So organisieren Sie Ihre Finanzunterlagen

Jahr für Jahr lebte ich mit dem Stress unorganisierter Papierstapel, die im ganzen Haus verstreut waren. Hier und da, am Eingang, in der Küche und auf meinem Schreibtisch, gab es kleine Stapel. Ich hatte ein Posteingang / Postausgangssystem, aber es funktionierte nicht effektiv. Rechnungen gingen verloren, Aussagen schafften es selten in ihre Akten und ich konnte nie finden, was ich brauchte, wenn ich es brauchte. Im Grunde waren meine Finanzen nicht richtig organisiert.

Um Ihre Finanzen effektiv verwalten zu können, ist ein System erforderlich, mit dem Sie alle Ihre Rechnungen, Abschlüsse, Versicherungspolicen und sonstigen wichtigen Unterlagen nachverfolgen können. Sie müssen nicht jedes Stück Papier, Quittung oder Rechnung speichern, das durch Ihre Hände geht. Im Folgenden finden Sie eine Anleitung, mit der Sie bestimmen können, woran Sie sich festhalten müssen und was Sie zerkleinern können. Sobald Sie sich über diese Anforderungen im Klaren sind, können Sie Ihre alten Dateien und Papierstapel bereinigen und ein System einrichten, mit dem Sie schnell und einfach täglich Schritt halten können.

Home Filing System

Was soll abgelegt werden? Was sollte geworfen werden?

Die meisten von uns sparen viel zu viel Papierkram, was zu einer Belastung für die Verwaltung wird. Es ist nicht erforderlich, jeden Geldautomatenbeleg oder jede Kabelrechnung zu speichern. Wie oft haben Sie sie als Referenz benötigt? Machen Sie es sich zur Gewohnheit, jeden Tag die gesamte Post durchzugehen und alles loszuwerden, was Sie nicht benötigen. Bleiben Sie ständig auf dem Papierfluss im Haus, durch Ihr Büro oder gestapelt auf Ihrem Schreibtisch.

Sobald Sie ein funktionierendes System eingerichtet haben, dauert es nur wenige Minuten pro Tag, um es in Ordnung zu halten.

Hier finden Sie einen kurzen Überblick über einige der Finanzdokumente, an denen Sie festhalten und die Sie ablegen müssen, sowie über diejenigen, die Sie werfen können. Denken Sie beim "Werfen" daran, dass das Zerkleinern und Recyceln der verantwortungsvollste Weg ist - für Ihren Identitätsschutz und den Planeten.

• Gehaltsabrechnungen: Sobald Sie Ihre Gehaltsabrechnungen auf Richtigkeit überprüft haben, werden sie nicht mehr benötigt. Sie können die aktuellste speichern, falls Sie sie bei der Beantragung eines Darlehens als Beschäftigungsnachweis benötigen.
• Kontoauszüge , stornierte Schecks: Speichern und archivieren Sie Kontoauszüge für volle drei Steuerjahre. Sie werden benötigt, wenn Sie geprüft werden, und können als Quittung zum Nachweis bezahlter Rechnungen dienen. Stornierte Schecks sollten mindestens ein Jahr lang aufbewahrt werden. Wenn Aussagen und Prüfungen nicht mehr relevant sind, brennen oder zerkleinern Sie sie.
• Stromrechnungen : Es ist nicht erforderlich, Stromrechnungen für Monate oder Jahre zu speichern. Wenn eine Rechnung eingeht, überprüfen Sie, ob Ihnen die letzte Zahlung gutgeschrieben wurde, und werfen oder vernichten Sie dann die alte Rechnung. Speichern Sie nur die aktuellsten.
• Kreditkartenabrechnungen: Überprüfen Sie wie bei Stromrechnungen, ob Ihnen Ihre letzte Zahlung gutgeschrieben wurde, und bewahren Sie nur die aktuellste Abrechnung auf. Sie müssen Ihre Dateien nicht mit alten Kreditkartenabrechnungen verstopfen, es sei denn, diese Karten wurden für steuerlich absetzbare Ausgaben verwendet.
• Versicherungspolicen und Rechnungen: Speichern Sie diese für die Zeit, in der sie aktuell und gültig sind. Abgebrochene Richtlinien und zugehörige Anweisungen können verworfen werden.
• Einzahlungsscheine, Debitkartenbelege und Geldautomatenbelege: Speichern Sie diese nur bis zum Eintreffen Ihres nächsten Kontoauszugs, damit Sie sie überprüfen und die Beträge überprüfen können. Solange sie keinen steuerlich absetzbaren Aufwand darstellen und nicht als Nachweis für einen Garantieanspruch benötigt werden, können Sie sie werfen.
• Eigentumsunterlagen: Immobilienunterlagen müssen für die Dauer des Eigentums aufbewahrt werden. Wenn die Möglichkeit besteht, dass die Aufzeichnungen für steuerliche Zwecke benötigt werden, speichern Sie sie nach einem Eigentums- oder Verkaufsübergang.
• Anlageunterlagen : Alle Anlageunterlagen und Kontoauszüge im Zusammenhang mit Anlagen sollten gespeichert werden. Wenn Ihre Aussagen kumulativ sind, können Sie nur die neuesten behalten und die veralteten Unterlagen vernichten.

