Fünf Elemente einer wirksamen Agenda

Entdecken Sie 5 wesentliche Aspekte einer effektiven Agenda.

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Fünf wesentliche Elemente für eine effektive Agenda

Wenn ich Ihnen sagen würde, dass es eine einfache Sache gibt, die Sie tun könnten, um die Teilnahme an Ihren Meetings zu erhöhen, würden Sie darüber hinwegspringen, oder? Nun, bereit sein, zu springen, weil es ist eine Sache, die Sie sofort umsetzen können, die Ihre Meetings effektiver und produktiver machen: Erstellen Sie eine Agenda mit diesen fünf wesentlichen Elementen und Meeting Produktivität drastisch erhöht werden.

Erstellen und Verteilen einer Agenda

Wie die meisten von Ihnen bin ich mit Papierkram überschwemmt und habe manchmal das Gefühl, ich muss weißem Papier den Krieg erklären und auf jeder anderen Farbe drucken, damit ich finde, wonach ich suche, wenn ich danach suche. Davon abgesehen ist eine Agenda nicht der richtige Ort, um zu sparen. Wir können einen Großteil unserer Produktion auf elektronische Formate und E-Reader verlagern, aber wenn es um eine Agenda geht, ist die Erstellung und Verteilung eines Ausdrucks bei Besprechungen so wichtig, dass ich immer zusätzliche Kopien erstelle, um sie bei persönlichen und erneuten Besprechungen zu verteilen - Senden Sie eine Kopie nur der Tagesordnung, wenn Sie sich online treffen.

Stellen Sie sich eine Agenda wie eine Roadmap vor, die Sie bei der Planung einer Reise verwenden würden. Die Komponenten sind identisch, und Sie müssen die folgenden Informationen kennen:

Wer geht mit dir, wann und wann gehst du und von wo?
Warum gehst du?
Wohin gehen Sie, welche Meilensteine oder Meilensteine werden Sie verwenden, um den Fortschritt voranzutreiben?
Wie viel Zeit haben Sie, um dorthin zu gelangen?
Was passiert, wenn Sie ein Schlagloch treffen und eine Wohnung haben?

Jede dieser Fragen bezieht sich auf ein wesentliches Element bei der Erstellung einer wirksamen Agenda. Schauen wir uns jedes Element an.

Wesentliches Element 1: Der Agenda-Header

Der Hauptzweck des Headers besteht darin, Folgendes schnell zu identifizieren:

Die Entität, Organisation oder das Komitee, die die Sitzung einberuft
Den Namen der einberufenden Stelle; Ist dies ein Vorstand, eine Beratergruppe, ein Ausschuss?
Was ist das Datum und die Uhrzeit, zu der das Meeting beginnen und enden soll?
Der Ort des Treffens

Es kann leicht angenommen werden, dass Personen, die bei der Besprechung erscheinen, Ort und Zeit kennen müssen. Diese Header-Informationen dienen jedoch als Grundlage für die nächsten Elemente und erstellen ein Organisationsarchiv, in dem die Das Treffen fand tatsächlich zum richtigen Zeitpunkt, an der richtigen Zeit und am richtigen Ort statt. Dies entlastete alle Teilnehmer, sich daran zu erinnern oder zu versuchen, sich zu erinnern, wann genau sie sich entschlossen hatten, etwas zu tun, wenn sie befragt wurden.

Ein Beispielheader könnte folgendermaßen aussehen:

Die lokale Kinderbetreuungsvereinigung

Monatliche Sitzung des Verwaltungsrates

15. April 2014 1:00 - 2:00 Uhr

Die öffentliche Bibliothek

Ich ziehe es vor, meine Agenda-Überschriften zu zentrieren, aber die linksbündige Ausrichtung (wobei alle Wörter am linken Rand ausgerichtet sind) funktioniert auch. Unabhängig von der gewählten Option verwenden Sie für jede Besprechung dieses Typs dasselbe Format. Konsistenz beginnt mit der Agenda.

