So formatieren und schreiben Sie einen professionellen Geschäftsbrief

Ein Geschäftsbrief ist für manche ein tägliches Ritual.

Von Petar Miloševi? (Eigene Arbeit), CC-BY-SA-3.0, über Wiki Commons

Geschäftskommunikation ist der Schlüssel zur Führung eines profitablen, angesehenen Unternehmens. Ein Geschäftsbrief ist für viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter ein tägliches Ritual. Ein Geschäftsbrief kann ein Geschäft abschließen oder abbrechen, und offensichtlich kann ein gut geschriebener Brief das Geschäft besser besiegeln.

Beispiel für ein professionelles Geschäftsbriefformat. Zahlen beziehen sich auf Hauptkomponenten eines Geschäftsbriefs.

Teresa Coppens, 2012

Hauptkomponenten eines großartigen Geschäftsbriefs

Es gibt zehn Hauptkomponenten eines großartigen Geschäftsbriefs:

Absenderadresse
Datum
Empfängeradresse
Ein guter erster Eindruck (Anrede)
Grund für das Schreiben (der Textkörper des Briefes)
Ende des Briefes
Bezugnehmend auf zukünftigen Kontakt
Abschluss des Briefes
Gehäuse
Schreibkräfte Initialen

1. Absenderadresse

Diese Komponente ist häufig auf dem Firmenbriefkopf enthalten. Wenn Sie jedoch keinen Briefkopf verwenden, wird die Adresse des Absenders zwei Zoll vom oberen Rand der Seite linksbündig angezeigt. Geben Sie nur die Straße, den Ort und die Postleitzahl an, gefolgt von einer Kontakttelefonnummer, einer Faxnummer und einer E-Mail-Adresse, falls zutreffend. Die passende Schriftart für Ihren Brief sollte leicht lesbar und formal sein. Die weit verbreitete Schriftart ist Times New Roman, Größe 12, eine konservative Schriftart.

2. Datum

Diese Komponente wird verwendet, um das Datum anzugeben, an dem der Brief geschrieben wurde. Wenn Sie mehrere Tage gebraucht haben, um den Brief zu verfassen, verwenden Sie das Datum, an dem der Brief fertiggestellt wurde. Verwenden Sie beim Schreiben an Unternehmen in den USA das amerikanische Datumsformat, das den Monat vor dem Tag (12. April 2012) platziert. Die Datumsgrenze sollte linksbündig bleiben und eine Zeile unter der Absenderadresse erscheinen.

3. Adresse des Empfängers

Lassen Sie nach der Absenderadresse eine leere Zeile, gefolgt von der Empfängeradresse, die ebenfalls gerechtfertigt bleiben sollte. Geben Sie für internationale Adressen den Namen des Landes in Großbuchstaben in die letzte Zeile ein. Sie sollten, wenn möglich, an eine bestimmte Person schreiben. Rufen Sie das Unternehmen an oder sprechen Sie mit Mitarbeitern des Unternehmens, wenn Sie den Namen der Person nicht haben. Geben Sie einen genauen persönlichen Titel wie Frau, Frau, Herr oder Dr. an. Wenn Sie Zweifel an der Präferenz einer Frau für den persönlichen Titel haben, verwenden Sie Frau.

4. Ein guter erster Eindruck (Anrede)

Ihr erster Eindruck beim Leser wird die Anrede Ihres Briefes sein. Stellen Sie sicher, dass der Name und der Titel der Person korrekt und richtig geschrieben sind. Wenn es unmöglich war, den Namen der Person zu finden, "Sehr geehrte Damen und Herren:" Wenn Sie sich über das Geschlecht der Person nicht sicher sind, können Sie den vollständigen Namen in einer Anrede verwenden. Zum Beispiel könnten Sie Dear Chris Williams schreiben: Wenn Sie sich über Chris 'Geschlecht nicht sicher wären. Der Name in Ihrer Anrede sollte derselbe sein, der für die Adresse des Empfängers verwendet wird. Lassen Sie nach der Anrede eine leere Zeile.

5. Grund für das Schreiben eines Geschäftsbriefs (der Hauptteil des Briefes)

Geschäftsbriefe können aus vielen Gründen geschrieben werden, z.

