So erstellen Sie Ihre eigene Rechnungsvorlage

Rechnungsvorlage

Eric Cramer

Meine Frau entschied, dass sie nach der Geburt unseres zweiten Sohnes zu Hause bleiben wollte, und so beschlossen wir, ein Unternehmen zu gründen, das sich auf Kundeneinladungen spezialisiert hat. Eine der Herausforderungen bei der Gründung eines Unternehmens sind alle Startkosten. Sie können Geld sparen, indem Sie Ihre eigenen Rechnungen in Microsoft Excel erstellen, da Abrechnungssoftware sehr teuer sein kann. Viele Rechnungsvorlagen stehen online zum Download zur Verfügung. Sie sind jedoch sehr einfach und erfordern mehr Tastenanschläge, um jede Rechnung auszufüllen. Nachdem Sie jede Rechnung ausgefüllt haben, müssen Sie außerdem alle Daten manuell löschen, um sie wieder verwenden zu können. Aus diesem Grund möchte ich meine eigenen Vorlagen erstellen, damit ich sie effizienter und nützlicher gestalten kann.Wenn Sie ein paar zusätzliche Registerkarten hinzufügen, können Sie den Dateneingabeabschnitt reduzieren und ein Makro hinzufügen, das die Rechnungsvorlage automatisch ausblendet, damit sie beim nächsten Mal bereit ist. Ein weiterer Grund, warum das Erstellen einer eigenen Vorlage sinnvoll ist, besteht darin, dass Sie sie einfacher an die gewünschten Anforderungen anpassen können.

So erstellen Sie eine Rechnungsvorlage

Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe in Excel. Speichern Sie es als makrofähige Arbeitsmappe. Fügen Sie weitere vier Registerkarten in die Arbeitsmappe ein, sodass Sie insgesamt sieben haben. Die sechs Registerkarten rechts enthalten Daten, die in die Hauptregisterkarte gezogen werden.

Screenshot der Registerkarte Steuerung

Eric Cramer

Registerkarte "Steuerung"

Auf der Registerkarte "Steuerung" befinden sich alle Zellenverknüpfungen der Dropdown-Felder, die steuern, was in den einzelnen Dropdown-Feldern angezeigt wird.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte ganz rechts, benennen Sie sie in "Control" um und drücken Sie die Eingabetaste.
• Beschriften Sie das Arbeitsblatt in Zelle A1 als "Registerkarte" Steuerung ".
• Geben Sie in Zelle A4 "Versand an dieselbe Adresse" ein.
• Geben Sie in Zelle A6 "Kundenname" ein.
• Geben Sie in Zelle A8 "Verkäufer" ein.
• Geben Sie in Zelle A10 "Versandart" ein.
• Geben Sie in Zelle A12 "Verkaufsbedingungen" ein.
• Geben Sie in Zelle A14 "Fälligkeitsdatum" ein.
• Geben Sie in Zelle A16 "Umsatzsteuerkennzeichen" ein.
• Legen Sie in den Zellen B4, B6, B8, B10, B12, B14 und B16 einen kräftigen Fettdruck um jeden von ihnen und schattieren Sie sie hellgrün, um anzuzeigen, dass diese Boxen automatisch gefahren werden.

Screenshot der Registerkarte Umsatzsteuer-Setup

Eric Cramer

Registerkarte "Umsatzsteuer-Setup"