Ihre Besprechungsteilnehmer werden die wichtigen Besprechungsinformationen an einem Ort auf ihrer Tagesordnung zu schätzen wissen, damit sie nicht nach der Serviette oder dem Blatt Papier suchen müssen, auf dem sie die Notiz über die nächste Besprechung gemacht haben. Es gibt ein Maß an Glaubwürdigkeit, das der Header ebenfalls vermittelt. Er ist inklusiv, informativ und offiziell und legt den Grundstein dafür, dass dieses Treffen ernst genommen wird und keine Zeitverschwendung ist.

Ich werde oft gefragt, wer die Tagesordnung entwerfen und versenden soll, und diese Antwort ist ein völlig anderer Artikel, aber die kurze Antwort lautet, dass die Person, die für die Einberufung des Treffens verantwortlich ist, die Initiative ergreifen sollte, um die fünf hier diskutierten Elemente zusammenzustellen Artikel. Möglicherweise ist bereits eine andere Person delegiert oder beauftragt, das Dokument tatsächlich zu tippen oder zu versenden. Der Inhalt der Tagesordnung muss jedoch in den Händen der Person liegen, die für die Durchführung des Meetings verantwortlich ist.

Wesentliches Element 2: Das Ziel des Treffens

Das Ziel des Treffens ist die Antwort auf die Fragen: „Warum treffen wir uns? Was hoffen wir zu erreichen? “

Geben Sie ganz am Anfang der Tagesordnung den Zweck an, zu dem dieses Treffen einberufen wird. Beantwortung der Frage „Warum treffen wir uns? Was hoffen wir zu erreichen? “ Zu Beginn der Tagesordnung hilft es, die Gruppe zu fokussieren und zu halten, insbesondere wenn die Dinge außer Kontrolle geraten. Wenn es sich bei dem Meeting um ein regelmäßig geplantes monatliches Meeting handelt, schreiben Sie dies auf die Tagesordnung. Wenn Sie sich treffen, um ein Ereignis, ein Problem oder ein Thema zu besprechen, listen Sie diese Einzelheiten auf. Und schließlich, wenn Ihre Organisation ein Leitbild hat, stellen Sie sicher, dass Sie das Leitbild an dieser Stelle auf der Tagesordnung stehen, damit Sie konzentriert bleiben.

Wenn der Zweck des Meetings auf der Tagesordnung steht, haben der Moderator und alle Teilnehmer die Möglichkeit, ein Gespräch, das sich auf ein anderes Thema konzentriert hat, neu auszurichten. Es ist eine große Angewohnheit, den Zweck des Meetings und das Leitbild vor Beginn des Meetings zu lesen, um zu bestätigen, dass Sie es ernst meinen mit dem, was Sie erreichen möchten, und dass es einen Plan gibt. Die Teilnehmer werden nicht gedankenlos diskutieren oder klatschen oder nicht verwandte Geschichten teilen, wenn sie einen Sinn für Ziele haben oder wenn sich die Dinge in diese Richtung bewegen. Es ist eine einfache Aufgabe, das Gespräch auf den jeweiligen Zweck zu konzentrieren.

Aus Sicht der Organisationsarchivierung wird durch die Auflistung des Zwecks des Meetings ein schriftlicher Dokumentationsprozess erstellt, in dem Sie zurückblicken können, woran Sie gearbeitet haben, wenn dies wirklich hilfreich ist, wenn Sie eine ähnliche Veranstaltung planen oder sich daran erinnern möchten, wann Sie etwas getan haben. Das Auflisten Ihres Besprechungszwecks hilft Ihnen auch dabei, Ihre Erfolge zu bewerten und den Fortschritt in einer Besprechung voranzutreiben.

Eine beispielhafte Zweckerklärung für eine Sitzungsagenda:

Ziel: Treffen, um ein Führungstraining zu planen

Das Schreiben des Zwecks des Meetings ist so einfach wie das Beantworten der Frage: "Warum treffen wir uns?" Wenn es keine Antwort auf diese Frage gibt oder die Antwort "Ich weiß nicht" lautet, planen Sie keine Besprechung oder brechen Sie sie ab, wenn es sich um eine wiederkehrende Besprechung handelt. Zeit ist viel zu wertvoll, um sich um der Besprechung willen zu treffen.

