So erstellen Sie einen Projektmanagementplan

Der Projektplan: Was und warum?

Ein Plan ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Um ehrlich zu sein, scheitern die meisten Projekte, auch solche mit guten Plänen. Aber ein Projekt ohne Plan ist hoffnungslos. Das Projektteam ist sicher, eine Sache zu liefern, wenn der Kunde eine andere wünscht, zu spät kommt oder das Budget überschreitet. Ein guter Projektplan kann uns zum Erfolg verhelfen, indem all diese und viele andere Probleme vermieden werden.

Ein Projektplan legt uns fest, um das Projekt zu verwalten. Was genau bedeutet das? Mit einem Plan können wir:

• Befolgen Sie die Schritte im Plan
• koordinieren Sie die Bemühungen eines Teams mit vielen Fähigkeiten
• Seien Sie flexibel genug, um mit Veränderungen umzugehen, einschließlich neuer guter Ideen und des Umgangs mit Problemen
• Liefern Sie die gewünschten Ergebnisse pünktlich und unter Budget

Als Projektmanager ist mein Ziel mehr als die Kundenzufriedenheit - es ist die Freude der Kunden. Und der Projektmanagementplan ist mein wichtigstes Werkzeug.

Ein guter Projektmanagementplan deckt jeden Aspekt eines Projekts ab. Laut dem Project Management Institute (PMI) gibt es neun Bereiche, die wir planen und verwalten müssen, um bei einem Projekt erfolgreich zu sein. Gehen Sie mit mir und ich zeige Ihnen, was sie sind und wie Sie einen Projektmanagementplan für Ihr nächstes Projekt erstellen.

Ich habe über 4.000 Projektmanager unterrichtet und vier Bücher über Projektmanagement geschrieben. Sie müssen nicht alle lesen. Wenn Sie die Schritte in diesem Artikel befolgen, sind Sie den meisten Fachleuten, die ich getroffen habe, weit voraus!

Inhaltsverzeichnis

• Ein vollständiger Plan zahlt sich aus

  Ein Projekt mit einem Plan wird früher und zu geringeren Kosten abgeschlossen.

• Der einfachste Projektplan: Umfang, Zeit und Kosten

  Planen Sie, was Sie liefern, wann Sie es erledigen und wie viel es kosten wird.

• Entscheidende Elemente eines großartigen Projektplans

  Erfahren Sie, wie Sie die sechs Prozessfaktoren (p) planen, die den Projekterfolg sicherstellen

• Erstellen Sie Ihren nächsten Projektplan Mit

  den Schritten in diesem Artikel können Sie Ihren nächsten Projektplan erstellen.

• Verwenden Sie Ihren Projektplan jeden Tag

  Ihr Plan leitet Ihr Projekt - jeden Tag!

Ein vollständiger Plan zahlt sich aus

Wenn Sie diesen Artikel gelesen haben, wissen Sie, wie Sie einen vollständigen Projektmanagementplan erstellen, der neun Probleme abdeckt, die geplant und verwaltet werden müssen.

Es klingt nach viel Arbeit - aber das muss nicht unbedingt stimmen.

Ich kann einen solchen Plan in ungefähr 45 Minuten für ein kleines Projekt erstellen. Und wenn ich das tue, wird dieses Projekt wahrscheinlich 5 statt 8 Stunden dauern und den Kunden begeistern, anstatt ihn zu frustrieren. Tatsächlich habe ich gerade mein Einkommen verdoppelt, indem ich einen Projektplan erstellt habe. Ich arbeite schlauer - ich habe Frustration und Verschwendung reduziert.

Natürlich dauert ein Projektplan für ein großes Projekt länger. Aber es zahlt sich immer aus. Die für die Planung aufgewendete Zeit spart jedes Mal mehr Zeit für das Projekt als nötig.

