Umgang mit Mitarbeiterdiebstahl

Umgang mit Mitarbeiterdiebstahl

Autor

Mitarbeiterdiebstahl: Es kann Ihnen passieren

Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, ist das Vertrauen in Ihre Mitarbeiter sowohl notwendig als auch riskant. Einerseits benötigen Sie Mitarbeiter, die Sie bei allen Aspekten des Geschäftsbetriebs unterstützen können, von der Interaktion mit Kunden und Kunden über den Umgang mit Lieferanten bis hin zu Zahlungen, Buchhaltung, Kostenverfolgung und Lagerregalen. Selbst einige Mitarbeiter mit beeindruckenden Lebensläufen und Referenzen können jedoch unehrlich sein. Wenn ein solcher Mitarbeiter für die Entgegennahme von Zahlungen, den Kauf von geschäftsbezogenen Artikeln und / oder das Ausgleichen von Konten verantwortlich ist, ist die Versuchung, von Ihrem Unternehmen abzuweichen, möglicherweise zu groß. Einige Mitarbeiter sind geschickt darin, ihren Diebstahl zu verbergen, andere begehen Betrug.

Die Statistiken über Mitarbeiterdiebstahl sind überraschend, wenn nicht schockierend.

Im Jahr 2011 ergab eine Umfrage der National Retail Federation, dass die Verluste aufgrund von Mitarbeiterdiebstahl, Ladendiebstahl, Papierkramfehlern und Lieferantenbetrug 34,5 Milliarden US-Dollar oder 1,41 Prozent des Einzelhandelsumsatzes ausmachten. Davon entfielen 43,9% auf Mitarbeiterdiebstahl. deutlich mehr als Ladendiebstahlverluste (35,7%).

Während einige Mitarbeiterdiebstähle als relativ gering eingestuft werden können (Diebstahl von Büromaterial, Verwendung von Unternehmensausrüstung für den persönlichen Gebrauch), entstehen größere Verluste durch die Fälschung von Zeitaufzeichnungen, den Diebstahl von proprietären Geschäftsinformationen wie Kundenlisten sowie die Bearbeitung von Konten und Aufzeichnungen, um mehr Geld zu verdienen in der Tasche des Mitarbeiters.

Unglücklicherweise für diesen Autor stellte ich fest, dass eine vertrauenswürdige Mitarbeiterin, die seit ihrer Eröffnung bei meiner Anwaltskanzlei war, sich über einen Zeitraum von 5 Monaten im Jahr 2019 sowohl über die Gehaltsabrechnung als auch über die Geschäftskreditkarte für eine Vielzahl persönlicher Einkäufe überbezahlte Sie war meine einzige Angestellte, und ich hatte mit ihr zusammengearbeitet, als wir beide im Jahr zuvor bei einer anderen Firma beschäftigt waren. Diese Mitarbeiterin war für die Kundenaufnahme, die Gehaltsabrechnung (für uns beide) und die Forderungen verantwortlich, und sie war auch meine Sekretärin und Rechtsanwaltsfachangestellte. Sie hatte Zugang zu einer Firmenkreditkarte und zu Firmenkonten. Der Mitarbeiter hat auf meine Anfrage auch unsere Gehaltsabrechnungsdienste, Website, Werbung und Marketing eingerichtet. Sie sagte wiederholt zu mir: "Ich möchte, dass Sie sich auf die Ausübung des Rechts konzentrieren können - ich werde mich um alles andere kümmern."Diese Worte kamen zurück, um mich zu verfolgen, als ihr Mitarbeiterdiebstahl mich in fünf kurzen Monaten etwas mehr als 20.000 Dollar kostete.

Fünf Anzeichen von Mitarbeiterdiebstahl

Was tun, wenn Sie Mitarbeiterdiebstahl entdecken oder vermuten?