Wesentliches Element 3: Der Hauptteil der Tagesordnung (Arbeitsplan des Treffens)

Dies ist das Kernstück des Meetings, was während des Meetings erreicht werden muss, indem zuerst die zeitkritischsten und dann die kontroversesten oder zeitaufwändigsten nächsten und dann die weniger sensiblen und wirkungsarmen Elemente aufgelistet und mit einem Papier abgeschlossen werden Parkplatz.

Im nächsten Element (Nr. 4) werde ich darüber sprechen, wie viel Zeit für jeden dieser Bereiche aufgewendet werden muss. Keine Panik, wenn Sie zeitaufwändige Themen ganz oben auf der Tagesordnung sehen - es gibt keine Entschuldigung dafür, dies nicht zu tun in einer Stunde durch eine geschäftige Agenda kommen. Eine Stunde ist nicht nur die Zeit, die Menschen normalerweise für eine Gruppe spenden oder verbringen können, sondern unsere Aufmerksamkeitsspanne kann nur so viel bewältigen. Effektive Meetings mit hochproduktiven Ergebnissen in einer Stunde sind nicht nur möglich, sondern die Norm in einer Stunde, wenn alle diese Elemente eingesetzt werden.

Die größte Verantwortung des Moderators bei der Abwicklung eines effizienten und effektiven Meetings unter Verwendung dieser Elemente besteht darin, den Inhalt für die Meeting-Agenda zu sammeln und dann die verschiedenen Teile zu priorisieren. Dies kann auf verschiedene Arten geschehen. Mein Favorit ist es, eine Besprechungsankündigung spätestens zwei Wochen vor der Besprechung an alle zu senden, die für die Teilnahme verantwortlich sind, und sie um Feedback zu allen Fragen zu bitten, die sie im Zusammenhang damit besprechen möchten auf das Ziel oder hatten Informationen aus früheren Sitzungen, über die sie die Gruppe aktualisieren möchten.

Hilfreicher Tipp - Die Besprechungsankündigung enthält alle Informationen aus den wesentlichen Elementen Nr. 1 und Nr. 2, der Kopfzeile und dem Ziel.

Wenn Ihnen Themen bekannt sind, über die berichtet wird, oder wenn Sie Standardberichte haben, die für Ihre Gruppe erforderlich oder erwünscht sind, fügen Sie jeden dieser Punkte zur Tagesordnung sowie alle Punkte der letzten Sitzung hinzu, die nicht gelöst wurden. Ich benutze einen Papierparkplatz für diese Art von Problemen.

Hilfreicher Tipp für die Durchführung erfolgreicher Besprechungen: Sie müssen nicht jedes Problem auf der Tagesordnung lösen. Beginnen Sie einfach mit der Diskussion. Wenn Sie einige Minuten von der zugewiesenen Zeit entfernt sind, schlagen Sie vor, die ungelösten oder umstrittenen Bereiche erneut zu prüfen beim nächsten Treffen und dass die Leute recherchieren oder über Strategien und Optionen nachdenken, um sich durch das Thema zu bewegen. Dies funktioniert nur, wenn Sie das Problem absichtlich auf dem Parkplatz platzieren und es dann beim nächsten Meeting als Priorität festlegen und das Thema tatsächlich erneut aufgreifen. Selbst wenn das Thema bei einem erneuten Treffen immer noch umstritten oder zeitaufwändig ist, muss es erneut besucht werden, wenn Sie sagen, dass es erneut behandelt wird, selbst wenn es wieder auf den Parkplatz gestellt oder ein bestimmtes Meeting geplant wird Lösung des einen Themas oder Problems.

