So führen Sie die Ressourcenzuweisung in Excel durch

Einführung

Die Ressourcenplanung kann einer der schwierigsten Aspekte des Projektmanagements sein, insbesondere wenn Sie dies für mehrere Projektteams in einem gesamten Unternehmen über einen langen Zeitraum durchführen möchten. Wenn Sie über Microsoft Project Server verfügen, können Sie die Ressourcenzuweisung relativ einfach durchführen, da Microsoft Project Server alle Projekte in Ihrer Organisation durchsuchen und Ihnen mitteilen kann, wo eine bestimmte Ressource zugewiesen ist. In der Standardversion von Microsoft können Sie dies jedoch nicht tun. Zu diesem Zeitpunkt ist es einfacher, in Microsoft Project oder anderswo auf Ihre Projektpläne zu verweisen und Ihre Ressourcenzuweisungsdokumentation in Excel zu erstellen. Dieser Artikel führt Sie durch alles, was Sie für Ihre Ressourcendokumentation in Microsoft Excel benötigen.

Wenn Sie an der Ressourcenzuweisung arbeiten, können Sie das Gefühl haben, ein sehr großes Rätsel zu lösen.

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Erstellen Sie eine Liste

Der erste Schritt besteht darin, eine Liste aller Ressourcen zu erstellen, für deren Zuweisung Sie verantwortlich sind. Wenn dies für ein einzelnes Projekt oder eine kleine Abteilung gilt, können Sie dies wahrscheinlich selbst tun. Wenn Sie jedoch die Ressourcenzuweisung für eine große Abteilung durchführen, in der die Mitarbeiter an Hunderten von Projekten arbeiten, müssen Sie möglicherweise eine Support-Abteilung, um sicherzustellen, dass Sie die vollständige Liste der Namen haben. Lassen Sie die Liste von jemandem überprüfen. Sie möchten nicht anfangen, Leute zu bewegen und Projektzeitpläne anzupassen, nur um herauszufinden, dass es andere Leute gab, die einige der Löcher hätten füllen können.

Faktor in der Unterstützungsarbeit

In einigen Unternehmen leisten Mitarbeiter, die an Projekten arbeiten, auch eine angemessene Menge an Unterstützungsarbeit. Der Prozentsatz der Supportarbeit, die Mitarbeiter leisten, variiert von Unternehmen zu Unternehmen und von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Es ist wichtig zu verstehen, wie viel Prozent der Supportarbeit Sie benötigen, um die Zahlen für jeden Mitarbeiter über den durchschnittlichen Arbeitstag oder die Arbeitswoche über die Dauer, für die Sie Ressourcen zuweisen, zu berechnen. Und wenn Sie nicht die Person sind, die mit der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter vertraut genug ist, stellen Sie sicher, dass Sie diese Informationen von jemandem erhalten, der es ist. Wenn Sie eine Vermutung anstellen und diese falsch ist, werden Ihre Zahlen in großem Maße abgeworfen, was zu großen Schmerzen führen kann.

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Kennen Sie die Dauer, für die Sie zuweisen

Überprüfen Sie zur Verdeutlichung immer die Dauer, für die Sie Ressourcen zuweisen sollen. Vorhersagen, wo sich Menschen in naher Zukunft aufhalten werden, sind einfacher. Je weiter Sie später nachsehen müssen, desto größer ist das Risiko, dass Sie sich irren, und wenn Sie keine Zahl eingeben müssen da draußen möchten Sie vielleicht stark darüber nachdenken, es nicht zu tun.

