Kunden schriftlich oder elektronisch behandeln - Teil 2

Einführung:

Die Kommunikation schriftlich und elektronisch erfordert häufig die Verwendung von Geräten. Um erfolgreich zu kommunizieren, sollte der Kandidat wissen, wie er die betreffenden Geräte effizient bedient. Wenn sich die Reaktion auf Mitteilungen voraussichtlich verzögert, muss der Kunde über die Situation und den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten werden.

Elektronische und schriftliche Kommunikation können riskant sein, wenn die Dokumente nicht in die Hände der richtigen Person gelangen. Es muss darauf geachtet werden, dass die oben genannten Kommunikationsmittel sicher bereitgestellt werden.

Dies ist eine Einheit der Stufe 3 mit einem Kreditwert von 6. Diese Einheit wurde zum besseren Verständnis in zwei Teile unterteilt, um nicht zu viele Informationen in einen Hub zu packen.

Um den ersten Teil dieses Geräts zu lesen, folgen Sie bitte dem folgenden Link:

Umgang mit Kunden schriftlich oder elektronisch - Teil 1

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4.6 Erläutern Sie den Betrieb von Geräten zur Erstellung und zum Versand schriftlicher oder elektronischer Kommunikation.

Schriftliche und elektronische Kommunikation können auf unterschiedliche Weise erfolgen, und unterschiedliche Geräte werden für unterschiedliche Kommunikationsarten verwendet. Um diese Mitteilungen effektiv senden und empfangen zu können, muss man wissen, wie man diese Geräte bedient.

Für schriftliche Kommunikation muss man über Schreibfähigkeiten verfügen und auch den richtigen Stift, das richtige Papier und die richtigen Stifte verwenden, die für diese Kommunikation geeignet sind. Wenn die Kommunikation ausgedruckt und gesendet werden soll, muss man wissen, wie man den Drucker benutzt. In der elektronischen Kommunikation verwenden wir entweder einen Computer oder ein Faxgerät. Die Person, die kommuniziert, muss also wissen, wie der Computer oder Laptop und das Faxgerät zu bedienen sind. Faxmaterial kann entweder handgeschrieben oder gedruckt sein und erfordert möglicherweise Kenntnisse über die Bedienung eines Faxgeräts, eines Computers und eines Druckers.

Um Dokumente zu erstellen, brauchen wir

Computer mit Tastatur, Maus und Monitor oder Laptop oder Stift und Papier
Ein Drucker

Um Dokumente zu senden, benötigen wir

Ein Faxgerät
Ein Computer mit Tastatur, Maus und Monitor oder Laptop
Umschläge und Briefmarken

Computer bedienen:

Man braucht einen Computer oder eine CPU mit Tastatur, Monitor und Maus und angeschlossenem Drucker.
Der Computer muss über das Betriebssystem Windows XP in unserer Organisation verfügen.
Vor dem Einschalten des Computers muss sichergestellt werden, dass die Netzkabel perfekt an der Rückseite der CPU, den Videokabeln im Monitor und den Kabeln an der Steckdose befestigt sind und dass Maus und Tastatur entsprechend angeschlossen sind Häfen.
Nach dieser Prüfung wird der Netzschalter in der CPU eingeschaltet.
Das Gerät fragt nach Benutzername und Kennwort, um sich beim System anzumelden. Dies ist für jede Organisation unterschiedlich, je nachdem, wie die Computer eingestellt sind.
Möglicherweise gibt es zusätzliche Anmeldungen für unternehmensspezifische Systeme oder Software, um die Ressourcen und Software zu verwenden, auf Festplatten zuzugreifen usw.
Man sollte wissen, wie man die Textverarbeitungssoftware, Microsoft-Anwendungen und andere Anwendungen verwendet, mit denen die Organisation Dokumente erstellt.

Nach der Vorbereitung des Dokuments sollte bekannt sein, wie es an E-Mails angehängt und mithilfe der von der Organisation bereitgestellten E-Mail-Dienste gesendet werden kann, z. B. Microsoft Outlook, oder je nach der verwendeten Methode per E-Mail gedruckt werden muss Senden Sie die Mitteilung.

Manchmal muss das Dokument verschlüsselt auf Flash-Laufwerken, CDs oder DVDs gesendet werden. In solchen Situationen muss man wissen, wie man Dateien auf das Flash-Laufwerk kopiert und verschlüsselt, und wenn man sie auf CDs oder DVDs brennt, muss man wissen, wie man die Brenn- oder Schreibsoftware verwendet.

