Die 4 Phasen eines effektiven Meetings werden erklärt

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In fast jeder Folge der amerikanischen Version von The Office führte Steve Carells schrulliger Michael Scott seine Mitarbeiter in den Konferenzraum, um eine Besprechung abzuhalten, die schlecht begann, nirgendwohin führte und in der Regel mit einer Kündigung, einer Körperverletzung oder einer unerwünschten Person drohte Umarmung. Im wirklichen Leben können sich Meetings am Arbeitsplatz (oder Meetings wirklich überall - in der Kirche, nach der Schule oder sogar ein Treffen mit Ihrer Familie) gleichermaßen willkürlich und unangenehm anfühlen. Wenn es darum geht, ein Brainstorming durchzuführen und letztendlich Lösungen zu finden, ist es wie ein Sprung in ein Segelboot ohne Segel, sich an einen Besprechungstisch zu drängen oder 40 Mitarbeiter über Zoom ohne definierte Richtung zusammenzutrommeln. Du gehst ernsthaft nirgendwo hin.

Befolgen Sie diese Schritte für bessere Besprechungen, die stark beginnen und enden und dazwischen viele Fortschritte erzielen.

Tipps für ein effektives Meeting

Wählen Sie eine Zeit und einen Ort, die die Mitglieder nicht ablenken. Eine Besprechung eine Stunde vor dem Mittagessen in einem Büro gegenüber der Cafeteria zu haben, ist für die Teilnehmer völlig uninteressant.
Wenn Sie das Meeting virtuell durchführen können, tun Sie es. Es gibt keinen Grund mehr, die Leute zu bitten, ihren Tag zu verschieben, um sich an einem einzigen Ort zu treffen.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Zweck einen festen und eindeutigen Zweck hat. Das Treffen zur Erörterung von Möglichkeiten zur Kürzung des Budgets für das nächste Quartal ist nicht eng genug. Machen Sie das Thema "Entscheiden, welche drei Dinge wir nicht brauchen, um Geld für das nächste Quartal auszugeben."
Laden Sie nur Personen ein, die für den Zeitpunkt des Meetings relevant sind. Die Leute gehen im Allgemeinen nicht gerne zu Besprechungen, also lassen Sie niemanden, der zur Lösung des Problems nicht notwendig ist, teilnehmen.
Erstellen Sie vor Beginn des Meetings Grundregeln und stellen Sie sicher, dass allen Teilnehmern eine Kopie zur Verfügung steht. Eine allgemein anerkannte Grundregel lautet: "Keine gegenseitige Unterbrechung".
Senden Sie innerhalb von 24 Stunden nach dem Meeting Follow-up-E-Mails, bestätigen Sie und treffen Sie Entscheidungen, und wer wird bei diesen Entscheidungen bestimmte Rollen übernehmen?

4 Phasen effektiver Besprechungen

Das Erste, was Sie an der Durchführung effektiver Besprechungen erkennen sollten, ist, dass sie nicht einfach auf magische Weise zusammenkommen, wenn Sie einen stickigen Besprechungsraum betreten. Wie bei jedem großartigen Treffen gibt es ein Element der Planung und Vorbereitung, ohne das ein tatsächliches Treffen völlig sinnlos ist.

Die vier Phasen effektiver Besprechungen sind:

Vorbereitung. Dies ist die Zeit, um wirklich zu definieren, worum es in Ihrem Meeting geht. Ist es eine Brainstorming-Sitzung darüber, wie die Sommerpraktikanten besser genutzt werden können? Versuchen Sie zu entscheiden, wo Sie zusätzliches Geld für das Budget der Kunstabteilung ausgeben sollen? Ein wohlgeformtes Hauptdiskussionsthema ist der Schlüssel zum Erfolg des Meetings, da die Teilnehmer das Gefühl haben möchten, dass sich diese zusätzliche Zeit aus ihrer Routine heraus lohnt.
Das Treffen. Während des Treffens werden Sie sicher die Tagesordnung Sie während gebildet folgen p Wiedergutmachung , so dass alle wichtigen Punkte sprechen erzogen werden, und jeder eine Chance zur Eingabe beitragen, ohne etwas nicht zum Thema, so dass die Sitzung länger als es braucht Sein.
Schließen. Einige Minuten vor dem geplanten Ende des Meetings schließen Sie die Diskussionen ab, legen bei Bedarf einen Zeitpunkt für das nächste Meeting fest und prüfen, ob die Teilnehmer Sie bei weiteren Fragen kontaktieren können.
Nachverfolgen. Das Follow-up ist für die Qualität des Meetings ebenso wichtig wie die Vorbereitungsphase. Hier schließen Sie Lücken und binden offene Fragen zusammen, um sicherzustellen, dass die während des Meetings getroffenen Entscheidungen ordnungsgemäß umgesetzt werden.