In der Tat können die Einsparungen enorm sein. Ich wurde einmal gerufen, um ein Projekt mit einem Budget von 10 Millionen Dollar zu retten. Es war bereits eine totale Katastrophe - 1,5 Millionen Dollar ausgegeben, nichts zu zeigen und Monate verschwendet. Die Aktie des Unternehmens würde einen Sprung machen, wenn dieses Produkt auch zu spät herauskam. Ich habe dem Team beigebracht, wie man einen Projektplan erstellt, und wir haben den Plan gemeinsam erstellt. Weniger als einen Monat später hatten wir einen neuen Plan, der die besten Fähigkeiten jedes Teammitglieds und jedes Beraters nutzte, und das neue Produkt sollte im Rahmen des neuen Projektplans pünktlich geliefert werden.

Sicher, die Erstellung dieses Plans kostete ungefähr 10.000 US-Dollar. Aber es sparte dem Unternehmen 10 Millionen Dollar und half dem Unternehmen, in den nächsten Jahren etwa hundert Millionen Dollar zu verdienen.

Abbildung 1: Das Eisendreieck

Das Eiserne Dreieck: Eine Erweiterung des Anwendungsbereichs erfordert mehr Zeit und mehr Geld.

Sid Kemp

Der einfachste Projektplan: Umfang, Zeit und Kosten

Der einfachste Projektplan besteht aus mindestens drei Elementen: Umfang, Zeit und Kosten. Oder im Klartext:

• Geltungsbereich: Was machen wir?
• Zeit: Wie lange wird es dauern? Wann werden wir beginnen und wann werden wir fertig sein?
• Kosten: Wie viel kostet es?

Angenommen, ein Kunde beauftragt mein Team mit der Erstellung einer Website. Wenn ich sage: "Ich werde die gewünschte Website in zwei Wochen für 1.200 US-Dollar erstellen lassen", dann ist dies die Zusammenfassung von Umfang, Zeit und Kosten des Projekts. Aber ich muss den vollständigen Plan ausarbeiten, um sicherzustellen, dass die Website, die wir erstellen, den Wünschen des Kunden entspricht und dass wir sie in zwei Wochen für 1.200 US-Dollar wirklich fertigstellen können.

Umfang, Zeit und Kosten werden als "Eisernes Dreieck" bezeichnet (siehe Abbildung 1). Warum? Da sich Eisen nicht dehnt und sobald ein Dreieck zwei Seiten fixiert hat, kann sich die andere Seite nicht ändern, ohne das Dreieck zu brechen. Das Eiserne Dreieck erinnert Kunden daran, dass sie nicht mehr bekommen können, als sie bezahlt haben. Wenn sie sich für einen bestimmten Zeitraum und bestimmte Kosten auf einen bestimmten Umfang einigen, können sie später nicht zurückkommen und sagen: "Ich möchte mehr." In diesem Fall zeigen wir ihnen das Eisendreieck und sagen: "Sie können ein Eisendreieck nicht dehnen. Wenn Sie mehr Ergebnisse erzielen möchten, benötigen wir mehr Zeit für die Arbeit, und es wird auch mehr Geld kosten."

Schauen wir uns jedes dieser drei Elemente genauer an.

Geltungsbereich: Was machen wir?

Es mag einfach erscheinen: Wir erstellen eine Website. Der Kunde geht jedoch möglicherweise davon aus, dass es Videos und 16 Seiten sowie einen Einkaufswagen geben wird, obwohl in Ihrem Angebot eindeutig angegeben ist, dass eine Website mit 1.200 US-Dollar bis zu fünf Fotos, sechs Seiten, kein Video und keinen Einkaufswagen enthält. Um eine Scope-Erklärung abzugeben, die der erste Abschnitt des Projektplans ist, schreiben wir auf, was wir liefern werden.

Und wir schreiben auch auf, was wir nicht liefern werden. Kunden neigen dazu, sich daran zu erinnern, dass Sie zu allem, was sie wollten, "Ja" gesagt haben, selbst wenn Sie "Nein" gesagt haben. Nehmen wir also an, der Kunde hat nach einem Video gefragt, und Sie sagten: "Gerne verlinke ich ein Video, wenn Sie eines bereitstellen. Das Erstellen eines Videos ist jedoch nicht im Preis von 1.200 US-Dollar enthalten und kann nicht in zwei Schritten durchgeführt werden." Wochen." Wenn dies in der Planungsbesprechung passiert ist, stellen Sie sicher, dass dies auch im Projektplan in einem Abschnitt namens "Ausschlüsse" enthalten ist. Wir können höflich sein. Wir müssen nicht sagen "HÖREN SIE AUF: KEIN VIDEO." Wir können jedoch sagen: "Der aktuelle Plan für 1.200 US-Dollar beinhaltet keine Videoproduktion. Wenn Sie ein Video auf der Website wünschen, können wir ein 3-minütiges Video produzieren und es für weitere 350 US-Dollar hinzufügen, nachdem die Website eingerichtet wurde.Das Erstellen des Videos dauert eine weitere Woche. "

