Treffen und begrüßen Sie Besucher: Verfahren, Zweck und Verantwortlichkeiten

Wenn Besucher in das Geschäftsumfeld eintreten, sollten sie höflich begrüßt und begrüßt werden.

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Wenn Sie Besucher / Kunden in einem Geschäftsumfeld treffen und begrüßen, haben Sie die ersten Sekunden Zeit, um einen guten Eindruck zu hinterlassen, der eine dauerhafte Wirkung hat.

Besucher kommen aus verschiedenen Gründen in ein Geschäftsumfeld. Dies können Kunden (bestehende oder neue), Vertreter, Lieferanten, Geschäftspartner, Personen aus verschiedenen Abteilungen / Bereichen / Organisationen usw. sein.

Der erste Kontakt mit einem Besucher hängt von der Struktur der Organisation ab. In einer Büroumgebung oder einer industriellen Umgebung gibt es wahrscheinlich einen Empfangsbereich, in dem der Verwaltungsbeamte der Rezeption die erste Anlaufstelle ist, während in einer Einzelhandelsumgebung jedes Personal die erste Anlaufstelle sein kann.

Es gibt verschiedene Dinge, die Sie beachten müssen, wenn Sie Kunden treffen und begrüßen. Wenn Sie sich der Geschäftspraktiken, Richtlinien, Vorschriften, Gesetze und vor allem der zwischenmenschlichen und kommunikativen Fähigkeiten bewusst sind und gute Kenntnisse darüber haben, können Sie diesen ersten besten Eindruck hinterlassen.

Die Inhalte hier basieren auf der NVQ Level 2-Abteilung für Wirtschaft und Verwaltung. Diese Einheit hat einen Kreditwert von 3. Wir werden die verschiedenen Verfahren erörtern, die befolgt werden müssen, und die Gastfreundschaft, die bei Besprechungen, Begrüßungen und Treffen erwartet wird Besucher in einem Geschäftsumfeld willkommen heißen.

Dieses Gerät besteht aus zwei Teilen. Der erste Teil wird auf der Grundlage des Wissens und des Verständnisses eines Bewerbers über die Verfahren zum Treffen und Begrüßen von Besuchern bewertet, und der zweite Teil wird auf der Grundlage der Leistung des Bewerbers bewertet. Das heißt durch Beobachtung, persönliche Aussagen, Zeugenaussagen usw. Beide Teile können auch durch Fragen und professionelle Diskussionen bewertet werden.

1. Verfahren zum Treffen und Begrüßen von Besuchern verstehen

1.1. Beschreiben Sie verschiedene Gründe für Personen, die ein Unternehmen besuchen, ihre Anforderungen und wie ihre Bedürfnisse erfüllt werden können

In Anbetracht des Geschäftsumfelds und der Art des Geschäfts kann man Besucher aus verschiedenen Gründen erwarten, die die Geschäftsräume besuchen. Es liegt in der Verantwortung der Organisation, den Besuchern das Gefühl zu geben, willkommen zu sein, ihre Anforderungen und Bedürfnisse zu erfüllen und ihnen Informationen und Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Besuch zur Verfügung zu stellen.

Die verschiedenen Gründe, aus denen Personen ein Geschäftslokal besuchen können, sind:

• Fragen zu Produkten und Dienstleistungen
• Sprechen Sie mit einem Mitarbeiter über vorhandene Dienste
• Beschwerden
• Marketing
• Verschiedene Sitzungen, einschließlich Vorstandssitzungen / Ausschusssitzungen, Sitzungen mit ernsten Bedenken, Gruppendiskussionen usw.
• Abholungen und Lieferungen
• Reparaturen und Wartung
• Audits

Die unterschiedlichen Anforderungen für Besucher, die ein Unternehmen besuchen, können sein:

• Geben Sie die richtige Adresse einschließlich Postleitzahlen und ggf. Orientierungspunkte an.
• Parkmöglichkeiten - Stellen Sie sicher, dass genügend Parkplätze in angemessener Entfernung vorhanden sind und dass auch Parkplätze für Behinderte vorhanden sind
• Einige Kunden haben möglicherweise spezielle Bedürfnisse und daher Einrichtungen, die sich auf die Art der Kunden oder Besucher beziehen, von denen die Organisation erwartet, dass sie vorhanden sind.
• Sichtbare Schilder führen die Besucher ohne Verwirrung in den richtigen Bereich. Die Schilder müssen auch professionell sein. Überprüfen Sie, ob die Eingänge frei, sauber und einladend sind und die Art des Geschäfts widerspiegeln.
• Stellen Sie sicher, dass jemand im Empfangsbereich jemanden begrüßt und begrüßt, dass genügend Sitzgelegenheiten, Toiletten, Broschüren, Zeitschriften, Magazine usw. vorhanden sind.

Die verschiedenen Möglichkeiten, wie die Bedürfnisse von Besuchern, die ein Unternehmen besuchen, erfüllt werden können, sind:

• Halten Sie die Empfangsbereiche immer mit Wegweisern und anderen Informationen leicht zugänglich, wo immer dies erforderlich ist.
• Der Eingang sollte ordentlich und sauber sein, da er die Organisation widerspiegelt.
• Alle Grundbedürfnisse und Einrichtungen sollten zur Verfügung gestellt werden - Parkplätze, Sitzgelegenheiten, Toiletten, Zeitungen / Zeitschriften im Wartebereich, Trinkwasser.
• Seien Sie bereit, alle geschäftlichen Fragen zu beantworten, und stellen Sie nach Möglichkeit Broschüren oder andere Informationsquellen zur Verfügung.
• Die zugänglichen Bereiche der Besucher müssen den Gesundheits- und Sicherheitsstandards entsprechen.

1.2 Erläutern Sie den Zweck des zeitnahen und höflichen Umgangs mit Besuchern

Wenn Besucher in das Geschäftsumfeld eintreten, sollten sie höflich begrüßt und begrüßt werden. Wenn die Organisation etwas zu essen oder zu trinken serviert, fragen Sie sie, ob sie etwas haben möchten. Wenn nicht, können Sie fragen, ob sie etwas Wasser haben möchten. Behandeln Sie jeden Besucher so schnell wie möglich und beantworten Sie seine Fragen umgehend und höflich.

Es kann vorkommen, dass im Empfangsbereich viele Besucher warten müssen. Entschuldigen Sie sich für die Verzögerung und danken Sie ihnen für das Warten.

Der Zweck des schnellen und höflichen Umgangs mit Besuchern ist:

• Die Besucher werden wissen, dass sie angesichts ihrer Bedeutung respektiert werden, und das Unternehmen hält sie auch für wichtig.
• Die Besucher behalten im Gegenzug eine professionelle Haltung und ein professionelles Verhalten bei.
• Besucher werden dem Unternehmen vertrauen und eine gute Bemerkung und einen guten Eindruck von der Organisation haben.
• Jeder Mitarbeiter und sein Verhalten spiegeln die Organisation wider, und daher hinterlässt eine schnelle und höfliche Antwort ein gutes Bild der Organisation.
• Besucher werden die Organisation anderen empfehlen und das gute Wort verbreiten und diese Organisation auch in Zukunft nutzen.

1.3 Erklären Sie den Zweck, ein positives Bild von sich selbst und der Organisation zu vermitteln

Wenn Besucher ein Geschäftsumfeld besuchen, ist ihr erster Ansprechpartner die Person an der Rezeption (die meisten Organisationen haben eine) oder zumindest die Person, die sich trifft und begrüßt. Wie wir alle wissen, macht der erste Eindruck immer einen Unterschied und daher ist es sehr wichtig, ein positives Bild von Ihnen und der Organisation zu vermitteln. Zieh dich an und präsentiere dich ordentlich. Halten Sie sich an die Kleiderordnung der Organisation. Lächle, halte Augenkontakt, höre zu, sei positiv und tue dein Bestes, um ihnen bei ihren Fragen zu helfen.