Von allen Phasen eines Meetings sollte die Vorbereitung die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Machen Sie es sich in einer ruhigen Umgebung gemütlich und planen Sie, was Sie von der bevorstehenden Besprechung erwarten, und konzentrieren Sie sich nur darauf, was zur Implementierung von Verbesserungen beiträgt.

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Vorbereitung auf ein effektives Meeting

Entscheiden Sie den Zweck des Treffens

Hier befinden wir uns in der wichtigsten Phase der Planung eines Meetings - der Entscheidung, warum Sie sich treffen. Stellen Sie sich zwei einfache Fragen, um den Zweck des Treffens zu bestimmen:

Welches Problem muss angegangen werden?
Warum muss das Problem behoben werden?

Die Antworten auf diese Fragen sind der Zweck des Treffens.

Wählen Sie die beste Zeit und den besten Ort

Überlegen Sie sich eine Zeit und einen Ort, die dem Brainstorming und der offenen Diskussion förderlich sind, und welche Umgebung für die Größe Ihrer Gruppe am besten geeignet ist.

Wenn Sie einen entfernten Standort auswählen, können Sie einen Video-Chat-Dienst wie Zoom, eine einfache Telefonkonferenz oder sogar eine Chat-Diskussion über einen Messenger-Dienst verwenden. Ein großer Vorteil von Remote-Meetings besteht darin, dass die Zeit viel flexibler sein kann, da die Teilnehmer einfach über ihr Telefon von jedem Ort aus teilnehmen können.

Wenn Sie sich persönlich treffen möchten, sollten Sie eine Zeit auswählen, in der die Bäuche nicht rumpeln und die Augen nicht auf die Uhr starren. Ein Treffen kurz vor der Arbeit oder kurz vor dem Mittagessen ist wahrscheinlich eine schlechte Idee.

Erstellen Sie die Agenda

Als Nächstes müssen Sie eine Agenda erstellen. Manchmal als "Roadmap" bezeichnet, wird die Tagesordnung das Meeting leiten und Ihnen als Dirigent und allen anderen Beteiligten helfen, den Überblick zu behalten, wo Sie sich befinden und wohin Sie gehen sollten.

Zu einer guten Tagesordnung gehören:

Themen, die diskutiert werden müssen
Wichtige Diskussionspunkte zu den einzelnen Themen
Eine definierte Start- und Endzeit für das Meeting
Raum für Fragen vor der Endzeit

Eine Agenda könnte ungefähr so aussehen:

Besprechungsplan

15:00 Uhr Das Meeting beginnt

3: 00-3: 05 Einführung der Teilnehmer und des Themas

3: 05-3: 20 Diskussion von Themen und Gesprächsthemen

3: 20-3: 30 Fragen

15:30 Uhr Das Meeting endet

Endzeit: 15:30 Uhr

Hauptthema der Besorgnis: Wo sollen wir die neuen Verkaufsautomaten hinstellen?

Es wird drei neue Verkaufsautomaten geben - zwei für Snacks und einen für Getränke
Sollten sich alle Verkaufsautomaten an einem Ort befinden oder im Gebäude verteilt sein?
Der Brandcode besagt, dass sich die Verkaufsautomaten nicht in der Nähe von Gebäudeausgängen befinden können

Bitte senden Sie bis zum 28. Juni eine E-Mail an [email protected] mit weiteren Fragen und Bedenken.

Diese Agenda funktioniert, weil sie klare Richtlinien für den Verlauf des Meetings festlegt. Drucken Sie Ihre Tagesordnung aus und verteilen Sie sie zu Beginn der Besprechung an jeden Teilnehmer oder senden Sie sie vorher per E-Mail, damit jeder die Möglichkeit hat, die Tagesordnung zu überprüfen und während der gesamten Besprechung darauf zurückzugreifen. Es ist auch eine gute Idee, es überall dort zu veröffentlichen, wo Sie sich treffen, damit es während der gesamten Diskussion immer vor Ihnen und den Teilnehmern ist.

