Wie es ist, ein Projektmanager zu sein: ein Tag im Leben

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Bei jeder Karriere können die komplexen und stressigen Aspekte eines Jobs für einen Außenstehenden interessant und glamourös aussehen. Die Wahl der richtigen Karriere ist wichtig, daher müssen Sie Ihre Forschung betreiben. Wenn Sie über die hochglanzpolierten Rekrutierungsseiten hinausblicken und ein wenig über die alltäglichen Realitäten des Jobs erfahren, können Sie eine fundiertere Entscheidung darüber treffen, ob diese Karriere für Sie richtig ist.

In diesem Artikel habe ich meine eigenen Erfahrungen und die anderer Projektmanager zusammengefasst, um Ihnen einen Einblick zu geben, wie ein normaler Tag aussieht. Lesen Sie sich durch und sehen Sie, ob es eine Karriere ist, die Sie sich vorstellen können.

Natürlich ist in der Realität jeder Tag als Projektmanager sehr unterschiedlich, aber für den Zweck dieses Artikels habe ich einige typische Aktivitäten über einen durchschnittlichen Zeitraum von 9 bis 5 Tagen strukturiert.

8 Uhr morgens: Beginnen Sie mit der Arbeit. Überprüfen Sie die E-Mails.

Der Leser mit den Adleraugen wird den Widerspruch in meinem Artikel bereits entdeckt haben. Im einleitenden Abschnitt habe ich erwähnt, dass ich Ihnen einen typischen 9-5-Tag geben würde, und jetzt habe ich den Tag stattdessen um 8 Uhr morgens begonnen.

Dies ist die erste Realität eines Projektmanagers: Ein Tag ist sehr selten 9-5.

Projektmanagement ist eine anspruchsvolle Karriere. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie sich an einem kritischen Punkt in einem Projekt befinden. Projekte sind so eng mit Zeitskalen verbunden, dass in schwierigen Zeiten keine Zeit zum Anhalten und Anhalten bleibt. In der Realität bedeutet dies, dass Sie in Stoßzeiten möglicherweise lange arbeiten, um Ihr Team zu unterstützen, Ihre Aufgaben zu erledigen und sicherzustellen, dass Ihre Fristen eingehalten werden.

Um einen so anspruchsvollen Job zu bewältigen, werden viele Projektmanager ihre Arbeit vor dem morgendlichen Ansturm von Telefonanrufen und Besprechungen aufnehmen, damit sie Zeit haben, E-Mails zu lesen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Projektmanager um 7 oder 8 Uhr morgens mit der Arbeit beginnt. Und natürlich einen großen E-Mail-Posteingang gemeinsam. Sie müssen so organisiert sein, dass Sie Ihren Posteingang gut verwalten und wichtige E-Mails immer beantworten können.

9.00 Uhr: Telefonkonferenz

Telefonkonferenzen haben Meetings als häufigste Kommunikationsmethode für Projekte abgelöst. Warum? Weil viele Projekte jetzt entfernte Teams haben. Wenn Sie mit Personen an zahlreichen Standorten arbeiten, ist es unrealistisch, Zeit für Besprechungen zu haben. Und mit so fortschrittlicher Technologie kann eine Telefon- oder Videokonferenz genauso effektiv sein. (Nun, das ist nicht immer wahr. Nur zum Spaß habe ich unten ein Video verlinkt, das einen einzigartigen Überblick darüber gibt, wie eine Telefonkonferenz im wirklichen Leben aussehen würde. Wenn Sie jemals eine Telefonkonferenz erlebt haben, ist dies wird dich auf jeden Fall zum Lachen bringen.)

Als Projektmanager liegt es häufig in Ihrer Verantwortung, Telefonkonferenzen abzuhalten, und Sie müssen möglicherweise bei anderen Anrufen im Zusammenhang mit Ihrem Projekt als Unternehmensvertreter auftreten. Projektanrufe sind häufig geplant, um dem Team regelmäßig Gelegenheit zu geben, sich über den Fortschritt des Projekts zu unterhalten und mögliche Probleme zu besprechen.

Eine Telefonkonferenz im wirklichen Leben

10:00 Uhr: Überprüfen Sie die Telefonkonferenz / Projektprobleme

Nehmen wir also an, die Telefonkonferenz um 9 Uhr dauert eine Stunde. Das ist ziemlich typisch für ein größeres Projekt. Als Projektmanager beenden Sie die Telefonkonferenz mit einer Reihe von Notizen, die Sie durchgehend gemacht haben. Ihr Team hat Sie wahrscheinlich über abgeschlossene, laufende Arbeiten und wichtige Projektprobleme informiert. Die Wahrscheinlichkeit ist, dass Sie nach dem Verlassen der Telefonkonferenz dringend oder halb dringend arbeiten müssen, um die gerade angesprochenen Probleme zu lösen.