Lassen Sie uns nun den Hauptteil der Tagesordnung (den Arbeitsplan für das Meeting) zusammenstellen:

Wenn es sich bei der Gruppe um eine Gruppe handelt, die die Roberts-Geschäftsordnung oder andere Organisationsprinzipien befolgen muss, muss jede dieser Komponenten in die Tagesordnung aufgenommen werden. Beispiele für diese Punkte können sein: Aufforderung zur Bestellung, namentlicher Aufruf, Genehmigung der Tagesordnung, Lesen des Protokolls der vorherigen Sitzung, Genehmigung des Protokolls der vorherigen Sitzung, Bericht des Präsidenten, Berichte des Personals, Neugeschäft, Altes Geschäft, Datum der nächsten Sitzung, Vertagung.

Es können andere erforderliche Elemente im Hauptteil Ihrer Tagesordnung enthalten sein. Bestätigen Sie daher alle Vorschriften in Bezug auf Ihre spezifische Gruppe, bevor Sie wesentliche Änderungen vornehmen. Ich werde jedoch die meisten dieser Elemente nur in einer etwas anderen Reihenfolge einbeziehen und fügen Sie einige Elemente hinzu. Ein ideales Tagesordnungsgremium für mich umfasst die folgenden Punkte in dieser Reihenfolge:

