Treuhandassistent werden: Stellenbeschreibung und Aufgaben

Erfahren Sie alles darüber, was ein Treuhandassistent ist und was die Stellenbeschreibung beinhaltet!

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Als ich meinen Literaturabschluss machte, als ich in einen unsicheren Ozean von Bewerbungen und Interviews eintauchte, hätte ich nie erwartet, dass meine Versuche, dem Einzelhandel zu entkommen, mich dazu bringen würden, in einem Treuhandkonto zu arbeiten. Tatsächlich hatte ich noch nie von einem Treuhandkonto gehört, bis ich mich aus einer Laune heraus für den Job beworben hatte. Fast zwei Jahre nach meiner verzweifelten Suche nach einer Karriere suchte ich verzweifelt bei Google und wählte das beste Outfit für ein Interview aus, um eine Karriere zu beginnen, von der ich nichts wusste.

Glücklicherweise war für den Einstieg als Treuhandassistent nur ein Abschluss erforderlich, nur um einen Abschluss zu haben. Für diejenigen, wie ich, mit Abschlüssen, die nicht den besten Ruf haben, in der Arbeitswelt "nützlich" zu sein, kann Treuhand ein guter Anfang sein. Tatsächlich hat die Person, für die ich als Assistentin arbeite, nicht einmal ein Abitur. Da jedoch nicht alle Treuhandunternehmen gleich sind, benötigen sie möglicherweise einen Abschluss oder eine Lizenz in einem verwandten Bereich wie Bankwesen oder Immobilien, um ein Treuhandassistent zu werden. Sie können auch Erfahrung in diesen verwandten Bereichen für diejenigen erfordern, die nicht über den Bildungshintergrund verfügen.

Wenn Sie überlegen, ein Treuhandassistent zu werden, habe ich einen kurzen Überblick über die Aufgaben hier sowie eine Beschreibung des Treuhandkontos für diejenigen bereitgestellt, die möglicherweise noch nie davon gehört haben. Denken Sie daran, dass jedes Treuhandunternehmen anders ist und die Anforderungen an das Treuhandkonto von Staat zu Staat unterschiedlich sind. Was ich hier aufgelistet habe, basiert auf meiner eigenen Erfahrung als Treuhandassistent, sodass das Unternehmen, für das Sie sich bewerben möchten, möglicherweise etwas andere Erwartungen an die Aufgaben eines Treuhandassistenten hat.

Was ist Escrow?

Wenn Sie keine Ahnung haben, was Treuhandkonto ist, ist das in Ordnung. Die meisten Leute, die durch das Büro kommen, für das ich arbeite, haben keine Ahnung, wer wir sind oder was wir tun, selbst am Tag der Schließung. Was Escrow macht und wie sie es machen, ist von Staat zu Staat und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Grundsätzlich ist Treuhandkonto der unparteiische Mittelsmann (oder die unparteiische Frau) zwischen zwei Parteien (Käufer und Verkäufer, Kreditnehmer und Kreditgeber usw.). Treuhandbeamte und Treuhandassistenten handeln nur unter Anweisung, Papiere zu liefern, Dokumente zu vervollständigen und aufzuzeichnen sowie Gelder zu erhalten und auszuzahlen.

Escrow-Assistenten arbeiten eng mit Immobilienmaklern zusammen und müssen die Gesetze und Vorschriften für Immobilien befolgen.

Die Wahrheit über via Wikimedia Commons (CC-Lizenz)

Escrow Assistant werden

Arbeitsbeschreibung

Das grundlegendste Element der Stellenbeschreibung für diese Position ist, dass Sie als Detektiv neben einem Treuhandbeamten fungieren und alles zu einem ordentlichen Paket zusammenfügen, das am Tag des Abschlusses einer Transaktion einsatzbereit ist. Es gibt einige grundlegende Informationen, die ein Treuhänder benötigt, um eine Transaktion zu eröffnen. Die meisten Informationen muss ein Treuhandassistent so schnell wie möglich für sie zusammenstellen:

• Straße und Paketnummer (falls verfügbar)
• Verkaufspreis
• Vollständige Namen aller Käufer und Verkäufer
• Familienstand aller Käufer und Verkäufer
• Kontaktinformationen für alle Käufer und Verkäufer (Postanschriften, Telefonnummern und E-Mail-Adressen)
• Bestehender Kreditgebername, Kreditnummer und Kontaktinformationen
• Neue Kreditgeber-Kontaktinformationen (falls zutreffend)
• Informationen der Hausbesitzervereinigung (wie Adresse, Informationen zur Verwaltungsgesellschaft und Gebühren)
• Provisionsbeträge

Detailorientiert zu sein, ist ein wesentlicher Aspekt der Stellenbeschreibung eines Treuhandassistenten. Wie bereits erwähnt, funktioniert die Übertragungsurkunde nur unter Anweisungen, die normalerweise in Form eines Kauf- und Verkaufsvertrags, eines Bestellformulars usw. vorliegen. Sie müssen nicht alles Wort für Wort lesen, sondern müssen nur nach den wichtigsten Teilen suchen von jedem Dokument, das wichtig ist, um die Transaktion voranzutreiben. Hat der Verkäufer alle seine Kontaktinformationen angegeben? Sind die Käufer ledig oder verheiratet? Dies sind nur zwei der vielen Fragen, die Sie sich stellen möchten, wenn Sie zum ersten Mal eine neue Transaktion eröffnen.