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Bedienung eines Faxgeräts:

Faxgeräte werden meistens verwendet, wenn es keine Möglichkeit gibt, Dokumente per E-Mail zu senden, oder wenn Unternehmen der Ansicht sind, dass die E-Mail-Kommunikation für diesen bestimmten Dokumenttyp nicht sicher ist oder es Tage dauern kann, bis Dokumente per Post eintreffen. Um Dokumente per Fax senden zu können, muss man wissen, wie man ein Faxgerät bedient. Um ein Faxgerät bedienen zu können, benötigen Sie je nach Modell des Faxgeräts eine Faxnummer, eine Empfängerfaxnummer, eine Kassette oder ein Farbband oder einen Toner, die erforderlichen Dokumente, die beim Empfang zusammen mit einem Deckblatt und leeren White Papers gesendet werden müssen Fax.

Sie müssen das Faxgerät einrichten und konfigurieren, bevor es verwendet werden kann. Zunächst müssen die Strom- und Telefonleitung angeschlossen und die Stromversorgung eingeschaltet werden. Die Telefonleitung muss gemäß der Bedienungsanleitung in die rechte Buchse geführt werden. Stellen Sie sicher, dass ein Wählton vorhanden ist. Die meisten Organisationen haben eine dedizierte Telefonnummer für die Faxleitung, und daher kann das Faxgerät so eingestellt werden, dass es automatisch antwortet. Stellen Sie sicher, dass der Toner / die Patrone / das Farbband eingelegt sind und dass sich immer die erforderliche Papiermenge im Papierfach befindet, um Faxe empfangen zu können.

Für Aufzeichnungszwecke empfiehlt es sich, eine Bestätigungsseite für Fax einzurichten, auf der Sie erfahren, ob das Senden erfolgreich war oder ob Fehler aufgetreten sind. Es hilft beim Versenden vertraulicher und wichtiger oder rechtlicher Dokumente. Wenn Sie jedoch nur Faxe für einfache Angelegenheiten verwenden, können Sie diese Funktion deaktivieren, um Papier zu sparen.

Eine weitere nützliche Einstellung ist die Kopfzeilenoption, die eine Zeile über dem Dokument enthält, aus der hervorgeht, woher das Fax stammt, sowie Datum, Uhrzeit und Faxnummer. Dies ist sehr nützlich, um die Details des Absenders zu identifizieren und bei Bedarf auch per Fax mit dem Absender zu kommunizieren.

Stellen Sie beim Senden eines Faxes sicher, dass das Gerät eingeschaltet ist, und senden Sie immer ein Deckblatt für das Fax, in dem die Details der gesendeten Dokumente angegeben sind, wer es sendet und zu welchem Zweck es gesendet wird. Dies wird die Dinge sehr klar und einfach machen. Legen Sie die Dokumente in das richtige Fach an der richtigen Position und wählen Sie die Nummer, an die Sie das Fax senden möchten. Drücken Sie die Senden-Taste und warten Sie, bis alle Papiere gescannt und das Fax gesendet wurden. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, druckt das Faxgerät abhängig von den Einstellungen einen Bestätigungsbericht.

Wenn das Gerät ordnungsgemäß eingerichtet ist, das Papierfach eingelegt ist und die Patrone oder der Toner bereit ist, ist das Empfangen eines Faxes ein sehr einfacher Vorgang. Wenn das Faxgerät so eingerichtet ist, dass Faxe automatisch empfangen werden und die Faxleitung klingelt, empfängt das Gerät das Fax automatisch und druckt es aus. Das Einstellen des Faxes auf automatische Antwort ist sehr nützlich, damit Sie wichtige Dokumente, die zu jeder Tageszeit eingehen, nicht verpassen.

Bedienen eines Druckers:

Damit Sie ein getipptes Dokument per Post oder Fax senden können, müssen Sie es zuerst ausdrucken. Zum Drucken der Dokumente benötigen Sie einen Drucker, der an Ihren Computer oder das Netzwerk angeschlossen ist, mit dem Ihr Computer verbunden ist. Ähnlich wie beim Faxgerät müssen Sie sicherstellen, dass der Drucker angeschlossen und die Stromversorgung eingeschaltet ist. Je nach Druckertyp, ob Tintenstrahl- oder Laserstrahl, verfügen die Drucker über eine Tintenpatrone oder eine Tonerkartusche. Stellen Sie sicher, dass das Patronenfach mit Tinte oder Toner gefüllt ist. Je nach Druckertyp verfügen Sie möglicherweise über unterschiedliche Fächer für unterschiedliche Papiertypen und Papierformate. Stellen Sie sicher, dass die Papierfächer eingelegt sind. Nehmen Sie am Drucker einige anfängliche Einstellungen für Druckqualität, Duplexdruck usw. vor.

