9 Bereiche des Projektmanagements (und warum sie wichtig sind)

Projekterfolg ist wichtig

Tatsache ist, dass im Leben und im Geschäft die meisten Projekte scheitern. Aber Erfolg ist wichtig. Wenn ein Projekt fehlschlägt, werden Zeit und Geld verschwendet. Manchmal gehen Leben verloren, wie bei einer Rettungsmission nach einem Hurrikan oder einer anderen Naturkatastrophe.

Es gibt zwei Arten von Projekten. Einer ist laut Business-Guru Joseph M. Juran: "Ein Problem, dessen Lösung geplant ist." Wenn ein Projekt wie dieses fehlschlägt, werden Zeit, Mühe und Geld verschwendet, und das Problem liegt immer noch bei uns. Die andere Art von Projekt ist das Bemühen, einen Traum in die Realität umzusetzen. Wenn diese Art von Projekt fehlschlägt, wird der Traum nie Wirklichkeit. Zum Beispiel hat Anfang dieses Monats ein Unternehmen mit einer großartigen Vision seine Türen geschlossen. Ich kenne zwanzig Leute, die einen großen Teil ihres Einkommens verloren haben, und es gab Hunderte von anderen. Und das Unternehmen hat Tausenden geholfen, aber es ist weg.

Tatsache ist, dass mehr als die Hälfte aller Projekte fehlschlägt - und das bezieht sich auf gut konzipierte, gut verwaltete Projekte und schließt erfolgreich Projekte ein, die verspätet und über das Budget hinaus geliefert werden. Die wahre Erfolgsquote - Projekte, die pünktlich und unter Budget akzeptable oder wunderbare Ergebnisse liefern - ist verschwindend gering.

Wir können es viel besser machen. Wir tun dies, indem wir auf alle Teile eines Projekts achten, dh indem wir die neun Bereiche des Projektmanagements verwalten, die für unser Projekt gelten.

In diesem Artikel

Wir werden schauen:

• Die Definition des Projekterfolgs
• So definieren Sie ein Projektziel
• Die neun Bereiche des Projektmanagements
• Wie ich diese Bereiche im realen Beispielszenario angewendet habe
• Die drei Phasen eines Projekts, einschließlich Vorbereitung, Durchführung und Durchführung

Das Ziel: Projekterfolg

"Projekterfolg" klingt nach einem schrecklich vagen Ziel. Eigentlich ist es nicht vage, aber es ist zu allgemein.

Wir können es leicht für jedes Projekt spezifisch machen. Tatsächlich ist diese spezifische Definition des Projektziels der erste Schritt zum Projekterfolg. Das Project Management Institute (PMI) definiert ein Projekt formal als "vorübergehendes Bestreben, ein einzigartiges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu schaffen". Schlüsselelemente sind:

• Jedes Projekt ist vorübergehend. Es wird nicht ewig so weitergehen. Es beginnt an einem bestimmten Datum und endet an einem späteren Datum.
• Jedes Projekt ist einzigartig. Jedes Projekt liefert ein neues, neuartiges und anderes Ergebnis.
• Jedes Produkt liefert ein bestimmtes Ergebnis, wenn es fertig ist.

Projektziel definieren

Hier einige Beispiele für Projektziele:

• Wir werden am 20. Juni eine wundervolle Hochzeit mit 300 Gästen haben.
• Eine neue vierspurige Brücke zwischen Marcos Island und dem Festland wird am 30. November für weniger als 4 Millionen US-Dollar für den Fahrzeugverkehr geöffnet sein.
• Unsere neueste Version der Amazing Planning-Software, Version 10.0, wird am 20. August zum Preis von 29,99 US-Dollar veröffentlicht. Alle bekannten Fehler aus dem Beta-Test wurden mit Entwicklungskosten von unter 50.000 US-Dollar behoben.

Wie Sie sehen, sind Projekte sowohl persönlich als auch geschäftlich. Sie werden auch sehen, dass eine gute Projektdefinition beinhaltet, was wann geliefert wird und wie viel es kosten wird. (Es gibt Kosten für die Hochzeit, aber das ist persönlich. Ich habe es nicht aufgenommen, weil es dich nichts angeht.)

Diese Beispiele veranschaulichen die ersten drei Bereiche eines Projekts, die wir verwalten müssen.

• Umfang ist ein schickes Wort für das, was wir machen.
• Zeit Adressen: wenn das Projekt startet; wenn es fertig ist, liefert es Ergebnisse; die Dauer von Anfang bis Ende; und der Arbeitsaufwand (Personenstunden).
• Kosten ist eine Definition, wie viel das Projekt kosten wird.

Dies sind die ersten drei Bereiche eines Projekts, die wir definieren, und wir nennen sie die Ergebnisfaktoren (r), da sie anhand klarer, definierbarer Ergebnisse gemessen werden können. Für den Umfang wird entweder das Ziel erreicht oder nicht. In Bezug auf die Zeit: Entweder ist es einmal oder es ist spät. In Bezug auf die Kosten: Entweder blieben wir innerhalb des Budgets oder wir gingen über das Budget hinaus. Weitere Informationen zu diesen Ergebnisfaktoren und warum sie als Eisernes Dreieck bezeichnet werden, finden Sie unter Erstellen eines Projektmanagementplans.