Als Treuhandassistent sind Sie höchstwahrscheinlich derjenige, der Briefe und Schecks verschickt und in verschiedenen Phasen der Transaktion alle erforderlichen Telefonanrufe für verschiedene Dateien tätigt. Seien Sie auf viel Multitasking vorbereitet, haben Sie viel Zeit am Telefon und tippen Sie E-Mails, während Sie Dokumente vorbereiten und / oder versenden.

Die drittwichtigste Komponente der Stellenbeschreibung für einen Treuhandassistenten ist, dass Sie über hervorragende Kundendienstfähigkeiten verfügen müssen. Seien Sie nicht überrascht, wenn Sie aufgrund von Fristen oder anderen Aspekten einer Transaktion, die möglicherweise etwas schwieriger als erwartet werden, etwas besorgt oder gestresst sind. Der beste Rat, den ich von dem Treuhandassistenten erhielt, der kurz nach meiner Einstellung in den Ruhestand ging, war, dass Sie immer nur so viel gleichzeitig tun können. Sie sagte, sie solle daran denken, die Dinge Schritt für Schritt zu machen und niemals zu eilen, weil Sie einen Fehler machen und die Dinge nur noch schlimmer machen könnten.

Darüber hinaus müssen Sie daran denken, einem Kunden niemals ein Versprechen für etwas zu geben, das mehr ist, als Sie tun können, oder Ratschläge für etwas zu geben, von dem Sie nichts wissen. Treuhandbeamte und Treuhandassistenten sollten niemals Rechtsberatung geben. Wenn Sie Zweifel haben, verweisen Sie den Kunden an jemanden, der mit der Frage oder dem Anliegen in Verbindung steht, z. B. seinen Immobilienmakler, Anwalt oder Kreditgeber, anstatt zu versuchen, selbst etwas zu beantworten.

Eine der häufigsten Fragen, die ich nach Abschluss eines Verkaufs bekomme, lautet beispielsweise "Okay, wo sind meine Schlüssel?". Dies ist eine Frage, die der Immobilienmakler beantworten kann, wenn man bedenkt, dass er die Schlüssel für die Immobilie besitzt. Normalerweise stellen sie die Schlüssel am selben Tag zur Verfügung, was ich dem Kunden mitteilte, aber es ist immer am besten, wenn der Kunde den Immobilienmakler immer noch fragt, nur um sicherzugehen.

Pflichten eines Escrow Assistant

Wie ich bereits erwähnt habe, erledigt ein Treuhandassistent eine Menge Detektivarbeit, sucht Dokumente, sammelt Informationen und sendet die richtigen Informationen an die richtigen Personen, um die Transaktion voranzutreiben. Jedes Unternehmen ist anders, aber es gibt einige grundlegende Aufgaben, die Sie als Treuhandassistent erwarten können:

• Briefe verschicken
• Kontaktinformationen sammeln
• Finanzinformationen sammeln
• Versenden und / oder Liefern von Dokumenten
• Eingabe von Informationen in ein Computersystem
• Dokumente schreiben
• Anrufbeantworter und E-Mails
• Auszahlung von Geldern
• Termine einrichten
• Beantwortung von Informationsanfragen
• Unterschriften durchführen
• Titelberichte bestellen

Als Treuhandassistent ist es wichtig, sich mit den verschiedenen Arten von Dokumenten sowie den Gesetzen und Vorschriften für Immobilientransaktionen vertraut zu machen. Für diejenigen wie mich, die in der Lage sind, diesen Job ohne Erfahrung oder entsprechende Ausbildung zu erwerben, kann dies entmutigend erscheinen. Wenn Sie jedoch Dokumente lesen, sobald Sie sie erhalten, können Sie sich schnell mit ihnen vertraut machen.

Escrow-Assistenten müssen schnelle Multitasker sein, in der Lage sein, mehrere enge Fristen einzuhalten und dennoch das Lächeln für die Kunden, die zur Unterzeichnung kommen, im Gesicht zu behalten. Die Beschreibung und die Aufgaben eines Treuhandassistenten mögen etwas entmutigend erscheinen, aber es kann ein wirklich lustiger Job sein, insbesondere wenn Sie Menschen dabei helfen, ihren Traum vom Kauf ihres ersten Eigenheims zu verwirklichen.

© 2013 Lisa