Inhaltsverzeichnis:
- Halten Sie Ihre schriftliche Kommunikation professionell
- Regel 1: Achten Sie auf Ihre Reaktionen (auch bekannt als "No Venting")
- Regel 2: Überprüfen Sie noch einmal, an wen Ihre E-Mail geht
- Regel 3: Halten Sie das Persönliche vom Beruflichen getrennt
- Regel 4: Achten Sie auf Ihr Publikum
- REGEL 5: Achte auf deine Sprache
Halten Sie Ihre schriftliche Kommunikation professionell
Sie haben wahrscheinlich Folgendes gehört: "Wie Sie schreiben, ist genauso wichtig wie das, was Sie schreiben." Heutzutage ist jemandes „persönliche Marke“ alles - sowohl online als auch in der Berufswelt. “ Wenn Sie Ihre E-Mails professionell halten, trägt dies wesentlich zur Unterstützung Ihrer persönlichen Marke bei.
E-Mail- und Instant Messenger-Programme ermöglichen in vielerlei Hinsicht das visuelle Äquivalent zum Abhören eines Telefongesprächs. Es gibt Blogs, die Ratschläge zum Schreiben einer E-Mail geben, "als würde sie eines Tages vor Gericht gelesen werden". Diese Blogs haben viele Ratschläge, was nicht zu tun ist, aber sehr wenig darüber, was eine Person tun sollte oder warum es wichtig ist.
Hier sind meine fünf wichtigsten Regeln, was nicht zu tun ist, und Vorschläge, was stattdessen zu tun ist:
Regel 1: Achten Sie auf Ihre Reaktionen (auch bekannt als "No Venting")
Dies ist möglicherweise am schwierigsten zu befolgen. Hier ist die häufigste Situation, die ich beobachtet habe:
Sie hören etwas in einer virtuellen Besprechung, und Ihre Reaktion besteht darin, sofort eine Sofortnachricht, ein Emoji (sofern Ihr IM über diese Funktion verfügt) oder eine E-Mail an jemanden zu senden, der ebenfalls an der Besprechung teilnimmt.
Was ist das Risiko?
Wenn die Person, die Sie den Kommentar senden, ihren Bildschirm für die größere Zielgruppe freigibt, diese Person jedoch vergessen hat, ihre E-Mail-Benachrichtigungen auszuschalten und / oder den IM-Bildschirm geschlossen zu halten, sind Ihre Kommentare jetzt öffentlich.
Denken Sie keine Minute lang, dass es niemand bemerkt hat - glauben Sie mir, jeder hat es gesehen.
Was ist zu tun?
- Wenn Ihr Kommentar für das Thema der Besprechung relevant ist: Sprechen Sie in der Besprechung.
- Wenn Ihr Kommentar nur eine Bauchreaktion ist: Behalten Sie ihn für eine Minute für sich und hören Sie sich das Gespräch etwas genauer an. Es ist möglich, dass die Aussage, auf die Sie reagiert haben, nur ein Teil der Geschichte war.
- Warten Sie bis nach dem Meeting: Wenn es wirklich so gut oder schlecht war, speichern Sie es für eine private Diskussion, nachdem das Meeting beendet ist.
Regel 2: Überprüfen Sie noch einmal, an wen Ihre E-Mail geht
Aufgrund des schnellen Geschäftstempos sind wir alle ständig in höchster Alarmbereitschaft und alles ist gestern fällig.
Hier ist ein wahrscheinliches Szenario:
Jemand sendet eine E-Mail. Dann taucht diese Person in maximal fünf Minuten an Ihrem Schreibtisch auf, ruft an oder sagt: "Haben Sie meine E-Mail erhalten?"
Schließlich lernen Sie, alles zu stoppen, was Sie tun, um jede E-Mail zu lesen, die sofort eingeht. Dadurch sind Sie auch motiviert, sofort zu reagieren.
Dann stellen Sie fest, dass Ihre Antwort an die falsche (n) Person (en) im Unternehmen ging.
Wie ist es passiert?
Vielleicht haben Sie aus Gewohnheit auf "Allen antworten" geklickt, anstatt die E-Mail als Beginn eines Nebengesprächs weiterzuleiten. Möglicherweise hat der Absender den falschen Namen eingegeben, oder Sie haben denselben Namen wie jemand anderes in der Firma.
Was ist zu tun?
- Bevor Sie auf "Senden" klicken: Nehmen Sie sich eine zusätzliche Minute Zeit, um alles Korrektur zu lesen: Ihre Empfängerliste, Ihre E-Mail im Allgemeinen (möglicherweise ist Ihre Nachricht nicht klar, Sie haben Wörter ausgelassen usw.);
- Versuchen Sie, die Nachricht abzubrechen, sobald Sie den Fehler bemerken. Wenn die Funktion "Diese Nachricht abrufen" nicht funktioniert:
Regel 3: Halten Sie das Persönliche vom Beruflichen getrennt
Wenn Sie dies nicht selbst getan haben, haben Sie folgende Geschichten gehört:
Eine sehr persönliche E-Mail wurde nicht nur an die beabsichtigte Person, sondern auch an das GESAMTE UNTERNEHMEN gesendet.
YIKES !!! Der Verlegenheitsfaktor ist nicht in den Charts… sowohl für den Absender als auch für die Empfänger.
Was ist zu tun?
