6 Effektive Zeitmanagement-Tipps für Mitarbeiter und Geschäftsinhaber

Finden Sie, dass Sie zu viele Dinge gleichzeitig verwalten müssen?

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1. Analysieren Sie die Situation

Wenn Sie Ihren Zeitplan mit Aktivitäten füllen und ständig beschäftigt sind, bedeutet dies nicht unbedingt, dass Sie Ihre Zeit effektiv verwalten. Sich kontinuierlich mit hoher Geschwindigkeit zu bewegen hat seine eigenen Nachteile, von denen nicht zuletzt Stress einschließt.

Die Realität ist, dass wir die Zeit an sich nicht wirklich kontrollieren oder verwalten können. Was wir schaffen können, sind wir selbst. Eine Verlangsamung ist erforderlich, um das gesamte Bild aufzunehmen.

Stellen Sie sich die Fragen: Ist dies die produktivste Nutzung meiner Zeit? Gibt es eine intelligentere Möglichkeit, das zu erreichen, was ich heute tun muss, ohne so viel Zeit aufzuwenden?

Geschäftigkeit selbst kann ein Problem sein. Es gibt Zeiten, in denen es zu einem ausweichenden Ansatz wird, beschäftigt zu sein - ein Mittel, um andere wichtige Probleme im eigenen Leben zu vermeiden.

Wenn Sie sich zurückziehen, um nachzudenken, anstatt sich ständig in Aktivitäten zu stürzen, können Sie Zeit sparen und die Bemühungen selbst effizienter und rentabler gestalten.

Eine klare Vision ist entscheidend

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2. Machen Sie sich klar, welche Rolle Sie spielen

Selbst an einem normalen Arbeitsplatz können Probleme im Zusammenhang mit einem schlechten Zeitmanagement zu einer Krisenmanagementsituation führen, in der die ursprünglichen Rollen und Verantwortlichkeiten eines Mitarbeiters überschattet werden und er seine ganze Zeit mit dem verbringt, was nicht in der ursprünglichen Stellenbeschreibung enthalten war.

Aus diesem Grund ist es wichtig, eine klare Vorstellung davon zu haben, was erreicht werden muss und welche Rolle und Verantwortung Sie spielen. Wenn Sie nicht wissen, wohin Sie fahren, führt Sie jede Straße dorthin. Sie benötigen einen Standard, den Sie kontinuierlich als Benchmark für Ihren Fortschritt verwenden können.

Wenn Sie angestellt sind, müssen Sie möglicherweise ein Treffen mit Ihrem Vorgesetzten abhalten, um zu klären, wo Ihre Prioritäten liegen. Die Eröffnung dieser Diskussion könnte auch auf andere Weise von Vorteil sein. Dies kann dazu beitragen, Ihren Zeitplan neu zu organisieren, um Burnout zu vermeiden und zusätzliche Aufgaben an andere Teammitglieder zu delegieren.

Beachten Sie, dass sich aufgrund der sich ändernden Natur der Geschäftswelt Prioritäten und Verantwortlichkeiten ändern können. Dies gilt insbesondere für Selbstständige. Organisieren Sie Ihr Zeitmanagement so, dass solche Änderungen berücksichtigt werden.

Schützen Sie Ihre Zeit

3. Schützen Sie Ihren Zeitplan

Zeit ist das wertvollste Gut, das Sie haben. Die meisten anderen Dinge im Leben sind austauschbar, die Zeit jedoch nicht. Sie werden niemals die Jahre Ihres Lebens zurückbekommen, die bereits aufgebraucht sind. Gleiches gilt für jede Sekunde, die gerade läuft.

Es ist daher nicht nur notwendig, sondern auch unerlässlich, Ihre Zeit sorgfältig zu schützen. Führen Sie eine Aktionsliste. Wenn Sie Ihre vorrangigen Aufgaben identifiziert und ungestörte Zeit für deren Ausführung eingeplant haben, bemühen Sie sich, sicherzustellen, dass keine Störungen auftreten.

Dazu gehören Maßnahmen wie das Aktivieren Ihrer Voicemail, das Deaktivieren von E-Mail-Benachrichtigungen, das Begrenzen eingehender Anrufe, die Nutzung virtueller Besprechungen anstelle von Live-Besprechungen, das Erfordernis von Kalenderterminen mithilfe der Zeichen "Nicht stören".