Ein weiterer häufiger Fehler bei Scope-Anweisungen ist, ob Unterstützung enthalten ist. Ein Kunde kann davon ausgehen, dass Sie nach dem Betrieb der Website kostenlos Änderungen und Ergänzungen vornehmen. Ihre Scope-Erklärung sollte den Support enthalten, den Sie bereitstellen, und ausdrücklich jeden Support ausschließen, den Sie nicht bereitstellen.

In einer guten Scope-Erklärung werden alle Annahmen klar dargelegt, sodass Sie sicher sein können, dass alle am Projekt Beteiligten das gleiche Ziel verfolgen. Im weiteren Verlauf des Projekts werden Sie die Benutzer an die Scope-Anweisung erinnern, damit alle auf derselben Seite bleiben. Und wenn Sie fertig sind, vergleichen Sie Ihre Ergebnisse mit Ihrer Scope-Anweisung. Sie liefern alles, was der Kunde wünscht, und sorgen für Kundenzufriedenheit!

Zeit: Wie lange wird es dauern?

Es mag einfach erscheinen zu sagen: "Ich kann in zwei Wochen eine Website erstellen." Aber was bedeutet das wirklich? Eine gute Projektzeitplanung und -schätzung ist viel mehr als ein solcher Anspruch. Hier sind einige Punkte zu beachten:

• Der Aufwand ist die Gesamtzahl der Stunden, die wir und unser Team arbeiten werden.
• Die Dauer ist die Gesamtzeit, die das Projekt von Anfang bis Ende benötigt.
• Dauer und Aufwand haben keine einfache Beziehung. Zum Beispiel könnten wir früher liefern, wenn mehr Leute gleichzeitig am selben Projekt arbeiten. Oder wir brauchen mehr Zeit, um auf die Übermittlung von Informationen vom Kunden zu warten, oder weil wir an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten.

Wenn wir ein Projekt durchführen, das für uns und unser Team sehr routinemäßig ist, können wir die Zeit durch Vergleich mit einem ähnlichen früheren Projekt schätzen. Achten Sie jedoch darauf, keine Annahmen über das Projekt zu treffen. Überprüfen Sie den Umfang sorgfältig auf Unterschiede, da ein kleiner Unterschied im Umfang einen großen zeitlichen Unterschied bewirken kann. Wenn beispielsweise alle Ihre vorherigen Websites auf einem Webhost gehostet wurden und dieser Client möchte, dass Sie einen anderen Host verwenden, kann dies viel länger dauern.

Es gibt auch einige andere Zeitfallen. Was ist, wenn der Kunde zu Beginn des Projekts den Text für die Website nicht liefert? Was ist, wenn Ihre Grafiken und Seiten nicht schnell genehmigt werden? Dies könnte die Projektdauer verlängern. Und wenn Sie nicht sehr klar kommunizieren, wird der Kunde nicht wissen, dass er sein eigenes Projekt verzögert.

Kosten: Wie viel kostet es?

Der einfachste Kostenplan besteht aus Zeit und Material: Arbeitsstunden multipliziert mit dem Preis für Dienstleistungen zuzüglich der Kosten für alle Artikel, die Sie für den Kunden kaufen. Oft ist das genug. Sie sollten jedoch auch Abrechnungsbedingungen und eine Erklärung darüber enthalten, wie mit Kostenüberschreitungen umgegangen wird.

Wenn Ihr Projektplan Umfang, Zeit und Kosten enthält, sind die Grundlagen vorhanden. Ist der Plan fertig? Weit davon entfernt! Umfang, Zeit und Kosten sind das Ergebnis guter Arbeit, ohne Fehler zu machen und Probleme zu beheben, sobald sie auftreten. Wir müssen also auch diese Prozessfaktoren planen.