Verwenden Sie zum Drucken eines Dokuments das Dateimenü des von Ihnen erstellten Dokuments und wählen Sie die Druckoption. Das angezeigte Feld enthält Optionen oder Eigenschaften, mit denen Sie die Druckeinstellungen festlegen können. Farbdrucke können bei Bedarf auf einem Farbdrucker durchgeführt werden. Doppelseitiges Drucken kann durchgeführt werden, um Papier zu sparen.

Während all diese Geräte täglich in einer Büroumgebung verwendet werden, sollten Sie die Computer und Drucker täglich ausschalten, um Energie zu sparen. Es hilft auch bei der langen Lebensdauer der Geräte.

4.7 Erklären Sie, wie wichtig es ist, Ihren Kunden auf dem Laufenden zu halten, wenn es wahrscheinlich zu Verzögerungen bei der Beantwortung einer Mitteilung kommt.

Kundenbetreuung ist ein sehr wichtiges Element in jeder Organisation. Kontakte und Beziehungen zu Kunden sind sehr wichtig und müssen kontinuierlich gepflegt werden, damit die Organisation reibungslos funktioniert. Kunden auf dem Laufenden zu halten ist eine sehr wichtige Aufgabe und Teil des Kundenservice. Dies wird dazu beitragen, so viele Probleme, Missverständnisse und Frustrationen zu vermeiden und die Beziehung zu den Kunden die meiste Zeit zu stärken. Kunden werden sich freuen, von einem Problem des Unternehmens oder der Organisation zu hören, anstatt es selbst herauszufinden. Ein proaktiver Ansatz ist also viel besser als ein reaktiver Ansatz.

Wenn Sie beispielsweise (aus Sicht meines Jobs) wissen, dass ein Problem aufgetreten ist und eine Warteliste für die eingegangenen Empfehlungen vorhanden ist, können Sie die Kunden anrufen, um sie über die Verzögerung und den Grund für die Verzögerung zu informieren Geben Sie ihnen auch einen Zeitrahmen, innerhalb dessen das Problem sortiert wird. Sie können auch ein Schreiben mit den Gründen für die Verzögerung und dem Zeitpunkt der Bearbeitung versenden. Wenn dies nicht getan wird, klingeln die Kunden erneut und wenn sie eine negative Antwort erhalten, werden sie frustriert oder suchen nach anderen Organisationen oder Unternehmen.

Durch den Austausch von Informationen mit Kunden über Verzögerungen bei Diensten oder Verzögerungen bei der Beantwortung von Mitteilungen oder Diensten wird den Kunden mitgeteilt, dass das Unternehmen sich um sie gekümmert hat. Es wird auch Kunden davon abhalten, die Kundenbetreuung anzurufen und sich Sorgen zu machen oder frustriert zu werden. Dies wird dazu beitragen, die Kundenbeziehung zu stärken. Versetzen Sie sich immer in die Position des Kunden und überlegen Sie, was Sie erwartet hätten. Das Gleiche und darüber hinaus muss für die Kunden bereitgestellt werden.

Wenn Sie eine Anfrage von einem Kunden erhalten, wartet der Kunde in Erwartung, ob seine Anfrage erfüllt wird oder nicht. Sie könnten sich sogar fragen, ob ihre Anfrage Sie erreicht hat. In einem ersten Schritt ist es daher gut, den Eingang zu bestätigen und den Kunden darüber zu informieren, dass Sie die Anfrage erhalten haben und sich damit befassen oder daran arbeiten werden. Wenn es sich um eine Anfrage handelt, deren Lösung einige Zeit in Anspruch nimmt, halten Sie den Kunden über den Fortschritt auf dem Laufenden. Dies hilft dem Kunden, in Ruhe zu bleiben und zu wissen, dass die Arbeiten im Gange sind und dass er betreut wird.

Wenn das Problem behoben ist, stellen Sie sicher, dass Sie den Kunden anrufen und informieren, anstatt darauf zu warten, dass der Kunde Sie anruft, um Informationen zu erhalten. Dies wird dem Kunden helfen, in Ruhe zu bleiben und produktiv zu werden, andernfalls bestehen die Probleme nach Angaben des Kunden immer noch ungelöst.

Kunden auf dem Laufenden zu halten verbessert die Kundenzufriedenheit. Ob es sich um gute oder schlechte Nachrichten handelt, sie müssen informiert werden, damit sie wissen, dass sie in Erinnerung bleiben und nicht ignoriert werden.