Auf der Registerkarte "Umsatzsteuer-Setup" können Sie alle Umsatzsteuer-Codes einrichten, die Sie beim Erstellen einer Rechnung für einen Kunden verwenden müssen. Für Design Studio Creations haben wir nur einen Standort und der Großteil unserer Verkäufe erfolgt in Illinois. Daher müssen wir nur ein Steuerkennzeichen einrichten. Viele Unternehmen müssen mehrere Steuerkennzeichen einrichten. Auf dieser Registerkarte habe ich alle 50 Bundesstaaten und 1 lokales Steuerkennzeichen eingerichtet. Ich habe jedoch alle Steuersätze zusammengestellt; Verwenden Sie keine der von mir eingegebenen Tarife. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Finanzministerium, wie hoch der richtige Umsatzsteuersatz sein sollte.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die nächste Registerkarte, benennen Sie sie in "Umsatzsteuer-Setup" um und drücken Sie die Eingabetaste.
• Beschriften Sie das Blatt in Zelle A1 als "Umsatzsteuersatztabelle".
• Geben Sie in Zelle A4 "Nein" ein. Dies ist nur ein Platzhalter in der Tabelle, damit wir die Vlookup-Funktion verwenden und Daten auf die Hauptregisterkarte ziehen können.
• Geben Sie in Zelle B4 den Statuscode ein.
• Geben Sie in Zelle C4 "Rate" ein.
• Geben Sie in Zelle A5 eine „1“ ein und lassen Sie den Rest der Zeile leer.
• Geben Sie in Zelle A6 eine „2“ ein. Markieren Sie A5: A6, klicken Sie auf das kleine Feld rechts neben dem markierten Bereich und ziehen Sie es nach unten, um die Spalte korrekt zu nummerieren. Sie müssen nur so viele Zeilen nach unten gehen, wie Sie Umsatzsteuerkennzeichen haben. Ich würde empfehlen, ein oder zwei Zeilen weiter zu gehen, falls Sie jemals weitere Codes hinzufügen müssen. Es ist besser, direkt über der letzten Zeile einzufügen und dann ganz unten eine neue Zeile hinzuzufügen, um die Formeln auf anderen Registerkarten korrekt zu halten.
• Geben Sie ab B5 und C5 den Namen des Umsatzsteuer-Codes bzw. den Steuersatz ein.
• Markieren Sie A4: C5 und ändern Sie die Hintergrundfarbe in eine dunkle Farbe. Ändern Sie auch die Textfarbe in Weiß oder eine andere helle Farbe. Der Grund, warum ich Sie Zeile 5 färben lasse, ist, Sie daran zu erinnern, nichts in diese Zeile einzugeben.
• Markieren Sie A6 bis Spalte C in der letzten Zeile Ihrer Steuertabelle und schattieren Sie sie in einer hellen Farbe. Ich wähle hellgelb, um mich daran zu erinnern, dass dies ein Bereich ist, in den Daten manuell eingegeben werden müssen. Denken Sie daran, unten einige zusätzliche Reihen zu schattieren, um zukünftiges Wachstum zu ermöglichen.
• Platzieren Sie außerdem einen fetten Rand um den gesamten Bereich.
• Ändern Sie die Formatierung in Spalte C in Prozent mit zwei Dezimalstellen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie dies tun sollen, klicken Sie im Excel-Menü "Startseite" auf die Schaltfläche "%" und dann auf die Dezimalschaltfläche, wobei der Pfeil zweimal nach links zeigt.

Screenshot der Registerkarte Verkaufsbedingungen

Eric Cramer

Registerkarte "Verkaufsbedingungen"

Auf der Registerkarte "Verkaufsbedingungen" können Sie Ihre Rechnungsbedingungen definieren. Unternehmen, die ihren Kunden Kredite anbieten, bieten ihnen in der Regel 30-Tage-Nettokonditionen an. Einige Unternehmen bieten einen Rabatt an, wenn Sie innerhalb von 10 Tagen 1-2 Prozent bezahlen. Fertigungsunternehmen haben häufig eine Laufzeit von 45 bis 60 Tagen ab Rechnungsdatum. Wenn Sie alle Ihre Kunden dazu bringen können, im Voraus zu zahlen, ist dies der beste Weg, auch wenn dies oftmals einfach nicht praktikabel ist. In unserem Geschäft mit Hochzeitseinladungen verlangen meine Frau und ich eine Anzahlung von 50%, wenn Sie einen Vertrag mit uns unterschreiben. Der Restbetrag wird fällig, wenn Sie Ihre Bestellung abholen. Dies ist auch ein großartiger Ort, um einen Rabattcode einzugeben, wenn Sie Kunden einen Rabatt anbieten möchten, wenn ihre Bestellung bestimmte Anforderungen erfüllt.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die nächste Registerkarte und benennen Sie sie in "Verkaufsbedingungen" um.
• Geben Sie in Zelle A1 unter "Verkaufsbedingungen" den Titel des Arbeitsblatts ein.
• Geben Sie in Zelle A4 "Nein" ein. Dies ist der gleiche Spaltentyp wie auf der Registerkarte "Umsatzsteuer-Setup".
• Geben Sie in Zelle B4 "Beschreibung der Verkaufsbedingungen" ein.
• Geben Sie in Zelle C4 "Wann fällig" ein.
• Geben Sie in Zelle D4 "Rabatt" ein.
• Geben Sie in Zelle A5 eine „1“ ein und lassen Sie den Rest der Zeile leer.
• Geben Sie in Zelle A6 eine „2“ ein. Markieren Sie A5: A6 und ziehen Sie das Kästchen auf der rechten Seite des markierten Bereichs nach unten. Lassen Sie ein paar zusätzliche Zeilen für zukünftige Erweiterungen.
• Geben Sie alle Kundenbegriffsinformationen ein, die Sie verwenden möchten. Sehen Sie sich das Foto meiner Tabelle rechts an, um zu sehen, welche Begriffe ich verwendet habe.
• Markieren Sie A4: D5 und färben Sie den Hintergrund mit einer dunklen Farbe. Ändern Sie die Schriftfarbe in eine hellere Farbe, z. B. Weiß. Ändern Sie das Format in den Zellen A4: D4 in das mittlere Format.
• Markieren Sie A6 in der unteren rechten Ecke Ihres Tisches und ändern Sie den Hintergrund in eine hellere Farbe. Verwenden Sie einen dünnen Rand um jede Spalte, um die Tabelle attraktiver zu machen.
• Ändern Sie das Format in Spalte D in Prozent mit zwei Dezimalstellen, indem Sie dieselben Schritte wie auf der Registerkarte "Umsatzsteuer-Setup" wiederholen.

