9 Strategien zur effektiven Nutzung von E-Mails bei der Arbeit und mehr

Das Senden und Empfangen von E-Mails ist in Unternehmen in fast jeder Community üblich.

Lori Truzy

Die Bedeutung von E-Mails für Unternehmen

Nach einigen Schätzungen beläuft sich die tägliche Online-Geschäftskorrespondenz weltweit auf fast 130 Milliarden. E-Mail ist ein effektives Werkzeug für Unternehmen, aber E-Mails müssen mit äußerster Professionalität behandelt werden. Trotz der Bedeutung von E-Mail für geschäftliche Interaktionen bieten die meisten Arbeitgeber nur selten Schulungen zum Umgang mit E-Mail an. Zufälligerweise müssen die Arbeitnehmer bei der Verwendung von Geschäftsressourcen die Unterscheidung zwischen persönlicher und kommerzieller Korrespondenz verstehen.

Geschäftsinteraktionen mit E-Mails können sich nachteilig auswirken, wenn sie nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden. Als Rehabilitationsberater habe ich mit Kunden zusammengearbeitet, um die schriftlichen und mündlichen Fähigkeiten für das Geschäftsumfeld zu verbessern. Darüber hinaus habe ich Arbeitgebern bei der Implementierung von Strategien für eine effektive Kommunikation mit E-Mails geholfen. Im Folgenden finden Sie Techniken, die sich als nützlich erwiesen haben, und Ideen für die Erstellung einer hilfreichen Richtlinie.

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E-Mail-Interaktionen finden während des gesamten Arbeitstages statt.

Lori Truzy

9 Effektive Strategien für die Verwendung von E-Mail bei der Arbeit

1. Vermeiden Sie unangemessene Witze. Die Verwendung bestimmter Wörter und Ausdrücke zur Verunglimpfung einer Person kann ein Grund für eine sofortige Entlassung sein. Viele Organisationen haben Richtlinien gegen die Verwendung expliziter Sprache, dh Schulen. Zu den Arten von beleidigenden Kommentaren in E-Mails und anderen Mitteilungen gehören: rassistische Beleidigungen, bigotte Aussagen zur nationalen Herkunft, voreingenommene Kommentare zur Behinderung einer Person und Beleidigungen im Zusammenhang mit der sexuellen Orientierung. Untersuchungen haben daher gezeigt, dass Unternehmen von einem respektvollen Ruf gegenüber Mitarbeitern und der Öffentlichkeit profitieren. Beschränken Sie Ihre persönliche Sicht auf Comedy in der Geschäftskommunikation, einschließlich E-Mails.

2. Berücksichtigen Sie die Tageszeit. Die Tageszeit kann die Reaktionen auf eine E-Mail beeinflussen. Am Ende des Tages kann eine Person eine Online-Korrespondenz in knapper Sprache senden, die möglicherweise nicht das widerspiegelt, was Sie über den Mitarbeiter, Kunden oder Auftragnehmer wissen. Überlegen Sie außerdem, ob das Senden einer E-Mail außerhalb der Geschäftszeiten angemessen ist. Zum Beispiel ist es möglicherweise keine gute Idee, einem Vorgesetzten abends eine SMS zu schreiben, wenn er mit der Familie zusammen ist. (Wie dringend benötigen Sie eine Antwort? Wird das Problem am nächsten Werktag besser behandelt?)

3. Versuchen Sie, in den Pausen und beim Mittagessen keine E-Mails zu versenden. Die Menschen nutzen Pausen und Mittagspause, um sich vom Stress bei der Arbeit zu erholen. Sie können sich in diesen Zeiträumen auch mit persönlichen Problemen befassen. Aus diesen Gründen kann die Kontaktaufnahme mit einer anderen Person per E-Mail zu hastig verfassten Antworten mit schlecht geäußerten Ideen beim Mittagessen oder in der Pause führen. Eine von Fachleuten häufig verwendete Technik besteht darin, während des Arbeitstages eine Zeit vorzusehen, um auf E-Mails zu antworten und diese zu schreiben, um Klarheit und Konzentration zu gewährleisten.

4. Stellen Sie fest, wann E-Mail möglicherweise nicht die beste Option ist. Themen mit langen Gesprächen können am besten durch persönliche Interaktionen oder durch einen Telefonanruf bedient werden. Darüber hinaus sollten vertrauliche Angelegenheiten oder sensible Themen beim E-Mail-Austausch auf der Baustelle vermieden werden, es sei denn, dies erfolgt mit dem entsprechenden Personal oder Manager. Diese Probleme können Folgendes umfassen: potenzielle Diskriminierung, Lohnunterschiede und gesundheitliche Bedenken. Ebenso erfordert Brainstorming Zeit und Mühe, wodurch eine solche Aktivität für eine andere Form der Kommunikation besser geeignet ist. Im Wesentlichen sind Diskussionsbereiche, deren Lösung länger als ein paar Minuten dauert, möglicherweise nicht für E-Mails geeignet.

5. Antworte nicht wütend. Das Empfangen von E-Mails kann Sie in eine defensive Denkweise versetzen. Beruhigen Sie sich jedoch, bevor Sie Ihre Antwort senden. In der heutigen Arbeitsumgebung ist das Anzeigen von Takt ein hoch geschätztes Attribut bei Mitarbeitern. Verwenden Sie außerdem kein profanes Vokabular. Bedenken Sie diese Tatsache: Die wütende E-Mail, die Sie schreiben, wird möglicherweise Teil des Nachrichtenzyklus des nächsten Tages oder wird in sozialen Medien veröffentlicht. Kurz gesagt, Sie möchten möglicherweise Ihren Job behalten und gleichzeitig produktive Beziehungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens aufbauen. Mit anderen Worten, der Nachweis einer Fähigkeit zur emotionalen Zurückhaltung kann Ihrem gesamten Karriereweg zugute kommen.

