Wie man effektive Meetings bei der Arbeit abhält

So verhindern Sie, dass Meetings Zeitverschwendung sind

Meetings sind eine der häufigsten Arten, wie Menschen bei der Arbeit miteinander kommunizieren. Wenn Besprechungen richtig durchgeführt werden, können Missverständnisse reduziert, neue Ideen generiert, gemeinsame Teamziele gestärkt und Probleme gelöst werden. In den meisten Organisationen sind Besprechungen ein wichtiger Bestandteil des Entscheidungsprozesses. Ein kluger Anführer weiß aber auch, dass seine Mitarbeiter jedes Mal, wenn er eine Besprechung einberuft, von der Arbeit abgehalten werden, für die sie eingestellt wurden. Wenn Meetings nicht richtig geplant und durchgeführt werden, können Menschen frustriert, als selbstverständlich und überarbeitet angesehen werden.

Die Teilnehmer sollten die Meetings verlassen und sich gestärkt und inspiriert fühlen, nicht verwirrt und desillusioniert. Hier finden Sie einige Tipps und Vorschläge, mit denen Sie effektive und unterhaltsame Besprechungen am Arbeitsplatz durchführen können. Bei sorgfältiger Planung enden die Besprechungen mit dem Gefühl, dass etwas Sinnvolles erreicht wurde.

Das Abhalten effektiver Meetings beginnt mit der Auswahl des richtigen Treffpunkts. Buchen Sie Ihren Besprechungsraum frühzeitig, damit er bei Bedarf zur Verfügung steht.

9 Möglichkeiten für ein effektives und produktives Arbeitstreffen

1. Wählen Sie den richtigen Ort für das Meeting.

Wählen Sie den richtigen Tagungsort und stellen Sie sicher, dass Sie ihn vor und nach dem Meeting mit einem angemessenen Zeitpuffer gebucht haben, damit Sie den Raum einrichten, Gäste begrüßen und ihre Fragen anschließend beantworten können. Indem Sie vor und nach dem Hauptteil des Meetings Platz schaffen, vermeiden Sie unangenehme Situationen, in denen Personen auftauchen, bevor Sie bereit sind oder das Meeting Überstunden macht und Sie sich aus dem Raum beeilen müssen, damit die Gruppe nach Ihnen geplant werden kann pünktlich starten.

2. Verstehen Sie, welche Art von Besprechung Sie haben werden (und setzen Sie dieses Ziel um).

Wird es ein gemeinsames Treffen sein, bei dem jeder an der Diskussion teilnehmen soll, oder wird es ein Treffen sein, bei dem Sie den größten Teil des Gesprächs führen? Im Allgemeinen gibt es drei Haupttypen von Besprechungen, die auf dem Informationsfluss basieren.

Treffen zur Informationsverbreitung: Der Leiter präsentiert Fakten, erklärt eine neue Richtlinienrichtung oder demonstriert einen Prozess oder ein Verfahren. Möglicherweise haben die Teilnehmer nach der Hauptpräsentation Zeit, Fragen zu stellen, aber die Informationen fließen größtenteils von oben nach unten.
Treffen zum Sammeln von Informationen: Der Leiter bittet die Teilnehmer um Input und Feedback. Beispielsweise können die Vorsitzenden der Unterausschüsse gebeten werden, die Ergebnisse ihrer Gruppe vorzulegen. Oder vielleicht braucht der Meetingleiter Ideen, um die Herstellungs- oder Verwaltungsprozesse zu verbessern, und möchte den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Ideen anzubieten. Bei dieser Art von Besprechung erfolgt der Informationsfluss von den Gruppenteilnehmern bis zum Leiter.
Kollaborative Meetings: Brainstorming-Sitzungen, interaktive Workshops, strategische Planung und Meetings, deren Zweck darin besteht, Ideen zur Lösung eines Problems zu generieren oder einen Plan für die Zukunft zu entwickeln, erfordern einen gegenseitigen Informationsfluss hin und her. In solchen Sitzungen fungiert der Besprechungsleiter häufig als Moderator, der den reibungslosen Ablauf gewährleistet und die kreative Energie der Gruppe in nützliche Lösungen umwandelt, die der gesamten Organisation dienen.

3. Verteilen Sie eine Tagesordnung im Voraus.

Indem Sie im Voraus eine Tagesordnung an alle Besprechungsteilnehmer senden, können sich die Teilnehmer ordnungsgemäß auf ihre Rolle vorbereiten. Sie werden wissen, welche Themen diskutiert werden, über welche Abschnitte sie sprechen sollen und wer noch an dem Treffen teilnehmen wird. Es ist einfach unprofessionell und ineffektiv zu erwarten, dass Leute zu einem Meeting erscheinen, auf das sie sich nicht vorbereiten können. Sie organisieren ein Geschäftstreffen, keine Überraschungsparty. Stellen Sie daher sicher, dass Sie klare Informationen bereitstellen.

