Hinter dem Häkchen: Was können interne Audits wirklich für Sie tun?

Erfahren Sie, wie Sie interne Audits für Ihr Unternehmen wirklich nützlich machen können - nicht nur ein Kästchen, das angekreuzt werden muss.

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Interne Revision aus den falschen Gründen

Da die interne Revision jetzt zu einer Anforderung wird, stellen Unternehmen manchmal nur Prüfungsmitarbeiter ein, um dieses Kästchen anzukreuzen, ohne weitere Ahnung zu haben, was mit ihnen zu tun ist.

Viele Prüfer stellen fest, dass sie nur externe Prüfungen reproduzieren. Dies kann zwar hilfreich sein, wenn die externen Prüfer zu Besuch kommen, bietet jedoch nicht viele wertvolle Informationen für das Unternehmen.

Eine interne Revision sollte eine konstruktive Übung sein, um festzustellen, inwieweit ein Managementsystem seine eigenen Verfahren und Praktiken einhält. Eine interne Revision kann auch Verbesserungen der Geschäftsprozesse identifizieren und bei der internen Kommunikation helfen.

Was sind interne Audits?

Obwohl interne Audits in der Regel von Mitarbeitern des Unternehmens durchgeführt werden, wurden zunehmend externe Spezialisten eingestellt, die ausschließlich zu Prüfungszwecken eingesetzt werden. So wie Sie Ihre rechtlichen oder finanziellen Rollen auslagern, können Sie auch Prüfungsrollen auslagern.

Ihre interne Revision ist die wichtigste aller Audits. Ein Unternehmen kann anhand seiner eigenen Systeme, Verfahren und Aktivitäten entscheiden, ob sie für das Unternehmen geeignet sind und ob die Mitarbeiter ihnen tatsächlich folgen.

Das Management erhält Informationen darüber, ob die Qualitätsstandards eingehalten werden, ob das System so effizient und effektiv ist, wie es sein sollte, und ob Verbesserungen erforderlich sind.

Sie können auch eine Kommunikationslinie im gesamten Unternehmen bereitstellen und ein großartiger Motivator sein.

Wofür werden interne Audits verwendet?

Die Kriterien für interne Audits sind normalerweise die unternehmenseigenen Richtlinien, Verfahren und Arbeitsanweisungen.

Sie möchten während einer internen Prüfung nicht direkt anhand eines bestimmten externen Standards prüfen, sondern im Grunde genommen duplizieren, was ein externer Prüfer tun würde. Stattdessen stellen Sie sicher, dass Ihre eigenen Richtlinien und Verfahren bei den täglichen Aufgaben korrekt verwendet werden.

Sofern die internen Dokumente des Unternehmens in Übereinstimmung mit allen externen Compliance-Anforderungen entwickelt wurden und auf die entsprechenden Standards verweisen, sollten Ihre externen Anforderungen abgedeckt werden. Ein Verständnis der Standards und Anforderungen hilft jedoch dabei, eine Grundlage dafür zu schaffen, was die Dokumentation enthalten sollte.

Audits müssen nicht befürchtet werden

Die meisten Standards und Codes erfordern Audits. Audits sollten als Vorteil für das Unternehmen gesehen werden und nicht als lästige Pflicht oder Auferlegung.

Ein Audit wird verwendet, um Informationen zu sammeln, die dann überprüft und gemeldet werden. In diesem Bericht wird häufig die Notwendigkeit von Verbesserungen oder Korrekturmaßnahmen erörtert.

Ein Audit ist jedoch keine Hexenjagd, um einem einzelnen Mitarbeiter oder einem bestimmten Geschäftsbereich die Schuld zu geben. Audits sollten positiv und transparent durchgeführt werden. Ihr Prüfer sollte dafür sorgen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich bei der Prüfung wohl und sicher fühlen, anstatt Angst zu haben.

Ihr Prüfer muss mit Ihnen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Prüfung für Sie funktioniert, und dabei unabhängig und objektiv über alle gefundenen Informationen bleiben.