Abbildung 2: Das Eisendreieck wird von 6 Prozessfaktoren unterstützt

Wir können den Umfang nur dann pünktlich und innerhalb des Budgets liefern, wenn wir auch sechs andere Prozessbereiche verwalten.

Sid Kemp

Entscheidende Elemente eines großartigen Projektplans

Die Planung des Eisendreiecks reicht nicht aus. Wenn wir nur Umfang, Zeit und Kosten planen und verwalten, werden die Dinge schief gehen, bevor wir es wissen. Wir werden zu kurz kommen, zu spät liefern oder das Budget überschreiten. Das letzte Mal, dass jemand glaubte, ein Projektplan mit Umfang, Zeit und Kosten sei vollständig, war vor etwa 50 Jahren.

Abbildung 2 oben zeigt, wie das Eisendreieck, die drei Ergebnisfaktoren (r), von sechs anderen Prozessfaktoren (p) abhängt. Wir stellen eine erfolgreiche termingerechte und budgetgerechte Bereitstellung der Ergebnisse sicher, indem wir alle neun Faktoren, die drei oben beschriebenen (r) Faktoren und auch diese sechs (p) Faktoren verwalten:

• Qualität: Was macht es gut?
• Risiko: Was könnte schief gehen und was werden wir dagegen tun?
• Personal: Wer wird die Arbeit machen und wer wird welche Arbeit machen?
• Kommunikation: Wie bleiben wir in Kontakt und bleiben auf derselben Seite?
• Beschaffung: Was werden wir kaufen und wie werden wir es bekommen?
• Integration: Wie werden wir all diese neun Bereiche zusammenhalten und wie werden wir mit Veränderungen umgehen?

Jetzt müssen Sie möglicherweise nicht mehr für jeden dieser neun Bereiche einen Plan erstellen. Sie müssen jedoch fragen, ob Sie für jeden Bereich einen Plan erstellen müssen. Jeder Bereich, der einen Plan benötigt und keinen bekommt, basiert auf Vermutungen und Annahmen. Es ist ungefähr so ​​wahrscheinlich, dass es gelingt wie ein Flugzeug, das mit Draht und Kaugummi zusammengehalten wird. Hier ist eine kurze Anleitung zu den sechs Prozessbereichen (p) eines übersichtlichen Projektmanagementplans.

Qualität: Was macht es gut?

Schlüsselfragen: Was sind die wichtigsten Teile des Ergebnisses für den Kunden? Was würde sie erfreuen? Wie stellen wir sicher, dass wir bei diesen spezifischen Dingen großartige Arbeit leisten?

Risiko: Was könnte schief gehen? Und was können wir dagegen tun?

Der einfachste Weg, einen Risikoplan zu erstellen, ist zu fragen: Was ist in den letzten fünf Fällen, in denen wir ein Projekt wie dieses durchgeführt haben, schief gelaufen? Wir könnten eine Liste bekommen wie:

• Wir haben spät geliefert, weil jemand krank wurde.
• Der Kunde brauchte drei Tage, um die Genehmigung für die Grafiken zu liefern, und wir bekamen sie am Freitag, und wir mussten das ganze Wochenende arbeiten, um fertig zu werden.
• Der Kunde hat uns das Passwort für die Site nicht mitgeteilt und wir haben drei Tage zu spät angefangen.
• Der Kunde war von der Website begeistert, hat aber seine Rechnung nie bezahlt.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Erstellen Sie eine eigene Liste wie diese und schreiben Sie dann auf, wie Sie das Problem verhindern , die Wahrscheinlichkeit verringern können, dass es auftritt, oder wie Sie es gut behandeln können, wenn es auftritt. Hier sind Managementlösungen für jedes dieser Risiken:

• Trainieren Sie zwei Personen im Team, um jede Aufgabe zu erledigen, oder lassen Sie einen Berater auf Abruf eine Lücke im Team schließen.
• Informieren Sie den Kunden, bevor das Projekt beginnt, und teilen Sie ihm mit, wie schnell wir Genehmigungen oder Änderungsanforderungen erwarten. Diese Verzögerung durch den Kunden verzögert den Liefertermin des Projekts.
• Erstellen Sie eine Checkliste mit allem, was wir vom Kunden benötigen, liefern Sie sie an den Kunden und starten Sie das Projekt erst, wenn wir alles zur Hand haben.
• Eine Anzahlung verlangen. Für Kunden ohne nachgewiesene Zahlungshistorie ist ein Treuhandkonto erforderlich.