Projektpläne sammeln

Die Prognosen, die Sie im Rahmen der Ressourcenzuweisung erstellen, werden erheblich genauer, wenn Sie vollständige Projektpläne als Eingabe haben. Auch wenn das Projekt noch nicht offiziell gestartet wurde, sollten Sie in der Lage sein, einen umfassenden Projektplan auf hoher Ebene zusammenzustellen, in dem alle bekannten Aufgaben aufgeführt sind, die erledigt werden müssen. Zu diesem Zeitpunkt wird die Entwicklungsarbeit jedoch wahrscheinlich nur einen großen Teil der Zeit ohne Details in Anspruch nehmen, da eine Projektstrukturplanstruktur, in der alle Aufgaben detailliert aufgeführt sind, noch nicht erstellt wurde. Sie sollten jedoch weiterhin in der Lage sein, die Namen der Personen zusammenzustellen, die die Entwicklungsarbeit ausführen, sowie die Namen der Personen, die mit allen anderen Aufgaben verbunden sind. Nachdem Sie den Business Case überprüft und ein Gespräch mit der Geschäftseinheit geführt haben, die das Projekt angefordert hat, haben SieIch bekomme ein sehr hohes Gefühl für die Komplexität des Projekts und kann daraus die Dauer für jede der Aufgaben vorhersagen. Wenn das Projekt bereits im Flug ist und es eine Projektstruktur gibt, in der alle mit der Entwicklungsarbeit verbundenen Aufgaben aufgeführt sind, erhalten Sie noch detailliertere Informationen darüber, wer wann an was arbeiten wird.

Das Leveling von Ressourcen ist ein entscheidender letzter Schritt bei der Arbeit an der Ressourcenzuweisung, da es Unternehmen hilft, zu verstehen, wann sie ihre Belegschaft vergrößern und verkleinern müssen, und Projektmanagern hilft, realistische Projektpläne zu erstellen.

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Erstellen Sie Ihre Tabelle zur Ressourcenzuweisung

Die Schritte zum Übertragen aller Informationen, die Sie in einer Tabelle zur Ressourcenzuweisung in Excel gesammelt haben, sind folgende:

1. Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe in Excel und erstellen Sie neue Arbeitsblätter für jede Ressource, für die Sie Prognosen erstellen müssen.
2. Fügen Sie im ersten Blatt, das eine Handvoll Zeilen nach unten beginnt, die Namen der Projekte ein, an denen die einzelnen Personen in der ersten Spalte arbeiten werden, wobei jedes Projekt in einer eigenen Zeile abläuft.
3. Springen Sie in der leeren Zeile direkt über der Stelle, an der Sie Ihr erstes Projekt eingegeben haben, zur zweiten Zelle in der Zeile und geben Sie entweder die einzelnen Tage oder die einwöchigen Datumsbereiche für die Dauer ein, für die Sie die Ressourcenzuweisung für diese Zeile durchführen müssen. Letztendlich hängt dies davon ab, wie detailliert Sie oder Ihr Chef werden möchten.
4. Öffnen Sie den Projektplan für das erste Projekt in Ihrer Liste und filtern Sie nach den Aufgaben, an denen die Ressource beteiligt war, an der Sie beteiligt waren. Suchen Sie die Dauer für die erste Aufgabe, an der die Ressource beteiligt war, und wechseln Sie in die von Ihnen erstellte Tabelle zur Ressourcenzuweisung. Navigieren Sie zu den Zellen in dieser Projektzeile, die mit diesem Tages- oder Wochenbereich übereinstimmen, und geben Sie dann die Anzahl der Stunden ein, die diese Ressource in diesem Zeitraum eingegeben hat. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Aufgaben in allen Projekten für alle Mitarbeiter.
5. Geben Sie am Ende jeder Tages- oder einwöchigen Datumsbereichsspalte eine Formel ein, die die Gesamtzahl unserer in dieser Spalte zusammenfasst und auch die erforderliche Supportarbeit für diese Ressource berücksichtigt.
6. Überprüfen Sie die Summen. Wenn Sie einzelne Standardarbeitstage verwendet haben, ist jeder Tag, an dem ein Mitarbeiter mehr als acht Stunden benötigt, eine rote Fahne und muss überprüft werden. Es ist sehr normal, dies zu haben, wenn Sie die Zahlen summieren, und es zeigt wirklich, wie die meisten Unternehmen ihre Ressourcen überbeanspruchen und es erst erkennen, wenn sie eine solche Übung durchlaufen.
7. Nivellieren Sie Ihre Ressourcen. Hier können Sie entweder die Arbeit auf andere Personen verlagern oder die Aufgabendauer verlängern, damit alle entsprechend zugewiesen werden.

© 2017 Max Dalton