Entwerfen eines Deckblatts für Geschäftsvorschläge

Beim Durchsuchen des Internets bemerkte ich, dass eine Reihe von Begriffen austauschbar mit "Deckblatt" verwendet wurden, was zu Verwirrung führen konnte. Deckblatt, Titelseite und Anschreiben sind unterschiedliche Elemente, die für unterschiedliche Zwecke verwendet werden.

Ein Deckblatt ist das, was einem langen Bericht vorausgeht - wie Vertrags- oder Projektvorschläge, Zuschussvorschläge oder Geschäftsberichte - und der Entwurfsprozess ist im Grunde für jeden gleich. In diesem Fall werde ich das Beispiel eines Vertragsvorschlags (oder Angebots) verwenden, der als Antwort auf eine von einer Regierungsbehörde herausgegebene "Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen" (Nicht-APA-Stil) verfasst wurde.

Deckblatt für einen (nicht echten) Vorschlag - zur Erstellung einer Bedienungsanleitung zur Durchführung von Bewässerungssystemprüfungen. Beachten Sie, wie gut das Foto das Projekt illustriert, aber nicht dominiert.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (beide)

Was ist eine Angebotsanfrage (RPF)?

Ein RFP ist ein detailliertes Dokument, das normalerweise von einer Regierungsbehörde veröffentlicht wird und das die Öffentlichkeit darüber informiert, dass sie ein Projekt haben, für das sie Angebote abgeben möchten. Ein gut geschriebenes RFP beschreibt das Ziel, das die Agentur anstrebt, den Grund für das Projekt, seinen Hintergrund und Details darüber, was sie tun möchten.

Wenn Sie einen Vorschlag als Antwort auf eine Ausschreibung verfassen, ist es wichtig, ihn in der Reihenfolge zu verfassen, in der die Agentur ihn anfordert. Wenn Sie dies nicht tun, wird die Agentur es rausschmeißen. Warum? Sie sehen es als einen Bieter, der nicht bereit ist, auf die Bedürfnisse der Agentur einzugehen, was bedeutet, dass sie Probleme während des Vertrags erwarten können, wenn Sie derjenige sind, der ausgewählt wurde. Es gibt jedoch eine Standardmethode, mit der die meisten Vorschläge organisiert werden.

Format des Geschäftsvorschlags

In einem Standardgeschäftsvorschlag schließen die vorderen und hinteren Deckblätter das Dokument ein. Das vordere Cover ist wie ein Magazin-Cover mit Grafiken, einem schönen Design, das wichtige Informationen anzeigt und auf Karton gedruckt ist.

Ein wirklich großer Vorschlag könnte eine Titelseite haben, die, wenn sie nach einer fragen, direkt in das Cover passt. Die Titelseite sollte fast oder nur aus Text bestehen, der normalerweise in Schwarzweiß in einem leicht lesbaren Format gedruckt wird, wobei der Titel des Vorschlags im Vordergrund steht.

Darauf folgt entweder der Executive Letter des Unternehmens oder das Inhaltsverzeichnis (TOC), in welcher Reihenfolge auch immer das RFP dies verlangt. Dann kommt der Rest des Inhalts, wobei jeder Abschnitt und jede Seitenzahl im Inhaltsverzeichnis aufgeführt sind. Die hintere Abdeckung erweitert das Grundfarbschema der Vorderseite, hat aber sonst nicht viel.

Die Rückseite folgt dem Farbschema, ist aber minimal gehalten. Der einzige Text auf diesem Cover ist Firmenname und Adresse. Abhängig von der Art des Berichts kann es sich genauso gut um ein verwandtes Zitat handeln.

Beispiele und Merkmale des Deckblatts

Ein Deckblatt für Vorschläge ist das erste, was jemand von Ihrem Vorschlag sieht. Es muss das Beste von Ihnen widerspiegeln und erkennbar sein. Ein gutes Deckblatt hat folgende Eigenschaften:

Sieht ordentlich und sauber aus.
Die Komponenten sind informativ und gut organisiert, aber ziemlich einfach.
Das Layout ist attraktiv und spiegelt das Unternehmen oder Projekt wider.
Der Text enthält Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Ihr Logo, den Namen des Angebots, das Fälligkeitsdatum und den Empfänger des Angebots.

Die folgenden Beispiele wurden von Wasserversorgern oder Regierungsstellen entworfen, die mit dem State Department of Water Resources verbunden sind. Sie alle deckten Anträge auf Gewährung von Auszahlungen für Wasserschutz- oder Sanierungsprojekte ab. Wie Sie sehen können, unterscheiden sie sich sehr voneinander. Jeder hat seine Stärken und Schwächen.

