Was tun, wenn Ihr Projekt hässlich wird?

Es gibt kein schlechteres Gefühl als Projektmanager als den Moment, in dem Sie feststellen, dass Ihr Projekt voller Probleme ist und ein Scheitern unvermeidbar ist. Dieses Gefühl wird nur schlimmer, wenn Sie diese Probleme den Stakeholdern und potenziellen Führungskräften erklären müssen.

Unabhängig davon, ob die Probleme, auf die Sie stoßen, vermeidbar waren oder nicht, ist es wichtig, dass Sie ruhig bleiben und sich daran erinnern, dass alle Projekte auf Herausforderungen stoßen. Die wichtigste Maßnahme, die Sie zu diesem Zeitpunkt ergreifen können, besteht darin, das Problem gründlich zu verstehen, eine Lösung zu formulieren, wichtige Stakeholder einzubeziehen und alle zu einer Lösung zu bewegen. In diesem Artikel werden die einzelnen Schritte ausführlich erläutert, um Sie bei der Bearbeitung eines fehlgeschlagenen Projekts zu unterstützen.

Es gibt unendlich viele Gründe, warum ein Projekt in die Hose gehen könnte.

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Verstehe das Problem

Sobald Sie feststellen, dass das Projekt auf einen Crashkurs zusteuert, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Sie nicht nur alle Probleme Ihres Projekts verstehen, sondern auch die Ursachen dieser Probleme. Als Projektmanager sollten Sie ein umfassendes Verständnis für die Probleme haben, die Ihr Projekt zum Erliegen bringen. Schauen Sie sich jedoch die wichtigsten Leistungsindikatoren genauer an, mit denen Sie den Fortschritt Ihres Projekts überwachen, um festzustellen, ob die Daten Ihnen eine andere Geschichte erzählen.

Bitten Sie das Entwicklungsteam, über die aufgetretenen Schwachstellen zu sprechen, um festzustellen, ob Sie auf ein oder zwei bestimmte Arbeiten aufmerksam gemacht werden, die erheblich mehr Zeit in Anspruch genommen haben als ursprünglich angenommen. Ziehen Sie außerdem das gesamte Projektteam zusammen und arbeiten Sie ein Fischgräten-Diagramm durch, um alle Probleme zu lösen.

Lösungen erstellen

Wenn Sie das Gefühl haben, das Problem gründlich zu verstehen, erarbeiten Sie einige Empfehlungen für eine Lösung. Seien Sie so kreativ wie nötig, aber Sie sollten niemals mit leeren Händen zu Ihren Stakeholdern gehen. Selbst wenn sich die Ideen, die Sie zusammenstellen, fremdartig anfühlen, sind sie dankbar, dass Sie es versucht haben, und sie werden Ihnen wahrscheinlich mehr dabei helfen, das Problem zu lösen. Und du weißt nie, sie könnten sich entscheiden, mit deiner Idee zu rennen, was dich wie einen Helden aussehen lassen würde.

Wenn Sie Ihren wichtigsten Stakeholdern nur ein Problem bringen, ohne über eine Lösung nachzudenken, werden sie möglicherweise frustriert oder fühlen sich faul, was die Bearbeitung des Problems noch schwieriger machen kann.

Fragen, die ein Projektmanager beim Starten eines Projekts stellen sollte

Stakeholder einbeziehen

Sobald Sie eine Lösung für die Probleme haben, die Ihr Projekt bedrohen, ist es wichtig, die wichtigsten Stakeholder so schnell wie möglich mit der Zusammenfassung der Probleme und den von Ihnen zusammengestellten Lösungen zu befassen. Geben Sie sich nicht die Mühe, bestimmten Personen oder Teams die Schuld zu geben. Dies wird die Situation nur verschlimmern, und wenn jemand wirklich schuld ist, wird das Stakeholder-Team diesen Eindruck wahrscheinlich von den Daten und Informationen erhalten, die Sie übergeben.

Seien Sie nicht überrascht oder verärgert, wenn sie sich aufregen, wenn sie zum ersten Mal von dem Problem hören. Gute Führungskräfte werden respektieren, dass Sie sie schnell auf die Probleme aufmerksam machen und Lösungen auf dem Tisch haben. Einige Führungskräfte werden jedoch frustriert sein und diese Frustrationen möglicherweise auf Sie übertragen, unabhängig davon, ob es wirklich Ihre Schuld ist oder nicht. Konzentrieren Sie sich in jedem Fall darauf, Ihre Empfehlungen als Baustein für eine endgültige Lösung zu verwenden. Fragen Sie sie auch, ob Sie noch jemanden an den Tisch bringen sollen. Höchstwahrscheinlich ist jemand anderes in Ihrem Unternehmen auf dieselben Probleme gestoßen, die bei Ihrem Projekt auftreten, und kann Ihnen bei der Lösung dieser Probleme helfen.

Manchmal ist es am schwierigsten, Projektprobleme zu lösen, wichtige Stakeholder dazu zu bringen, sich auf eine Lösung zu einigen.

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Vereinbaren Sie eine Lösung

Es kann mehr als ein paar Gruppensitzungen, Einzelbesprechungen und Telefonanrufe dauern, und Sie müssen möglicherweise mit dem Berichtsteam zusammenarbeiten, um mehr Daten zu generieren. Sie müssen jedoch alle auf die Arbeit konzentrieren, um eine Lösung für die Probleme zu finden So kann das Projekt wieder in Gang kommen.

Es wird eine starke Versuchung geben, Ecken zu schneiden; Tu es nicht und lass niemanden die Gruppe dazu lenken, da dies fast immer in einer Katastrophe endet. Arbeiten Sie immer daran, die Gruppe auf die Risiken, Kosten und Auswirkungen auf den Zeitplan aufmerksam zu machen, die mit den untersuchten Lösungen verbunden sind. Wenn jeder im Projektteam über diese Informationen verfügt, ist die Lösung, auf die sich das Team einigt, wahrscheinlich im besten Interesse des Unternehmens.

Korrigieren und vorwärts bewegen

Nachdem sich alle auf die zu implementierenden Lösungen geeinigt haben, besteht der nächste Schritt darin, die mit diesen Lösungen verbundenen Arbeiten in den Projektplan aufzunehmen und das Projekt neu zu planen. Durch ein erneutes Baselining eines Projekts können Sie die erforderlichen Anpassungen an Zeitplan, Budget und Umfang des Projekts vornehmen und die Erwartungen bei wichtigen Stakeholdern zurücksetzen. Danach ist es wichtig, sich nicht mit dem Problem zu befassen, sondern das Team weiter in Richtung Ziellinie zu marschieren.