Screenshot der Registerkarte Versandmethoden

Eric Cramer

Registerkarte Versandart

Die Registerkarte "Versandart" kann für Ihr Unternehmen relevant sein oder auch nicht. Die meisten unserer Kunden holen ihre Einladungen bei uns ab. Wir versenden jedoch einige Bestellungen pro Jahr. Mit dem Wachstum unseres Geschäfts wollen wir, dass sich dieser Trend ändert und sich weiter verbreitet. Wenn Sie wissen, wie hoch Ihre Versandkosten sein werden, können Sie sie auf dieser Registerkarte einrichten und diese Informationen in die Hauptregisterkarte ziehen. Sie müssten lediglich eine Spalte für die Versandkosten hinzufügen, für die möglicherweise mehrere Codes für FedEx, UPS und USPS usw. erforderlich sind. Außerdem müssten Sie links neben der Beschreibung der Versandmethode eine Spalte mit den Nummern hinzufügen, die zählen die Seite runter. Verwenden Sie dann ein Vlookup auf der Hauptregisterkarte, das die Versandart überprüft und die Gesamtsumme automatisch zur Rechnung hinzufügt.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die nächste Registerkarte und benennen Sie sie in "Versandmethoden" um.
• Geben Sie in Zelle A1 "Versandartentabelle" ein.
• Geben Sie in Zelle A4 "Versandmethoden" ein.
• Geben Sie ab Zelle A6 alle Versandmethoden ein, die Sie einrichten möchten. Lassen Sie unten ein paar zusätzliche Zeilen für zukünftige Erweiterungen.
• Ändern Sie den Hintergrund und die Schriftfarbe in den Zellen A5: A6 in eine dunklere Farbe mit einer helleren Schrift.
• Markieren Sie von A6 nach unten und ändern Sie die Hintergrundfarbe in eine hellere Farbe.
• Markieren Sie die gesamte Tabelle und fügen Sie einen dünnen Rand hinzu.

Alternative Versandartentabelle

Wenn Sie dies verwenden möchten, fügen Sie in B4 eine Überschrift "Kosten" hinzu und geben Sie die Kosten ein. Verwenden Sie dann ein Vlookup basierend auf der Kontrollnummer (B10) auf der Registerkarte "Kontrolle", suchen Sie die Kosten und ziehen Sie sie auf die Registerkarte "Rechnung".