Nehmen Sie sich Zeit, um Ihr gesamtes Papier - einschließlich alter Dateien - durchzugehen und alles zu löschen, was nicht mehr benötigt wird. Dies erleichtert und organisiert die Organisation Ihrer Finanzunterlagen. Letztendlich verfügen Sie über ein organisiertes Ablagesystem, mit dem Sie jederzeit das finden, was Sie benötigen.

The Bill Payer, Set für die finanzielle Organisation zu Hause.

Richten Sie ein Ablagesystem ein

Es gibt verschiedene Arten von Ablagesystemen, die berücksichtigt werden müssen. Je nach Ihren Anforderungen kann alles erforderlich sein, von einer tragbaren Akkordeon-Datei bis zu einem kleinen Aktenschrank. Bewerten Sie, wie viel Speicherplatz Sie benötigen, um den Rest Ihrer Dateien zu speichern, nachdem Sie alle überschüssigen finanziellen Unterlagen beseitigt haben. Gehen Sie nur ein wenig größer als Sie derzeit benötigen, damit Sie sich später keine Gedanken mehr über ein größeres System machen müssen und schnell und einfach Papiere einreichen können.

Ich verwende ein einfaches traditionelles Ablagesystem mit Registerkarten für jede Kategorie (allgemeine Kategorien siehe Abschnitt oben). Außerdem habe ich separate Dateien, in denen wichtige Dokumente für jedes meiner Kinder, Arztrechnungen und Versicherungen gespeichert werden. Jede Versicherungspolice und zugehörige Erklärung hat auch eine eigene Datei.

Richten Sie eine Rechnungszahlungsstation ein. Dies kann eine einfache kleine Aufbewahrungsbox sein, die alles enthält, was Sie zum Bezahlen Ihrer Rechnungen benötigen, ein Desktop-Datei-Organizer oder ein kalenderbasiertes Organisationsprodukt, das speziell für diese Aufgabe entwickelt wurde. Selbst wenn Sie den Großteil Ihrer Rechnungen online bezahlen, müssen Sie unweigerlich ungerade Rechnungen auf "altmodische" Weise bezahlen und benötigen Ihr Scheckbuch, Ihre Briefmarken usw. an einem geeigneten Ort. Anstelle einer einzelnen "zu bezahlenden" Datei verwende ich ein kalenderbasiertes System. Wenn Sie so viele Rechnungen wie möglich online bezahlen, wird das Papier auf ein Minimum reduziert, und ich kann meinen Kalender auch für die fälligen Zahlungen markieren.

Dokumente, die in einem Safe aufbewahrt werden sollten

Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie die folgenden wichtigen, oft unersetzlichen Dokumente in einem gemieteten Safe oder in einem feuerfesten Safe in Ihrem Haus aufbewahren.

• Geburts-, Todes- und Heiratsurkunden
• Vergleichs-, Sorgerechts- und Scheidungspapiere
• Adoptions- oder Staatsbürgerschaftspapiere
• Eigentumsurkunden, Kraftfahrzeugtitel
• Aktien, US-Sparbriefe
• Hypotheken- und Grundstücksverträge oder rechtsverbindliche Vereinbarungen
• Militärpapiere
• Patente, Urheberrechte
• Eine Liste Ihres Hausinventars mit Fotos und Quittungen.

Im Notfall

Sind Sie der einzige in Ihrer Familie, der die Rechnungszahlung und die finanzielle Einreichung übernimmt? Würde Ihr Ehepartner oder ein anderer geliebter Mensch in Ihrer Abwesenheit die erforderlichen Unterlagen finden können?

Nehmen Sie sich Zeit, um eine "Im Notfall" -Datei einzurichten, in der Ihr System erläutert, erläutert wird, wo wichtige Rechts- und Versicherungsinformationen gespeichert sind, und Anweisungen, wie Sie herausfinden können, was im Notfall möglicherweise benötigt wird. Geben Sie wichtige Telefonnummern an, z. B. für Ihren Buchhalter, Anwalt und Investmentbroker. Markieren Sie die Datei deutlich, damit sie in Ihrer Abwesenheit leicht gefunden werden kann. Halten Sie es regelmäßig auf dem neuesten Stand.

Sich verpflichten

Der Schlüssel, damit jedes Ablagesystem funktioniert und Ihre Finanzunterlagen gut organisiert sind, liegt in der Verpflichtung, täglich auf dem Laufenden zu bleiben. Sobald Ihr System eingerichtet ist, nehmen Sie sich jeden Tag ein paar Minuten Zeit, um E-Mails zu sortieren, Kontoauszüge einzureichen und über Ihre Rechnungen auf dem Laufenden zu bleiben.

Bald haben Sie eine Gewohnheit entwickelt, die für Ihre langfristige finanzielle Gesundheit von wesentlicher Bedeutung ist, und Sie werden einen Teil des durch die Verwaltung Ihrer Finanzen verursachten Stresses reduziert.

Nützliches Video zum Organisieren Ihrer Unterlagen