5 Ärgerliche Fehler beim Schreiben im Geschäft und wie man sie vermeidet

Schriftliche Mitteilungen sagen viel über Sie aus

Scheint Ihre Karriere nirgendwo hin zu führen? Fühlt es sich an, als wären Sie auf der untersten Stufe der Karriereleiter festgefahren? In diesem Fall sollten Sie sich Ihre schriftlichen Mitteilungen genauer ansehen. Ärgerliche Interpunktions- und Grammatikfehler können Sie zurückhalten.

Gutes Business Writing ist am heutigen Arbeitsplatz von entscheidender Bedeutung. In Umfragen, in denen Arbeitgeber und professionelle Personalvermittler gebeten werden, die Eigenschaften aufzulisten, nach denen sie bei Arbeitnehmern suchen, stehen effektive Fähigkeiten zum Schreiben von Unternehmen ganz oben auf der Liste. Arbeitgeber wollen Mitarbeiter, die Informationen auf organisierte und kohärente Weise kommunizieren können, ohne unachtsame Schreibfehler, die einer guten Kommunikation im Wege stehen. Ein falsch verwendetes Wort oder ein Komma an der falschen Stelle kann etwas anderes als die beabsichtigte Nachricht kommunizieren. Mangelnde Klarheit in Geschäftsdokumenten kann zu unzufriedenen Kunden und sogar zu Rechtsstreitigkeiten führen.

Selbst ohne schwerwiegende rechtliche Konsequenzen spiegelt ein Dokument voller Grammatik- und Satzzeichenfehler den Autor schlecht wider. Schlechtes Schreiben ist nicht glaubwürdig und überzeugend. Es schafft kein Vertrauen. Es ist nervig.

In über 20 Jahren als Unternehmensanwalt habe ich viele Geschäftskommunikationen überprüft. Ich habe aus erster Hand gesehen, wie häufige Fehler in Grammatik und Zeichensetzung zu verstümmelter Kommunikation, verärgerten Kunden und ins Stocken geratenen Karrieren führten. Hier ist meine Liste der fünf nervigsten Fehler beim Schreiben von Geschäftsinformationen und wie Sie sie vermeiden können.

1. Der verlegte Apostroph

Es gibt möglicherweise keinen anderen Schreibfehler, der bei Lesern die gleiche Reaktion auf Fingernägel auf einer Tafel hervorrufen kann wie der falsch platzierte Apostroph, die Verwendung der Possessivform, um mehr als eine von etwas zu bezeichnen. Dieser Fehler ist ärgerlich, weil er so weit verbreitet ist und sich nicht nur auf geschäftliches Schreiben beschränkt. Sie haben es alle gesehen:

• Ich hatte Pfannkuchen zum Frühstück.
• Die Smiths haben ein neues Auto gekauft.
• Die 1960er Jahre waren ein verrücktes Jahrzehnt.

Trotz einer Epidemie von Apostrophen, die angeblich Pluralformen aufweisen, benötigen nur Pluralformen, die etwas besitzen, ein Apostroph, und dieses Apostroph folgt im Allgemeinen dem Buchstaben "s":

• Die flauschige Textur der Pfannkuchen
• Das neue Auto der Smiths
• Die sozialen Turbulenzen der 1960er Jahre

Es gibt nur wenige Fälle, in denen es akzeptabel ist, einen Apostroph zu verwenden, um einen Plural zu bezeichnen. In diesen Fällen ist der Apostroph erforderlich, um Verwirrung zu vermeiden:

• Sie hat drei A auf ihrem Zeugnis. (Verwenden Sie ein Apostroph, um Verwechslungen mit dem Wort "as" zu vermeiden.)
• Bestellen Sie fünf # 371KVs. (Verwenden Sie ein Apostroph, um anzuzeigen, dass "s" nicht Teil der Seriennummer ist.)

2. Verwirrung über mich, mich und mich

Wie oft haben Sie eine Geschäftsmitteilung gelesen, in der festgestellt wurde: "Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Jane oder mich." Der Autor versucht entweder, raffiniert zu klingen, indem er das eleganter klingende "Ich" anstelle von "Ich" verwendet, oder er ist verwirrt, ob er "Ich" oder "Ich" verwendet, und entscheidet sich für "mich". " Das Ergebnis ist ein nerviger und allzu häufiger Missbrauch des reflexiven Personalpronomen.