Anfrage (um Informationen zu bitten)
Bitte (jemanden bitten, etwas zu tun)
Entschuldigung (um sich zu entschuldigen)
Beschwerde (um sich über ein Problem zu beschweren)

Wenn Sie ein Anfrage- oder Anforderungsschreiben schreiben, können Sie mit dem Schreiben beginnen: „Könnten Sie möglicherweise…“ oder „Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie…“. Wenn Sie schlechte Nachrichten übermitteln oder sich entschuldigen, sollten Sie taktvoll und höflich sein und den Grund angeben für das Problem. "Leider können wir Ihre Bestellung aufgrund von… nicht rechtzeitig bearbeiten." Oder "Leider können wir Sie zu diesem Zeitpunkt aufgrund überwältigender früherer Verpflichtungen nicht treffen."

Verwenden Sie beim Schreiben Ihres Briefes ein Blockformat. Ziehen Sie keine Absätze ein, sondern ein Leerzeichen. Lassen Sie zwischen den Absätzen ein Leerzeichen. Beim Schreiben eines Geschäftsbriefs ist es sehr wichtig, sich daran zu erinnern, dass Prägnanz der Schlüssel ist. Öffnen Sie im ersten Absatz freundlich und geben Sie Ihren Zweck schriftlich an. Der nächste Absatz sollte Einzelheiten enthalten, die den Grund für das Schreiben begründen. Ein dritter Absatz kann Hintergrundinformationen und unterstützende Details enthalten.

6. Beenden des Geschäftsbriefs

Der abschließende Absatz sollte den Zweck des Schreibens wiederholen und erforderlichenfalls eine Maßnahme anfordern. "Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie weitere Fragen haben." "Ich würde mich gerne mit Ihnen treffen, um diese Angelegenheit weiter zu besprechen." Wenn Dokumente beigefügt werden sollen, sollte dies auch im abschließenden Absatz angegeben werden. "Im Anhang finden Sie…"

7. Zukünftigen Kontakt zulassen

Der abschließende Absatz sollte sich auch auf zukünftige Kontakte beziehen, z. B. "Ich freue mich darauf, Sie nächsten Mittwoch zu treffen."

8. Abschluss des Briefes

Der Abschluss Ihres Briefes hängt von Ihrer Beziehung zum Empfänger ab. "Mit freundlichen Grüßen" ist viel formeller als "Mit freundlichen Grüßen". Wenn der Leser Ihnen bekannt ist, kann "Mit freundlichen Grüßen" verwendet werden. Lassen Sie nach dem entsprechenden Schließen, gefolgt von einem Komma, vier Zeilen für Ihre Unterschrift und geben Sie Ihren Namen und Ihre Position ein.

9. Gehäuse

Wenn dem Brief Anlagen beigefügt sind, geben Sie dies an, indem Sie "Enc" schreiben. eine Zeile unter dem Abschluss. Wenn mehrere Dokumente enthalten sind, ist es angebracht, jedes Dokument zu benennen.

10. Schreibkräfte Initialen

Wenn Sie den Brief verfasst haben, aber jemand anderes ihn eingegeben hat oder Sie den Brief für eine andere Person eingegeben haben, werden die Initialen des Schreibers nach den Beilagen angezeigt. Wenn Sie der Absender sind und den Brief selbst eingegeben haben, lassen Sie die Initialen der Schreibkraft weg.

Lass dir Zeit!

Professionelle Geschäftsbriefe folgen einer formalen Gliederung, die ihnen ein poliertes Aussehen verleiht. Der Inhalt ist jedoch das wichtigste Merkmal, das ein positives Ergebnis für den Zweck Ihres Briefes gewährleistet. Es ist unbedingt erforderlich, dass Ihre Rechtschreibung und Grammatik einwandfrei sind. Lesen Sie Ihre Arbeit daher vor dem Senden zwei- oder dreimal Korrektur. Stellen Sie sicher, dass Ihre Formulierung höflich, taktvoll und auf den Punkt ist. Führungskräfte haben zeitliche Einschränkungen und verbringen wahrscheinlich keine Zeit damit, Prosa zu lesen, die weitläufig ist und zu lange dauert, um den Punkt zu erreichen. Nehmen Sie sich Zeit, um die Richtlinien in diesem Artikel zu befolgen und Ihren prägnanten Inhalt sorgfältig zu bearbeiten. Das Ergebnis ist ein professioneller Brief.