Beispiel für eine Buchhaltungstabelle für kleine Unternehmen

Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, können Sie die Buchhaltung nicht ignorieren

Wenn Sie ein eigenes kleines Unternehmen haben, ist es ein Muss, gute Aufzeichnungen zu führen. In der Tat kann es sogar eine Voraussetzung für die Gründung oder Lizenzierung sein. Sie müssen jederzeit erkennen können, ob Ihr Unternehmen rentabel ist oder nicht. Zur Steuerzeit ist es noch wichtiger, das ganze Jahr über gute Geschäftsunterlagen zu führen, da Sie sonst möglicherweise bei den Steuerbehörden in heißem Wasser landen.

Richten Sie einfache Tabellenkalkulationen für Einnahmen- und Ausgabenaufzeichnungen ein. Wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, Elemente an dem Tag, an dem sie auftreten, in die Tabellenkalkulation einzutragen, werden Sie bald feststellen, dass Sie eine neue Gewohnheit haben und über gute Geschäftsunterlagen verfügen. Die folgende Diskussion ist als Richtlinie gedacht, und die Beispiele basieren auf jemandem, der ein kleines Dienstleistungsunternehmen - in diesem Fall Schreiben und Bearbeiten - von zu Hause aus betreibt und keine Mitarbeiter hat.

Welche Aufzeichnungen muss ich aufbewahren?

Die Anforderungen variieren von Gerichtsstand zu Gerichtsstand. Es ist daher immer ratsam, sich bei Ihrem Bundesstaat oder der Landesregierung sowie bei der Bundessteuerbehörde zu erkundigen, um sicherzustellen, dass Sie verstehen, was Sie in Bezug auf die Buchhaltung tun müssen.

Im Allgemeinen ist für ein Einzelunternehmen keine jährliche Bilanz erforderlich, und die Führung von Tabellenkalkulationen ist ausreichend. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass es als Eigentümer eines Unternehmens Gesetze gibt, die Sie dazu zwingen, Ihre Geschäftsunterlagen mehrere Jahre lang aufzubewahren. Möglicherweise müssen Sie auch eine „Geschäftsnummer“ von der Steuerbehörde anfordern, um die für das Unternehmen geltenden Steuern einzureichen.

Wenn Sie Ihre Unterlagen steuerlich aufbewahren möchten, sollten Sie stets sicherstellen, dass Sie Beweise für die Sicherung jedes einzelnen Eintrags in Ihrer Tabelle aufbewahren. Dies wird als Audit-Trail bezeichnet. Dieser Prüfpfad enthält Elemente wie Rechnungen für Ihre Dienstleistungen und Belege für von Ihnen getätigte Einkäufe. Wenn Sie Ihr Auto überhaupt für Ihr Unternehmen verwenden, müssen Sie die für die geschäftliche Nutzung angefallenen Kilometer, die Benzinkosten, die Lizenzkosten sowie Reparaturen / Wartungen aufzeichnen. Telefon- und andere Stromrechnungen, einschließlich Ihres Internetproviders, sollten ebenfalls nachverfolgt werden. Einfache Tabellenkalkulationen, die Sie mit Software wie Microsoft Excel einrichten können, helfen Ihnen dabei, den Überblick zu behalten.

Einkommensnachweise

Es sind nur wenige einfache Schritte erforderlich, um eine Tabelle einzurichten, in der die von Ihrem kleinen Unternehmen erzielten Einnahmen erfasst werden. Wenn Sie möchten, können Sie wirklich auf viele Details eingehen, aber einfach ist im Allgemeinen besser und hält Sie davon ab, die Buchhaltung als lästige Pflicht zu betrachten.

Grundsätzlich müssen Sie nur Ihre Einnahmequellen erfassen. Wenn die Einnahmen aus einer Rechnung stammen, die Sie einem Kunden für die Erbringung einer Dienstleistung ausgestellt haben, beachten Sie die Einzelheiten. Ihr Prüfpfad oder „Nachweis“ für diese Transaktionen kann PayPal-Kontoauszüge, Kontoauszüge und Rechnungen enthalten, die Sie für Ihre Kunden erstellt haben.

Die Spaltenüberschriften können beliebig enthalten, sollten jedoch mindestens das Datum der Transaktion oder Rechnung, den Namen des Kunden, eine Beschreibung der von Ihnen erbrachten Dienstleistungen und Ihre Verkaufsrechnungsnummer enthalten (damit Sie Querverweise erstellen und eine angeben können Prüfpfad) und etwaige Steuern.

Sie können auch Formeln in verschiedenen Zellen erstellen, um weiterhin Summen auszuführen. Wenn Sie mit Tabellenkalkulationen sehr vertraut sind, können Sie beispielsweise Links zu anderen Arbeitsblättern erstellen. Das folgende Beispiel dient zur Veranschaulichung einfacher Einkommensnachweise.

Einnahmen von Kunden, die die Rechnungsnummer anzeigen

Greenlamplady (Kaili Bisson)

Spesenabrechnungen

Wie bei den Einkommensaufzeichnungen macht es das alles relativ schnell und einfach, die Dinge auf der Kostenseite einfach zu halten. Erfassen Sie alle legitimen Ausgaben, die Ihnen in Ihrem Unternehmen zum Zeitpunkt ihres Eintretens entstehen. Versuchen Sie, Deskriptoren oder Aufwandsarten zu verwenden, wie sie von den Steuerbehörden verwendet werden, da dies Ihnen wirklich hilft, wenn es darum geht, Ihre Steuern zu erheben. Einige Beispiele sind:

Werbung
Geschäft - Verwendung von Haushaltskosten
Lieferungen
Telefon und Dienstprogramme

Auch hier können die Spaltenüberschriften alles enthalten, was Sie möchten, sollten jedoch mindestens das Datum der Transaktion, den Transaktionstyp, den Namen des Lieferanten, den ausgegebenen Betrag und alle angewendeten Steuern enthalten. Bewahren Sie alle Belege und Rechnungen als Nachweis auf. Sie können erneut Formeln in Zellen erstellen, um weiterhin Summen verschiedener Arten von Ausgaben auszuführen. Eine einfache Spesenabrechnung ist unten dargestellt.

Ausgaben nach Typ mit angefallenen Steuern

Laden Sie eine App herunter, um Ausgaben zu verfolgen

Es gibt auch viele Apps, die Sie auf Ihr Android- oder iOS-Gerät herunterladen können, um die Geschäftsausgaben im Auge zu behalten.

Die meisten dieser Apps lassen sich problemlos in Pakete wie QuickBooks und auch in Excel integrieren, sodass Sie sicher sein können, dass alle Ihre Ausgaben erfasst werden. Mit einigen Apps können Sie sogar Rechnungen per E-Mail an Ihre Kunden senden - eine große Zeitersparnis für jedes kleine Unternehmen.

Halten Sie die Gewohnheit der Buchhaltungstabelle aufrecht

Gewöhnen Sie sich jetzt an, jeden Tag Zeit mit Ihren Buchhaltungstabellen zu verbringen. Sie werden bald feststellen, dass es keine Zeit braucht, wenn Sie den Überblick behalten, und zur Steuerzeit werden Sie so froh sein, dass Sie es getan haben.

Wie lange dauert es, eine Gewohnheit zu bilden?

Es dauert tatsächlich mindestens 2 Monate, um eine neue Gewohnheit zu entwickeln. Aber verzweifle nicht! Ein paar Minuten am Tag reichen aus, um ein paar Einträge in Ihre Tabelle aufzunehmen.