So verwalten Sie Ihre E-Mails bei der Arbeit effektiver

Wäre es nicht schön, wenn Ihr Posteingang wie der Papierstapel rechts aussehen könnte, nicht wie der links? So sortieren Sie Ihre E-Mails.

So gehen Sie bei der Arbeit effektiv mit E-Mails um

Haben Sie das Gefühl, bei der Arbeit viel zu viele E-Mails zu erhalten? Rollen Sie mit den Augen und seufzen, wenn Sie Ihr E-Mail-Konto eröffnen und Hunderte von Nachrichten finden, die darauf warten, geöffnet, gescannt, gelöscht oder bearbeitet zu werden?

An manchen Tagen scheint es länger zu dauern, bis E-Mail-Aufgaben erledigt sind, als tatsächlich erledigt zu werden. E-Mail sollte unsere Arbeitstage nicht geschäftiger machen. E-Mail wurde entwickelt, um die Zustellung wichtiger Nachrichten zu beschleunigen und überschüssigen Papierabfall zu reduzieren. Die Realität ist jedoch, dass die E-Mail-Technologie kein Allheilmittel zur Verbesserung der Effizienz Ihrer Geschäftskommunikation ist. Warum? Da E-Mails wie alle Technologien vollständig davon abhängen, wie Sie sie verwenden, um Ihre Anforderungen zu erfüllen. Das Sprichwort "Müll rein, Müll raus" bezieht sich darauf, wie Sie Ihre geschäftlichen E-Mail-Konten verwenden (oder missbrauchen).

In ihrem Buch Verwalten Ihrer E-Mail: Denken außerhalb des Posteingangs gibt die Kommunikationsexpertin Christina Cavanagh Tipps, wie Sie:

Steuern und filtern Sie effektiv, was in Ihrem Posteingang landet

Identifizieren und verwalten Sie triviale und wertarme Nachrichten, die Unordnung in Ihrem Posteingang verursachen

Verstehen und Verwalten der Probleme, die durch Gruppen-E-Mail und Verteilerlisten verursacht werden

Das Buch bietet auch nützliche Tipps und Vorschläge zur Vermeidung von rechtlichen Problemen, die durch die unangemessene Verwendung von E-Mails am Arbeitsplatz verursacht werden. Hier sind einige einfache Erinnerungen, die Ihnen helfen sollen, häufige E-Mail-Fallstricke zu vermeiden.

1. Denken Sie immer daran, dass E-Mails permanente Aufzeichnungen sind.

Gelöschte E-Mails gibt es nicht. Auch wenn eine E-Mail möglicherweise von Ihrem System entfernt zu sein scheint, können Sie nicht feststellen, ob Ihre Nachricht vom Empfänger gelöscht wurde. Sobald Sie eine E-Mail senden, können Sie nicht mehr wissen, was damit geschehen wird. Es kann weitergeleitet, kopiert oder als Screenshot gespeichert werden. Verwenden Sie geschäftliche E-Mails nur für professionelle und legitime Nachrichten. Vermeiden Sie immer, Informationen in Ihre arbeitsbezogenen E-Mails aufzunehmen, die von Ihren Vorgesetzten nicht öffentlich bekannt gemacht oder überprüft werden sollen.

2. Lassen Sie Ihre E-Mail niemals unbeaufsichtigt.

Schützen Sie Ihr E-Mail-Konto immer mit Passwörtern und stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Programme nicht auf Ihrem Laptop oder Desktop-Computer geöffnet bleiben. Cavanagh merkt an, dass es sehr schwierig sein kann zu beweisen, dass Sie nicht der Autor dieser Nachricht waren, wenn jemand anderes auf Ihr E-Mail-Konto zugreift, um beleidigende, möglicherweise illegale oder schädliche Informationen in Ihrem Namen zu senden.

3. Seien Sie transparent über die Richtlinien Ihres Unternehmens in Bezug auf die Nutzung, Speicherung und Überwachung von E-Mails am Arbeitsplatz.

Verwenden Sie Banner am Ende von E-Mails, um Benutzer (sowohl Absender als auch Empfänger) über ihre gesetzlichen Rechte und Pflichten in Bezug auf E-Mail-Übertragungen zu informieren. Mithilfe von Bannern können E-Mail-Benutzer benachrichtigt werden, ob und wie ihre E-Mail-Übertragungen überwacht werden. Ein Auszug aus der Verwaltung Ihrer E-Mail enthält Beispielformulierungen für ein Banner, das Benutzer von E-Mail-Netzwerken der Regierung über Einschränkungen der Privatsphäre informiert:

Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail von einem Unternehmen oder einer Regierungsbehörde senden oder empfangen, schauen Sie genau hin und prüfen Sie, ob diese in ihren E-Mails ein Offenlegungsbanner verwenden.