Kontroll Nummer	Versandart	Kosten
1	Cust. Abholen	Kostenlos
2	USPS	5.25
3	FedEx	7.50
4	UPS	7,75
5	Lieferung	8.00

Screenshot der Registerkarte Verkäuferliste

Eric Cramer

Registerkarte "Verkäufer"

Die Registerkarte "Verkäufer" ist eine Liste aller Ihrer Vertriebsmitarbeiter. Dies ist eine großartige Sache, die Sie in alle Ihre Rechnungen aufnehmen sollten, damit Sie wissen, wer die Rechnung erstellt hat, wenn es zukünftige Fragen gibt. Dies ist eine optionale Registerkarte, insbesondere für wirklich kleine Unternehmen, die keine Mitarbeiter haben, aber ein guter Platzhalter für späteres Wachstum.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die nächste Registerkarte und benennen Sie sie in "Verkäufer" um.
• Geben Sie in Zelle A1 "Verkäuferliste" ein.
• Geben Sie in Zelle A4 "Verkäufername" ein.
• Geben Sie ab Zelle A6 alle Namen Ihrer Vertriebsmitarbeiter in die Liste ein.
• Gleiche Formatierung wie die anderen Registerkarten, dunklere Kopfzeile mit hellem Text und ein heller Bereich, in den die Daten eingegeben werden sollen.

Screenshot der Registerkarte Kunden-Setup

Eric Cramer

Registerkarte "Kunden-Setup"

Die Registerkarte "Kundeneinrichtung" ist eine großartige Idee für Unternehmen mit Stammkunden, da alle ihre Adressinformationen auf dieser Registerkarte gespeichert werden. Auf der Hauptregisterkarte befindet sich ein Dropdown-Feld, in dem Sie den Kundennamen auswählen können, und alles andere wird selbst ausgefüllt. Sie können ein Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren, wenn die zu adressierende Schiffsadresse mit der Kundenadresse übereinstimmt.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die nächste Registerkarte und benennen Sie sie in "Kunden-Setup" um.
• Geben Sie in Zelle A1 "Customer Setup Table" ein.
• Geben Sie in Zelle A4 "Nein" ein.
• Geben Sie in Zelle B4 "Kundenname" ein.
• Geben Sie in Zelle C4 "Adresse" ein.
• Geben Sie in Zelle D4 "Adresse 1" ein.
• Geben Sie in Zelle E4 "Stadt" ein.
• Geben Sie in Zelle F4 "Status" ein.
• Geben Sie in Zelle G4 "Zip" ein.
• Geben Sie in Zelle H4 "Telefon" ein.
• Ändern Sie die Spaltenbreite von Spalte I in.5.
• Geben Sie in Zelle J4 "Adresse" ein.
• Geben Sie in Zelle K4 "Adresse 1" ein.
• Geben Sie in Zelle L4 "Stadt" ein.
• Geben Sie in Zelle M4 "Status" ein.
• Geben Sie in Zelle N4 "Zip" ein.
• Geben Sie in Zelle O4 "Telefon" ein.
• Markieren Sie C3: H3 und klicken Sie auf die Schaltfläche Zellen zusammenführen. Geben Sie "Kundeninformationen" ein.
• Markieren Sie J3: O3 und klicken Sie auf die Schaltfläche Zellen zusammenführen. Geben Sie "Versand an" ein.
• Markieren Sie A3: H3 und ändern Sie den Hintergrund in Dunkelrot und die Textfarbe in Weiß. Markieren Sie ebenfalls J3: O3 und ändern Sie den Hintergrund in Dunkelblau und die Textfarbe in Weiß.
• Geben Sie in Zelle A5 "1" ein.
• Geben Sie in Zelle A6 "2" ein.
• Markieren Sie A5: A6 und ziehen Sie das Kästchen auf der rechten Seite des ausgewählten Bereichs und ziehen Sie es einige Reihen nach unten. Ich beschließe, in Zeile 40 zu gehen, aber im Laufe der Zeit müssen Sie weitere hinzufügen. Denken Sie daran, unten einige zusätzliche Zeilen zu belassen, damit das Einfügen weiterer Zeilen zum Kinderspiel wird.
• Schattieren Sie alle Zahlen, die Sie gerade gezogen haben, dunkelrot mit einer weißen Schriftfarbe.
• Verdunkeln Sie B5: O5, um die Eingabe von Daten von dort zu verhindern.
• Geben Sie ab A6 alle Kundeninformationen ein, die Sie haben. Wenn Sie keine Informationen zum Versand haben, lassen Sie diesen Abschnitt leer. Es ist eine gute Idee, in Zelle C6 ein „Einfrierfenster“ einzufügen, um die Spalten- und Zeilenüberschriften so zu sperren, dass sie jederzeit sichtbar sind.