Das erste Beispiel aus der Stadt Upland ist ziemlich übersichtlich und enthält die meisten benötigten Informationen. Es ist jedoch nicht sehr attraktiv, das schwarz-weiße Upland-Logo als einzige Grafik zu haben. Es könnte von Vorteil sein, den gesamten Text näher zusammen zu bewegen, sodass an den Rändern mehr Leerraum vorhanden ist. Das Logo und das zweite Textfeld könnten etwas näher an den Namen der Stadt verschoben werden, sodass sie eine große Gruppe bilden. Es benötigt auch ein Übermittlungsdatum, das ich am Ende des 2. Textfelds hinzufügen würde.

Das zweite Beispiel aus dem Riverside County Flood Control District verwendet das farbenfrohere Logo des Landkreises als Grafik - gut platziert und vergrößert. Der winzige Text oben rechts ist das Datum der Einreichung des Vorschlags. Das erste Haupttextfeld sieht etwas umständlich aus, mit der Zeile für kurze Jahre, gefolgt von der Zeile für das lange Stipendienprogramm und dann wieder für kurz. Ich würde dies auf mehrere kleinere, aber effektive Arten ändern:

Verschieben Sie das Übermittlungsdatum knapp unter die Wörter "GRANT PROPOSAL" und erhöhen Sie die Größe. Erhöhen Sie beide Zeilen, damit sie eine vom Rest getrennte Gruppierung darstellen. Diese werden dann zum "Titel" des Dokuments.
Löschen Sie im nächsten Textfeld die Jahre und verschieben Sie die längste Zeile an den unteren Rand dieser Gruppierung. Es wird dann ein Programm der Abteilung für Wasserressourcen, die es ist. Optisch sieht die Textgruppe über dem Logo ähnlich (aber umgekehrt) aus wie die Gruppe unter dem Logo. Zusammen rahmen sie das Logo ein.

Das dritte Beispiel aus dem Reclamation District 2107 zeigt ein wunderschönes Foto eines überfluteten Gebiets, das in direktem Zusammenhang mit dem Projekt steht, für das eine Finanzierung beantragt wird. Die Formatierung ist jedoch nicht sehr attraktiv. Es wäre viel besser, wenn das Foto etwas kleiner und leicht gerahmt wäre und der Text größer, etwas näher am Foto platziert. Das Datum könnte klein bleiben. Um ausgewogen auszusehen, muss der weiße Bereich oben und unten auf der Seite größer sein als der Abstand zwischen Text und Foto.

Beachten Sie die Dinge, die alle drei gemeinsam haben:

Text, in dem angegeben ist, um welches Dokument es sich handelt (Antrag 13, Zuschussvorschlag, Zuschussantrag).
Name des Projekts, für das sie eine Finanzierung beantragen.
Name der einreichenden Agentur (selbst).

Was sie nicht gemeinsam haben, aber wünschenswert sind:

Zwei haben Daten.
Zwei haben Logos.
Nur Riverside County listet die Agentur auf, bei der der Zuschuss eingereicht wird.

Drei Beispiele aktueller Deckblätter. Alle sind Zuschussanträge von Regierungsbehörden für Wasserprojekte (daher gemeinfrei).

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Wünschenswerte Elemente auf einem Deckblatt

Die drei oben gezeigten Beispiele für Deckblätter enthalten einige dieser Elemente, aber keines enthält alle. Riverside County kommt am nächsten.

Artikel	Hochland	Flussufer	Bezirk 2107
Art des Dokuments	x	x	x
Name des Projekts	x	x	x
			x
Senden an Name		x
Senden von Name	x	x	x
Logo des Einreichers	x	x
Abgabetermin		x	x

Entwerfen eines Deckblatts

Wenn Sie viele Vorschläge (oder Berichte) schreiben, für die Deckblätter erforderlich sind, ist es immer hilfreich, eine Entwurfsroutine festzulegen. Hier ist die Reihenfolge, die ich vorschlage:

Überprüfen Sie das RFP auf Deckblattanforderungen.
Wählen Sie Text.
Wählen Sie Grafiken für die Art des Vorschlags (einschließlich Logo). Das Deckblatt und der Inhalt des Vorschlags müssen übereinstimmen, da das Deckblatt die Einführung in den Inhalt darstellt. Wenn es sich bei dem Vorschlag um ein Projekt handelt, bei dem Wasserprüfungen durchgeführt werden, fügen Sie ein Foto auf das Deckblatt einer Person ein, die einen Bewässerungstest durchführt oder Sprinkler mit einer Zwischenablage in der Hand beobachtet oder etwas, das die Art des Vorschlags widerspiegelt. Setzen Sie kein Foto von sich selbst ein, wenn Sie mit einer Gruppe von Personen sprechen, auch wenn es gut aussieht, wenn diese Fähigkeit nicht angefordert wird.
Wählen Sie ein Farbschema, das entweder dem Logo oder den Farben im Hauptfoto entspricht.
Entwickeln Sie ein grundlegendes Layout. Fügen Sie ein Farbschema hinzu, dann Textfelder und Text, dann Grafiken und den dazugehörigen Text.
Verschieben Sie Grafiken und Textfelder und experimentieren Sie mit verschiedenen Positionen und Aufstellungen, bis das gesamte Cover genau Ihren Wünschen entspricht.
Irgendwann werden Sie ein Cover entwickeln, von dem Sie wissen, dass es atemberaubend ist. Wenn ja, verwandeln Sie es beim Speichern in eine Vorlage, damit Sie es wieder mit anderen Vorschlägen verwenden können.