Ist das kostenlose E-Book, das Sie für die Anmeldung für einen E-Newsletter erhalten haben, die zusätzliche Unordnung in Ihrem Posteingang wirklich wert?

4. Melden Sie sich nicht mehr für E-Mail-Abonnements an, die Sie nie lesen werden.

Ich hatte einmal ein zusätzliches E-Mail-Konto, das genauso aussah wie dieses. Ich habe den Umgang mit den E-Mails immer wieder verschoben und sie häuften sich immer wieder an. Ich beschloss schließlich, einfach das gesamte Konto zu schließen. Ich hatte es so eingerichtet, dass ich E-Newsletter, Feeds und andere kostenlose Abonnements lesen konnte, aber ich hatte einfach nicht die Zeit, alle kostenlosen E-Briefe zu lesen, für die ich mich angemeldet hatte.

5. Verwenden Sie E-Mails weniger häufig.

Durch die Steuerung der Anzahl der von Ihnen generierten E-Mails können Sie die Anzahl der E-Mails steuern, die Sie als Gegenleistung erhalten.

Wenn Sie die Menge an Junk-E-Mails und nutzlosen Informationen, die Sie erhalten, reduzieren möchten, denken Sie daran, wie viele E-Mails Sie an andere Personen senden. Cavanagh merkt an, dass das, was wir an E-Mails am meisten lieben, auch das ist, was wir am meisten daran hassen. Sie sagt: "Wir lieben es, weil wir dieselbe Nachricht mit einem einzigen Tastendruck an viele Menschen senden können. Wir hassen es, weil wir zu viele dieser Nachrichten erhalten."

Von der Verwendung der Funktion "Allen antworten", anstatt sich die Zeit zu nehmen, geeignete Empfänger auszuwählen, bis zur Weiterleitung von "inspirierenden oder lustigen" Kettenbriefen haben die meisten von uns schlechte E-Mail-Praktiken angewendet, die uns und unsere Mitarbeiter verlangsamen. Versuchen Sie, einige gute E-Mail-Gewohnheiten wie diese zu übernehmen:

Halten Sie Ihre Nachrichten kurz und auf den Punkt.

Halten Sie Ihre Verteilerlisten auf dem neuesten Stand und entfernen Sie E-Mail-Empfänger, die nicht mehr Teil einer Abteilung sind oder aktiv an einem gemeinsamen Projekt beteiligt sind.

Verwenden Sie nicht die Verteilerlisten Ihrer Organisation, um für persönliche Projekte oder die nächste Spendenaktion Ihres Kindes zu werben. Teilen Sie diese Art von Hinweisen im Speisesaal oder auf einer gemeinsamen Pinnwand.

Was denkst du? Was sind Ihre größten Probleme bei der Verwaltung Ihrer E-Mails? Teilen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren.

Erinnerung: Werden Sie nicht zu abhängig von E-Mails!

Unabhängig davon, wie effizient Sie Ihre E-Mails verwalten und verhindern, dass sie Ihren Arbeitstag übernehmen, ist manchmal ein persönlicher Anruf der beste Weg, um mit einer Situation umzugehen. Aber wenn der Gedanke, zum Telefon zu greifen und mit einem echten Menschen zu sprechen, Sie nervös macht, entspannen Sie sich, sind Sie in guter Gesellschaft. Es gibt viele Leute, die lieber einen Text oder eine E-Mail senden als telefonisch zu sprechen. Ein Online-Artikel in The Science of Us bietet einige Tipps und Einblicke von Psychologen, warum einige von uns Angst haben, Anrufe zu tätigen, und was wir tun können, um diese Angst zu überwinden.

Psychologen erklären Ihre Telefonangst und wie Sie darüber hinwegkommen

Bonus-E-Mail-Tipp: Wenn eines der Dinge, die Sie verrückt nach E-Mails machen, die Tatsache ist, dass die Leute ewig brauchen, um auf Ihre Nachrichten zu antworten, ist es vielleicht an der Zeit, das Ende Ihrer Nachricht zu untersuchen. Beenden Sie Ihre E-Mail-Nachricht mit einem bestimmten, klaren Aufruf zum Handeln oder ist Ihre Abmeldung zu verwaschen?

Anstatt eine lange Nachricht mit "Was denkst du über diesen Plan?" Zu schließen. Versuchen Sie, eine spezifischere Frage zu stellen. Sie könnten versuchen zu fragen: "Welchen der fünf Punkte, die ich aufgelistet habe, sollten wir Ihrer Meinung nach sofort umsetzen?" Sie stellen eine bestimmte Frage, die sich auf Punkte bezieht, die Sie in Ihrer E-Mail gemacht haben, und Sie schaffen ein Gefühl der Dringlichkeit, indem Sie fragen, welche Elemente derzeit die größte Aufmerksamkeit benötigen.