Halten Sie Ihre Arbeit und Ihre persönlichen E-Mails IMMER getrennt und vermeiden Sie es, sich von Ihrem von der Arbeit ausgestellten Laptop (oder Desktop-Computer) aus bei der Online-Version Ihrer Google Mail-, MSN-, Yahoo- oder Hotmail-Konten anzumelden.
Es ist einfacher, persönliche und geschäftliche E-Mails an einem einzigen Ort zu kombinieren, sodass Sie beide im Auge behalten können. Jetzt, da unsere Handys so intelligent und leistungsstark sind wie unsere Laptops (Tablets usw.), ist das Kombinieren von E-Mail-Adressbüchern nicht mehr erforderlich.
Regel 4: Achten Sie auf Ihr Publikum
Selbst wenn Ihre E-Mail für eine bestimmte Zielgruppe bestimmt ist, kann sie an jeden weitergeleitet werden, überall im Unternehmen oder darüber hinaus.
In der Unternehmenswelt schreiben Sie niemals nur an Ihren Freund oder Kollegen. Sie sollten immer davon ausgehen, dass E-Mails von einer höheren Person im Unternehmen gelesen werden. Am besten nähern Sie sich jeder E-Mail, als würden Sie an Ihren Manager, den Chef Ihres Managers oder einen Kunden schreiben.
Zur gleichen Zeit , mit Industrie - Jargon, Akronymen, vermeiden, oder Worten nur Ihr College - Literaturprofessor verwenden könnte. Diese Dinge lassen Sie nicht schlauer aussehen. Sie nerven nur die Leser und erschweren das Verständnis Ihrer Botschaft.
REGEL 5: Achte auf deine Sprache
Dies bedeutet nicht nur "kein Fluchen" (oder "PG" wie die Filmbewertung) - das sollte offensichtlich sein. Wenn dies nicht der Fall ist, erwarten Sie ein Gespräch mit der Personalabteilung.
"Watch you language" bedeutet auch, dass es "PC" bleibt (politisch korrekt).
ERINNERN SIE SICH: Ihre E-Mail kann von jedem innerhalb oder außerhalb des Unternehmens gelesen werden. Da es keine Möglichkeit gibt zu wissen, wer der endgültige Leser sein könnte, halten Sie Ihre Sprache und Ihren Ton neutral.
Was ist, wenn Sie sich nicht sicher sind?
- Lassen Sie die E-Mail von einem vertrauenswürdigen Kollegen lesen und geben Sie Feedback oder Vorschläge, wie die Nachricht besser sein könnte.
- Schreiben Sie die E-Mail (ohne Empfänger) und speichern Sie sie für eine Weile in Ihrem Entwurfsordner. Schauen Sie am nächsten Tag (oder später an diesem Tag, wenn Sie eine Frist haben) nach.
- Sagt es immer noch, was Sie dachten, Sie hätten geschrieben?
- Zeigt Ihnen die E-Mail, wie professionell Sie sind? Wenn nicht, beheben Sie das Problem oder bitten Sie um Hilfe.
Seien Sie sehr vorsichtig, wenn Sie in sozialen Medien posten.
Wenn Sie ein Kleinunternehmer, ein unabhängiger Auftragnehmer usw. sind, sollten Sie separate Social-Media-Seiten für Ihr Unternehmen haben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kommentare und Beiträge in direktem Zusammenhang mit dem von Ihnen angebotenen Produkt oder der von Ihnen angebotenen Dienstleistung stehen.
Wenn Sie einen schlechten Tag hatten, senden Sie ihn nicht auf Facebook oder Twitter und werfen Sie das Unternehmen, für das Sie arbeiten, nicht in den Müll. Die Facebook-Freunde Ihres Kollegen oder Vorgesetzten (Vergangenheit und Gegenwart) verstehen dies möglicherweise nicht. Darüber hinaus verfügen viele Unternehmen jetzt über Programme, die überwachen, wie und wann ihr Firmenname verwendet wird und von wem (siehe Ihr Unternehmenshandbuch).
Vergessen Sie nicht - potenzielle Arbeitgeber werden versuchen, auf Ihre Seite (n) zuzugreifen, um zu entscheiden, ob Sie für den Job „gut geeignet“ sind. Es braucht nicht viel, um Ihren Ruf (Ihre persönliche Marke) in Frage zu stellen und ein Vorstellungsgespräch oder ein Stellenangebot zu verlieren.
Ihr bester Plan: Nehmen Sie den Hörer ab (ja, das Ding mit den Nummern darauf) und rufen Sie jemanden an, dem Sie vertrauen, um Ihre Frustrationen abzulassen.
Wenn Sie in einer Unternehmensumgebung arbeiten, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass keine Ihrer Kommunikationen privat ist. Jede E-Mail, die Sie senden (sowohl intern als auch extern), kann von jedem gelesen werden, der Interesse an dem Thema hat. Sagen Sie das Falsche, antworten Sie alles oder senden Sie es an die falsche Person, und Sie könnten Ihren beruflichen Ruf (persönliche Marke), Ihren Job und das Unternehmen gefährden.
Am Ende ist der beste Rat, nur Ihren gesunden Menschenverstand zu verwenden und das Persönliche so weit wie möglich vom Geschäft zu trennen. Wie der Film The Godfather von 1972 uns erinnert: "Es ist nicht persönlich, es ist geschäftlich."