Das Gesamtformat des Deckblatts oben ist eines von drei Bändern, die jeweils tiefer werden, wobei das gewichtigere unten angezeigt wird. Die Spitze ist das Band aus Grün und Blau, das die Farben der Umgebung und des Wassers darstellt. Die zweite in der Mitte zeigt den Namen des Projekts mit einem Foto, auf dem die Art des zu schreibenden Handbuchs und die entsprechenden Fähigkeiten aufgeführt sind. Dies bringt das Projekt und meine Qualifikationen dafür in die zentralste und auffälligste Position. Das untere Band besteht aus einem Textblock, der aus Einreichungsdetails besteht: Meine Firma und Adresse, deren Firma und Adresse sowie das Datum der Einreichung. Das Auge bewegt sich natürlich nach rechts zu dem kleinen, passenden grünen "Logo" -Element und bindet sie unbewusst zu einem breiten unteren Band zusammen.Die weißen Zwischenräume zwischen den Bändern gleichen sich aus und lassen das Cover "sauber" aussehen.

Das Analysieren solcher Deckblätter kann Ihr Auge wirklich trainieren. Wenn Sie eine eigene entwerfen und analysieren, kann dies die ersten Male beängstigend sein. Der Prozess wird jedoch interessanter, wenn Sie sich entspannen, kreativer werden und erste Ergebnisse sehen.

Um die Angst zu überwinden, ist es manchmal hilfreich, eine Vorlage zu verwenden, die von einer anderen Person erstellt wurde - Ihrem Softwareprogramm oder online - oder einen Vorschlag, der eine andere Person abdeckt, die Sie vor Ihrer Ankunft erstellt haben.

Ich habe zuerst die Farben und die Mittellinie als Richtlinie platziert. Fügen Sie dann den Titel des Vorschlags, dann die Adressen und das Logo-Foto hinzu.

Ich habe das Foto fertiggestellt, das für die Darstellung des Projekts ausgewählt wurde, sowie einige relevante Fähigkeiten. Bewegen Sie dann die Objekte leicht hin und her und auf und ab, um die beste Balance zu finden.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (beide)

Deckblattvorlage

Wenn Sie sich für die Verwendung einer Vorlage entscheiden, suchen Sie die Sammlung in Ihrer Software oder im Internet und suchen Sie nach Vorlagen, die sich ähnlich wie in Ihrem Unternehmen anfühlen. Beachten Sie, dass die bereits festgelegten Designkomponenten (Farben, Text, Grafiken) Objekte in einer der Vorlagen durch Ihr eigenes Material ersetzen und sehen, was passiert. Wenn Sie dasselbe mit den anderen tun, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass einer viel besser ist als die anderen.

Wenn Sie dann wie ich sind, werden Sie wahrscheinlich einige Änderungen sehen, die Sie an der Änderung vornehmen möchten, die Ihnen am besten gefällt. Sie nehmen die Änderungen vor und sehen eine andere. Bevor Sie es wissen, haben Sie diese Vorlage zu Ihrer eigenen gemacht. Bewahren Sie es an einem separaten Ort auf, damit Sie es leicht wiederfinden können. Sobald Sie Ihre Vorlage erstellt haben, wird es in Zukunft viel einfacher sein, Deckblätter mit demselben Layout zu erstellen.

Denken Sie daran, dass das Deckblatt zwar einen ersten Eindruck vermittelt, aber nicht der einzige Eindruck ist. Ein guter Bewerter wird auch über den Inhalt hinausschauen. Machen Sie sich also keine Sorgen darüber, ob Ihr Deckblatt gut genug ist oder nicht. Zu viel Ärger kann die Kreativität beeinträchtigen.

Dieses Tutorial zeigt, wie Sie mit Microsoft Publisher ein grundlegendes Design erstellen - eine einfache und mehr als angemessene Software. Andere Softwareprogramme, die Sie verwenden können, sind Word oder InDesign (Mac). Ich habe die obigen Cover entworfen, indem ich eine Vorlage in InDesign geändert habe. Eigentlich bevorzuge ich Publisher, aber es läuft nicht auf einem Mac.