Ein Leitfaden zur grundlegenden Terminologie der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Vor kurzem nahm ich eine Stelle bei einem globalen Personalunternehmen in der Kundendienstabteilung an und absolvierte eine 10-wöchige Schulung in Gehaltsabrechnung. Dies war eine neue Geschäftsstraße, der ich zuvor noch nie ausgesetzt war. Während meiner Ausbildung lernte ich die Grundlagen der Gehaltsabrechnung.

Dieser Artikel behandelt die Terminologie der Lohn- und Gehaltsabrechnung und ihre Steuern. Dies ist hilfreich, wenn Sie lernen möchten, wie Sie die erforderlichen Aufgaben ausführen.

Beginnen wir zunächst mit der Definition der Gehaltsabrechnung:

Senden von Gehaltsschecks an Mitarbeiter, entweder per Live-Scheck oder durch direkte Einzahlung.
Führen Sie Aufzeichnungen über die Lohnsätze der Mitarbeiter, Steuereinbehalte, Abzüge, bezahlte Freizeit usw.
Bilanzierung des Gesamtverdienstes jedes Mitarbeiters in einem Geschäftsjahr.

Bruttolohn vs. Nettolohn

Was ist der Unterschied zwischen Bruttolohn und Nettolohn? Eigentlich ist es ganz einfach.

Bruttolohn

Dieser Betrag beinhaltet die Summe des Gehalts des Mitarbeiters, das berechnet wird, bevor etwas herausgenommen wird (wie Steuern, Abzüge usw.). Wie berechnen Sie den Bruttolohn für Angestellte oder Stundenarbeiter?

Stundenlohn: Der Lohnsatz multipliziert mit den geleisteten Arbeitsstunden entspricht dem Gesamtbruttolohn.
Gehalt: Der für diesen Lohnzeitraum festgelegte Gehaltsbetrag für den Arbeitnehmer entspricht dem Gesamtbruttolohn.

Nettogehalt

Dieser Betrag beinhaltet das Bruttolohn oder den Gesamtbetrag des Mitarbeiters abzüglich aller Steuereinbehalte und -abzüge. Das Nettolohn entspricht dem, was der Mitarbeiter auf seinem Gehaltsscheck oder seiner direkten Einzahlung erhält.

Überprüfen Sie die Mindestlohnanforderungen sowohl auf Landes- als auch auf Bundesebene

Wenden Sie sich an Ihr Arbeitsministerium oder das US-Arbeitsministerium, um zu erfahren, was das Gesetz für einen Mindestlohn in Ihrem Bundesstaat vorschreibt. In einem Fall, in dem Ihr Mitarbeiter sowohl den Mindestlohnanforderungen des Bundes als auch der Länder unterliegt, müssen Sie dem Mitarbeiter den höheren Satz der beiden Mindestlohnsätze zahlen.

Arbeitszeitnachweise

Es sollte eine Methode verwendet werden, um die Zeit jedes Mitarbeiters zu erfassen, wann er zur Arbeit ein- und ausgeht, zum Mittagessen und jede persönliche Freizeit, die während des Arbeitstages genommen wird. Dies ist besonders wichtig für stündliche Mitarbeiter, da ihre geleisteten Arbeitsstunden zur Berechnung ihres regulären Entgelts sowie etwaiger Überstunden verwendet werden. Es gibt zwei gängige Methoden zum Sammeln der Zeit eines Mitarbeiters:

Manuelle Lochkarten: Dies ist eine Karte, die den Mitarbeiter identifiziert und zum manuellen Stanzen in eine Maschine verwendet wird, die einen Zeitstempel auf die Karte setzt. Später gibt eine Person in der Gehaltsabrechnung diese Zeit manuell in ihr System ein.
Elektronische Zeiterfassung: Mit einer Magnetkarte oder einem Daumenstempel kann ein Gerät aufgefordert werden, die Zeit für den Mitarbeiter elektronisch aufzuzeichnen. Niemand muss diese Zeiten manuell eingeben, da sie zum Zeitpunkt des Schlagens des Mitarbeiters aufgezeichnet werden.

Unabhängig davon, welche Methode verwendet wird, besteht der Zweck darin, die Zeit des Mitarbeiters genau aufzuzeichnen, damit er für die richtige Anzahl von Arbeitsstunden bezahlt wird.

Regelmäßige Stunden gegen Überstunden

Was ist der Unterschied zwischen regulären Stunden und Überstunden?

Regulärer Tarif: Dies ist der reguläre oder geradlinige Lohn des Mitarbeiters. Es ist ihre normale Vergütung, zum Beispiel 12 USD / Stunde. Dieser Betrag wird mit den ersten 40 Arbeitsstunden multipliziert.
Überstunden: Wenn der Mitarbeiter mehr als 40 Stunden arbeitet, werden ihm Überstunden für die zusätzlichen Stunden gezahlt. Dies ist ihr regulärer Lohnsatz, der als Zeit plus die Hälfte ihres regulären Lohnsatzes angegeben wird, der als "anderthalb" angegeben wird. Sie multiplizieren diesen Betrag mit den geleisteten Arbeitsstunden, um die Überstundenquote zu erhalten.

Wenn im obigen Beispiel der reguläre Tarif des Mitarbeiters 12 USD / Stunde beträgt, beträgt der Überstundensatz 18 USD / Stunde (12 USD + 6 USD = 18 USD). Sie können die Überstunden des Mitarbeiters auch folgendermaßen berechnen: ($ 12 + ($ 12X0,5) = $ 18) oder ($ 12 + ($ 12/2) = $ 18).

Wie berechnen Sie Überstunden, wenn der Mitarbeiter 42 Stunden gearbeitet hat?