An diesem Punkt des Tages werden Sie wahrscheinlich mehrere Dinge tun:

Aktualisieren Sie Ihre Projektdokumentation, z. B. Ihren Projektplan, um alles wiederzugeben, was Sie gerade in der Telefonkonferenz erfahren haben
Führen Sie erste Arbeiten durch, um dringende Probleme zu beheben, über die Sie informiert wurden. Wenn beispielsweise ein Lieferant mit einer Lieferung zu spät kommt, können Sie die Auswirkungen überprüfen, die dies auf Ihr Projekt haben wird, den Lieferanten anrufen oder das Problem eskalieren.
Andere E-Mails / Telefonanrufe / Diskussionen finden wahrscheinlich statt und nehmen möglicherweise einen großen Teil Ihres Vormittags in Anspruch. Es ist üblich, dass ein Projektmanager den ganzen Tag über einen kontinuierlichen Strom von E-Mails, Problemen und Telefonanrufen erhält, sodass Sie neue Aufgaben erledigen müssen, auch wenn Sie mit den bereits aufgetretenen Problemen beschäftigt sind.

11:00 Uhr: Projektplanung / Weitere Anrufe

Nach Ihrem früheren Meeting haben Sie wahrscheinlich festgestellt, dass Ihr Projektplan jetzt aktualisiert werden muss. Erwarten Sie jedoch nicht viel Zeit, um dies zu erreichen. Sie werden wahrscheinlich durch weitere Anrufe und E-Mails unterbrochen. Sie beginnen jedoch trotzdem mit dem Plan.

11:30 Uhr: Fachversammlung

Ich habe für diese Überschrift den Oberbegriff "Fachbesprechung" verwendet, aber in Wirklichkeit kann dies jede Art von Besprechung sein, die sich auf ein bestimmtes Thema in Ihrem Projekt bezieht. Wenn Sie beispielsweise ein IT-Projektmanager sind, kann dies eine Softwareüberprüfung sein.

Hier ist jedoch zu beachten, dass Besprechungen einen erheblichen Teil Ihres Tages in Anspruch nehmen. Und vergessen Sie nicht, dass sich ein guter Projektmanager zu beiden Seiten des Meetings Zeit nimmt, um sicherzustellen, dass er das Beste aus der Zeit herausholt. Sie können zuvor Referenzmaterial zusammenstellen oder Hintergrundinformationen lesen und anschließend Notizen aufschreiben und verteilen, die sie während des Meetings gemacht haben.

12:30 Uhr: Mittagessen

Ich möchte also kein zu trostloses Bild malen, wenn es darum geht, wie beschäftigt das Leben als Projektmanager sein kann. Um 12:30 Uhr ist hier ein Zwischenstopp für das Mittagessen. Es ist eine gute Idee, wie hektisch Ihr Job auch sein mag, sich immer mitten am Tag eine Auszeit zu nehmen. Sie werden feststellen, dass Sie mehr Energie für den Nachmittag haben und sich besser konzentrieren können.

13:00 Uhr: Präsentation vor Führungskräften

Von einem Projektmanager wird erwartet, dass er viele Präsentationen machen muss. Möglicherweise stellen Sie fest, dass ein hochkarätiges Projekt von Ihrem Manager, leitenden Angestellten oder dem Projektsponsor sorgfältig überwacht wird, und Sie werden möglicherweise gebeten, ihnen ein regelmäßiges Update vorzulegen.

Natürlich ist eine regelmäßige Präsentation nicht nur eine Stunde langes Meeting außerhalb Ihrer Arbeitswoche. Es braucht Zeit, um die Details zusammenzustellen, die Führungskräfte in einer Präsentation erwarten, und Sie müssen möglicherweise nach Abschluss des Meetings weitere Informationen senden, um Fragen oder Bedenken zu beantworten. Wenn Sie in Ihrem Job gute Leistungen erbringen möchten, ist es sehr wichtig, dass Sie viele wichtige Daten erfassen und in eine übersichtliche, übersichtliche Darstellung umwandeln können.

14:00 Uhr: Schreiben Sie Berichte

Projektmanager verbringen viel Zeit mit der Dokumentation, da viele Informationen in einem Projekt gespeichert und regelmäßig aktualisiert werden müssen. Neben Präsentationen für Führungskräfte müssen Sie möglicherweise regelmäßig schriftliche Berichte für ein breiteres Publikum oder für einen Kunden bereitstellen. Solide Schreibfähigkeiten sind wichtig, da Sie möchten, dass Ihre Berichte professionell aussehen und für die Menschen leicht zu lesen und zu verstehen sind.

15:00 Uhr: Treffen Sie sich mit dem Team

Ihre Hauptaufgabe als Projektmanager ist es, die Kontrolle über ein Projekt zu behalten, und es sollte nicht unterschätzt werden, wie schnell ein Projekt ins Rutschen geraten kann. Die einzige Möglichkeit, dies zu verhindern, besteht darin, eine solide Beziehung zu Ihrem Team zu haben und regelmäßig mit ihm zu kommunizieren. Es ist wichtig, dass sich Ihr Team bei Ihnen so wohl fühlt, dass es Sie über alle Probleme informieren kann, die Probleme für Ihr Projekt verursachen könnten. Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten sind daher ein Muss.