Wenn Sie beispielsweise eine Besprechung für 15 Minuten geplant haben, stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer das Zeitlimit einhalten und sich an das jeweilige Thema halten. Für alle externen Probleme, die nicht innerhalb des von Ihnen festgelegten Zeitrahmens behandelt werden können, kann eine separate Vereinbarung getroffen werden.

Abgesehen von den oben genannten Punkten sollten Sie ständig nach Möglichkeiten suchen, Ihre Zeit zu sparen. Dies macht Sie effizienter. Alle wenigen Minuten, die von jeder Aktivität eingespart werden, wenn sie am Ende des Tages kombiniert werden, können einen signifikanten Unterschied bewirken.

4. Nutzen Sie die 80/20-Regel

Je größer das Geschäft wächst, desto mehr Verantwortlichkeiten gibt es und desto größer ist die Notwendigkeit eines effektiven Zeitmanagements.

Was als Ein-Personen-Betrieb begonnen haben könnte, könnte schnell so massiv werden, mit solch unglaublichen Anforderungen, dass die Dinge außer Kontrolle geraten, wenn kein angemessenes Management eingerichtet wird.

Zu den typischen Aufgaben, auf die Sie sich im Voraus vorbereiten müssen, gehören das Erstellen und Verwalten von Geschäftsstrategien, das Überwachen von Mitarbeitern, das Jonglieren von Konten und das Beschaffen weiterer Geschäftsmöglichkeiten.

Es ist daher wichtig, einen effizienten Weg zu finden, um alle Aufgaben zu erledigen und trotzdem ein Leben zu führen. Als Unternehmer können Sie so hart daran arbeiten, Termine einzuhalten, dass Sie nicht erkennen, welche Prioritäten gesetzt werden und was Ihre Zeit tatsächlich von Moment zu Moment stiehlt.

Gemäß der 80/20-Regel werden 80% der Ergebnisse aus 20% des investierten Zeit- und Arbeitsaufwands erzielt. Diese Regel unterstreicht, wie wichtig es ist, der Zeit Priorität einzuräumen, was am produktivsten ist. Identifizieren Sie die spezifischen Aufgaben, die den größten Einfluss auf Ihr Unternehmen haben, und nehmen Sie sich täglich Zeit, um daran zu arbeiten.

Wenn 80% Ihrer Geschäftsergebnisse auf 20% der Zeit und Mühe zurückzuführen sind, die Sie investieren, ist dies der Prozentsatz, auf den Sie den größten Teil Ihrer Aufmerksamkeit richten sollten.

Viele Geschäftsinhaber zögern beim Auslagern und Delegieren von Aufgaben, weil sie der Meinung sind, dass dies nur dazu dient, ihre Kostenbasis zu erhöhen.

Aber wenn das Geschäft expandiert und es Zeit für Sie ist, Leute einzustellen, die für Sie arbeiten, schulen Sie sie in den 20% und weisen Sie ihnen diese Aufgaben zu. Auf diese Weise kann das Unternehmen genug generieren, um die Kosten für die Einstellung der neuen Mitarbeiter zu decken. Wenn Sie sich auf diese Weise replizieren, wird der Betrieb effektiver und rentabler.

Verfolgen Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen

5. Prüfen Sie sich

Nehmen Sie sich eine Woche Zeit, in der Sie Ihre Aktivitäten und die für jede Aktivität aufgewendete Zeit detailliert aufzeichnen. Je detaillierter Sie sind, desto genauer ist die Analyse.

Der beste Weg, dies zu erreichen, besteht darin, den Tag in 15- oder 30-minütige Abschnitte aufzuteilen und dann aufzuschreiben, was Sie während dieser Zeitfenster tun. Diese Übung hilft Ihnen dabei, jede Sekunde zu zählen.

Arbeitszeittabellen sind nicht nur für Unternehmen erforderlich. Sie sind nützlich für Unternehmen auf allen Ebenen, einschließlich Freiberuflern und Einzelunternehmern. Sie können entweder eine tägliche computergestützte Arbeitszeittabelle oder eine Papier-Arbeitszeittabelle führen.