Screenshot der Registerkarte Rechnung

Eric Cramer

Registerkarte "Rechnung"

Endlich haben wir es auf die Registerkarte Rechnung geschafft. Wir müssen nur noch die Rechnung so gestalten, wie wir es möchten, und ein paar Dropdowns und Lookups hinzufügen. Wie Ihre Rechnung aussehen soll, liegt ganz bei Ihnen. Sie kann vollständig angepasst werden.

• Benennen Sie die letzte Registerkarte in "Rechnung" um.
• Markieren Sie die Zellen A1: J46 und ändern Sie die Hintergrundfarbe in Weiß. Fügen Sie einen dünnen Rand um den gesamten hervorgehobenen Bereich hinzu.
• Geben Sie in Zelle F1 "Rechnungsnummer:" ein und klicken Sie sieben Mal im Excel-Menü "Startseite" auf die Schaltfläche "Einzug vergrößern". Ändern Sie die Schriftgröße auf 20 und formatieren Sie sie fett. Ich habe die Schriftart in "Bookman Old" geändert, aber das liegt ganz bei Ihnen.
• Geben Sie in Zelle I1 Ihre Startrechnungsnummer ein. Jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung ausstellen, müssen Sie die Rechnungsnummer ändern. Eine weitere nützliche Registerkarte, die Sie möglicherweise hinzufügen möchten, ist ein Rechnungsregister, in dem Sie alle Ihre Rechnungen verfolgen.
• Geben Sie in Zelle I2 die folgende Formel ein: = today (), die das aktuelle Datum anzeigt.
• Wenn Sie das Logo Ihres Unternehmens in die Rechnung einfügen möchten, rufen Sie das Excel-Menü „Einfügen“ auf und klicken Sie auf die Bildschaltfläche. Daraufhin wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie nach einem Logo suchen können. Ziehen Sie das Bild so, dass es in der Mitte zwischen dem Datum und dem unteren Rand von Zeile 11 liegt.
• Ändern Sie in Zelle B4 das Format in Fettdruck und geben Sie dann Ihren Firmennamen ein. Geben Sie Ihre Adresse, Stadt, Bundesland, Postleitzahl, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Website in die Zeilen unter Ihrem Firmennamen ein. Kombinieren Sie Stadt, Bundesland und Postleitzahl in einer Reihe.
• Markieren Sie die Zellen A1: J11 und ändern Sie den Hintergrund in die gewünschte Farbe. Ändern Sie gegebenenfalls die Schriftfarbe. Fügen Sie außerdem einen dünnen Rand um diesen Abschnitt hinzu.
• Markieren Sie Spalte A und ändern Sie die Spaltenbreite auf 2,5.
• Markieren Sie die Spalten B und C und ändern Sie ihre Spaltenbreite auf 8,5.
• Markieren Sie Spalte D und ändern Sie die Spaltenbreite auf 12.
• Markieren Sie Spalte E und ändern Sie die Spaltenbreite auf 16.
• Markieren Sie Spalte F und ändern Sie die Spaltenbreite auf 9,5.
• Markieren Sie Spalte G und ändern Sie die Spaltenbreite auf 12.15.
• Markieren Sie Spalte H und ändern Sie die Spaltenbreite auf 9.
• Markieren Sie Spalte I und ändern Sie die Spaltenbreite auf 15.
• Markieren Sie Spalte J und ändern Sie die Spaltenbreite auf 2,5.
• Ändern Sie in Zelle B13 das Format in Fettdruck und geben Sie "An:" ein.
• Um den nächsten Schritt abzuschließen, klicken Sie auf das Microsoft Office-Symbol und wählen Sie unten im Menü "Excel-Optionen" aus. Ein Dialogfeld wird angezeigt. Aktivieren Sie unter der Überschrift „Top-Optionen für die Arbeit mit Excel“ das Kontrollkästchen „Registerkarte Entwickler in der Multifunktionsleiste anzeigen“. Klicken Sie nun auf die Registerkarte Entwickler. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil auf dem Ordnersymbol mit den darüber liegenden Werkzeugen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Steuerelemente einfügen“ und wählen Sie das Kombinationsfeldsymbol aus. Dies ist das zweite Symbol von links. Zeichnen Sie das Kombinationsfeld in Zelle B14. Stellen Sie die gleiche Größe wie die Zeile ein und strecken Sie sie so, dass sie in einen Teil von Spalte D passt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kombinationsfeld und wählen Sie „Formatsteuerung“. Daraufhin wird ein Dialogfeld angezeigt. Gehen Sie für den Eingabebereich zur Registerkarte "Kunden-Setup" und markieren Sie B5 bis zum Ende Ihrer Liste. Wechseln Sie im Feld Zellverknüpfung zur Registerkarte "Steuerung" und klicken Sie auf B6.Ich überprüfe immer das 3-D-Kästchen, weil es sauberer aussieht, und klicke auf OK.
• Geben Sie in Zelle B15 die folgende Formel ein:

• Geben Sie in Zelle B16 die folgende Formel ein:

• Geben Sie in Zelle B17 die folgende Formel ein:

• Ändern Sie in Zelle F13 das Format der Zelle in Fettdruck und geben Sie "Versand an:" ein.
• Klicken Sie auf der Registerkarte "Entwickler" von Excel auf das Symbol "Steuerelemente einfügen" und aktivieren Sie das Kontrollkästchen. Zeichnen Sie es in Zelle F12. Ändern Sie die Beschreibung in "Ship to Same". Jetzt müssen wir das Kontrollkästchen mit der Registerkarte "Steuerelement" verknüpfen. Klicken Sie also mit der rechten Maustaste auf das Kontrollkästchen und wählen Sie "Steuerelement formatieren". Daraufhin wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem nach der „Zellenverknüpfung“ gesucht wird. Dies ist Zelle B4 auf der Registerkarte „Steuerung“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen 3D und klicken Sie auf OK.
• Geben Sie in Zelle F14 die folgende Formel ein:

• Geben Sie in Zelle F15 die folgende Formel ein:

• Geben Sie in Zelle F16 die folgende Formel ein:

• Geben Sie in Zelle F17 die folgende Formel ein:

• Markieren Sie B19: C19 und klicken Sie auf der Registerkarte "Startseite" von Excel auf die Schaltfläche "Zusammenführen und zentrieren". Geben Sie "Verkäufer" in die Zelle ein.
• Geben Sie in Zelle D19 "Versandmethode" ein.
• Geben Sie in Zelle E19 "Kunden-Bestellnummer" ein.
• Markieren Sie F19: G19 und klicken Sie auf der Registerkarte "Startseite" von Excel auf die Schaltfläche "Zusammenführen und zentrieren". Geben Sie "Zahlungsbedingungen" in die Zelle ein.
• Markieren Sie H19: I19 und klicken Sie auf der Registerkarte "Startseite" von Excel auf die Schaltfläche "Zusammenführen und zentrieren". Geben Sie "Fälligkeitsdatum" in die Zelle ein.
• Markieren Sie B19: I19 und ändern Sie die Hintergrundfarbe in eine dunkle Farbe und die Schriftfarbe in eine hellere Farbe. Fügen Sie um jede Zelle einen weißen, dünnen Rand hinzu.
• Markieren Sie B20: I20 und ändern Sie die Hintergrundfarbe in eine hellere Farbe.
• Fügen Sie in B20 ein Dropdown-Feld ein und strecken Sie es so, dass es mit der obigen Überschrift übereinstimmt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dropdown-Feld und wählen Sie "Formatsteuerung" aus dem Menü. Der „Eingabebereich“ ist A5 bis zum Ende Ihrer Liste auf der Registerkarte „Verkäufer“. Die "Zellenverknüpfung" ist Zelle B8 auf der Registerkarte "Steuerung". Aktivieren Sie das Kontrollkästchen 3D und klicken Sie auf OK.
• Fügen Sie in D20 ein weiteres Dropdown-Feld ein. Der „Eingabebereich“ sollte bis zum Ende Ihrer Liste auf der Registerkarte „Versandmethoden“ A5 sein. Die "Zellenverknüpfung" ist Zelle B10 auf der Registerkarte "Steuerung". Aktivieren Sie das Kontrollkästchen 3D und klicken Sie auf OK.
• Fügen Sie in F20 ein weiteres Dropdown-Feld ein. Der "Eingabebereich" sollte bis zum Ende Ihrer Liste auf der Registerkarte "Verkaufsbedingungen" B5 sein. Die "Zellenverknüpfung" ist Zelle B12 auf der Registerkarte "Steuerung". Aktivieren Sie das Kontrollkästchen 3D und klicken Sie auf OK.
• Geben Sie in Zelle H20 die folgende Formel ein:

• Dies führt dazu, dass das Fälligkeitsdatum basierend auf den Verkaufsbedingungen automatisch berechnet wird. Ändern Sie die Hintergrundfarbe so, wie Sie sie oben auf der Rechnung verwendet haben.