Die Ergebnisfaktoren reichen jedoch nicht aus. Wenn wir nur mit diesen drei Elementen arbeiten, wird unser Projekt scheitern.

Was sind die neun Bereiche des Projektmanagements?

Umfang, Zeit, Kosten, Risiko, Qualität, Kommunikation, Personalwesen, Beschaffung, Integration

Ein Beispiel aus dem wirklichen Leben: Der Tagesausflug

Vor ungefähr Jahren hatten meine Frau und ich einen wirklich lustigen Tag. Als Projektmanager möchte ich sagen, dass es daran lag, dass ich es als Projekt verwaltet habe. Auf jeden Fall ist es ein gutes Beispiel dafür, wie der Projekterfolg von mehr als nur den drei Ergebnisfaktoren abhängt: Umfang, Zeit und Kosten.

Unser Plan war es, einen Samstag im Juni zu nehmen und Litschis (wir lieben Litschifrüchte) auf einer eigenen Litschifarm etwa eine Stunde nördlich von unserem Wohnort zu pflücken. Wir wollten fünf Pfund Litschis nach Hause bringen, was ausreichte, um uns den ganzen Sommer zu halten. Die Litschis kosten 4 US-Dollar pro Pfund, und das Benzin für die Reise betrug etwa 10 US-Dollar, sodass die Gesamtkosten des Projekts 30 US-Dollar betrugen.

Ergebnisse beruhen auf Prozessen

Es klingt einfach. Die meisten Projekte klingen einfach. Aber wenn Sie innehalten und überlegen, wie viele Dinge schief gehen, erzählt das eine andere Geschichte. Hier sind einige Dinge, die schief gehen könnten, organisiert, um die neun Bereiche des Projektmanagements zu veranschaulichen.

• Umfang. Wenn wir uns verlaufen haben und die Litschifarmen nie gefunden haben - keine Litschis!
• Zeit. Wenn wir spät anfangen würden, würden wir mitten am Tag ankommen. Litschis in der heißen Sonne zu pflücken macht überhaupt keinen Spaß. Und für einen Tagesausflug macht Projektversagen keinen Spaß!
• Kosten. Hoppla! Litschis sind eine sehr empfindliche Frucht. Sie brauchen einen Kühler und etwas Eis, sonst werden sie schlecht, bevor wir nach Hause kommen. Fügen Sie $ 5 für einen Styroporkühler und $ 1 für Eis hinzu.
• Risiko. Was ist, wenn das Auto eine Panne hat - ein miserabler Tag! Machen Sie es richtig und checken Sie es aus, bevor wir gehen.
• Qualität. Mit Sorgfalt auswählen! Wir wollen nur die besten Litschis nach Hause bringen.
• Kommunikation. Im Auto, eine halbe Stunde von zu Hause entfernt. "Schatz, hast du die Karte?" "Was! Ich dachte du hättest die Karte?"
• Humanressourcen. "Schatz, Zeit aufzustehen und Litschis zu pflücken?" "Du gehst, ich habe keine Lust dazu. Außerdem nimmt mich meine Freundin Barbara zum Brunch mit." Ein Tagesausflug wurde zur Scheidung!
• Beschaffung. Telefonanruf am frühen Samstagmorgen. "Mr. Kemp, vielen Dank, dass Sie gestern Ihr Auto für eine Reparatur gebracht haben. Leider wurden wir gesichert und haben noch nicht begonnen, daran zu arbeiten." "Aber es sollte letzte Nacht gemacht werden!" "Ich verstehe, Sir, aber wir geben wirklich unser Bestes. Ihr Auto sollte heute Nachmittag gegen fünf Uhr verfügbar sein. Vielen Dank, dass Sie sich für das Speedy & Reliable Car Service Center entschieden haben!" Kein Auto, keine Reise, keine Litschis!
• Integration. Wir stapfen mit unseren Litschis zum Auto zurück. "Schatz, wo ist der Kühler?" "Ich habe dafür bezahlt, ich dachte du hast es aus dem Laden getragen." "Ich habe es aus dem Laden getragen und du hast es in den Kofferraum gelegt." "Nein, ich habe den Kofferraum geöffnet. Ich dachte du stellst den Kühler hinein." "Aber du hast den Kofferraum geschlossen." "Ich habe den Kofferraum geschlossen, weil ich dachte, du stellst den Kühler hinein." "Nein, ich habe den Kühler auf den Boden gestellt, weil du den Kofferraum nicht schnell genug geöffnet hast." "Du sagst also, es ist meine Schuld, dass du den Kühler auf dem Parkplatz des Lebensmittelgeschäfts gelassen hast!" Kein Kühler; heiße Litschis; wütende Frau.

Wie Sie sehen können, können viele Dinge schief gehen im Prozess selbst eines einfachen Tagesausflug. Wie viel mehr kann bei einem Geschäftsprojekt im Wert von 10.000 oder zehn Millionen Dollar schief gehen!

Wenn wir ehrlich schauen, treten solche Probleme bei jedem Projekt ständig auf. Und deshalb scheitern die meisten Projekte. Erfolg ist jedoch einfacher als man denkt - wenn man auf alle neun Bereiche achtet.

Projekt Litschi: Spaß und Erfolg!

So sieht Litschifrucht aus. Jeder ist etwas größer als eine Traube.

Wow! Ein Leuchtturm! Lass uns gehen!

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Litschis und Leuchttürme