Ein Risikoplan kann viel komplizierter sein. Tatsächlich planen Hochleistungsprojektmanager Risiken mithilfe von Statistiken! Wenn Sie jedoch eine Liste mit Risiken erstellt und geplant haben, wie Sie diese verhindern oder behandeln können, sind Sie weit überdurchschnittlich.

Personal: Wer ist im Team und was wird jede Person tun?

Hier ist es am wichtigsten sicherzustellen, dass wir ein Team mit allen Fähigkeiten haben, die für die Erledigung der Aufgabe erforderlich sind. Bei großen, komplizierten Projekten kann die Projekt-Personalplanung jedoch Dinge wie Einstellung, Bindung, Überstunden, Urlaubspläne und Gewerkschaftsregeln umfassen.

Kommunikation: Wie bleiben wir in Kontakt und bleiben auf derselben Seite?

Die meisten Projekte verzögern sich, weil wichtige Entscheidungen nicht rechtzeitig getroffen werden und die Arbeit zum Stillstand kommt. In dem Film Aviator gibt es eine Szene über Howard Hughes, in der er langsam verrückt wird und Hunderte von Arbeitern untätig auf Anweisungen warten, während Hughes versucht, die richtige Form für den Joystick zu finden. Leider ist diese Szene uns Projektmanagern nur allzu vertraut, auch wenn niemand verrückt wird!

Ich habe auch gesehen, dass das Projekt fehlgeschlagen ist, weil verschiedene Teammitglieder unterschiedliche Versionen des Plans erhalten haben. Einmal haben wir beschlossen, ein bestimmtes Modul aus einem Produkt zu entfernen, und der Kunde stimmte zu. Aber niemand sagte es dem Programmierer, und er blieb buchstäblich die ganze Nacht wach, um es zum Laufen zu bringen. Ich muss Ihnen nicht sagen, wie sich der Programmierer am nächsten Morgen fühlte, als wir ihm sagten, er sei ohne Grund die ganze Nacht wach geblieben. Sagen wir einfach, dass solche Kommunikationsfehler keine Loyalität schaffen! Bei schlechter Kommunikation glaubt die Hälfte des Teams, dass wir ein Pferd bauen, und die andere Hälfte denkt, wir machen einen Esel. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, haben wir etwas mit dem Kopf eines Pferdes und dem Schwanz eines Esels und es lässt den Projektmanager wie das hintere Ende eines Pferdes aussehen!

Kommunikation ist also der Schlüssel. Dies gilt umso mehr, als viele Projekte per Web, E-Mail und Telefon durchgeführt werden. Oft arbeiten wir mit Teammitgliedern zusammen, die in verschiedenen Zeitzonen leben und verschiedene Sprachen sprechen. In diesen Fällen ist ein Kommunikationsplan der Schlüssel zum Erfolg. Fragen Sie einfach jede Person, wann und wie sie sie kontaktieren soll, und schreiben Sie Richtlinien für Besprechungen, Gespräche und Genehmigungs- oder Änderungswünsche auf.

Beschaffung: Was werden wir kaufen und wie werden wir es bekommen?

Einige Projekte haben keinen Beschaffungsbedarf. Wenn wir nichts kaufen, vermieten oder leasen und die Dienste eines Subunternehmers nicht in Anspruch nehmen, können wir diesen Abschnitt überspringen. Wenn wir jedoch eines dieser Dinge tun, müssen wir Verträge, Einverständniserklärungen, Versicherungen, die Einhaltung von Vorschriften usw. mit dem Projektplan koordinieren. So erstellen wir einen Projektbeschaffungsplan.