Der Zweck davon ist:

• Zu diesem bestimmten Zeitpunkt repräsentieren Sie die Organisation für den Besucher. Ihr Verhalten und Ihre Herangehensweise werden sich also auf die gesamte Organisation auswirken. Sie und die Organisation werden anhand Ihres Ansatzes und Ihres Service beurteilt oder bewertet.
• Es schafft ein Gefühl des Vertrauens in den Besucher.
• Die Besucher erhalten einen positiven Eindruck von der Organisation.
• Es hilft, Vertrauen zwischen der Organisation und ihren Kunden und Mitarbeitern aufzubauen.
• Es zieht hochwertige Kunden an, die das Geschäft für die Organisation verbessern und dadurch den Gewinn der Organisation steigern.

1.4 Erläutern Sie den Zweck der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen im Umgang mit Besuchern, einschließlich eigener Verantwortlichkeiten

In jeder Organisation gibt es verschiedene Gesundheits- und Sicherheitsverfahren. Diese Verfahren müssen von den Mitarbeitern jederzeit verantwortungsbewusst befolgt werden, einschließlich des Umgangs mit Besuchern.

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Die folgenden Verfahren dienen folgenden Zwecken:

• Damit die Organisation und ihre Umgebung sicherer zu besuchen und zu arbeiten sind
• Alle erforderlichen Erste-Hilfe-Einrichtungen in angemessenen Anforderungen zu haben.
• Um Gesundheitsrisiken für Mitarbeiter und Besucher zu vermeiden.
• Um sicherzustellen, dass die Maschinen und Geräte oder Ausrüstungen, die in den Räumlichkeiten der Organisation betrieben werden, sicher verwendet werden können.
• Um bei Bedarf vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen oder Notfallpläne aufzustellen.
• Aufzeichnen und Melden von Unfällen, Verletzungen und anderen Gesundheits- und Sicherheitsproblemen.
• Um sicherzustellen, dass die Arbeitspraktiken sicher sind und dass Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt wurden und befolgt werden.
• Fußböden, Treppen und andere Bereiche müssen sicher zu benutzen sein

• Um zu bestätigen, dass gefährliche Materialien, wenn sie verwendet werden, auf sichere Weise an einem sicheren Ort gelagert werden und dass sie auf sichere Weise gehandhabt und verwendet werden, da diese in vielerlei Hinsicht schädlich sein können
• Um sicherzustellen, dass in Bereichen, in denen Besucher Zugang haben und in denen Mitarbeiter arbeiten, eine ausreichende Belüftung vorhanden ist
• Um die Temperatur der Arbeits- und Besuchsbereiche auf einem angemessenen Niveau zu halten und um sicherzustellen, dass die Toiletten-, Wasch- und Toiletteneinrichtungen in gutem Zustand sind, damit die Besucher sie ohne Probleme oder Probleme nutzen können
• Besuchs- und Arbeitsbereiche müssen frei von brennbaren Materialien, explosiven Materialien und anderen schädlichen radioaktiven Materialien sein.

• Riesige Maschinen und Geräte müssen von Besuchsbereichen ferngehalten werden, um Unfälle zu vermeiden
• Warnschilder müssen an den erforderlichen Stellen angebracht werden.
• Stellen Sie sicher, dass keine nachlaufenden Kabel vorhanden sind, und achten Sie darauf, Gesundheits- und Sicherheitsrisiken zu vermeiden
• Holen Sie sich eine angemessene Schulung, wenn Sie Geräte am Arbeitsplatz verwenden, und halten Sie sich an die Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und Unfallverfahren der Organisationen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie Besucher gemäß den Organisationsverfahren aufgezeichnet haben, um die Sicherheit zu gewährleisten.

Ich hoffe, Sie fanden die Informationen hier nützlich und interessant. Bitte zögern Sie nicht, Feedback zu geben und Ihre Gedanken und Erfahrungen mitzuteilen.

Vielen Dank für Ihren Besuch.

Livingsta.

Ein freundlicher Hinweis für NVQ-Kandidaten: Dies ist nur als Referenz und bitte nicht reproduzieren. Bitte beziehen Sie sich auch auf Ihr Geschäftsumfeld und Ihre Stellenbeschreibung, während Sie Ihre Einheiten aufschreiben. Alles Gute!