40 Stunden X $ 12 = $ 480 reguläre Bezahlung

2 Stunden x $ 18 = $ 36 Überstunden

Gesamt = (480 USD regulär + 36 USD Überstunden) = 516 USD Bruttolohn

Steuereinbehalte

Vollzeitbeschäftigte: Für Arbeitnehmer, die nicht als Vertragsangestellte gelten, behält der Arbeitgeber Steuern von ihren Gehaltsschecks für Bundes-, Landes- und lokale Einkommenssteuern ein. Die Steuereinbehalte jedes Mitarbeiters werden auf der Grundlage seines W-4, den er zum Zeitpunkt der Einstellung abgeschlossen hat, unterschiedlich bestimmt. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass sie für jeden Arbeitnehmer den richtigen Betrag an Bundes-, Medicare- und Sozialversicherung einbehalten.
Vertragsangestellte: Diese Mitarbeiter sind für die Zahlung ihrer eigenen Einkommenssteuern zum Jahresende verantwortlich, da der Arbeitgeber keine Steuern von ihrem Gehalt einbehält.

Neue Mietformulare

Es gibt mehrere Formulare, die der Mitarbeiter zum Zeitpunkt seiner Einstellung ausfüllen muss. Diese Formulare umfassen W-4 für die Quellensteuer auf Bundeseinkommen, ein Formular für die Quellensteuer auf staatliche Einkommen und ein Formular I-9 für die Beschäftigungsfähigkeit.

Bewerbungsformular: Informationen in der Bewerbung können verwendet werden, um in Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem den Namen, die Adresse, die Kontaktinformationen usw. des Mitarbeiters einzugeben. Diese Informationen können überprüft werden, z. B. frühere Arbeitgeber und / oder Ausbildung.
W4 Federal Income Tax Withholding Form: Dieses Formular enthält Informationen zum Familienstand des Arbeitnehmers, zur Anzahl der abhängigen Personen und zu den gewählten zusätzlichen Quellensteuern.
Formular zur Quellensteuer für staatliche Einkommen: Sie müssen sich zuerst beim staatlichen Finanzamt als Arbeitgeber in diesem Staat registrieren lassen. Sie informieren Sie darüber, welche Formulare und wie viel Steuern für den Mitarbeiter einzubehalten sind.
Formular I-9 - Dieses Formular dient zur Überprüfung der Beschäftigungsfähigkeit und erfordert, dass der neue Mitarbeiter den Berechtigungsnachweis vorlegt, der aus seiner Geburtsurkunde oder seiner Green Card bestehen kann. Der Arbeitgeber wird diese Informationen überprüfen, sie müssen jedoch nicht an die staatliche Behörde gesendet werden.

Andere wichtige Dinge zu wissen

E-Verifizierung: Der Arbeitgeber kann das E-Verifizierungssystem verwenden, um seine I-9 zu überprüfen und sie mit Bundesdatenbanken zu vergleichen, um sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer berechtigt ist, in den USA zu arbeiten.
Staatliches Beschäftigungsmeldesystem: Arbeitgeber müssen ihre Arbeitnehmer beim Staat registrieren lassen, damit der Staat Informationen und Zahlungen wie Pfändungen (z. B. Unterhaltszahlungen für Kinder, Grundpfandrechte usw.) von diesen Arbeitnehmern sammeln kann.

Es gibt eine Reihe von Formularen, die Sie sowohl als Arbeitnehmer als auch als Arbeitgeber ausfüllen müssen, damit Ihre Gehaltsabrechnung und Steuern reibungslos funktionieren.

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Zahlungsperioden

Dies ist ein wiederkehrender Zeitraum, in dem die Mitarbeiter bezahlt werden. Dies kann ein wöchentlicher, zweiwöchentlicher, halbmonatlicher oder monatlicher Zeitraum sein. Die Berechnung der Höhe des Entgelts pro Periode und Jahr ist wichtig, um zu berechnen, wie viel Mitarbeiter für jede Entgeltperiode erhalten sollen.

Wöchentlich: 52 Zahlungsperioden / Jahr
Zweiwöchentlich: 26 Zahlungsperioden / Jahr
Halbmonatlich: 24 Zahlungsperioden / Jahr
Monatlich: 12 Zahlungsperioden / Jahr

Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung zum Quartal und zum Jahresende

Die folgenden Formulare können verwendet werden, um Arbeitgebersteuern beim IRS oder Ihrer staatlichen Behörde einzureichen:

Formular 941 (vierteljährlich): Dieses IRS-Formular fasst die gezahlten Löhne zusammen und wird von Arbeitgebern verwendet, unabhängig davon, ob sie steuerfrei sind oder nicht. Der Arbeitgeber meldet vierteljährlich den Betrag der einbehaltenen Lohnsteuern des Bundes, der Sozialversicherungssteuern, der Krankenversicherungssteuern und anderer damit verbundener Zahlungen und / oder Einbehaltungen.
Formular 940 (jährlich): Dieses IRS-Formular wird von Arbeitgebern verwendet, um gezahlte Löhne und Bundesarbeitslosensteuern zu melden, die für das gesamte Jahr der FUTA unterliegenden Löhne angefallen sind.
Staatliche Arbeitslosensteuern: Die meisten Arbeitgeber zahlen sowohl Bundes- als auch Landesarbeitslosensteuern.
W-2-Formular: Stellen Sie Ihren Mitarbeitern W-2 vor Ablauf der Frist zur Verfügung. Sie müssen W-2-Formulare bei der Sozialversicherungsbehörde einreichen, indem Sie entweder die tatsächlichen Formulare per E-Mail und / oder ausfüllen.