5 Möglichkeiten, wie ein Geschäftsinhaber Kosten senken kann

Fünf Tipps und Tricks zur Kostensenkung (für Unternehmer)

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In dieser Wirtschaft wollen CEOs zwei Dinge erreichen: Umsatz steigern und Kosten senken. Die erfolgreiche Verwaltung dieser beiden Bereiche, Umsatz und Kosten, führt zu höheren Gewinnen. Nur das eine zu verwalten und das andere zu ignorieren, bedeutet oft Kopfschmerzen und Stress und in einigen Fällen das Schließen der Türen.

CEOs und Geschäftsinhaber können sich leicht auf die Steigerung des Umsatzes konzentrieren. Um den Umsatz zu steigern, müssen Sie an den Aufgaben arbeiten, die geschäftskritisch sind, oder mit anderen Worten, an den Aufgaben, die „das Geschäft“ sind: dh das bessere Widget erstellen, die großen Kunden verkaufen und diesen Wettbewerbsvorteil finden oder steigern.

Für viele ist das Kontrollieren und Reduzieren von Kosten ein nachträglicher Gedanke, manchmal eine Ablenkung. Kosten, die direkt mit dem Umsatz verbunden sind, werden in der Regel sehr genau überwacht. Dazu gehören die Material-, Verkaufs- und Arbeitskosten. Einige Kosten, die mit der „Führung des Geschäfts“ verbunden sind, wie z. B. Buchhaltungsfunktionen (z. B. Gehaltsabrechnung, A / P, A / R), Personalmanagement und Datensatzverwaltung, können jedoch leicht ignoriert werden.

Wenn diese indirekten Kosten nicht kontrolliert oder überwacht werden, entstehen in der Regel zahlreiche Probleme wie zunehmende Verschwendung, Betrugsrisiko, überhöhte Arbeitskosten und höhere Opportunitätskosten. Hier sind fünf Möglichkeiten, wie ein CEO oder Geschäftsinhaber seine indirekten Kosten besser verwalten und senken kann.

1. Wenden Sie eine „Methode“ auf den Wahnsinn an

Eines der ersten Dinge, die Sie tun müssen, um die Kontrolle über eine Aktivität zu erlangen, die Sie oder Ihr Unternehmen ausführen, ist die Anwendung einer Methodik oder eines Systems auf diese Aktivität. Anstatt beispielsweise jedes Mal, wenn Sie nach etwas Bestimmtem suchen, einen zufälligen, unorganisierten Stapel von Papieren zu durchsuchen, können Sie die Papiere alphabetisch nach Themen sortieren. Auf diese Weise können Sie bei jedem Zugriff auf diesen Papierstapel schneller finden, wonach Sie suchen.

Wenn Sie ein System zur Alphabetisierung der Papiere anwenden, können Sie die Dinge in Sekundenschnelle und nicht in Minuten finden. Multiplizieren Sie diese Einsparungen mit jedem Mal, wenn Sie nach etwas suchen, und berechnen Sie dann die Kosten Ihrer Zeit. Sie werden feststellen, dass Sie durch etwas so Einfaches wie das Alphabetisieren von Papieren Geld sparen können.

Die Alphabetisierung von Papieren ist nur ein Beispiel, auf das sich jeder beziehen kann, um die Ineffizienzen eines Angriffs auf einen Job zu veranschaulichen, ohne dass ein Prozess vorhanden ist, der die Jobfunktion erleichtert.

Das Anwenden einer Standardmethode auf eine Geschäftsaktivität wird als „Geschäftsprozessmanagement“ oder BPM bezeichnet. Anhand des obigen Beispiels alphabetisieren sich Papiere nicht auf magische Weise selbst. Daher muss ein Prozess eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass die Papiere in ihrem alphabetischen Zustand gespeichert werden.

2. Automatisierung

Die Automatisierung eines Prozesses kann eine der schnellsten Möglichkeiten zur Kostensenkung sein. Das stimmt, Kosten. Bei richtiger Ausführung kann die Automatisierung mehr als nur die Arbeitskosten senken. Durch die Automatisierung können auch die Kosten für die Fehlerbehebung gesenkt werden, indem menschliche Fehler (und andere Variablen) aus einem Prozess entfernt werden. Die Automatisierung wird auch dazu beitragen, Abfall freizulegen und Ressourcen effizienter zu nutzen.

Um den Punkt zur Reduzierung der Arbeitskosten zu verdeutlichen: Automatisierung bedeutet nicht unbedingt, dass Sie in der Lage sind, die Kraft in großem Umfang zu reduzieren. Dies bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter ihre Bemühungen präziser konzentrieren und mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen können.

Automatisierung bedeutet nicht, Roboter zu implementieren oder viel Kapital für große komplexe Computersysteme auszugeben. Das Implementieren eines automatisierten Prozesses kann so einfach sein wie das Erstellen eines Makros in einer Excel-Tabelle oder so komplex wie das Implementieren einer völlig neuen Plattform für die Dokumentabbildung. In beiden Fällen sollten Sie, ähnlich wie beim Anwenden einer „Methode auf den Wahnsinn“, in der Lage sein, zu identifizieren, wo Zeit und / oder Material gespart werden, und dies in Dollar umzurechnen.

