So erstellen Sie ein grundlegendes Flussdiagramm

Flussdiagramme sind Diagramme, die den Anfang bis zum Ende der Funktionsweise eines Workflows, Prozesses oder Algorithmus darstellen. Diese Diagramme werden zum Dokumentieren, Entwerfen und Analysieren in allen Geschäftsbereichen verwendet.

Erstellt von Joshua Crowder

So planen Sie ein Flussdiagramm

Das Erstellen eines Flussdiagramms für einen Prozess ist einfach. Sie müssen nur die richtigen Werkzeuge und ein wenig Fantasie haben. Klicken Sie hier, um eine Tabelle mit Flussdiagramm-Tools herunterzuladen. Die Datei enthält alle grundlegenden Symbole, die die meisten Fachleute lesen und verstehen können. Es gibt über 80 Symbole, die Sie verwenden können, aber es nützt nichts, sie zu lernen, wenn Ihre Zuschauer nicht wissen, wofür sie stehen. Allerdings enthält die Datei die beliebtesten Symbole.

Bevor Sie beginnen, müssen Sie wirklich nur wissen, wie beschreibend Sie sein möchten. Das Aufzeichnen großer Prozesse mit vielen Details kann mühsam sein. Es wird empfohlen, ein Diagramm einige Male von Hand zu zeichnen, bevor Sie elektronische Werkzeuge verwenden.

Schritt 1: Berücksichtigen Sie die Strömungsrichtung

Wenn Sie einen Prozess starten, gibt es ein abgerundetes Rechteck, das als Terminal bezeichnet wird und Ihrem Benutzer eine Warteschlange gibt. Der beste Ort, um Ihren Prozess zu starten, ist das Platzieren Ihres Startterminals in der oberen linken Ecke Ihres Diagramms. Es gibt keine wirklichen Regeln für das Erstellen von Flussdiagrammen, aber ich habe festgestellt, dass es am besten ist, einen Prozess in der oberen linken Ecke zu starten und den Prozess in der unteren rechten Ecke des Diagrammbereichs zu beenden.

Ausgehend vom oberen linken Bereich und nach rechts unten zeigt sich ein klarer Fluss für die Aktivität. Einige Leute verwenden einen Top-Down-Ansatz und das ist in Ordnung, solange es konsistent ist.

Erstellt von Joshua Crowder

Schritt 2: Flussdiagrammspuren hinzufügen

Wenn Sie ein Flussdiagramm erstellen, möchten Sie nicht, dass Ihre Daten überall vorhanden sind. Elemente in Ihrem Prozess werden leichter zu verstehen sein, wenn Sie sie zusammenfassen. Unten sehen Sie ein Beispiel für ein Flussdiagramm, das durch "Spuren" getrennt ist. Obwohl dies nicht obligatorisch ist und manchmal schwer zu befolgen ist, hält die Verwendung der Fahrspuren Ihre Karte organisiert.

Wenn Sie solche Bahnen in einem Flussdiagramm verwenden, wird der Diagrammname im Allgemeinen als Schwimmspur-Flussdiagramm bezeichnet.

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Schritt 3: Verwenden Sie Start-, Stopp- und Übergangssymbole

Um ein Flussdiagramm zu starten, benötigen Sie ein Terminal. Dieses Symbol startet den Flussprozess und stoppt ihn. Es gibt wirklich keine anderen Gründe, mehr als zwei Terminals zu haben.

Möglicherweise erreichen Sie einen Punkt, an dem Sie keine Diagrammdaten mehr auf eine Seite passen. Zu diesem Zeitpunkt würden Sie einen Off-Page-Connector verwenden. Anstatt ein Terminal zum Beenden des Prozesses zu verwenden, verwenden Sie einen Off-Page-Connector und einen Verweis darauf wie "a". Wenn Sie auf Ihrer nächsten Seite beginnen, verweisen Sie auf diesen Off-Page-Connector mit dem "a" mit einem anderen Off-Page-Connector. Mithilfe der Referenz können Sie ermitteln, wo Sie wieder abholen müssen.

Ein Nicht-Seiten-Connector funktioniert genauso, wird jedoch verwendet, wenn auf einer Seite nicht genügend Platz vorhanden ist, um einen Pfeil auf einen anderen Teil des Prozesses zu zeichnen. In diesem Fall überspringen Sie den Pfeil und verwenden eine On-Page-Connector-Referenz, um näher an den anderen Teil des Prozesses heranzukommen. Ein Beispiel ist, wenn Sie mehrere Prozesse haben, die auf einer Festplatte gespeichert werden, sich die Festplatte jedoch oben auf der Seite befindet, wenn sich Ihre zu speichernden Prozesse alle unten auf der Seite befinden. In dieser Situation kann es eine gute Idee sein, den On-Page-Connector zu verwenden, um zu verhindern, dass Zeilen andere Teile Ihrer Prozesse verwirren.

Nach der allgemeinen Flussdiagrammrichtlinie sind diese Formen die einzigen Symbole, die einen Start- oder Endpunkt innerhalb eines Flussdiagramms darstellen.

