7 Möglichkeiten, Ihre Telefonkonferenzen weniger störend zu gestalten

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Telefonkonferenzen führen oft nur zu Multitasking und kniffligen Gesprächen auf Slack oder Gchat. Im schlimmsten Fall verschwenden sie viel Zeit und können die Moral beeinträchtigen, wenn der Anruf schlecht verwaltet wird. Manchmal sind diese Anrufe unvermeidbar, entweder weil sie logistisch notwendig sind oder weil einige höhere Anforderungen sie erfordern. Hier erfahren Sie, wie Sie sie optimal nutzen können.

1. Senden Sie Materialien im Voraus

Es ist hilfreich, eine Agenda im Voraus zu senden, damit die Leute im Voraus alles tun können, was sie hinzufügen müssen. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Leute "Oh, noch eine Sache!" so wie sich alle beim anruf verabschiedet haben.

Wenn Sie sich auf ein bestimmtes Dokument oder ein anderes Bild beziehen, kann es hilfreich sein, dass jeder es während des Anrufs zur Verfügung hat. Es ist Zeitverschwendung, einige Zahlen abzurasseln und sie dann dreimal wiederholen zu müssen. Selbst wenn sich das betreffende Dokument in den Posteingängen der Personen befinden sollte, versuchen Sie, es am Tag vor dem Anruf erneut zu senden, insbesondere wenn es vor einigen Wochen oder Monaten gesendet wurde.

Sie sollten auch sicherstellen, dass die Mitarbeiter im Voraus informiert werden, wenn sie für die Aktualisierung eines bestimmten Projekts verantwortlich sind. Während Anfragen in letzter Minute manchmal unvermeidlich sind und Manager im Allgemeinen auf diese Möglichkeit vorbereitet sein sollten, ist es am besten, den Mitarbeitern ein Heads-up zu geben, anstatt davon auszugehen, dass sie es wissen und sie vor Ort einsetzen.

2. Begrenzen Sie die Einladungen

Es gibt zwei Gruppen von Menschen, über die man nachdenken muss: Menschen, die telefonieren müssen, und Menschen, die es nicht müssen , aber dennoch von Vorteil sein könnten. Personen in dieser ersten Kategorie sind wahrscheinlich Entscheidungsträger und Teamleiter, die Updates bereitstellen müssen. Die Identifizierung dieser Personen sollte ziemlich einfach sein.

Die zweite Kategorie kann Personen umfassen, die Fragen zu einer bestimmten Situation beantworten können oder sich auf dem Weg zu Führungsrollen befinden und von der Bereitschaft profitieren könnten. Es umfasst nicht unbedingt jeden Mitarbeiter oder jede Abteilung. Denken Sie daran, dass es Zeitverschwendung sein kann, Zeit für Telefonkonferenzen zu verbringen, wenn Manager ihren Teams später nur wichtige Aktualisierungen geben können. Konsultieren Sie im Zweifelsfall Manager und Teamleiter, wie sie ihre Zeit effektiv nutzen können.

Abhängig von Ihrer Organisation kann es sinnvoll sein, alle einzuladen, die Teilnahme jedoch nur für bestimmte Personen obligatorisch zu machen. Auf diese Weise können Interessenten beitreten, mehr erfahren und am Ende hoffentlich etwas beitragen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese unterschiedlichen Erwartungen klar kommunizieren - und denken Sie daran, je mehr Personen telefonieren, desto länger wird es wahrscheinlich dauern!

3. Legen Sie grundlegende Grundregeln fest, aber nageln Sie nicht

Richtlinien darüber, wann Fragen zu stellen sind, von wem erwartet wird, dass sie teilnehmen, und daran zu denken, Ihren Namen beim Beitritt oder Sprechen zu sagen, sollten mitgeteilt werden, möglicherweise in derselben E-Mail, die die Tagesordnung enthält. Denken Sie daran, dass diese Richtlinien häufig vernünftige Ausnahmen enthalten oder dass ein Anfänger möglicherweise nicht mit der Arbeitskultur Ihres Unternehmens vertraut ist. Niemand wird perfekt daran denken, sein Telefon stumm zu schalten. Achten Sie also darauf, dass Sie nicht wegen geringfügiger Hintergrundgeräusche oder anderer kleiner Verstöße auf Personen spielen.

Wenn etwas den Anruf wirklich stört, versuchen Sie es mit einem breiten "Kann jeder sicherstellen, dass sein Telefon stumm geschaltet ist, wenn er an einem lauten Ort ist?", Selbst wenn Sie genau wissen, wer der Schuldige ist. Wenn Sie das Feedback so indirekt wie möglich gestalten, können gut gemeinte Mitarbeiter nicht beschimpft oder unerwünscht werden.

