prozess beim nächsten Mal verbessern wird.

Dokumentieren Sie die Ergebnisse.