Integration

Bei der Erstellung eines Projektplans hat die Integration zwei Bedeutungen. Das erste ist folgendes: Wir müssen sicherstellen, dass alle Teile des Plans zusammenpassen. Angenommen, der Kunde fordert zusätzliche Seiten auf der Website an und wir stimmen zu. Dann fügen wir zehn Stunden Arbeit hinzu. Aber haben wir die Kosten aktualisiert, um den Änderungen in Umfang und Zeit Rechnung zu tragen? Was ist, wenn diese 10 Stunden als Überstunden gelten und wir nach den Regeln der Personalabteilung eineinhalb Stunden bezahlen müssen? Alle neun Bereiche sind miteinander verbunden, und wenn wir den Projektplan ausarbeiten, müssen wir alles überprüfen.

Selbst wenn wir alles überprüfen, reicht das nicht aus. Projekte ändern sich in der Mitte, um. Der zweite Teil der Integration erfolgt also nach der Planung: Sie verwaltet die Änderungskontrolle während des Projekts, um alles auf Kurs zu halten.

Legen Sie Ihren nächsten Projektplan fest

Befolgen Sie die Schritte in diesem Artikel, um Ihren nächsten Projektplan zu erstellen. Wenn Sie bereits ein Projekt geplant haben, können Sie dieses wahrscheinlich erheblich verbessern, indem Sie auf die neun Bereiche achten.

Das Project Management Institute nennt diese neun Wissensbereiche im Projektmanagement. Aber ich ermutige Sie, es einfach zu halten. Der gesunde Menschenverstand ist im Projektmanagement viel wichtiger als das Wissen. Nehmen Sie sich Zeit, um über die neun Bereiche nachzudenken, die verwaltet werden müssen, und was Sie sich einfallen lassen, wird großartig sein.

Natürlich sind einige Projektpläne viel einfacher als andere. Die Einzigartigkeit des Projekts ist ein Schlüsselfaktor: Je routinemäßiger ein Projekt ist, desto einfacher ist es zu planen. Die Größe, Komplexität und der Druck, Kosten zu senken oder schnell zu liefern, stellen natürlich auch Anforderungen an die Planung. Wenn Sie weitere Hilfe benötigen, können Sie sich mein Buch Project Management Made Easy ansehen oder die bei PMI verfügbaren Ressourcen lesen.

Verwenden Sie Ihren Projektplan jeden Tag

Der Hauptgrund für das Scheitern eines Projekts ist das Fehlen eines guten Plans. Herzliche Glückwünsche! Du hast dieses Problem überwunden. Jetzt sind Sie bereit, den zweitgrößten Fehler zu machen, nämlich den Plan in die Schublade zu werfen, sich an die Arbeit zu machen und die von Ihnen geleistete Arbeit nicht gut zu nutzen.

Wenn Sie an einen Ort fahren, an dem Sie noch nie waren, stellen Sie das GPS in Ihrem Auto ein, ignorieren Sie es und fahren Sie einfach, bis Sie vollständig verloren sind. Natürlich nicht!

Doch das ist es, was zu viele Projektmanager tun. Wenn Sie Ihren Projektplan jeden Tag und jede Woche verwenden, hören Sie Ihr GPS. Lassen Sie sich jeden Tag von Ihrem Plan sagen:

• was heute zu tun
• Was macht man als nächstes
• Was soll Ihr Team tun?
• wann Sie Ihren Kunden kontaktieren und was Sie sagen sollen
• welche Risiken zu beachten und zu verhindern oder zu verwalten

Überprüfen Sie jede Woche die von Ihnen geleistete Arbeit anhand Ihres Plans und lösen Sie alle auftretenden Probleme. Wenn Sie nur Zeit und Kosten anhand der Ergebnisse verfolgen, werden Sie feststellen, dass Sie zu spät kommen und das Budget überschreiten. Wenn Sie jedoch auch die sechs Prozessfaktoren im Auge behalten, werden Sie Probleme bemerken, bevor sie Ihr Budget sprengen, große Verzögerungen verursachen und Ihr Projekt vertiefen. Mit einem guten Plan sind Sie auf dem Weg zum Erfolg.