• Geben Sie in Zelle B22 "Menge" ein.
• Geben Sie in Zelle C22 "Artikel-Nr." Ein.
• Markieren Sie D22: G22 und führen Sie die Zellen zu einer zusammen. Geben Sie "Beschreibung" in die Zelle ein.
• Geben Sie in Zelle H22 "Stückpreis" ein.
• Geben Sie in Zelle I22 "Zeilensumme" ein.
• Markieren Sie die Zellen B22: I22 und ändern Sie die Hintergrundfarbe in eine dunkle Farbe und die Schriftfarbe in eine hellere Farbe. Fügen Sie außerdem einen weißen, dünnen Rand um jede Zelle hinzu. Ändern Sie das Format in Fettdruck.
• Markieren Sie die Zellen D23: G23 und führen Sie sie zusammen. Kopieren Sie die Zelle und kopieren Sie sie in die Zelle D38.
• Geben Sie in Zelle I23 die folgende Formel ein und kopieren Sie sie bis nach I38: = H23 * B23
• Markieren Sie B23: H38 und ändern Sie die Hintergrundfarbe in eine hellere Farbe. Fügen Sie außerdem einen dünnen Rand um jede Zelle hinzu.
• Markieren Sie I23: I38 und ändern Sie die Hintergrundfarbe in eine helle Farbe, die sich jedoch von der obigen unterscheidet. Fügen Sie außerdem einen dünnen Rand um jede Zelle hinzu. Ändern Sie das Zellenformat in Währung.
• Markieren Sie G39: H39, führen Sie die Zellen zusammen und ändern Sie das Format in Fettdruck. Ändern Sie außerdem die Zellenausrichtung auf rechtsbündig. Ändern Sie den Hintergrund der Zelle so, dass er mit der Farbe übereinstimmt, mit der Sie I23: I38 schattiert haben. Kopieren Sie diese Zelle bis nach G44.
• Geben Sie in Zelle G39 "Zwischensumme" ein.
• Geben Sie in Zelle G40 "Rabatt" ein.
• Geben Sie in Zelle G41 "Steuerpflichtiger Gesamtbetrag" ein.
• Geben Sie in Zelle G42 "Umsatzsteuer" ein. Fügen Sie auf der linken Seite der Zelle ein Dropdown-Feld mit dem „Eingabebereich“ von B5 bis zum Ende der Liste auf der Registerkarte „Umsatzsteuer-Setup“ hinzu. Der „Cell Link“ muss auf der Registerkarte „Control“ auf B16 gesetzt werden.
• Geben Sie in Zelle G43 "Versand / Fracht" ein.
• Geben Sie in Zelle G44 "Total Due" ein.
• Geben Sie die folgende Formel in Zelle I39 ein: = Summe (I23: I38)
• Geben Sie die folgende Formel in Zelle I40 ein:

• Dadurch wird auf der Registerkarte "Verkaufsbedingungen" nachgeschlagen, der Rabattbetrag (falls vorhanden) eingegeben und mit der "Zwischensumme" multipliziert.

• Geben Sie die folgende Formel in Zelle I41 ein, um die steuerpflichtige Summe zu ermitteln: = SUMME (I39: I39)
• Geben Sie die folgende Formel in Zelle I42 ein, die den entsprechenden Umsatzsteuersatz abruft und den Dollarbetrag ergibt:

• Zelle I43 ist eine Zelle, die eine manuelle Eingabe erfordert. Ändern Sie die Farbe dieser Zelle in dieselbe Farbe, die Sie für den Hauptteil des Informationsdetails verwendet haben.
• Geben Sie die folgende Formel in Zelle I44 ein, um den fälligen Gesamtbetrag zu ermitteln: = SUMME (I41: I43)
• Markieren Sie I39: I42 und ändern Sie die Hintergrundfarbe so, dass sie mit der oben angegebenen Linie übereinstimmt. Ändern Sie außerdem die Zelle I44 in dieselbe Farbe.
• Markieren Sie I39: I44, fügen Sie einen dünnen Rand um jede Zelle hinzu und ändern Sie das Format in Währung mit zwei Dezimalstellen.
• Markieren Sie A1: J46 und stellen Sie den Druckbereich ein. Stellen Sie sicher, dass die Rechnung auf einer einzelnen Seite gedruckt wird.