Während dieser Zeit können Sie einzelne Teammitglieder proaktiv telefonisch oder persönlich einholen oder bestimmte Teammitglieder priorisieren, wenn Sie sich gerade mit einem bestimmten Problem in Ihrem Projekt befassen.

16:00 Uhr: Budget aktualisieren

Die Kontrolle über die Projektfinanzen ist unerlässlich. Zu Beginn eines Projekts müssen Sie ein Budget zusammenstellen, um abzuschätzen, was Sie wann ausgeben werden. Um die genaue Kontrolle über Ihr Projekt zu behalten, müssen Sie das Budget regelmäßig überprüfen und mit Ihren tatsächlichen Ausgabenzahlen vergleichen. Ein ausgezeichnetes Verständnis von Zahlen ist für einen Projektmanager sehr wichtig.

16:30 Uhr: Finanztreffen

Wenn Sie das Budget für ein Projekt überschreiten, befinden Sie sich möglicherweise in einer Besprechung mit dem Finanzteam, um Ihre Ausgaben zu überprüfen. Oder Ihre Organisation möchte einfach eine regelmäßige finanzielle Überprüfung Ihres Projekts, um zu überprüfen, ob es auf dem richtigen Weg ist. Was Sie jedoch bei jedem Projekt feststellen werden, ist, dass Sie häufig gebeten werden, an Besprechungen mit internen Abteilungen teilzunehmen, die ein Interesse oder eine Beteiligung an Ihrem Projekt haben.

17:00 Uhr: Dringende Telefonkonferenz

Es ist ein seltener Tag, an dem bei einem Projekt alles reibungslos läuft. Möglicherweise müssen Sie häufig Ihren sorgfältig geplanten Zeitplan ändern, um eine wachsende Krise in einem Projekt zu bewältigen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise eine späte Telefonkonferenz einplanen, um mit einem Dritten über ein Problem zu sprechen, das an diesem Morgen bei Ihnen angesprochen wurde. Denken Sie auch daran, dass Sie bei Teams mit unterschiedlichen Zeitzonen wahrscheinlich am frühen Morgen oder am späten Abend Anrufe planen müssen. Einer der vielen Gründe, warum ein Projektmanagementjob selten 9-5 ist.

17:30 Uhr: Auf E-Mails antworten

E-Mails sind nach wie vor ein wichtiges Kommunikationsmittel für jedes Unternehmen. Während Sie an ungeraden Stellen des Tages 10 oder 20 Minuten Zeit hatten, um E-Mails zu lesen und zu beantworten, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Ihr Posteingang im Laufe des Tages schnell wächst. Daher kann es vorkommen, dass Sie am Ende des Arbeitstages häufig zusätzliche 30 Minuten benötigen, um E-Mails zu lesen und den Rest Ihrer To-Do-Liste zu erreichen, bevor Sie bereit sind, die Arbeit zu verlassen.

18:00 Uhr: Überprüfen Sie die Aufgabenliste für morgen

Um 18:00 Uhr haben Sie möglicherweise das Gefühl, einige Fortschritte bei Ihrer Arbeit erzielt zu haben und bereit zu sein, das Büro zu verlassen. Um sich jedoch an dem sehr anstrengenden Tag, den Sie morgen geplant haben, einen Vorsprung zu verschaffen, müssen Sie möglicherweise nur 10 Minuten damit verbringen, Ihre To-Do-Liste zu überprüfen. Natürlich ist eine To-Do-Liste ein wesentliches Werkzeug für jeden Projektmanager, da sie Ihnen hilft, Ihre Zeit zu verwalten und einen sehr anspruchsvollen Zeitplan zu erstellen.

Fazit: Keine zwei Projekte / Organisationen sind gleich

Wenn Sie von einem dieser Punkte überrascht sind, denken Sie daran, dass dies nur ein Leitfaden ist und in Wirklichkeit alle Projekte unterschiedlich sind und wie Sie Ihre Zeit damit verwalten, unterschiedlich sein wird. Darüber hinaus sind alle Organisationen unterschiedlich. Einige haben möglicherweise Kulturen, die erwarten, dass Sie lange arbeiten und nur minimal zu Mittag essen. Andere verfolgen möglicherweise einen ganz anderen Ansatz und ermutigen die Mitarbeiter aktiv, angemessene Pausen einzulegen, ihre Arbeitsbelastung zu verringern und angemessene Arbeitszeiten zu haben. Unabhängig davon, welches Projekt Sie verwalten, können Sie aus diesem Beispiel lernen, dass die Fähigkeit, organisiert, aufmerksam und effizient zu bleiben, für einen Projektmanager unglaublich wichtig ist. Ein gutes Zeitmanagement macht einen wesentlichen Unterschied darin, die komplexen Anforderungen und die Unvorhersehbarkeit, die mit der Überwachung eines Projekts verbunden sind, im Auge zu behalten.