Sie können den gleichen Fehler vermeiden, indem Sie einen einfachen Test anwenden. Lass Jane aus dem Bild und schau, wie der Satz klingt. Würden Sie sagen: "Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie mich bitte"? Nein, Sie würden sagen: "Bitte kontaktieren Sie mich." Recht? Wenn Sie in diesem Fall "mich" verwenden würden, müssen Sie weiterlesen, um zusätzliche Hilfe bei der Grammatik zu erhalten.

"Ich, ich und ich" sind drei verschiedene Fälle des Personalpronomen. Der Fall ändert sich abhängig davon, ob das Pronomen als Subjekt oder Objekt eines Satzes fungiert.

Verwenden Sie für das Thema eines Satzes (das Substantiv, das sagt, worum es in dem Satz geht) "I":

• Ich habe den Brief geschrieben.

Verwenden Sie für das Objekt eines Satzes (das Substantiv, das einem Verb eine Bedeutung gibt oder eine Präposition vervollständigt) "ich":

• Wenn Sie Fragen haben, können Sie mich fragen.
• Fragen können an mich gerichtet werden.

Wenn das Subjekt der Handlung und das Objekt der Handlung dasselbe sind, verwenden Sie das Reflexivpronomen "ich":

• Ich habe es selbst gemacht.
• Ich sah mich im Spiegel an.

Wie Sie einen Spiegel brauchen, um sich selbst zu sehen, braucht ein Reflexivpronomen wie "ich" (oder Sie selbst, sich selbst usw.) ein anderes Substantiv oder Pronomen im Satz, um es zu reflektieren. Wenn es keine gibt, verwenden Sie entweder den subjektiven Fall (I) oder den objektiven Fall (ich).

3. Zufällige Kommas

Ich zögere, über Kommas zu schreiben, weil sie knifflige Dinge sein können. Tatsächlich könnte ich ein paar Absätze darüber machen, ob ein Komma zwischen den Wörtern "Kommas" und "weil" im vorhergehenden Satz stehen soll. Dies werde ich jedoch nicht tun, da mein Problem mit Kommas noch grundlegender ist als die Frage, ob vor einer Konjunktion, die zwei unabhängige Klauseln verbindet, ein Komma verwendet werden soll. (Falls Sie sich fragen, meine Antwort hier ist nein; die Klauseln sind kurz und in Gedanken eng miteinander verbunden.)

Das nervigste Problem mit Kommas ist, wenn sie zufällig in Sätzen erscheinen, wo sie nicht benötigt werden und nicht dazu gehören. (Ja, ich versuche hier einen Punkt zu machen.)

Es ist mir egal, ob Sie das serielle Komma in einfachen Sätzen verwenden oder nicht. Ich werde mich nicht zu sehr um das Fehlen eines Kommas zwischen Koordinatenadjektiven kümmern. Meine britischen Freunde sagen mir, dass wir im amerikanischen Englisch sowieso viel zu viele Kommas verwenden. Die anspruchsvollen amerikanischen Nutzungsregeln könnten genau der Grund sein, warum so viele Wirtschaftsautoren sie überbeanspruchen.

Das Problem mit einem Komma ist, dass das Auge für einen Moment aufhören soll zu lesen. Das ist in Ordnung, wenn Sie eine Pause brauchen, wie wenn Sie beim Sprechen Luft holen. Aber unerwartete Kommas sind wie Schluckauf. Sie nerven.

Es gibt Dutzende von Regeln, wann sie verwendet werden sollen. Wenn Sie sich jedoch an eine dieser Regeln erinnern, denken Sie daran: Wenn Sie sich keinen bestimmten Grund für die Verwendung eines Kommas vorstellen können, verwenden Sie ihn nicht.