Anruf zur Bestellung (2 Minuten)
- Rufen Sie die Besprechung zur geplanten Zeit zur Bestellung an und lesen Sie den Zweck der Besprechung
Begrüßung und Einführung (5 Minuten)
- Jeder gibt seinen Namen, seine Rolle bei der Besprechung und etwas anderes an, das für seine Verantwortung gegenüber der Organisation oder innerhalb der Besprechung relevant ist
Housekeeping (5 Minuten)
- Überprüfen Sie das Format und die Betriebsregeln des Meetings
- Bestätigen Sie das Datum und die Uhrzeit des nächsten Meetings, bevor Sie sich mit dem Fleisch des Meetings befassen
Überprüfung der Tagesordnung (2 Minuten)
- Fragen Sie, ob jemand etwas hinzuzufügen hat
Genehmigung des vorherigen Sitzungsprotokolls (3 Minuten)
- Bestätigen Sie, dass das Sitzungsprotokoll verteilt, überprüft und um Änderungen oder Korrekturen gebeten wurde
- Genehmigen Sie nach Bedarf oder diktieren Sie den Verwaltungsrat, dem Sie verantwortlich sind
Bericht des Präsidenten (5 Minuten)
- Nutzen Sie diese Zeit, um alle auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren und zu teilen, und teilen Sie uns möglicherweise mit, dass wir viel Arbeit haben oder dass insbesondere eine Sache erledigt werden muss, begrüßen Sie neue Mitglieder im Ausschuss usw. Die wenigen Minuten, die der Moderator benötigt, um den Ton anzugeben, desto reibungsloser verläuft die Besprechung - dieser Abschnitt sollte nur wenige Minuten dauern.
Mitarbeiterbericht (5 Minuten)
- Dies ist der Bereich, in dem viele Besprechungen schief gehen. Wenn Mitarbeiter der Gruppe Bericht erstatten müssen, arbeiten Sie mit diesen Mitarbeitern zusammen, um nur Informationen zu melden, die für die Aufgaben während dieser Besprechung von entscheidender Bedeutung sind.
- Alle Mitarbeiterberichte, die den Betrieb einer Organisation überprüfen, sollten vor dem Meeting geschrieben und verteilt werden.
- Ein effizienter Mitarbeiterbericht sollte nicht länger als 5 Minuten dauern. Wenn sie über ein Problem oder ein Thema berichten, das während des Meetings besprochen wird, sollten sie diese Informationen während dieser Zeit (neues oder altes Unternehmen) melden.
- Wenn Sie kein Personal haben, ist dies kein Problem. Dasselbe passiert jedoch, wenn Ausschüsse Bericht erstatten, und deshalb spreche ich als nächstes einen angemessenen Ausschussbericht an.
Berichte des Ständigen Ausschusses, dh Finanzen, Personal usw. (2 Berichte @ 5 Minuten - 10)
- Berichte des Ständigen Ausschusses können der Fluch einer effizienten Sitzung sein. Beachten Sie daher diese Strategien, wenn Sie einen Bericht des Ständigen Ausschusses auf die Tagesordnung setzen:
- Die meisten ständigen Ausschussberichte können schriftlich und im Idealfall im Voraus vorgelegt werden. Wenn die Berichte nicht vor dem Sitzungstermin verteilt werden können, müssen sie bereits zusammengestellt und in einem Paket mit allen anderen Dingen enthalten sein, die während dieser Sitzung verteilt werden Treffen.
- Wenn auf einen Bericht Bezug genommen wird, sollte die Person, die Bericht erstattet, nur die Punkte hervorheben, auf die die Gruppe bei dieser Sitzung reagieren muss, und wenn sie einen mündlichen Bericht erstellt - die einzigen Punkte, über die berichtet werden sollte, sind diejenigen, auf die die Gruppe reagieren wird (während dieses Treffens entscheiden.
- Wenn der Ausschuss über neue Informationen verfügt, um über etwas Neues für die Gruppe zu berichten - diese sollten in das Neugeschäft aufgenommen werden. Sie können jedoch im Ausschussbericht darauf verwiesen werden, z. B. „Wir werden im Neugeschäft eine neue Zahlungsmethode empfehlen“. Aber das ist der Umfang der Berichterstattung - wenn die Leute mehr wissen wollen, sollten sie in diesem Ausschuss sitzen.
- Den meisten ständigen Ausschüssen sollte 5 Minuten Zeit zur Berichterstattung eingeräumt werden. Wenn es keinen anderen Bericht als den schriftlichen gibt (insbesondere wenn sie nichts Neues zu berichten haben, über das Ihre Gruppe handeln muss), ist es in Ordnung, zu verabschieden.
- Unterhalten Sie für effiziente und produktive Besprechungen nur Unternehmen, bei denen die Gruppe handeln oder eine Entscheidung treffen muss. Aktualisierungen und Hintergrundinformationen können vorab in schriftlicher Form vorgelegt oder bei der Besprechung zur Überprüfung vor der nächsten Besprechung verteilt werden.
Altes Geschäft (vom Parkplatz in früheren Besprechungen) (2 Aktionen @ 5 Minuten - 10)
- Zeitlich begrenzte Diskussion, Berichterstattung und Maßnahmen in Bezug auf Geschäfte, die bei früheren Besprechungen nicht gelöst wurden.
- Stellen Sie sicher, dass Sie als Moderator des Meetings alles wissen, was in dieser Zeit angesprochen wird, und ob es sich um Informationen oder Maßnahmen handelt (eine Abstimmung oder Entscheidung ist erforderlich).
- Seien Sie bereit, das Problem wieder auf den Parkplatz zu stellen, wenn sich nach Ablauf der festgelegten Zeit herausstellt, dass die Gruppe noch nicht bereit ist, Maßnahmen zu ergreifen.
- Als Faustregel gilt: Wenn ein Problem für mehr als 4 Besprechungen auf den Parkplatz gegangen ist und / oder das Problem mit erheblichen Emotionen oder Energie verbunden ist oder dass es erheblich komplex ist, plane ich eine Besprechung, um genau das zu bearbeiten Problem. Wenn die Community auf ein dringendes Problem reagiert, das einige der zuvor genannten Komponenten enthält, ist ein spezielles, spezielles Meeting hilfreich.
- Jeder Tagesordnungspunkt im Rahmen des Neugeschäfts sollte nicht länger als 10 Minuten zugewiesen werden.
Neugeschäft (2 Aktionen @ 5 Minuten - 10 Minuten)
- Neugeschäft ist jedes Element oder Problem, das sich aus einem Ausschuss, Mitarbeitern oder der Gruppe ergibt, die Maßnahmen oder eine Entscheidung der versammelten Gruppe erfordern.
- Die effizienteste Methode zur Abwicklung von Neugeschäften besteht darin, die Elemente zu ermitteln, die zuerst am komplexesten und zeitaufwändigsten behandelt werden, und die Einführungszeit zu begrenzen
- Der Punkt des Neugeschäfts besteht darin, das Thema vorzustellen, festzustellen, welche Informationen oder Ressourcen erforderlich sind, um voranzukommen, und dann die erforderlichen Informationen vor dem nächsten Meeting bereitzustellen, bei dem das Problem nun als Altes Geschäft angezeigt wird
- Ich neige dazu, einem neuen Geschäftsgegenstand maximal 10 Minuten Zeit zu geben, es sei denn, die Gruppe, die das Problem hervorbringt, ist bereit, die Gruppe im Voraus vorzubereiten, damit alle zu dem Treffen kommen, das bereit ist, zu handeln.
Parkplatz (3 Minuten)
- In diesem Bereich der Tagesordnung werden Themen behandelt, die weiterer Unterscheidung, Ressourcen oder Informationen bedürfen, bis sie beim nächsten Treffen als Old Business erscheinen.
- Es ist dieser Tagesordnungspunkt, der es wichtig macht, dass jeder eine schriftliche Kopie hat. Er kann die Lücken auf dem Parkplatz ausfüllen und damit Notizen darüber machen, was er benötigt, um eine Entscheidung über ein bestimmtes Thema oder Problem zu treffen.
- In diesem Zeitfenster werden Sie verhandeln, wo, wann und wie Sie mit den einzelnen Elementen fortfahren sollen.

