Blasen und Silos im Unternehmensprozess

Die Blase platzen lassen

Schauen Sie sich das nächste Mal bei der Arbeit um. Wie gut arbeiten die einzelnen Abteilungen zusammen?

Würden Sie sagen, dass Sie ein gutes Verständnis dafür haben, wie jede Abteilung funktioniert? Oder wie passen ihre Rollen zu Ihren eigenen?

Jeder denkt gerne, dass seine eigene Rolle die wichtigste ist, dass das Geschäft ohne seine Abteilung nicht funktionieren könnte.

Falsch!

Eine Sache, die wir in der internen Revision häufig sehen, ist, dass jede Abteilung in einem Silo arbeitet und in ihrer eigenen kleinen Arbeitsblase bleibt, ohne zu wissen, was sonst noch um sie herum im Geschäft passiert.

Es ist zwar eine gute Sache, sich auf die Details dessen zu konzentrieren, was Sie tun, aber es sollte nicht auf Kosten des Gesamtbildes gehen.

Unabhängig von der Branche kann kein Unternehmen mit nur einer Abteilung arbeiten. Selbst kleine Unternehmen mit einem Betreiber müssen mehrere Hüte tragen, wenn Sie in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Rollen übernehmen.

Der abteilungsübergreifende Prozess des Unternehmens

Schauen wir uns ein einfaches Beispiel für die Schritte an, mit denen ein vorhandenes Produkt hergestellt und an unsere Kunden verkauft wird. Bevor Sie überhaupt daran denken, mehr zu machen, müssen Sie Folgendes bestimmen:

• Wie viel Produkt haben Sie derzeit auf Lager?
• ob es ein Ablaufdatum hat
• ob es sich um ein saisonales Produkt handelt, das nur zu bestimmten Jahreszeiten benötigt wird
• ob derzeit ein zusätzlicher Bedarf besteht
• ob das Unternehmen in diesem Moment über die Ressourcen verfügt, um mehr zu verdienen

Die oben genannten Fragen werden normalerweise von jemandem in der Planungsabteilung geprüft. Sie bestimmen auch, wie viel des Produkts hergestellt werden soll und wie viele Rohstoffe gekauft werden müssen.

Die Informationen werden dann normalerweise an das Management weitergeleitet, um die Produktion, den Einkauf der Rohstoffe sowie den Zeit- und Personalaufwand für die Herstellung des Produkts zu genehmigen. Zu diesem Zeitpunkt werden normalerweise Gespräche mit der Finanzabteilung geführt, um sicherzustellen, dass das Unternehmen über die verfügbaren Mittel verfügt, um alle Aufgaben zu erledigen.

Sobald der Planungsprozess abgeschlossen und genehmigt ist, werden die Details des Rohstoffbedarfs an die Einkaufsabteilung weitergeleitet. Hier haben sie eine Liste zugelassener Lieferanten, mit denen sie Bestellungen erstellen, um die benötigten Rohstoffe zu kaufen. Auch diese müssen im Allgemeinen vom Management genehmigt werden, bevor sie an die Lieferanten gesendet werden.

Nach der Bestellung der Rohstoffe muss die Finanzabteilung die Zahlung freigeben, um sicherzustellen, dass die Waren pünktlich geliefert werden. Die Finanzunterlagen müssen aktualisiert werden, um zu berücksichtigen, wie viel Geld das Unternehmen für was ausgegeben hat. Später müssen sie diese Zahlung auch mit den Rechnungen abgleichen, die sie im Rahmen ihres Abstimmungsprozesses erhalten haben.

Also haben wir unsere Rohstoffe bestellt; der Rest sollte einfach sein, oder?

Die Lieferanten haben begonnen, unsere Rohstoffe zu liefern. Jetzt muss jemand sie überprüfen, um sicherzustellen, dass die Bestellungen korrekt sind und die Waren in einem brauchbaren Zustand sind. Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, die Bestellungen und Rechnungen mit den erhaltenen Waren zu vergleichen.

