5 Möglichkeiten zur Bekämpfung des Scope Creep

Lassen Sie sich nicht vom Scope Creep in Ihrem Unternehmen verletzen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie dieses Problem lösen können.

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Scope Creep, auch als Vergoldung bezeichnet, tritt auf, wenn Anforderungen, die zuvor in der Planungsphase nicht berücksichtigt wurden, nach Beginn der Entwicklung in ein Projekt übernommen werden. Wenn sich diese zusätzlichen Anforderungen häufen, werden Projekte und Projektteams unter dem Gewicht der zusätzlichen Arbeit auseinanderfallen. Während möglicherweise legitime Anforderungen auftauchen, die während der Entwicklung in den Projektplan aufgenommen werden müssen, liegt die Verantwortung auf den Schultern des Projektmanagers, Gespräche zu führen und Prozesse zu implementieren, die verhindern, dass der Arbeitsumfang über das hinausgeht, was angenommen wird kritisch, nachdem der anfängliche Geltungsbereich bereits vereinbart wurde. Der folgende Artikel enthält fünf Tools, mit denen Projektmanager das Scope Creep in Schach halten können.

5 Möglichkeiten zur Bekämpfung des Scope Creep

1. Klare Anforderungen sammeln.
2. Lassen Sie alle Stakeholder die Anforderungen unterschreiben.
3. Ändern Sie den Steuerungsprozess.
4. Verhandeln
5. Planen Sie zukünftige Phasen.

1. Sammeln Sie klare Anforderungen

Der erste Teil einer guten Anforderungserfassung besteht darin, sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Akteure von Anfang an in das Projekt eingebunden haben. Nachdem Sie sicher sind, dass Sie alle wichtigen Akteure haben, können Sie mit dem Sammeln von Anforderungen beginnen, indem Sie ein erstes Gespräch mit dem Executive Sponsor des Projekts führen, um sich Gedanken über die Anforderungen zu machen und sich von ihr beraten zu lassen, zu wem rede mit weiter. Dokumentieren Sie während dieser Gespräche die funktionalen und nicht funktionalen Anforderungen und auch, welche Anforderungen im Vergleich zu welchen Anforderungen erforderlich sind. Wenn Sie einen Punkt erreicht haben, an dem Sie sich wohl fühlen, haben Sie einen soliden Anfang beim Erstellen der Anforderungen. Planen Sie Sitzungen mit dem größeren Team, um die Anforderungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles berücksichtigt wird. Zusätzlich,Um sicherzustellen, dass zu Beginn des Projekts alles berücksichtigt wird, versuchen Sie möglicherweise, eine Brainstorming-Sitzung durchzuführen oder den Prozessablauf auf einer hohen Ebene abzubilden, um sicherzustellen, dass alles berücksichtigt wird. Setzen Sie die Sozialisierung der Anforderungen fort, bis Sie sicher sind, dass sie ordnungsgemäß ausgearbeitet wurden, und geben Sie dem Umfang Ihres Projekts eine solide Grundlage.

Das Eisendreieck im Projektmanagement zeigt, wie sich auch die beiden anderen Elemente ändern, wenn sich einer der Umfangs-, Zeitplan- oder Kostenelemente eines Projekts ändert.

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2. Abmeldung von Stakeholdern

Nachdem Sie die Anforderungen eines Projekts vollständig ausgearbeitet haben, können Sie auch verhindern, dass sich alle Projektbeteiligten von diesen Anforderungen abmelden. Wenn Stakeholder dies noch nie zuvor getan haben, werden Sie möglicherweise überrascht sein, wie viele Anforderungen hinzugefügt oder geändert werden, wenn Sie sie auffordern, ihre Unterschrift auf sie zu setzen und zu bestätigen, dass sie das Gefühl haben, dass alles erfasst wurde. Dies kann zu Beginn des Projekts viel Zeit in Anspruch nehmen, erspart Ihnen jedoch später viel Schmerz, da sauberere Anforderungen das Risiko eines Scope Creep verringern. Ein zusätzlicher Vorteil der Abmeldung von Stakeholdern über die Anforderungen besteht darin, dass sie, wenn sie während der Entwicklungsphase des Projekts zu Ihnen kommen, versuchen, den Umfang des Projekts durch Hinzufügen von Anforderungen zu erweitern.Sie können sie an das Dokument erinnern, für das sie sich zuvor abgemeldet haben, und sie daran erinnern, dass sie den Umfang des Projekts nicht ändern können, ohne die Zeitachse und die Kosten des Projekts zu beeinflussen.

3. Kontrollprozess ändern

Ein guter Änderungskontrollprozess überträgt die Verantwortung auf das Team, das das Projekt leitet, um alle Änderungen am ursprünglichen Umfang des Projekts als Gruppe zu genehmigen. Ein Vorteil eines Änderungskontrollprozesses besteht darin, dass er als Kontrolle und Ausgleich dient, dass der Projektmanager nicht im luftleeren Raum arbeitet. Ein weiterer Vorteil eines Änderungskontrollprozesses besteht darin, dass die Verantwortung für die Entscheidungsfindung geteilt wird, da für alle Anfragen, vom ursprünglichen Umfang des Projekts abzuweichen, eine detaillierte Anfrage eingereicht wird, die von der Projektleitung überprüft wird. Im Rahmen der Überprüfung sollte die Projektleitung nicht nur die Kernfrage, sondern auch die mit dieser Arbeit verbundenen Risiken, Kosten und Ressourcen überprüfen.

Durchführen einer integrierten Änderungskontrolle in einem Projekt

4. Verhandeln

Haben Sie keine Angst, mit Stakeholdern zu verhandeln, die Änderungen am vereinbarten Umfang eines Projekts vornehmen möchten. Dies erfordert etwas Kreativität von Ihrer Seite. Eine gute Taktik kann darin bestehen, zu sagen, dass Sie diese Anforderung gerne in den Projektumfang aufnehmen würden, jedoch nur, wenn andere Elemente des vorhandenen Umfangs gekürzt werden, um Ressourcen, Geld und Zeit für die Anpassung an die Änderung freizusetzen. Wenn der Anforderer ein starkes Interesse daran hat, eine bestimmte Anforderung zu erfüllen, kann er alternativ die Änderungskontrollanforderung aufschreiben und dem Ausschuss vorlegen. Alternativ können Sie auch nach alternativen Möglichkeiten suchen, um das, wonach der Anforderer sucht, so einzubauen, dass sich dies nicht dramatisch auf den vorhandenen Umfang auswirkt.

5. Zukünftige Phasen

Eine andere Taktik besteht darin, mit der Person zusammenzuarbeiten, um den Umfang eines Projekts zu erweitern und zu prüfen, ob die Möglichkeit besteht, diese Arbeit als Teil einer zukünftigen Phase durchzuführen. Dies ist ein besonders einfacher Verkauf, wenn der Antragsteller eine Menge Arbeit hat, die er gerne erledigt sehen würde. Der vielleicht größte Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass Sie mehr Zeit haben, die Anforderungen angemessen zu analysieren und den besten Plan für die Ausführung dieser Funktionalität zu entwickeln.

© 2016 Max Dalton