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Schritt 4: Verbinden Sie Symbole mit Linien

Mit den Linien verbinden Sie Ihre Symbole. Eine gerade Linie zeigt den Übergang von einem Teil des Prozesses zum anderen. Eine gerade Linie bewegt sich nur in einer Richtung und impliziert niemals einen Rückfluss durch den Prozess. →

Es gibt auch eine bidirektionale Leitung und eine Kommunikationsverbindung, und beide haben zwei Pfeile. Die bidirektionale Linie zeigt einen Prozess, der entweder in die Richtung oder hin und her gehen kann. Sie können eine bidirektionale Zeile verwenden, um ein Computerprogramm auf der Festplatte zu speichern, aber zeigen Sie zurück auf Ihre Position, damit der Vorgang fortgesetzt werden kann. Die Kommunikationsverbindung zeigt eine Kommunikationslinie, ob von Computer zu Computer, von Computer zu Server. Telefon zu Telefon, Fax zu Telefon oder sogar von Person zu Person.

Flussdiagramme sind nicht auf die Verwendung der obigen Linien beschränkt. Für erweiterte Flussdiagramme stehen mehr Linien zur Verfügung.

Erstellt von Joshua Crowder

Schritt 5: Speichersymbole hinzufügen

Unten sind die Symbole aufgeführt, die eine Art von Speicher darstellen. Die Festplatte wird verwendet, wenn Sie einen Computerprozess wie oben angegeben speichern.

Ein weiteres Speichersymbol ist das Band und wird meist als sequentielles Datensymbol bezeichnet. Dies wird zum Sichern eines Servers verwendet. Normalerweise wird das Band als Sicherungsdatenträger betrachtet, der zur sicheren Speicherung entfernt wird, oder als Datenträger, auf dem Informationen wiederhergestellt werden. Sie können tatsächlich auf ein Flash-Laufwerk mit diesem Symbol verweisen.

Das Dreieckssymbol mit der flachen Seite nach oben dient zur manuellen Speicherung von Dateien. Sie würden innerhalb des Dreiecks angeben, wie die Dateien sortiert sind (z. B. "A" für alphabetisch "N" nach Namen).

Speichersymbole

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Schritt 6: Prozesssymbole hinzufügen

Ein Rechtecksymbol auf der langen Seite repräsentiert einen computergestützten Prozess. Sie möchten dieses Symbol verwenden, wenn eine programmgesteuerte Aufgabe verwendet wird. Wenn diese Aufgabe das Speichern umfasst, sollte der Computerprozess eine Festplatte aktualisieren. Das Trapez dient als manueller Vorgang. Dies kann jede physische Aktion sein, z. B. eine Inspektion oder Aufgabe, die Bewegung erfordert. Die Diamantform dient zur Entscheidungsfindung. Sie müssen sicherstellen, dass Sie Ja / Nein und Pfeile an den richtigen Positionen platzieren.

Symbole verarbeiten

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Schritt 7: Hinzufügen von Eingabe / Ausgabe-Symbolen

Zuletzt haben wir die Symbole, die Eingabe- und Ausgabedaten darstellen. Sie haben die Möglichkeit, ein einzelnes Dokument oder mehrere Dokumente durch den Prozess zu verschieben. Das Trapez repräsentiert einen verschlüsselten Eingang. Dies hat wirklich die Form einer Tastatur und repräsentiert alle eingegebenen Schlüsseldaten.

Eingabe Ausgabe Symbole

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Beispieldiagramm 1: Erläuterung

Das folgende Beispiel zeigt einen Prozess, der die Lebensdauer eines Auftrags in einem Unternehmen darstellt, das Kunststoffharz vertreibt. Wie Sie sehen können, wird der Prozess durch die zuvor beschriebene Spur organisiert, indem der Benutzer des Dokuments darüber informiert wird, wo er sich im Prozess befindet.

Beispiel 1 Flussdiagramm. Dieser Prozess wurde für die Auftragsabwicklung zur Verteilung von Kunstharz geschrieben. Wenn Probleme auftreten und der Prozess keinen Endpunkt erreicht, bleibt er wechselseitig, bis eine Bestellung abgeschlossen ist.

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Beispieldiagramm 2: Erläuterung

Beispiel 2 zeigt einen Prozess derselben Firma. In diesem Diagramm sind die genauen Schritte zum Starten eines Kundenangebots im CRM-System detaillierter dargestellt. Wie Sie sehen, wird der Vorgang auf einer anderen Seite mit einem Off-Page-Anschluss fortgesetzt.

Beispiel 2 Flussdiagramm

Erstellt von Joshua Crowder

Abschließend

Ich hoffe, Sie konnten von diesem kurzen Tutorial profitieren. Ich wollte nicht zu viele meiner Regeln angeben, da Flussdiagramme nicht zu viele Einschränkungen haben sollten. Ihre Aufgabe ist es, den Prozess auf Papier sichtbar zu machen, damit Ihr Publikum weiß, was in Ihrem Kopf vor sich geht. Halten Sie Ihre Flussdiagramme jedoch einfach, es sei denn, die Benutzer benötigen weitere Details. Es gibt nichts Schlimmeres als Mitarbeiter, die Zeit in Diagrammen verbringen, für deren Erlernen sich niemand die Zeit nehmen wird. Okay, es ist schlimmer…

© 2018 Joshua Crowder