Abhängig von der Größe des Unternehmens und der Art der erhaltenen Materialien kann dies jeder sein, von der Rezeption bis zum Lagerpersonal oder Vorarbeiter. In größeren Unternehmen und je nach Art der Waren kann es vorkommen, dass sich eine Person abmeldet, um zu bestätigen, dass die Waren vor Ort eingegangen sind, und eine andere Person die Qualität der Rohstoffe überprüft.

Alle Unterlagen in Bezug auf das Rohmaterial müssen aufbewahrt werden, und Kopien müssen möglicherweise an verschiedene Abteilungen gesendet werden, um sicherzustellen, dass ihre Aufzeichnungen korrekt sind. Wenn es um Papierkram geht, kann es hier zu Problemen kommen, wenn es an Kommunikation mangelt oder wenn Sie nicht verstehen, warum die anderen Abteilungen sie benötigen und in welchen Zeitrahmen sie sie benötigen.

Sie können keine Rechnung bezahlen, wenn Sie nicht wissen, was Sie bezahlen. Sie sollten die Waren auch nicht vor Ort annehmen, wenn Sie die Produkte und Mengen nicht kennen, die dort sein sollten.

Jetzt, wo wir unsere Materialien haben, können wir unsere Produkte herstellen.

Auch hier kann die Art und Weise, wie Rohstoffe gelagert, aufgezeichnet und zur Verwendung verteilt werden, je nach Größe und Aufbau des Unternehmens sehr unterschiedlich sein. Ein Punkt, der gleich bleiben sollte, ist, dass aufgezeichnet werden sollte, wann jedes Material verwendet wird, von wem und wie viel. Ohne diese Informationen wissen Sie nicht, was Sie benötigen, wenn Sie das nächste Mal, wenn Sie das Produkt herstellen möchten, mit dem Planungsprozess beginnen.

Wir beginnen mit der Herstellung unseres Produkts anhand der Arbeitsanweisungen, die entwickelt wurden, bevor wir ursprünglich mit der Herstellung dieses Produkts begonnen haben. Die Arbeitsanweisungen werden verwendet, um sicherzustellen, dass jedes Produkt genau auf die gleiche Weise hergestellt wird und eine gleichbleibende Qualität aufweist.

Jedes Mal, wenn jemand einen Weg findet, den Herstellungsprozess zu verbessern, müssen die Arbeitsanweisungen und andere Dokumente für den Prozess aktualisiert werden, damit sie auf dem neuesten Stand bleiben. Ihre interne Revision kann den Prozess auch überprüfen, um sicherzustellen, dass die Arbeitsanweisungen tatsächlich befolgt werden.

Wenn Sie Geräte zur Herstellung Ihrer Produkte verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass die Geräte in einwandfreiem Zustand sind. Die Wartungsabteilung benötigt einen Zeitplan, um die Geräte nach Bedarf zu testen, zu reparieren und auszutauschen. Gespräche mit Mitarbeitern des Risikomanagements und / oder der internen Revision können bei der Erstellung dieser Zeitpläne hilfreich sein.

Auch jeder Vorfall, der während des Herstellungsprozesses auftrat, wie z. B. ein Ausfall der Ausrüstung, ein nicht ordnungsgemäß abgeschlossener Produktionsprozess oder eine Verletzung des Personals, müsste aufgezeichnet, untersucht und behoben werden.

Bevor das Produkt verkauft werden kann, muss es auf Qualität überprüft werden. Sie möchten kein minderwertiges oder fehlerhaftes Produkt verkaufen.

Wir haben jetzt ein fertiges Produkt in unserem Lagerraum, das darauf wartet, verkauft zu werden, aber an wen verkaufen wir es und für wie viel?

Und es geht weiter

Das "wie viel" wäre zuvor vom Management berechnet worden, wieder wäre die Finanzabteilung beteiligt, um zu bestätigen, wie viel es Sie gekostet hat, das Produkt herzustellen und wie viel Gewinn Sie erzielen wollten.