Abschlussarbeiten für die Rechnungsvorlage

Ich empfehle dringend, ein Makro hinzuzufügen, um die Registerkarte "Rechnung" zu löschen, damit es bei der nächsten Verwendung einsatzbereit ist. Klicken Sie auf der Registerkarte "Entwickler" von Excel auf die Schaltfläche "Makro erstellen". Ein Dialogfeld wird geöffnet. Nennen Sie das Makro "ClearInvoice" und klicken Sie auf "OK". Klicken Sie auf die Registerkarte "Steuerung" und geben Sie "Falsch" in Zelle B4 ein. Geben Sie in die Zellen B6, B8, B10, B12 und B16 in jede Zelle eine „1“ ein. Dadurch werden die Dropdown-Felder zurückgesetzt, sodass sie leer sind. Gehen Sie zurück zur "Rechnung" und in der Zelle drückt E20 die Taste "Löschen". Markieren Sie B23: H38 und drücken Sie die Entf-Taste. Klicken Sie auf Zelle I43 und drücken Sie die Entf-Taste. Klicken Sie abschließend auf Zelle N1 und klicken Sie auf die Schaltfläche Stoppmakro. Fügen Sie auf der Registerkarte "Entwickler" in Excel eine Schaltfläche hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche "Steuerelemente einfügen" klicken. Weisen Sie ihm Ihr Makro zu und ändern Sie den Namen auf der Schaltfläche in "Rechnung löschen".

Einrichten Ihrer Rechnungsvorlage

Nachdem Sie alle Registerkarten durchgesehen und die erforderlichen Daten hinzugefügt haben, müssen Sie die Informationen Ihres Unternehmens im oberen Bereich der Registerkarte "Rechnung" eingeben. Fügen Sie Ihr Logo hinzu, indem Sie ein Bild einfügen und es oben rechts auf der Rechnung ziehen, wo sich der Platzhalter befindet. Weisen Sie Ihrer Rechnung eine Startnummer zu und das Formular ist einsatzbereit.

Screenshot der abgeschlossenen Rechnung

Eric Cramer

So schreiben Sie eine Rechnung

Das Erstellen einer Rechnung ist mit Ihrer neuen Rechnungsvorlage ganz einfach. Wählen Sie einen Kunden aus dem Dropdown-Feld aus. Wenn der Kunde eingerichtet werden muss, gehen Sie zur Registerkarte "Kunden-Setup" und geben Sie dort seine Informationen ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Versand an dieselbe Adresse", wenn die Lieferadresse des Kunden mit seiner Rechnungsadresse übereinstimmt. Wählen Sie den entsprechenden Verkäufer und die Versandart aus, geben Sie die Bestellnummer des Kunden ein und wählen Sie dessen Zahlungsbedingungen aus. Geben Sie als Nächstes die Details ein, die Sie dem Kunden in Rechnung stellen. Wählen Sie das entsprechende Umsatzsteuerkennzeichen und geben Sie die Kosten für jede Fracht ein, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden soll. Ich empfehle, beim Erstellen einer Rechnung zwei Kopien auszudrucken, eine für den Kunden und eine für Ihre Unterlagen. Es ist auch eine gute Idee, ein Rechnungsprotokoll zu erstellen, um zu verfolgen, welche Rechnungsnummer Sie zuletzt verwendet haben.Dies vereinfacht die Berechnung Ihrer Verkäufe am Ende eines jeden Monats erheblich.

Denken Sie bei der Arbeit in Excel daran, dass ein wenig Setup am Frontend viel Zeit und Ärger im Backend sparen kann. Sie können dieser Vorlage gerne weitere hinzufügen oder diese Vorlage vereinfachen, wie Sie möchten.