Dies sind die Komponenten eines effizienten Arbeitsplans für eine Besprechung, der auch als Tagesordnung bezeichnet wird. Ein wichtiges Merkmal, dass jeder seine eigene schriftliche Kopie hat, ist, dass er überwachen kann, wie weit jeder auf der Reise ist. Jeder Tagesordnungspunkt kann abgehakt werden, sobald er abgeschlossen ist und der Meilenstein nur noch vorbei ist. Apropos Ticken…

Uhren, Timer, Glocken und Sprechstöcke helfen dem Moderator sicherzustellen, dass das Meeting fließt und pünktlich beginnt und endet

Kathy Stutzman

Wesentliches Element 4: Zeit zuweisen, Zeit behalten und die Frage stellen

Das Zuweisen und Einhalten von Zeit, einschließlich des pünktlichen Beginns und Endens, ist ein einfaches Respektproblem. Rechtzeitige Besprechungen zeigen, dass die Zeit des Teilnehmers wertvoll ist. Weisen Sie jedem Tagesordnungspunkt die maximale Zeit zu und bleiben Sie dabei. Während einige Leute sich nicht wohl fühlen, wenn sie die Frage stellen, ist dies eines der kritischsten Elemente eines produktiven Meetings.

Da dies so wichtig ist, ich gerne Spaß daran habe und einen weltweiten Ruf für meine rechtzeitigen Treffen habe, können Sie lesen, dass ich die Menschen respektiere, mit denen ich mich treffe. Hier sind einige unterhaltsame Möglichkeiten, um ein Meeting pünktlich zu halten:

Verwenden Sie einen Timer und stellen Sie ihn am Anfang jedes Berichts ein.
Beginnen und enden Sie pünktlich, egal was passiert. Wenn nicht alle da sind, kreisen Sie nicht um alles, was sie verpasst haben, das liegt in ihrer Verantwortung. Da ein Meeting kurz vor dem Abschluss steht und noch viel zu erledigen scheint, befragen Sie die Gruppe, ob vor dem Ende etwas erforderlich ist, und verschieben Sie es an den Anfang der Diskussion - alles andere kann Gehen Sie in einem schriftlichen Berichtsformular oder warten Sie bis zur nächsten Besprechung.
Ich habe eine sehr große Glocke, die ich mitbringe und an den Haupttisch stelle. Es ist bekannt, dass ich sie klingele, um Dinge zu bewegen oder Gruppen, die sich in kleinere Gruppen aufgeteilt haben, zur weiteren Diskussion einzuberufen, und ab und zu stoße ich auf jemanden Wer will einfach nicht aufhören zu reden und wird es höflich anrufen, um die Gruppe wieder einzuberufen.
Geben Sie Berichte und Leseaufträge im Voraus heraus, damit die Zeit nicht für das Lesen und Vorbereiten von Besprechungen verwendet wird.
Verhandeln Sie mit anderen, die über die benötigte Zeit berichten sollen, wenn jemand anderes angibt, dass sie mehr Zeit benötigen.
Wenn es ein Problem gibt, das wirklich viel mehr Zeit benötigt, planen Sie ein separates Meeting, um sich mit den komplexeren Problemen zu befassen und einer späteren Gruppe Bericht zu erstatten.
Verwenden Sie sprechende Stöcke oder Mikrofone, um allen die Möglichkeit zu geben, zu sprechen.