Zu Beginn wäre eine Marktforschung erforderlich gewesen, die von jemandem durchgeführt wurde, der an Forschung und Entwicklung beteiligt ist, um zu untersuchen, wofür andere ähnliche Produkte verkauft wurden und was die Menschen bereit wären zu zahlen.

Was den Verkauf betrifft, hätte Ihre Marktforschung dies bereits am Anfang untersucht, sodass Sie bereits wissen, wer Ihre Kunden sind. Die Marketingabteilung hat eine Kampagne zusammengestellt, um die richtigen Kunden anzusprechen, und es der Verkaufsabteilung überlassen, das Produkt zum Kunden zu bringen.

Das ist schon ein ziemlich komplizierter Prozess, aber wir sind noch nicht ganz fertig.

Ähnlich wie beim Bestellen und Kaufen der Rohstoffe müssen wir diesen Prozess jetzt umkehren, um die Produkte aus unserem Lagerbereich und zum Kunden zu bringen.

Unsere Verpackungsabteilung müsste für die Kunden die richtige Menge jedes Produkts verpacken. Wir müssten Rechnungen erstellen, die der Kunde bezahlen müsste. Das Lager müsste bestätigen, dass die richtigen Produkte an den richtigen Kunden gingen. Und unsere Finanzabteilung müsste sicherstellen, dass der Kunde bezahlt und die Zahlungen korrekt erfasst und abgeglichen werden.

Da wir Mitarbeiter hatten, die die Produkte herstellten, musste unsere Personalabteilung wissen, wer arbeitete und wann sie arbeitete, damit sie für ihre Zeit bezahlt werden konnten.

Während all dies geschieht, arbeiten noch einige Abteilungen im Hintergrund. Zwei wichtige Punkte sind die IT-Abteilung, die sicherstellt, dass die Mitarbeiter Zugriff auf die benötigten Systeme und Informationen haben.

Der andere sind unsere Reiniger. Unabhängig davon, ob Sie internes Personal oder eine externe Reinigungsfirma einsetzen, muss jemand den Arbeitsbereich sauber, ordentlich und frei von potenziellen Gefahren halten.

Also, wer war beteiligt?

Mit Blick auf das obige Beispiel umfasste unser einfacher Produktions- und Verkaufsprozess die folgenden Abteilungen:

• Management
• Planung
• Einkauf
• Finanzen
• Warenhaus
• Qualitätskontrolle
• Dokumenten-Management
• Produktion
• Instandhaltung
• Marketing
• ES
• Verpackung
• Der Umsatz
• F & E.
• Risikomanagement
• Interne Anhörung
• Vorfalluntersuchung
• Lohn-und Gehaltsabrechnung
• Reinigung

Wie Sie sehen, ist jede Abteilung beteiligt. Wenn Sie nur eine dieser Abteilungen aus dem Mix herausnehmen würden, würden die Dinge sehr schnell chaotisch werden! Kontrollprüfungen könnten übersehen werden, Sie könnten nicht über die Ressourcen verfügen, die Sie zum Beenden der Produktion oder zum Bezahlen des Personals benötigen, Sie könnten Verkaufschancen verpassen oder, was noch wichtiger ist, Sie könnten ein Produkt verkaufen, das nicht gebrauchsfähig und gefährlich sein könnte.

Wie entfernen wir die Silos?

Sehr oft während einer internen Revision, wenn ich sehe, dass die Kommunikation unterbrochen ist oder wenn die Mitarbeiter sich der Rollen der verschiedenen Bereiche nicht sicher sind, empfehle ich Mitarbeitern einer Abteilung, die Mitarbeiter anderer Abteilungen für kurze Zeit zu beschatten. Ich bringe sie dazu, sich zu setzen, um zu sehen, was die anderen Mitarbeiter tatsächlich tun. Sie haben die Möglichkeit, Fragen zu stellen und die Zusammenarbeit der Abteilungen besser zu verstehen.

Im Wesentlichen sehen sie das Geschäft als Puzzle, bei dem alle Teile zusammenpassen, um ein Ganzes zu bilden, anstatt eine Sammlung einzelner Silos.

© 2017 Katrina McKenzie