Wie man effektiv Minuten nimmt

Nehmen Sie sich Minuten während eines Meetings.

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Auch manchmal, wenn die Diskussionen vom Hauptthema zu einem anderen Thema, das dem Hauptthema ähnlich ist, abweichen, kann der Vorsitzende aufgrund von Abweichungen zu anderen Themen vergessen, eine Entscheidung zu diesem Punkt zu treffen. In solchen Fällen kann die enge Zusammenarbeit mit dem Vorsitzenden dem Protokollführer helfen, den Vorsitzenden daran zu erinnern, dass zu diesem Thema eine Entscheidung getroffen werden muss, bevor mit dem nächsten Punkt fortgefahren wird.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie etwas aufnehmen sollen oder nicht, bestätigen Sie dies immer mit dem Stuhl. Dies vermeidet das Aufzeichnen unnötiger Dinge und spart Zeit und Mühe.

Vor und nach dem Treffen

Noch bevor die Besprechung beginnt, kann der Protokollführer mit dem Vorsitzenden darüber diskutieren, wie die Besprechung stattfinden wird, welche Punkte besprochen werden, wie die Besprechung stattfinden wird und was unbedingt protokolliert werden muss.

Wenn der Protokollführer nach dem Treffen beim Aufschreiben des Protokolls Schwierigkeiten mit den für die Diskussion relevanten Themen hat, sollte er sich kurz mit dem Vorsitzenden in Verbindung setzen, um die Dinge zu klären, da das Zögern, dies zu tun, zu ungenauen Informationen im Protokoll führt Protokoll.

Wie man effektiv zuhört

Zuhören ist eine sehr wichtige Fähigkeit und geht mit Übung einher. Die meisten Menschen hören heutzutage nur Dinge oder hören nur zu, hören aber nicht aktiv oder effektiv zu. Es gibt einen großen Unterschied zwischen Hören, Zuhören und aktivem Zuhören. Ich habe kürzlich viel über diese Fähigkeiten und Techniken recherchiert und sogar einen Hub zum aktiven Zuhören geschrieben. Es hilft einem Menschen in allen Lebensbereichen, sei es persönlich oder beruflich, und es hilft auch, seine Persönlichkeit zu verbessern.

Was ist effektives Zuhören?

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Während Sie sich ein Protokoll nehmen, hören Sie den Rednern zu, die alle Informationen zur Diskussion mit Interesse und Wichtigkeit aktiv aufnehmen, und reproduzieren die Informationen dann in Form eines Dokuments, das als Protokoll bezeichnet wird und Personen hilft, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, Informationen darüber zu erhalten wurde in der Sitzung besprochen. Dies dient auch als rechtliches Dokument für die Organisation und hilft bei der zukünftigen Bezugnahme. Es ist auch eine permanente Aufzeichnung aller Ereignisse in der Besprechung.

Zuhörfähigkeiten brauchen Zeit, um sich zu entwickeln, aber sie entwickeln sich mit der Übung. Die meisten Menschen können gut reden, aber nicht zuhören. Auch das, was Sie gehört haben, angemessen zu paraphrasieren, erfordert viel Kreativität. Man kann Hörfähigkeiten üben, indem man Vorträge, Debatten und ähnliche Materialien hört, die Konzentration erfordern. Hier diskutieren wir, wie Sie in einem Meeting effektiv zuhören können, wenn Diskussionen, Argumente und Meinungsverschiedenheiten auftreten.

Tipps für effektives Zuhören

Um effektiv zuzuhören:

Man muss zuerst verstehen, dass der Hörprozess nicht nur das Empfangen von Nachrichten beinhaltet, sondern auch von anderen Komponenten wie Denken, Fokussieren und aktiver Reaktion abhängt.
Man muss sich auf den Sprecher konzentrieren und darf seine Gedanken nicht herumlaufen lassen. Sie müssen aufmerksam und entspannt sein
Machen Sie sich gleichzeitig Notizen, da Sie sich auf die Diskussion konzentrieren können.
Hören Sie sich jedes Wort an, das der Sprecher sagt, und stellen Sie sich die Situation oder Logik in der Diskussion in Ihrem Kopf vor
Konzentrieren Sie sich, auch wenn die Diskussion langweilig ist, denn Sie müssen in den Protokollen genaue Informationen herausbringen.
Unterbrechen Sie nicht, wenn eine Diskussion läuft oder wenn jemand spricht. Warten Sie stattdessen, bis die Diskussion beendet ist oder der Redner beendet ist, und stellen Sie dann Ihre Fragen zur Klärung
Wenn Sie Ihren Wortschatz aufbauen, werden Sie zu einem besseren Zuhörer. Andernfalls hören Sie möglicherweise Wörter, die Sie nicht verstehen
Notieren Sie immer alle neuen Wörter, die Sie nicht verstanden haben, und klären Sie sie mit dem Stuhl
Wenn Sie vor dem Meeting eine Hintergrundstudie zu den Diskussionsfragen durchführen, können Sie effektiv zuhören und sich vollständig auf den Hörprozess einlassen.
Halten Sie Stift und Papier bereit, bevor der Lautsprecher zu sprechen beginnt.
Sie müssen lernen, sich physiologisch und psychologisch an Situationen im Besprechungsraum und an die physischen Faktoren im Raum anzupassen, da einige davon negative und andere positive Auswirkungen haben können.
Die Akzente der Sprecher können manchmal ein effektives Zuhören behindern, aber man muss seine Fähigkeiten verbessern, um all diese Hindernisse zu überwinden, um ein effektiver Zuhörer zu werden.
Keine zwei Besprechungen werden gleich sein, keine zwei Diskussionen werden gleich sein und keine zwei Redner werden gleich sprechen. Sie müssen also lernen, sich an Situationen anzupassen.
Konzentrieren Sie sich immer auf die wichtigsten Punkte
Hören Sie zu, als müssten Sie diese Informationen später einem anderen Publikum präsentieren (Sie werden dies sowieso in Form von Minuten tun). Dies hilft Ihnen, sich zu konzentrieren und effektiv auf jedes Wort zu hören, das der Sprecher sagt
Achten Sie bei Besprechungen, bei denen sensible Themen besprochen werden, auch auf die Körpersprache des Sprechers, anstatt ernsthaft den Kopf nach unten zu schreiben.
Lassen Sie sich nicht von irgendetwas oder irgendjemandem ablenken und lenken Sie Ihre Aufmerksamkeit nicht auf Personen, die den Raum betreten oder verlassen, während der Sprecher spricht.
Verwenden Sie je nach Art der besprochenen Themen geeignete Methoden, um Notizen zu machen. Dies hilft Ihnen dabei, sich auf die Höraktivität einzulassen.
Schreiben Sie nicht alles auf, sondern nur die wichtigsten Punkte
Zappeln oder spielen Sie nicht mit irgendetwas in Ihren Händen, kritzeln Sie nicht und schauen Sie nicht auf die Uhr. Dies hilft Ihnen nicht beim Zuhören und kann sich auch auf die Menschen um Sie herum auswirken.
Stellen Sie sich abschließend vor, wie Sie möchten, dass Ihr Publikum zuhört, wenn Sie ein Redner sind, und dass Sie dieselbe Art von Zuhörer sind. Dies hilft Ihnen, ein effektiver Zuhörer zu sein