Was für ein gutes Audit kann

Bestätigen Sie, ob dokumentierte Verfahren befolgt werden
Stellen Sie genaue Informationen zur Wirksamkeit der aktuellen Verfahren bereit
Unterstützung bei der Entwicklung kontinuierlicher Verbesserungspläne
Identifizieren Sie, wo Änderungen an Verfahren erforderlich sind
Verbessern Sie das Bewusstsein und das Verständnis für Prozessanforderungen
Helfen Sie dabei, das Risiko zu minimieren
Verbesserung der Sicherheit am Arbeitsplatz
Verbessern Sie die interne Kommunikation
Bestätigen Sie positive Arbeitspraktiken
Geben Sie Informationen an, um den Umsatz Ihrer Produkte oder Dienstleistungen zu steigern
Lassen Sie fundiertere Entscheidungen treffen, um Ihr Unternehmen wachsen zu lassen

Zeitpläne und Bereiche der internen Revision

Da wir festgestellt haben, dass Sie nicht nur ein Kästchen ankreuzen möchten und Ihre internen Audits tatsächlich sinnvoll einsetzen möchten, sollte Ihr Prüfungsplan auf von Ihnen durchgeführten Risikobewertungen basieren.

Welche Bereiche Ihres Unternehmens zeigen, dass sie derzeit besondere Aufmerksamkeit benötigen?
In welchen Bereichen möchten Sie weitere Informationen darüber, wie es ihnen wirklich geht?

Überprüfen Ihrer Ressourcen

Sie müssen auch Ihre verfügbaren Ressourcen überprüfen, wenn Sie Ihren Überwachungsplan festlegen.

Wie viele Audits können Sie in einem Jahr realistisch abschließen?
Wie viele solltest du machen?
Können Sie genügend Audits durchführen, damit Sie sich sicher fühlen, dass Sie Ihre externen Anforderungen erfüllen und die Informationen finden, die Sie tatsächlich benötigen?

Der Umfang der Prüfung

Ebenso wie Sie bei der Erstellung des jährlichen Prüfungsplans Prioritäten setzen müssen, spielt dies auch eine große Rolle bei der Entwicklung des Prüfungsumfangs. Der Umfang legt fest, was im Einzelaudit tatsächlich zu beachten ist. Angesichts der potenziellen Größe der zu prüfenden Bereiche und Prozesse ist es wichtig zu wissen, wo Ihre Aufmerksamkeit am dringendsten benötigt wird.

Beim Erstellen Ihrer Überwachungspläne und Überwachungsbereiche müssen Sie Folgendes berücksichtigen:

Kürzlich abgeschlossene Risikobewertungen
Informationen zu möglichen finanziellen, Produkt- und Lieferauswirkungen
Qualität der internen Kontrollen: Sind sie so stark, wie Sie glauben, dass sie sein sollten? Werden sie benutzt?
Alle Kundenbeschwerden erhalten
Grad der Veränderung oder Stabilität: Hat es einen großen Personalwechsel gegeben? Waren die gleichen Mitarbeiter seit Beginn in der Abteilung?
Ergebnisse des letzten Prüfungsauftrags und alle aufgeführten Korrekturmaßnahmen: Wurden alle umgesetzt?
Gespräche mit Mitarbeitern auf allen Ebenen über Bereiche, die ihrer Meinung nach Aufmerksamkeit erfordern
Sind besondere Fähigkeiten oder Kenntnisse erforderlich, um das Audit abzuschließen?

Es ist Ihre Prüfung

Letztendlich ist es - unabhängig davon, wer die interne Revision, das interne Personal oder externe Auftragnehmer durchführt - Ihre Revision, und Sie müssen wissen, welche Informationen Sie anzeigen möchten.

Audits können so einfach oder so kompliziert sein, wie Sie möchten. Und denken Sie daran, Sie sind der einzige, der wirklich weiß, welche Informationen für Sie wertvoll sind.

Wenn Sie herausfinden möchten, warum ein Bereich Ihres Unternehmens immer besser zu sein scheint als andere, oder an welchem Tag Ihre Mitarbeiter am meisten frei haben, kann Ihnen eine interne Revision dabei helfen, dies herauszufinden.