Das schlanke Büro: das 5er-Büro

5S Office, das schlanke Büro

Die Implementierung von 5S Office oder Lean Office kann Ihrem Unternehmen enorme Vorteile bringen. 5S ist im Büro genauso anwendbar wie in der Fabrik.

Die Organisation des Arbeitsplatzes ist unabhängig vom Arbeitsplatz wichtig.

Viel zu viele Leute da draußen denken, dass Lean Manufacturing-Tools wie 5S nur für Ihren Produktionsprozess geeignet sind, aber sie können auf jeden Prozess angewendet werden, und Ihr Büro ist nur ein weiterer Prozess. Das Büro nimmt Informationen auf, arbeitet daran und wandelt sie in eine andere Form von Informationen um. Dies unterscheidet sich nicht von jeder anderen Form der Herstellung. Dieser schlanke Prozess für Ihr Büro kann Ihre Vorlaufzeiten und viele andere Bereiche verbessern.

Sie werden häufig feststellen, dass mehr Verzögerungen und Probleme auf Ihre Büroprozesse zurückzuführen sind als auf Ihre Fertigungsprozesse. Wie oft beschweren sich Ihre Produktionsmitarbeiter darüber, dass sie nur wenige Tage im Voraus von der vom Kunden angegebenen Vorlaufzeit von sechs Wochen informiert werden?

5S für das Büro

Die Schritte von Büro 5S sind:

• Seiri / Sort
• Seiton / Set in Ordnung
• Seiso / Shine & Check
• Seiketsu / Standardisieren
• Shitsuke / Sustain

Bei 5S geht es darum, einen Arbeitsplatz effizienter zu gestalten, indem unnötige Unordnung beseitigt, die verbleibenden Elemente ergonomisch und sicher angeordnet und diese Änderungen beibehalten und kontinuierlich verbessert werden.

5S Entfernt Büroabfälle

5S Effizientes Lean Office

LeanMan

5S, um Büroabfälle zu entfernen

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5S im Lean Office

In den folgenden Abschnitten werden die einzelnen Schritte von Office 5S und ihre Anwendung in der Büroumgebung beschrieben. Dies geschieht am besten mit Hilfe eines Experten, der Ihren Mitarbeitern 5S-Schulungen anbietet und sie dabei motiviert und coacht.

Die Vorteile von Lean Manufacturing, insbesondere von 5S, können überraschend sein. Es ist nicht ungewöhnlich, dass durch die Implementierung von 5S als Teil von Lean Manufacturing Effizienzverbesserungen von bis zu 30% erzielt werden. Das Hauptziel jeder 5S-Implementierung besteht darin, den Abfall aus Ihren Prozessen zu entfernen. Diese Abfälle sind die sieben Abfälle der schlanken Fertigung.

5S Office Sort

5S Seiri im Amt

LeanMan

5S Seiri / Sortieren im Lean Office

Der erste Schritt von 5S ist genauso anwendbar, wenn nicht mehr von dem, was ich im Büro gesehen habe. Es gibt oft alte Dokumente, Akten, Kataloge, Ausrüstungsgegenstände, alte Muster und eine Vielzahl anderer Unordnung, die auf Schreibtischen sitzen, in und hinter Schränken versteckt sind und im Allgemeinen Platz beanspruchen und uns in die Quere kommen.

Seien Sie fest mit dem, was Sie entfernen; Wenn es nicht benötigt wird, verschmutzen Sie es. Viel zu viele Leute behalten Dinge und horten alte Kataloge, nur weil sie eines Tages nützlich sein könnten, aber wie oft tun sie das? Nicht sehr häufig!

Befolgen Sie den gleichen Prozess wie bei jeder anderen 5S-Implementierung in Ihren Produktionsprozessen. Werfen Sie den offensichtlichen Müll weg, legen Sie unbekannte Gegenstände in einen Quarantänebereich und markieren Sie alle Gegenstände, die nicht einfach entfernt werden können, wenn sie nicht benötigt werden oder nicht funktionieren. (Ja, Sie können die Topfpflanze behalten, aber aus dem Arbeitsfluss heraushalten!)

Wenn Sie die offensichtliche Unordnung beseitigt haben, überprüfen Sie die unter Quarantäne gestellten Elemente und vereinbaren Sie ihre Disposition als Team. Wenn dies erforderlich ist, platzieren Sie es dort, wo es benötigt wird, wenn es archiviert werden kann, und so weiter für jedes Element.

Office 5S ist schief gelaufen

5S Seiton / Set in Ordnung für das Lean Office

Dies ist der Punkt, an dem sich viele Menschen lösen und in einigen Fällen zu weit gehen. Wir möchten nicht jeden Locher und Hefter beschriften und kleine Quadrate auf die Schreibtische kleben lassen, um zu identifizieren, wo sie für jeden Mitarbeiter des Büros stehen. Dies kann jedoch ein vernünftiger Schritt für den Schreibtisch neben dem Fotokopierer sein, wenn immer nach Menschen gesucht wird der Hefter hier!