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4.8 Erläutern Sie die mit der Vertraulichkeit schriftlicher oder elektronischer Kommunikation verbundenen Risiken.

Alle Kommunikationsformen sind nicht vollständig sicher. Bei allen Kommunikationsformen gibt es Lücken und Nachteile.

Risiken im Zusammenhang mit der Vertraulichkeit schriftlicher Kommunikation:

Jede Form der schriftlichen Kommunikation wird als Ausdruck gespeichert oder per Post verschickt. Die Kommunikation kann vertrauliche Informationen enthalten, die nicht autorisierte Personen nicht lesen oder einsehen dürfen.

Risiken im Zusammenhang mit der Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation:

Zu den elektronischen Kommunikationsformen gehören Telefone, Mobiltelefone, Faxgeräte und E-Mails.

Telefone: Die Kommunikation über ein Festnetztelefon ist nicht vollständig sicher, da in einigen Fällen Telefonleitungen abgehört wurden. Im Rahmen des Prozesses und der Verfahren können Telefongesellschaften Telefonanrufe überwachen, was wiederum ein ernstes Problem in Bezug auf die Vertraulichkeit darstellt. Es gibt auch Leitungen mit mehreren Nebenstellen, in denen die Konversation einer Person von anderen Personen mitgehört werden kann, wodurch die Vertraulichkeit verletzt wird.

Mobiltelefone: Bei der Mobiltelefonkommunikation werden Funkwellen verwendet, die leicht abgefangen werden können. Alle von Mobiltelefonen empfangenen Nachrichten, die nicht mit einem Passwort gesperrt sind, können von jedem gesehen werden, wenn sie in die Hände falscher Personen gelangen. Smartphones bieten auch einfachere Optionen zum Einrichten von E-Mails und anderen Funktionen. Wenn diese Smartphone-Funktionen nicht mit einem Passwort gesichert sind, können sie schwerwiegende Probleme mit der Vertraulichkeit verursachen, wenn sie Informationen in die Hände von Personen senden, die nicht zum Zugriff auf diese Informationen berechtigt sind.

Faxgeräte: Obwohl Faxgeräte eine sichere Möglichkeit zum Senden und Empfangen von Informationen darstellen, muss beim Senden von Informationen per Fax sehr vorsichtig vorgegangen werden. Wenn Sie beim Senden von Faxen eine falsche Nummer eingeben, können vertrauliche Daten in die Hände der falschen Personen gelangen, selbst wenn dies in einer Rechtssache der gegnerischen Partei zusteht. Daher muss die Nummer, an die ein Fax gesendet wird, noch einmal überprüft werden, bevor die Sende- oder Sendetaste gedrückt wird. Es kann auch unbefugten Zugriff auf Faxgeräte am Ende des Empfängers geben. Es ist daher immer gut, mit dem Empfänger zu klären, ob es der richtige Zeitpunkt ist, das Fax zu senden, und ob der Empfänger die vorliegenden Dokumente erhalten hat. Selbst in Ihrem eigenen Büro müssen Faxgeräte dort aufbewahrt werden, wo nur autorisiertes Personal auf sie zugreifen kann, da sonst vertrauliche Dokumente von den falschen Personen abgerufen werden können.

E-Mails: Wie bei der Faxübertragung muss man bei der Kommunikation per E-Mail sehr vorsichtig sein. Sie müssen sicherstellen, dass Sie die E-Mail-Adresse korrekt eingeben und überprüfen, ob sie korrekt ist. Andernfalls können E-Mails in den Posteingang des falschen Empfängers gelangen. Es gibt andere Bedrohungen bei der Kommunikation per E-Mail. E-Mails und ihre Anhänge können von Systemadministratoren und Hackern gelesen und angezeigt werden. Wenn Sie vertrauliche und vertrauliche Informationen senden, sollten Sie die Verwendung öffentlicher Netzwerke vermeiden und verschlüsselte Methoden verwenden.

Im Allgemeinen ist es immer gut, Kunden oder Empfänger von Mitteilungen darüber zu informieren, dass mit der schriftlichen und elektronischen Kommunikation Risiken verbunden sind und dass persönliche Besprechungen die beste Methode sind.

Unsere Organisation hat Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Datensicherheit beim Einsatz von Computertechnologie ergriffen.

E-Mails

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Mit dem Kunden schriftlich oder elektronisch verhandeln - Teil 1

Ich hoffe, dass Sie die Informationen in diesem Hub nützlich fanden. Dies dient nur zu Referenzzwecken. Wenn Sie Fragen haben oder Ihre Erfahrungen teilen möchten, tun Sie dies bitte im Kommentarbereich unten.

Alles Gute!