Wählen Sie Mitglieder aus und laden Sie sie zur Besprechung ein

Entscheiden Sie, wer an dem Meeting teilnehmen soll und warum
Senden Sie Mitgliederanfragen per E-Mail, Text oder einer anderen Form der professionellen Kommunikation

Grundregeln festlegen

Grenzen tragen dazu bei, dass eine Gesellschaft in einem überwiegend zivilen Staat funktioniert. Stellen Sie sich Ihr Meeting als eine Mini-Gesellschaft vor und legen Sie einige Grenzen fest, die als Grundregeln bezeichnet werden. Um Grundregeln für ein effektives Treffen festzulegen, seien Sie genau und gehen Sie auf mögliche Ablenkungen ein, wie z.

Technologie. Sollten Telefone und Computer während des Meetings erlaubt sein?
Andere Mitglieder respektieren. Von Unterbrechungen, lauten Gesprächen, übereinander oder zu lange sollte abgeraten werden.
Geht kaputt. Wenn das Treffen lang sein wird, wird es Pausen geben und wann und wo sollten die Mitglieder damit rechnen, sich wieder zu treffen?

Grundregel Ziele

Die Grundregeln sollten spezifisch sein und sicherstellen, dass jeder, der an dem Treffen teilnimmt, die Möglichkeit hat, sich in einem produktiven Umfeld zu engagieren und daran teilzunehmen.

Kritische Rollen zuweisen

Wie bei jeder gut geölten Maschine erfordert ein erfolgreiches Meeting mehr als die Person, die es leitet. Sie müssen drei kritische Rollen innerhalb des Meetings zuweisen, damit es von Anfang bis Ende weiter summt.

Der Moderator

Der Moderator hält die Besprechung auf Kurs, setzt Grundregeln durch und hilft den Mitgliedern, zum Zweck der Besprechung zurückzukehren, wenn die Konversation vom Thema abweicht.

Zeitnehmer

Der Zeitnehmer verfolgt die definierten Start- und Endzeiten des Meetings und erinnert die Mitglieder regelmäßig daran, wie viel Zeit vergangen ist und wie viel Zeit noch verbleibt.

Recorder

Der Rekorder zeichnet die während des Meetings vorgebrachten Ideen auf und bittet um Klärung, wenn das Gespräch verwirrend wird, sodass alle aufgezeichneten Informationen hilfreich sind und nach dem Meeting als effektive Referenz verwendet werden können.

Materialien beschaffen und organisieren

Entscheiden Sie, welche Materialien für die Besprechung benötigt werden, und sammeln Sie sie vor der Besprechungszeit. Wenn Sie also einen Laptop verwenden, stellen Sie sicher, dass die Aktualisierung nicht erst in der Mitte des Meetings beginnt. Wenn Sie erwarten, dass jeder Notizen macht, nehmen Sie genügend Stifte und Notizblöcke, um sie weiterzugeben. Wenn Sie Daten präsentieren möchten, nehmen Sie sich Zeit, um einige Grafiken zur Unterstützung Ihrer Zahlen zu erstellen.

Kommen Sie zu dem Meeting und nehmen Sie ein oder zwei genau definierte Themen auf. Zu viele Diskussionspunkte könnten den tatsächlichen Fortschritt behindern und zu einer tangentialen Diskussion führen.

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Das Treffen

Einführungen

Führen Sie eine kurze Einführung durch, um alle Mitglieder des Meetings miteinander vertraut zu machen, geben Sie dann den Zweck des Meetings an und gehen Sie die Grundregeln durch, damit jeder ein klares Verständnis dafür hat, wie das Meeting verlaufen wird.

Geben Sie den Zweck des Treffens an

Gehen Sie den Zweck des Meetings durch, warum Sie alle dort sind und was Sie erreichen möchten (um eine einstimmige Entscheidung über den besten Standort oder die besten Standorte für die drei neuen Verkaufsautomaten zu treffen).

Überprüfen Sie die Agenda

Verteilen Sie für persönliche Besprechungen gedruckte Exemplare der Tagesordnung, die Themen zur Diskussion, Diskussionspunkte sowie Start- und Endzeiten enthalten.