3. Technologie

Technologie ist das Mittel zur Automatisierung, sollte aber nicht mit Automatisierung verwechselt werden. Wie oben erwähnt, kann die Automatisierung so einfach sein wie die Verwendung von Excel zur Berechnung des Materialverbrauchs oder eine Access-Datenbank zur Implementierung eines einfachen Workflow-Tracking-Systems. Mit der Technologie können Sie Informationen in einem Maßstab erfassen, der in einem manuellen Prozess nicht erreichbar ist.

Der Einsatz der richtigen Technologie für den richtigen Job sollte die Qualität verbessern, die Geschwindigkeit erhöhen und den Abfall reduzieren. Die Technologie sollte nicht nur auf die Engine beschränkt sein, die die Prozessverbesserungsschritte durchläuft. Sie kann auch verwendet werden, um Arbeiten in das System einzuführen (z. B. Scannen eines Papierdokuments oder Empfangen einer E-Mail) und die Arbeit aus dem System zu beenden (z, Druckerfüllung oder Schnittstelle für Ausgabedaten).

Die richtige Technologie sollte Ihren Mitarbeitern das Leben erleichtern und wertvolle Informationen darüber zusammenstellen, wie gut Ihr Unternehmen sowohl seine Kern- als auch seine Verwaltungsprozesse durchführt.

4. Überwachung

Informationen sind der Schlüssel zur Prozessverbesserung. Es spielt keine Rolle, ob diese Informationen durch einen automatisierten Prozess gesammelt werden oder ob diese Informationen mithilfe von Technologie zusammengestellt werden. Wichtig ist, dass Sie Informationen zur Hand haben, damit Sie wichtige Muster und Trends identifizieren können, um den Kostenverlauf für Ihre Prozesse zu bestimmen. Als CEO sind Sie bereits mit dieser Art der Überwachung von Finanzdaten, Marktdaten und beim Lesen der wichtigsten Leistungsindikatoren Ihres Kerngeschäfts vertraut.

Informationen zu allen Prozessen in Ihrem Unternehmen sollten allen Stakeholdern in Ihrer Organisation zur Verfügung stehen. Auf diese Weise können diese Stakeholder (dh Büroleiter, Einkaufsleiter, Lagerverwalter usw.) dieselbe Analyse durchführen, die Sie für Ihr gesamtes Unternehmen durchführen würden, jedoch auf einer Ebene, die ihrem Verantwortungsbereich entspricht. Jetzt können Ihre Stakeholder fundierte Entscheidungen über sinnvolle Prozessänderungen treffen. Sie können die Vorteile (oder das Fehlen) dieser Änderungen erkennen und damit beginnen, Prozessfehler und -kosten zu beseitigen.

5. Eigentum

Jetzt, da Ihre Stakeholder über die Informationen verfügen, um ihre Prozesse zu überwachen, fühlen sie sich mehr verantwortlich und verantwortungsbewusster als nur den Status Quo zu verwalten. Prozessakteure, die das Gefühl haben, zum Wohl des Unternehmens beizutragen, verbringen mehr Zeit damit, strategisch darüber nachzudenken, wie sie dem Unternehmen Zeit, Geld und andere Ressourcen sparen können. anstatt Krisen und Kostenüberschreitungen reaktiv zu bewältigen.

Manchmal kann es für einen CEO schwierig sein, die Kontrolle über bestimmte Prozesse aufzugeben. Wie oft haben Sie gesagt: "Alle Ausgaben über 1000 US-Dollar müssen von mir genehmigt werden" oder "Ich muss alle neuen Mietanforderungen genehmigen"? Dies verlangsamt die Agilität Ihres Unternehmens. Wenn Sie Ihre Manager ihre Arbeit erledigen lassen, können Sie Ihre erledigen. Die Übergabe des Eigentums an Ihre Manager ist viel einfacher, wenn Methode, Technologie und Überwachung vorhanden sind.

Fazit

Die Änderung der Geschäftsabläufe (dh die Implementierung einer Prozessänderung) ist immer mit Kosten verbunden. Jede Änderung des Prozesses sollte zumindest eine schnelle Kosten-Nutzen-Analyse verdienen. Je größer die Änderung, desto tiefer die Analyse. Die Analyse von Prozessänderungen kann ein kompliziertes Unterfangen sein. Die Quantifizierung von Kosteneinsparungen in Bereichen wie Abfall und Qualität kann schwieriger sein als die in Bezug auf Zeit und Ressourcen.

Durch die Implementierung von Methode, Automatisierung, Technologie, Überwachung und Eigenverantwortung können Sie die tatsächlichen Kosten für Verbesserungen besser ermitteln, indem Sie die für diese Entscheidungen erforderlichen Informationen bereitstellen. Die Prozessverbesserung nimmt normalerweise Zeit in Anspruch, und in einigen Fällen werden die Kosten für die Prozessverbesserung im Projekt vorab geladen. Verlieren Sie die langfristigen Ziele nicht aus den Augen und geben Sie ein Prozessverbesserungsprojekt zu früh auf.

Diese Methoden zur Kostenverwaltung haben sich bewährt. Es gibt viele Methoden auf dem Markt, die Sie implementieren können, sowie Software- / Hardwarelösungen, die Ihnen die Informationen liefern, die Sie für eine effektivere Geschäftsführung benötigen. Als CEO liegt es an Ihnen, den Veränderungsprozess einzuleiten.