6. Überlegen Sie, bevor Sie Ihre E-Mail senden. Denken Sie zuerst mental über Ihre Wortauswahl für die Korrespondenz nach. Schreiben Sie dann einen Entwurf der E-Mail. Überprüfen Sie es abschließend und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor. Wenn es die Zeit erlaubt, lassen Sie sich von einer anderen Person Feedback geben. Stellen Sie sicher, dass das Thema der Mittelpunkt der Interaktion ist.

7. Verwenden Sie gegebenenfalls Vorlagen. Wenn ein System vorhanden ist, werden einige Probleme im Zusammenhang mit E-Mails reduziert. Viele Unternehmen und Organisationen entwickeln und pflegen formatierte E-Mails für verschiedene Situationen, die für das Unternehmen Routine sind. Das Verweigern oder Genehmigen von Services, die Rücksendung von Produkten sowie die Planung von Besprechungen sind nur einige der Bereiche, die für Vorlagen geeignet sind. Wenn eine Organisation einen solchen Schritt unternimmt, kann die Servicequalität verbessert und gleichzeitig Fehltritte beim schriftlichen Austausch verringert werden. Vorlagen sind auch hervorragende zeitsparende Werkzeuge.

8. Ihre Nachricht sollte präzise und höflich sein. Verfassen Sie Ihre Botschaft mit dem Verständnis, das Sie einem anderen Menschen schreiben. Verwenden Sie eine höfliche Begrüßung und Schließung. Konzentrieren Sie sich auf den Zweck der E-Mail und vermeiden Sie Slang- und Namensanrufe. Gehen Sie diplomatisch auf den Punkt. Bringen Sie keine unabhängigen Bedenken vor.

9. Ihr Ton ist wichtig. Schikanieren Sie keine Kollegen, Auftragnehmer oder Verbraucher schriftlich oder in irgendeiner anderen Form der Kommunikation. Eine bedrohliche Sprache kann schwerwiegende Folgen haben. Halten Sie den Ton der E-Mail positiv. Zeigen Sie vorausschauendes Denken, indem Sie Sätze einfügen, die die Bereitschaft zur Lösung von Problemen demonstrieren. Ein Beispiel könnte sein: "Ich bin sicher, wir können eine Lösung für das Problem finden."

Wenn Sie zu schnell auf eine E-Mail reagieren, kann dies Auswirkungen haben

Lori Truzy

Rechtliche Konsequenzen und politische Überlegungen

Es kann rechtliche Konsequenzen im Zusammenhang mit hastig versendeten E-Mails geben. In der Tat haben Gerichte die Online-Korrespondenz als schriftliche Aufzeichnung anerkannt. Verstehen Sie E-Mails daher als Geschäftsmemoranden, elektronische Dokumentationen oder Erklärungen, die bei Bedarf geprüft werden können. Bei der Schulung neuer Mitarbeiter würden Unternehmen davon profitieren, wenn Mitarbeiter mit unterschiedlichen Szenarien üben könnten, um ihre Fähigkeiten im Umgang mit E-Mails zu verbessern. Im Wesentlichen hilft die Entwicklung einer Richtlinie und die Teilnahme an Schulungen zur E-Mail-Interaktion einem Unternehmen, sich von Rechtsstreitigkeiten fernzuhalten. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Komponenten einer wirksamen Richtlinie zur Verwendung von E-Mails. Unternehmer möchten jedoch möglicherweise einen Anwalt konsultieren, bevor sie die Richtlinie auf der Baustelle umsetzen.

Wesentliche Komponenten einer E-Mail-Richtlinie für Unternehmen

• Geben Sie an, wie schnell Mitarbeiter auf legitime Online-Nachrichten reagieren müssen.
• Geben Sie an, dass jeder Mitarbeiter in der richtigen Verwendung von Vorlagen geschult werden muss.
• Die Online-Korrespondenz der Mitarbeiter unter Verwendung der Unternehmensressourcen muss nach Ermessen des Arbeitgebers oder bei Bedarf von den Behörden überprüft werden.
• Legen Sie fest, wann Mitarbeiter andere Mitarbeiter, Kunden oder Auftragnehmer per E-Mail kontaktieren dürfen. (Sollten Telefone während Besprechungen ausgeschaltet sein? Sollten persönliche Bedenken während der Arbeitszeit per E-Mail beantwortet werden? Wann sind ihre Ausnahmen?)
• Überlegen Sie, was unter ungewöhnlichen Umständen zu tun ist. (Wer sollte im Falle einer besonders störenden E-Mail kontaktiert werden? Sollten die Behörden benachrichtigt werden?)
• Wie wird die Nichtbeantwortung von E-Mails behoben? Sollte die E-Mail auch ignoriert oder an einen Vorgesetzten weitergeleitet werden?
• Geben Sie genau an, welche Sprache eine E-Mail nicht enthalten darf. Zum Beispiel: „Unsere Organisationen tolerieren keine rassistischen oder geschlechtsspezifischen Beleidigungen in mündlicher oder schriftlicher Korrespondenz, einschließlich E-Mail.
• Geben Sie die Konsequenzen für einen Verstoß gegen die Richtlinie an. Beispiel: „Wenn festgestellt wird, dass ein Mitarbeiter in unserem E-Mail-System Mobbing betreibt, wird er einer Überprüfung durch die Personalabteilung unter Berücksichtigung der Beendigung des Arbeitsverhältnisses unterzogen.

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Lori Truzy

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