Verwenden Sie in folgenden Situationen niemals ein Komma:

• Zwischen einem beschreibenden Wort und dem Substantiv beschreibt es: "Ich habe den schlecht geschriebenen Brief gelesen." Falsch
• Zwischen dem Thema und dem Verb: "Der schlecht geschriebene Brief hat mich geärgert." Falsch
• Zwischen zwei Klauseln mit einem einzelnen Thema, die durch eine Konjunktion verbunden sind: "Ich habe den Brief gelesen und alle Satzzeichenfehler korrigiert." Falsch
• Um eine einschränkende Klausel auszulösen (eine, die für die Bedeutung des Satzes wesentlich ist): "Der Brief, der diesen Artikel inspirierte, war voller nerviger Satzzeichenfehler." Falsch

4. Der Missbrauch von "als solches"

Allzu oft wird im Geschäftsschreiben der Ausdruck "als solcher" als schickere Art verwendet, "daher" zu sagen, als ob ein formelleres Wort benötigt würde. In einem Schreiben heißt es beispielsweise: "Diese Korrespondenz dient als Hinweis darauf, dass Sie mit unserer Vereinbarung in Verzug sind. Daher haben Sie 10 Tage Zeit, um die Inverzugsetzung zu beheben, oder die Vereinbarung wird gekündigt." In diesem Beispiel wird "als solches" anstelle von "daher" verwendet, um "aus diesem Grund" oder "folglich" zu bedeuten. Das ist falsch.

Bei richtiger Verwendung bezieht sich der Ausdruck "als solcher" auf die Identität, Art oder Kapazität des Substantivs oder der vorangegangenen Nominalphrase:

• "Ich bin ein Verfechter der Grammatik. Als solches ärgere ich mich, wenn ein Schriftsteller Partizipien baumelt." Richtig

Um zu vermeiden, dass "als solches" falsch verwendet wird, fragen Sie sich "als was?" Wenn das vorangegangene Substantiv passt, ist die Verwendung korrekt:

• "Als Verfechter der Grammatik ärgere ich mich, wenn ein Schriftsteller Partizipien baumelt." Richtig

Wenn "als solches" den Leser nicht auf ein vorhergehendes Substantiv verweist, ist die Verwendung falsch:

• "Weil er die Grammatikregeln nicht beachtete, ließ der Schriftsteller Partizipien baumeln. Als solches ärgerte er seine Leser." Falsch

Fragen Sie, ob Sie "solche" durch ein nahe gelegenes vorangegangenes Substantiv oder eine Nominalphrase ersetzen können:

• Als Grammatikregeln ärgerte er seine Leser.
• Als Schriftsteller ärgerte er seine Leser.
• Als Partizip ärgerte er seine Leser.

Wenn die Substitution keinen Sinn ergibt oder im Fall des zweiten Beispiels die beabsichtigte Bedeutung nicht vollständig vermittelt, ist die Verwendung von "als solche" unangemessen. Um Ihre Leser nicht zu ärgern, verwenden Sie "deshalb" oder ersetzen Sie die Übergangsphrase durch ein aussagekräftigeres Wort oder eine aussagekräftigere Phrase.

5. Die falsche Verwendung von "Verbiage"

Hier geht es nicht um Grammatik oder Zeichensetzung, sondern um den häufigen, aber mysteriösen Missbrauch eines wenig schmeichelhaften Wortes. Als Unternehmensanwalt erhielt ich fast jeden Tag eine E-Mail mit der Aufschrift: "Könnten Sie das Wort im zweiten Absatz des beigefügten Dokuments überprüfen und mich wissen lassen, ob es in Ordnung ist?" Jedes Mal, wenn ich mich zurückhalten musste, eine kurze Antwort abzuschießen: "Wenn es eine Redewendung ist, warum verschwendest du meine Zeit?"

Verbiage bedeutet nicht "Text", "Wörter", "Wortlaut", "Inhalt" oder eines der anderen Wörter, mit denen der Autor der E-Mail meine rechtliche Überprüfung hätte anfordern können. "Verbiage" bedeutet Sprache oder Schrift, die zu viele Wörter oder übermäßig technische Ausdrücke verwendet. Es ist keine gute Sache. Ein Schriftsteller sollte Redewendungen vermeiden und den Begriff nicht zur Beschreibung seiner schriftlichen Arbeit verwenden.

Bonus-Tipp: Vereinfachen Sie Ihre Sprache

Dies bringt eine letzte Lektion über das Schreiben im Geschäftsstil. Versuchen Sie nicht, Menschen mit ausgefallenen Worten zu beeindrucken, wenn die bessere Wahl klar und beschreibend ist. Business-Speak ist voll von erfundenen, ausgefallenen Worten. Fallen Sie nicht in die Falle, sie zu benutzen. Sagen Sie nicht "verwenden", wenn "verwenden" gut funktioniert. Sie werden als anmaßend und schlimmer abschneiden, besonders wenn Sie nicht verstehen, was Ihr schickes Wort bedeutet.

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