4. Laden Sie die richtigen Leute ein.

Haben Sie jemals in einer Besprechung gesessen und sich gefragt, warum um alles in der Welt Sie dort waren? Die besprochenen Themen wirken sich nicht auf Ihre Abteilung aus, Sie verfügen nicht über die Erfahrung oder das Fachwissen, um zur Diskussion beizutragen, oder Sie haben eine enge Frist für ein eigenes Abteilungsprojekt und haben einfach keine Zeit zu verlieren. Ja, leider planen einige Manager Besprechungen mit der Einstellung "Je mehr, desto besser". Statt nur die Personen einzuladen, die die Themen auf der Tagesordnung am dringendsten besprechen müssen, wird eine pauschale Einladung verschickt, und Personen aus allen Bereichen des Unternehmens sind eingeladen voraussichtlich teilnehmen.

Wenn Sie ein effektives Meeting planen möchten, sollten Sie bei der Erstellung Ihrer Teilnehmerliste selektiv vorgehen. Eine Möglichkeit zu entscheiden, ob jemand an einer Besprechung teilnehmen soll, besteht darin, sich zu fragen, ob die Person eine der auf der Besprechung getroffenen Entscheidungen treffen muss oder nicht. Wenn die Antwort Ja lautet, nehmen Sie diese Person in die Liste der eingeladenen Personen auf.

Die effektivsten Besprechungsplaner sind diejenigen, die die Zeit ihrer Teilnehmer genauso schätzen wie ihre eigene.

5. Geben Sie zu Beginn den Ton an.

Kommen Sie früh an und lassen Sie Ihre Materialien organisieren, bevor das Meeting beginnt. Richten Sie Ihre AV-Geräte ein und testen Sie sie, bevor die Teilnehmer eintreffen. Wenn sie durch die Türen des Besprechungsraums gehen, sollten Sie Zeit gehabt haben, einen schnellen Pflege-Check durchzuführen und dann bereit sein, sie mit einem freundlichen Lächeln und einem sympathischen Gruß zu begrüßen. Beruhigen Sie Ihre Besprechungsteilnehmer und stellen Sie sicher, dass sie wissen, dass ihre Anwesenheit geschätzt wird. Wenn die Besprechung beginnt, werden sie eher aufpassen und sich mit den Vorgängen beschäftigen.

6. Wählen Sie die richtige Raumkonfiguration für das Meeting.

Die Art der Besprechung, die Sie abhalten (Informationen geben, Informationen aufnehmen oder Probleme lösen), hilft Ihnen bei der Entscheidung, wie die Tische und Stühle aufgestellt werden sollen. Zum Beispiel wäre es in einem Informationsgespräch, in dem eine Person den größten Teil - wenn nicht den ganzen - des Sprechens erledigt, angemessen, die Tische und Stühle im Klassenzimmer mit den Teilnehmern nach vorne zu ordnen. In einer Besprechung, die interaktiver ist, z. B. in einer Besprechung zur Problemlösung, in der die Teilnehmer sprechen und einander zuhören sollen, wird eine Hufeiseneinstellung (ein Quadrat oder ein Rechteck mit Sitzen und Stühlen auf drei der vier Seiten) verwendet geeignet sein.

7. Stellen Sie sicher, dass Sie richtig ausgeruht und voller Energie sind.

Als Besprechungsleiter geben Sie den Ton für die Durchführung der Besprechung an. Wenn Sie Gähnen unterdrücken oder durch den Raum schlurfen, als ob Ihre Batterien leer wären, können Sie nicht erwarten, dass andere im Raum beschäftigt bleiben und sich für das interessieren, was Sie sagen.

8. Sorgen Sie für angemessene Erfrischungen.

Wenn Sie ein langes Meeting haben, das den größten Teil des Vormittags oder Nachmittags in Anspruch nimmt, ist es nach Möglichkeit eine gute Idee, leichte Erfrischungen wie Tee, Kaffee, Obst und Teekekse anzubieten, um die Menschen zu überraschen. Stellen Sie zumindest Wasser bereit. Wenn Sie keine Erfrischungen anbieten können, machen Sie während des Meetings eine Pause, damit die Leute ihre eigenen Snacks essen oder etwas aus dem Kaffeekiosk holen können.

9. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie effektive Meetings durchführen, indem Sie Kurse und Schulungsprogramme belegen.

Die Tipps und Vorschläge in diesem Artikel zur Durchführung eines effektiven Meetings wurden von einer Organisation inspiriert, die seit fast 100 Jahren Sprech- und Führungsqualitäten vermittelt: Toastmasters International. Bei einem Toastmasters-Meeting lernen Sie nicht nur, wie Sie Ihre Ängste, mit einem Publikum zu sprechen, beruhigen, sondern auch, wie Sie ein Meeting planen und leiten, Zeit effektiv verwalten, mit Ablenkungen umgehen und Ihren Kollegen aussagekräftiges Feedback und Unterstützung geben. Sie lernen sogar, cool zu bleiben und auf den Beinen zu denken, wenn die Dinge nicht wie geplant verlaufen.

Indem Sie Ihre Fähigkeiten zur Planung von Meetings und Veranstaltungen im Rahmen Ihres kontinuierlichen Engagements für die berufliche Entwicklung weiterentwickeln, können Sie sich auf Erfolg einstellen, während Sie Ihre Karriere vorantreiben. Wer liebt nicht einen Mitarbeiter, der meisterhaft ein unterhaltsames, produktives Meeting zusammenbringen kann?