1. Wenn Sie den Mitarbeiter nicht auf frischer Tat ertappen (siehe Nr. 7 unten), melden Sie den mutmaßlichen Diebstahl sofort Ihrer Personalabteilung, falls vorhanden, und koordinieren Sie sich mit der Abteilung gemäß allen veröffentlichten Verfahren im Mitarbeiterhandbuch. Möglicherweise möchten Sie die Angelegenheit auch mit Ihrer Buchhaltungsabteilung besprechen, falls Sie eine haben.
2. Wenn der Mitarbeiter Zugriff auf Geschäftskreditkarten, Bargeld, Bankkonten, Kundenkonten oder Waren hat, beschränken oder sperren Sie den Zugriff sofort. Dies umfasst die Meldung des mutmaßlichen Diebstahls an Banken und die Entfernung des Mitarbeiters als autorisierter Unterzeichner oder Vertreter auf allen Konten. Beschränken Sie den Zugriff der Mitarbeiter auf die Geschäftsräume und alle Standorte, an denen Ihr Unternehmen abgewickelt wird, wenn möglich.
3. Wenn Sie keine Personalabteilung und / oder kein veröffentlichtes Mitarbeiterhandbuch haben, sorgen Sie dafür, dass ein Dritter bei einem Telefonanruf oder einem Treffen mit dem Mitarbeiter, der des Diebstahls verdächtigt wird, anwesend ist.
4. Bereiten Sie sich auf ein Telefonat oder ein Treffen mit dem Mitarbeiter vor und ziehen Sie Beweise dafür, dass Sie Dokumente haben oder den Verdacht auf Diebstahl unterstützen.
5. Suspendieren oder kündigen Sie den Mitarbeiter sofort, abhängig von Ihren Beweisen und wenn es ein Mitarbeiterhandbuch gibt, nachdem Sie die veröffentlichten Richtlinien und Verfahren befolgt haben. Es wird empfohlen, dass Sie während dieses Meetings oder Telefonanrufs eine dritte Person anwesend haben.
6. Melden Sie den Diebstahl sofort der Polizei.
7. Wenn Sie den Mitarbeiter beim Diebstahl erwischen, rufen Sie sofort die Polizei an, bevor Sie den Mitarbeiter verlassen lassen.
8. Melden Sie den Diebstahl sofort Kunden oder Kunden, wenn der Mitarbeiter Zugriff auf vertrauliche Informationen hatte, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Sozialversicherungsnummern, Bankkontonummern und / oder Kreditkartennummern.
9. Wenn dem Mitarbeiter ein Laptop oder ein anderes tragbares Gerät ausgestellt wurde, auf dem vertrauliche Kunden- oder Kundeninformationen gespeichert sind, sichern Sie sofort die Rückgabe dieses Computers oder dieser Geräte. Sämtliches Eigentum des Unternehmens sollte zurückgesandt werden, einschließlich Mobiltelefonen, Mitgliedskarten und anderer Methoden, mit denen Unternehmensausgaben getätigt werden können (z. B. Kraftstoffkreditkarten).

Verhindern Sie Mitarbeiterdiebstahl in Ihrem Unternehmen

Schritte, die Sie unternehmen können, um Mitarbeiterdiebstahl zu verhindern oder zu minimieren

Die Einstellung von Mitarbeitern ist eine heikle Praxis. Möglicherweise möchten Sie einen Arbeitsrechtsanwalt konsultieren, um sicherzustellen, dass Ihre Einstellungspraktiken nicht diskriminierend sind. Ein Anwalt kann Ihnen auch bei der Entwicklung eines Mitarbeiterhandbuchs helfen, das sich mit Situationen wie Mitarbeiterdiebstahl befasst. Ein Wettbewerbsverbot kann auch ratsam sein, um Geschäftsgeheimnisse und Kundenlisten zu schützen.

Seien Sie von Anfang an proaktiv bei der Schadensverhütung. Dies kann in Verbindung mit sorgfältigen, legalen Überprüfungspraktiken für Mitarbeiter eine gewisse Versicherung für den Kleinunternehmer darstellen.

Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um Mitarbeiterdiebstahl zu verhindern oder zu minimieren:

• Fordern Sie vor der Einstellung mindestens drei von einem potenziellen Mitarbeiter aufgeführte professionelle Referenzen an und wenden Sie sich an diese
• Wenn der Mitarbeiter Zugang zu Bargeld und / oder Konten hat, führen Sie regelmäßige Audits durch und gleichen Sie die Bücher häufig aus (mindestens einmal pro Monat).
• Erklären Sie und lassen Sie den Mitarbeiter Beschäftigungsrichtlinien und -verfahren in Bezug auf die autorisierte Verwendung von Firmenkreditkarten und die Zahlung von Unternehmenskäufen mit Unternehmensmitteln unterzeichnen
• Erklären Sie und lassen Sie den Mitarbeiter Beschäftigungsrichtlinien und -verfahren unterzeichnen, die die Verwendung von Firmenkreditkarten und die Zahlung von Firmenmitteln für persönliche Ausgaben verbieten
• Erwägen Sie, einen Anwalt aufzufordern, eine durchsetzbare Wettbewerbsverbotsvereinbarung auszuarbeiten, um proprietäre Kundenlisten und Marketingstrategien des Unternehmens zu schützen
• Erwägen Sie, eine Vorautorisierung von Ausgaben für einen geschäftsbezogenen Kauf von mehr als einhundert Dollar in einer einzelnen Transaktion und für jede Situation zu verlangen, in der mehrere geschäftsbezogene Transaktionen in einer bestimmten Woche drei überschreiten
• Ziehen Sie in Betracht, von jedem Mitarbeiter (nicht auf einer Zeitschaltuhr) zu verlangen, dass er die täglich für Arbeitsaufgaben aufgewendeten Stunden mit einer Beschreibung jeder Aufgabe berücksichtigt
• Wenn Sie sich bereit erklären, die Krankenversicherung oder andere Kosten (z. B. Mobiltelefondienst) zu bezahlen, sollten Sie eine direkte Zahlung an den Anbieter veranlassen, anstatt den Mitarbeiter direkt zu erstatten

Kennen Sie Ihre Rechte, wenn ein Mitarbeiter Ihnen gestohlen hat

Autor

Mitarbeiterdiebstahl: Das Mitnehmen

Die Lehren, die ich aus dem Diebstahl von Mitarbeitern gezogen habe, waren schwierig. Zum Zeitpunkt dieses Schreibens befindet sich die Angelegenheit in einem Strafverfahren. Ich habe noch nicht entschieden, ob ich meinen ehemaligen Mitarbeiter in einem Zivilgericht verfolgen soll.

Dieser Kleinunternehmer kann die Verluste, die ich erlitten habe, möglicherweise nie wieder wettmachen. Ich werde sicherlich nicht die unzähligen Stunden zurückerhalten, die ich damit verbracht habe, Berichte bei der Polizei und dem FBI einzureichen, mich mit Bank- und Kreditkarteninstituten zu treffen, mit Kunden in Kontakt zu treten, um sie auf den Diebstahl aufmerksam zu machen und mit dem möglichen Kompromiss der sensiblen Informationen der Kunden umzugehen. Dieses Mal und der emotionale Tribut, den es gekostet hat, übersteigt den tatsächlichen Geldbetrag, der meinem kleinen Unternehmen gestohlen wurde, bei weitem.

Seit ich den Diebstahl von Mitarbeitern entdeckt habe, habe ich erfahren, dass vielen anderen Freunden und Kollegen ähnliche Situationen passiert sind. Während ich glaube, dass eine vollständige Prävention schwierig zu erreichen ist, können kleine Unternehmen sicherlich bestimmte Schritte unternehmen, um das Verlustrisiko zu minimieren.

Wie häufig ist Mitarbeiterdiebstahl?

Mit Fremden sprechen: Was wir über die Menschen wissen sollten, die wir nicht kennen

Bei Diebstahl von Mitarbeitern können rechtliche Schritte erforderlich sein

Autor

© 2020 Stephanie Marshall