Wie man ein Tagebuchsystem bei der Arbeit effektiv einsetzt

Mike Tinnion (CC0) über Unsplash (modifiziert mit Canva)

Ein Tagebuchsystem wird gepflegt, um Zeit zu nutzen und Aufgaben und Termine auf sehr effektive und effiziente Weise zu erledigen. Es hilft der Organisation als Ganzes und hilft mir, die Zeit meiner eigenen und der anderer Leute zu verwalten. Tagebücher können entweder manuell oder elektronisch geführt werden.

Ich persönlich habe beide Arten von Tagebüchern. Ich habe meinen elektronischen Kalender in Outlook, der für meinen Manager und andere Administratoren freigegeben ist. Ich habe auch ein manuelles Tagebuch, das in Notfällen verwendet werden kann.

Warum ist es wichtig, ein manuelles Tagebuch zu führen?

Das manuelle Tagebuch, das ich verwende, ist ein gebundenes Buch mit drei Tagen pro Seite, da ich nicht viele Einträge für jeden Tag habe.

Wie oben erwähnt, benutze ich dieses Tagebuch nur in Notfällen. Dies schließt Zeiten ein, in denen ich krank oder arbeitslos bin und nicht auf mein elektronisches Tagebuch zugreifen kann oder wenn die Computersysteme ausgefallen sind und Outlook nicht zugänglich ist.

Was sind die Vorteile eines elektronischen Tagebuchs?

Wie bereits erwähnt, befindet sich das von mir gepflegte elektronische Tagebuch im Outlook-Kalender auf meinem Arbeitscomputer.

Hier sind die Vorteile eines elektronischen Kalenders:

• Ich kann einen möglichen Konflikt zwischen Terminen hervorheben.
• Ich muss regelmäßig auftretende Ereignisse nur einmal eingeben.
• Es wird kein Papier verwendet.
• Es gibt einen Passwortschutz.
• Ich kann von so ziemlich überall darauf zugreifen.
• Auf dem Bildschirm werden Erinnerungen an Termine angezeigt.
• Es kommuniziert automatisch Änderungen an die Beteiligten, deren Systeme mit meinen verbunden sind.

Wie verwende ich mein Tagebuch?

Ich benutze mein Tagebuch für Dinge wie Benachrichtigungen und Termine.

Die häufigsten Einträge in meinem Tagebuch sind:

• Podiumsdiskussionen
• Teambesprechungen
• stationäre Bestellungen
• Trainingssitzungen
• Besuche
• Vorbereitung der Tagesordnungen
• jährlicher Urlaub
• andere Büroaufgaben
• Aufsicht
• andere wöchentliche und vierzehntägige Aufgaben, die sich mit einer bestimmten Häufigkeit wiederholen (dies stellt sicher, dass ich sie nicht verpasse)

Manchmal muss ich Besprechungen buchen und Besprechungseinladungen an Kollegen oder andere Delegierte senden, und dies erfolgt elektronisch.

So verwalte ich diese Art von Besprechungen.

• Ich versuche so viele Details wie möglich einzugeben, wie Datum, Ort, Dauer, Besucher usw.
• Ich stoße selten auf eine Situation, in der eine Besprechung abgesagt oder verschoben wird. In diesem Fall überprüfe ich jedoch die Auswirkungen einer angeforderten Änderung, bevor ich ihr zustimme.
• Ich sammle auch alle relevanten Informationen, um sicherzustellen, dass jeder, der an der Besprechung oder dem Termin teilnimmt, Zugriff auf alle relevanten Details hat, sodass kein Raum für Missverständnisse besteht.
• Normalerweise bearbeite ich Anfragen und Änderungen von anderen Teilnehmern in chronologischer Reihenfolge, aber ich werde die dringendsten Anfragen priorisieren, wenn ich mich mit einer großen Anzahl von Anfragen befasse.
  • Wenn Anfragen vereinbart oder Änderungen vorgenommen werden, stelle ich sicher, dass alle Beteiligten kontaktiert werden und dass dies für sie bequem ist, bevor die Änderungen bestätigt werden.
• Ich stelle auch sicher, dass jeder Person, die an dem Termin oder der Besprechung beteiligt ist, ausreichend Zeit für Planung, Reisen und andere Bedürfnisse eingeräumt wird, damit die Besprechung reibungslos verläuft.

Mir ist bewusst, dass Tagebücher auf dem neuesten Stand gehalten werden müssen, wenn Änderungen vereinbart wurden. Ich stelle sicher, dass ich alle abgesagten Termine gelöscht habe. Ein Tagebuch, das nicht vollständig auf dem neuesten Stand gehalten wird, kann alle Arten von Verwirrung verursachen. Es wird auch das Vertrauen untergraben und die Menschen ermutigen, entweder das Bedürfnis zu verspüren, Vereinbarungen zu überprüfen, was Zeitverschwendung ist, oder, noch schlimmer, ein eigenes Tagebuch zu führen.

Eine letzte Anmerkung

Bitte kopieren Sie nichts, was hier eingereicht wurde, und zeigen Sie es in Ihrer Datei an. Dies wurde hier nur veröffentlicht, um Ihnen eine Vorstellung / ein Verständnis dafür zu vermitteln, was von Ihnen erwartet wird, dass Sie den Überblick behalten. Sie müssen sich auf Ihren eigenen Arbeitsbereich und Ihre Organisation beziehen und sich bei der Vorbereitung der Dateien daran halten. Danke für Ihre Kooperation.

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