Überprüfen Sie bei Remote-Besprechungen, ob alle gesendet wurden und Zugriff auf die Tagesordnung haben, bevor Sie beginnen. Geben Sie den Teilnehmern eine zusätzliche Minute, damit sie sie abrufen können, bevor sie sich mit der Diskussion befassen.

Legen Sie eine Zeit fest, um das Meeting abzuschließen und sich daran zu halten. Ihre Mitarbeiter und Kollegen werden Ihre Entschlossenheit zu schätzen wissen. Ermutigen Sie alle, Ihnen weitere Fragen per E-Mail zu senden, damit sich niemand mit losen Enden zurückgelassen fühlt.

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Besprechung schließen

Einpacken

Auch wenn das Meeting sehr gut läuft und alle großartige Ideen haben, ist es wichtig, die zu Beginn des Meetings festgelegte endgültige Endzeit einzuhalten. Wenn mehr zu besprechen ist, kann dies in der Folgephase erfolgen .

Um einen reibungslosen Abschluss zu haben:

Geben Sie den Mitgliedern am Ende der Sitzung einige Minuten Zeit, um Fragen zu stellen und zu beantworten.
Entscheiden Sie, ob eine Lösung gefunden wurde oder ob sie beim nächsten Treffen erneut besprochen wird.
Wenn eine Lösung gefunden wurde, erstellen Sie einen Aktionsplan mit einem bestimmten Zeitplan.
Wenn keine Lösung gefunden wurde, legen Sie einen anderen Besprechungszeitpunkt fest, der in naher Zukunft stattfinden soll.

Aktionsplan erstellen

Wenn Sie einen Aktionsplan erstellen möchten, müssen Sie die folgenden Elemente einbeziehen:

Die Lösung. Die Lösung besteht darin, alle drei Verkaufsautomaten an einen zentralen Ort zu bringen, wobei sich der Getränkeautomat in der Mitte befindet, damit die Automaten leicht zu finden sind und alle Snacks an einem Ort gekauft werden können.
So implementieren Sie die Lösung. Um diese Lösung zu implementieren, werden die Maschinen in den Flur gegenüber den Badezimmern gebracht.
Wer wird Teil der Implementierung der Lösung und ihrer spezifischen Rollen sein? Jackie wird sich mit den Anbietern in Verbindung setzen, um ihnen mitzuteilen, wo die Maschinen installiert werden sollen, und Juan wird sie am Tag der Installation treffen, um sicherzustellen, dass die Maschinen am richtigen Ort installiert werden.
Eine Zeitleiste für den Lösungsprozess. Jackie wird die Verkäufer am Montagmorgen mit den Informationen anrufen und einen Installationstermin festlegen, während Juan seinen Manager kontaktieren wird, um eine Auszeit von seinen üblichen Morgenaufgaben zu beantragen und sich mit den Verkäufern zu treffen.

Innerhalb einer Woche nach der Besprechung können Sie die Teilnehmer per E-Mail kontaktieren, um alle Fragen zu klären und Bedenken auszuräumen, die nach der Besprechung auftreten. Halten Sie die Kommunikationswege offen, um von Ihrem Meeting voll zu profitieren.

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Nachverfolgen

Senden Sie Follow-up-E-Mails

Halten Sie den Schwung des Meetings nach dessen Ende aufrecht, indem Sie die Notizen des Rekorders in einer Folge-E-Mail an die Meeting-Teilnehmer senden. Erinnern Sie alle an die Pflichten von Jackie und Juan und stellen Sie sicher, dass jeder Ihre Kontaktinformationen hat, wenn Probleme oder Fragen auftauchen.

Senden Sie individuelle Follow-up-E-Mails

Senden Sie für diejenigen, die bestimmte Aufgaben zur Implementierung der Lösung ausführen möchten, eine E-Mail, um den Fortschritt zu überprüfen und alle Probleme zu besprechen, die die Zeitachse beeinträchtigen könnten. Stellen Sie sicher, dass Juan von seinem Manager die Genehmigung erhalten hat, sich Zeit zu nehmen, um sich mit den Anbietern zu treffen, und überprüfen Sie am Montagnachmittag, ob Jackie sich mit den Anbietern in Verbindung gesetzt hat, um die Installationszeit und den Installationsort zu bestätigen.

Das Befolgen dieser einfachen Richtlinien für ein kurzes und äußerst effektives Meeting hilft Ihnen und Ihren Kollegen, den Überblick zu behalten, ohne von ihnen völlig entgleist zu werden.