Durch die Entwicklung eines guten Rufs für den pünktlichen Beginn und das pünktliche Beenden sowie die Kontrolle der geplanten Zeit bis zur Geschäftsabwicklung wird sichergestellt, dass Personen an Meetings teilnehmen, die Sie moderieren. Es ist eine der einfachsten Möglichkeiten zu sagen: "Ich respektiere Sie, Ihre Zeit und Ihren Beitrag zu diesem Treffen."

Wesentliches Element 5: Reagieren auf dringende und kritische Probleme

Während eines Meetings tritt unweigerlich ein kritischer Notfall auf, und die Planung auf der Tagesordnung ist äußerst wichtig, um ein effektives und produktives Meeting zu erreichen. Oder jemand, der ein „Experte“ ist, möchte über sein Wissen aussagen oder einen leidenschaftlichen Appell an etwas außerhalb des Themas oder im Laufe der Zeit richten. Ein flexibler Moderator wird den Parkplatz nutzen, um ein kontroverses, emotionales oder komplexes Thema zu „parken“. In allen von mir erstellten Tagesordnungen ist eine Parkplatzfunktion enthalten.

Unabhängig von der Schwere des Problems kann alles geparkt werden, auch wenn es vorübergehend ist, bis das Meeting beendet ist oder bis ein neues Sondertreffen organisiert werden kann. Allein die Tatsache, dass es einen Platz zum Parken schwieriger Themen gibt, gibt jedem Teilnehmer die Erlaubnis, zu erkennen, dass ein Thema oder ein Problem im Laufe der Zeit auftreten wird und bei einem anderen Meeting weitere Aufmerksamkeit benötigt.

Die Wiedergabetreue des Parkplatzes ist nur so gut wie die Aufmerksamkeit, die darauf gerichtet ist, diese Themen aus dem Parkplatz in ein anderes geeigneteres oder zeitnaheres Meeting zu vertreiben. Um sicherzustellen, dass dies ein wirksames Instrument ist, muss es verwendet werden, es muss sein gut genutzt, und es muss konsequent eingesetzt werden - dann ist es eine effektive Strategie für produktive Meetings.

Wenn Sie Besprechungen durchführen oder an Besprechungen teilnehmen, helfen Ihnen diese 5 wesentlichen Elemente für die Erstellung einer großartigen Roadmap, Ihr endgültiges Ziel zu erreichen. Ein Treffen, bei dem sich jeder geschätzt, gehört und engagiert fühlt. Dies ist möglich, indem zuerst die Agenda erstellt, aber auch verteilt und dann die hier aufgeführten Elemente befolgt werden. Die Ergebnisse werden schnell sein und bald werden Sie eine Zunahme der Teilnahme und Teilnahme feststellen. Wenn Sie sich plötzlich mitten in einem „Ad-hoc“ -Treffen befinden, stoppen Sie die Gruppe und erstellen Sie schnell eine Agenda, um zu verhindern, dass sie zu einem Klatschfest wird, es sei denn, es handelt sich natürlich um eine Brainstorming-Sitzung. und das ist ein anderer Artikel.

Wie immer freue ich mich auf Ihr Feedback zu Strategien, die Sie für nützlich und sinnvoll befunden haben, um Verbindungen zwischen Menschen herzustellen.

Eine gute Agenda führt Sie wie ein Fahrplan zum Erfolg, zur Steigerung der Produktivität und Effizienz