Alternativ können Sie einfach ein Notizbuch oder Tagebuch mitnehmen, das Sie überall hin mitnehmen, und Erinnerungen einrichten, um sicherzustellen, dass Sie weiterhin ein ordnungsgemäßes Protokoll Ihrer Zeitnutzung führen.

Sobald Sie sich auf diese Weise selbst auditieren, benötigen Sie die Disziplin, um dies aufrechtzuerhalten. Das Ziel dieser Übung ist es, eine Aufzeichnung zu haben, die analysiert werden kann. Wenn Sie ein laufendes Protokoll Ihrer Aktivitäten und der aufgewendeten Zeit führen, können Sie feststellen, wohin Ihre Zeit geht, und Zeitverschwender loswerden.

Zu diesen Zeitverschwendern gehören unnötige Besprechungen, Arbeiten, die andere erledigen sollten, Telefon- oder E-Mail-Unterbrechungen, doppelte Aufgaben, Aktivitäten mit niedriger Priorität, Löschen von Bränden, Fehlplanung und Desorganisation.

Sie können feststellen, was an Ihrem typischen Tag unproduktiv, störend und unnötig ist. Alles, was nicht direkt zur Erfüllung Ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten beiträgt oder diese unterstützt, ist eine rote Fahne.

Mit diesem Prozess können Sie auch produktive Aktivitäten identifizieren, um festzustellen, ob die ihnen zugewiesene Zeit wirklich angemessen ist. Sie können sich ein klares Bild davon machen, wie viel in 20% der Aktivitäten investiert wird, die 80% der Ergebnisse in Ihrem Leben und Geschäft erzielen.

6. Ergreifen Sie unterstützende Maßnahmen

Vorausplanen

Planen Sie Ihren Tag, Ihre Woche und Ihren Monat im Voraus. Ihre Planung sollte kurz-, mittel- und langfristige Ziele berücksichtigen. Das Fehlen einer strukturierten Methode zur Zeitverwaltung führt zu Schwierigkeiten, einschließlich fehlender Fristen, unausgewogener geschäftlicher und persönlicher Verpflichtungen und Druck durch die Verpflichtungen anderer.

Dies führt zu einer Verschlechterung. Die Leistung wird negativ beeinflusst und anstatt profitabel zu sein, werden Aktivitäten belastend. Auf der anderen Seite macht es die Gewohnheit, vorausschauend zu planen und angemessene Zeitmanagementprinzipien anzuwenden. Sie beginnen auf natürliche Weise als Teil Ihres täglichen Lebens zu fließen.

Kommunizieren

Beziehen Sie die Stakeholder in die Entscheidungen ein, die Sie treffen. Kommunizieren Sie mit Ihren Kollegen, Managern, Lieferanten, anderen Teams und Kunden, die ein berechtigtes Interesse haben und von den von Ihnen vorgenommenen Änderungen betroffen sind.

Teilen Sie diese Informationen mit Mitgliedern Ihres Haushalts, damit diese Sie unterstützen und Ihnen den Platz geben können, den Sie benötigen, um fortzufahren.

Ordnen Sie Ihre Aufgaben

Beginnen Sie mit den ausgehenden Aufgaben, bevor Sie die eingehenden Aufgaben bearbeiten. Senden Sie zuerst die wichtige Mitteilung aus, die für den Tag erforderlich ist. Nachdem Sie das aus dem Weg geräumt haben, können Sie sich mit der eingehenden E-Mail befassen.

Entwickeln Sie die Gewohnheit, mit ausstehenden Verantwortlichkeiten zu beginnen, bevor Sie an neuen arbeiten. Beseitigen Sie den Rückstand, bevor Sie neue Aufgaben ausführen.

Automatisieren, wo möglich

Automatisieren Sie Ihre täglichen Aufgaben so weit wie möglich. Wenn Ihre Arbeit beispielsweise viel Lesen und Tippen erfordert, können Sie kostenlose Text-to-Speech- und Speech-to-Text-Apps verwenden, um Zeit zu sparen.

Ausreichend ausruhen

Vergessen Sie nicht, zwischen den Aufgaben kurze Pausen einzulegen. Dies verhindert die Anhäufung von Stress für Körper und Geist. Wenn Sie genug Zeit haben, um sich auszuruhen und zu erfrischen, werden Sie produktiver und Ihr Geist wacher.