4. Rollen mit Bedacht drehen

Das Zuweisen von Personenrollen ohne Berücksichtigung ihrer Bereitschaft und Fähigkeiten macht Ihre Telefonkonferenz wahrscheinlich nur mühsamer. Versuchen Sie, Personen, die tatsächlich an einer Führung interessiert sind, Rollen für Notizen, Agenda-Setting und Moderation zuzuweisen. In anderen Fällen möchten Sie möglicherweise Teammitglieder suchen, die ein berechtigtes Interesse an einem bestimmten Anrufthema haben. Was auch immer der Grund sein mag, lassen Sie die Leute wissen, warum Sie sie bitten, die Rolle zu übernehmen, da dies dazu beitragen kann, ihr Selbstvertrauen und ihre Moral zu verbessern.

Es ist auch schön, wenn ab und zu eine frische Stimme die Anrufe führt. Vielleicht ist einer der Regionalmanager sehr beliebt, und Ihr Team mag es, wenn er oder sie Dinge übernimmt.

Während eine zufällige oder geplante Rollenrotation fair erscheint, kann dies nach hinten losgehen. Der Rookie ärgert sich möglicherweise über Sie, wenn Sie ihn für Notizen zu etwas verantwortlich machen, für das er brandneu ist. Es ist wahrscheinlich auch nicht gut, jemandem eine Pflicht zuzuweisen, der für die Behandlung von Notfällen verantwortlich ist und möglicherweise während des Anrufs aussteigen muss.

5. Beginnen Sie mit einem Positiven

Sie möchten es zwar nicht übertreiben und scheinen unaufrichtig zu sein, aber es ist schön zu erkennen, wenn eine großartige Arbeit geleistet oder besondere Anstrengungen unternommen wurden. Wenn eine bestimmte Gruppe oder Einzelperson gerade etwas Großes erreicht hat, öffnen Sie sich damit, auch wenn es für den Anruf nicht besonders relevant ist. Sie können auch jemandem einen Gruß aus einer großen Geschäftsreise oder einem ganzen Büro geben, wenn er aus einer Zeitzone kommt, in der es noch früh am Morgen ist. Dies kann einen positiven Ton für einen ansonsten anstrengenden Anruf setzen.

Machen Sie diesen Teil jedoch nicht zu lang, sonst verschwendet er nur Zeit. Achten Sie auch darauf, dass Sie nicht bei jedem Anruf dieselben Leute mit Lob überschütten, da dies bei anderen nach hinten losgehen und die Moral beeinträchtigen kann.

6. Vermeiden Sie detaillierte Fehlerbehebung

Das Thema auf dem Laufenden zu halten ist natürlich ein Ziel für Telefonkonferenzen, aber manchmal stoßen Sie auf schwierige Situationen, in denen die Frage einer Person zum Thema gehört, diese jedoch kompliziert oder sehr spezifisch für ihre Situation ist. Wenn dies für andere Teilnehmer des Anrufs überhaupt nicht zutreffend ist, haben Sie keine Angst, mit „Das ist eine knifflige Angelegenheit, die ziemlich spezifisch für das Büro ist. Können wir das offline diskutieren? “

In einigen Fällen können Sie auch eine spezifischere Begründung ausprobieren: „Ich weiß, dass einige Mitarbeiter des HR-Teams in 10 Minuten eine weitere Besprechung haben. Können wir diese Diskussion verschieben, da sie nicht involviert ist? “ Der wichtige Teil besteht darin, sicherzustellen, dass der Fragesteller nicht das Gefühl hat, dass seine Frage unangemessen oder belastend ist - er muss nur zu einem anderen Zeitpunkt oder an einem anderen Ort behandelt werden.

7. Setzen Sie die am wenigsten wichtigen Themen am Ende

Während das Ziel immer darin besteht, eine Telefonkonferenz pünktlich zu beenden, kann es an manchen Tagen aufgrund technischer Probleme oder komplizierter Probleme länger dauern. Es ist auch möglich, dass ein Notfall eintritt und mindestens eine Person gezwungen wird, vom Anruf abzuspringen.

Wenn Ihr Anruf länger als eine halbe Stunde dauert, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass ein vielbeschäftigter Manager oder ein anderer Entscheidungsträger zu einem anderen, dringenderen Meeting laufen muss, ob geplant oder nicht. Versuchen Sie, zeitkritische Elemente, deren Eingabe erforderlich ist, früher in den Anruf aufzunehmen. Während es möglich sein kann, einen vermissten Manager später wieder in die Schleife zu bringen, nimmt dies Zeit und Aufmerksamkeit von Ihrem Tag - oder dem eines anderen.