Der Punkt innerhalb des Büros besteht darin, den Prozess und den Fluss durch das Büro zu berücksichtigen, nicht die typischen stationären Teile, die jede Person hat. Überlegen Sie, welche Informationen wo ins Büro gelangen. Haben Sie an jedem Schreibtisch In-Trays organisiert? Ist die Arbeit in einem Taubenlochsystem verteilt? Wie auch immer die Dinge organisiert sind, überlegen Sie, wie sie zu der Person fließen, die sie benötigt. Denken Sie daran, wir möchten die Dinge an den Ort bringen, an dem sie benötigt werden.

Berücksichtigen Sie den Standort der Büroausstattung. Steht der Fotokopierer in der hinteren Ecke fest, wo jeder dorthin gehen muss? Befindet sich das Papier für die Maschine aus Platzgründen in der gegenüberliegenden Ecke? Wird der Toner in einem Lagerraum aufbewahrt, da es zu teuer ist, ihn herumliegen zu lassen? Wer wird es mit nach Hause nehmen? Bringen Sie es an den besten Ort für diejenigen, die es brauchen.

Schauen Sie sich die Bürodrucker an: Hat jeder einen oder sind Sie wie die meisten modernen Büros mit ein paar vernetzten Druckern? Sind sie am richtigen Ort und sind die Verbrauchsmaterialien für sie in der Nähe, um das Gehen für Dinge zu unterbinden?

Stellen Sie sicher, dass die Aktenschränke korrekt organisiert sind und sich bei Bedarf befinden und nicht alle in einer Reihe auf der gegenüberliegenden Seite des Büros aufbewahrt werden. Suchen Sie Broschüren und Kataloge dort, wo sich die Benutzer befinden, und nicht in einer Bibliothek, zu der sie gehen müssen.

Farbcodedateien und dergleichen für bestimmte Arbeitsbereiche, z. B. alle Kundenbestelldateien rot, Lieferantendateien blau usw. Dadurch wird sofort klar, was was ist und wo es hingehört.

Betrachten Sie das virtuelle Büro und die dortigen „Aktenschränke“. Wie viele Ihrer Mitarbeiter wissen wirklich, wie sie ihre Dokumente auf ihren Computern organisieren können? Wie oft haben Sie nach etwas gefragt und dann darauf gewartet, dass jemand in seinen Verzeichnissen nach dem Dokument sucht, ohne zu wissen, wo er es abgelegt hat? Wie oft hast du es selbst gemacht?

5S Office Video

5S Seiso / Shine und Check im Lean Office

Reinigen Sie den Platz ähnlich wie im Produktionsbereich gründlich und halten Sie ihn so, weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und definieren Sie genau, was zu tun ist.

Das Lean Office Video

5S Seiketsu / Standardisieren im Lean Office

Kleiner Unterschied zur Werkstatt: Entwerfen und führen Sie Ihre Audits entweder im Büro oder auf individueller Ebene durch. Führen Sie auch Wettbewerbe durch, genauso wie Sie es für die Produktionsbereiche tun. Verwenden Sie Fotos und so weiter. Nach diesen Audits bekam ich immer ein Foto von meinem Schreibtisch, da meiner immer am unordentlichsten war! Vielleicht sollte ich versuchen zu üben, was ich predige.

5S Office

5S Shitsuke / Sustain im Lean Office

Oft ist es das Schwierigste im Büro, wie in der Fabrik, die von uns vorgenommenen 5S-Verbesserungen aufrechtzuerhalten und sie zu einem Teil unserer täglichen Routine zu machen. Zu oft scheitern wir in diesem Schritt und die Änderungen, die wir vorgenommen haben, und die Verbesserungen, die langsam vorgenommen wurden, verschwinden langsam, bis wir die Vorteile verlieren, die wir gewonnen haben.

Es ist sehr wichtig, dass alle vorherigen Schritte wiederholt und beibehalten werden, um sicherzustellen, dass Sie nicht die Vorteile der von Ihnen geleisteten Arbeit verlieren. Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter in den Prinzipien von Lean Manufacturing und 5S geschult sind und vollständig verstehen, wie sie zur Funktionsweise des gesamten Unternehmens beitragen können.

Schulung für 5S Office

Ähnlich wie Sie 5S in der Fabrik implementieren würden, müssen Sie einen Berater oder Trainer hinzuziehen, der Sie bei der Implementierung dieses Tools für schlanke Fertigung unterstützt. Wenn Sie Hilfe von außen einbringen, wird sichergestellt, dass das Projekt ernst genommen wird, und die externen Trainer verfügen über wertvolle Erfahrungen darüber, was getan werden kann, um Ihre Bürolayouts effizienter und angenehmer für Ihre Mitarbeiter zu gestalten.

Die Auswahl und Einstellung eines Trainers für die Implementierung von 5S Office entspricht in etwa dem Prozess, den Sie bei der Einstellung eines Trainers für Ihre Produktionsbereiche durchlaufen würden.

Benötigen Sie 5S in Ihrem Büro?

© 2010 Tony