So machen Sie sich während der Diskussionen Notizen

Notizen zu machen ist die wichtige Aufgabe oder ein Teil des Protokollierungsprozesses. Wenn man sich Notizen macht, zeichnet man nicht die Wörter auf, die in der Diskussion verwendet wurden, sondern die Diskussionen, die in der Besprechung stattgefunden haben.

Zitat aus dem Internet

Dies ist eine sehr wichtige und ziemlich schwierige Aufgabe, abhängig von der Art des Treffens und dem, was besprochen wurde. Dies hängt auch davon ab, wie gut das Meeting verläuft, wie die Mitglieder zusammenarbeiten, wie der Vorsitzende hilft und zusammenfasst und vor allem, wie gut Sie auf das Meeting vorbereitet sind. Alle für das Meeting relevanten Dokumente, die vor dem Meeting verteilt oder verteilt wurden, sollten durchgesehen werden, damit Sie mit den besprochenen Themen vertraut sind.

Tipps zur Diskussion Notizen machen

Befolgen Sie während der Diskussionen die folgenden Verfahren und Tipps zum Notieren:

Machen Sie sich zunächst gründlich mit den Minuten, den Minuten und der Bedeutung von Minuten vertraut. Dies hilft Ihnen, die Diskussion zu verfolgen und die wichtigen und notwendigen Informationen zu notieren, während die Diskussion fortgesetzt wird. Wie oben erwähnt, stellen Sie bei verfügbaren Dokumenten immer sicher, dass Sie Hintergrundinformationen darüber sammeln, was besprochen wird. Dies erleichtert das Notieren erheblich.
In Situationen, in denen die Diskussionen oder Gespräche langwierig und kompliziert sind, konzentrieren Sie sich immer auf die wichtigen Aspekte der Diskussion, wie z. B. den Schwerpunkt der Diskussion, die Entscheidung, falls verfügbar, warum diese Entscheidung getroffen wurde, wer die Maßnahmen ergreifen muss Entscheidung und wann / innerhalb welcher Frist die Entscheidung getroffen werden muss.
Stellen Sie sicher, dass Sie zu Beginn eine Zusammenfassung der Diskussion hinzufügen, bevor Sie über die Diskussion schreiben, da dies Personen, die nicht teilnehmen konnten, einen Überblick und eine Vorstellung von der Diskussion gibt. Auch wenn diese Personen an einem zukünftigen Meeting teilnehmen mussten, erhalten sie in dieser Minute alle erforderlichen Informationen, die sie benötigen.
Schreiben Sie wichtige Ansichten und Meinungen aller Anwesenden auf.
Stellen Sie sicher, dass Sie nach der Diskussion aktiv und effektiv zuhören, ohne dass Sie sich Gedanken machen oder an etwas anderes denken. Auf diese Weise verpassen Sie nichts Wichtiges.
Wählen Sie die beste und einfachste Methode, die Ihnen beim Notieren hilft.
Wenn Sie Aktionspunkte aufzeichnen, ist es immer am besten, dies auf eine Weise zu tun, die einfacher zu betrachten ist, klar mit den Namen der Personen, die es ausführen müssen, und der Zeitskala.
Verwenden Sie Überschriften, da dies Ihnen später hilft, den Notizen zu folgen, und Sie können verschiedene Abschnitte der Besprechung unter verschiedenen Überschriften haben. Lassen Sie unter jedem Abschnitt etwas Platz, damit Sie leichter Notizen hinzufügen können, wenn jemand im Verlauf des Meetings neue Punkte oder Ideen einbringt.
Wenn Sie sich mit Kurzschrift auskennen, schreiben Sie Notizen am besten mit Kurzschrift und verwenden Sie nach Möglichkeit auch Abkürzungen.
Üben Sie die Verwendung von Aufzählungszeichen, da dies die Lesbarkeit verbessert, ordentlicher und einfacher macht, während Sie die Protokolle vorbereiten.
Klären Sie immer unklare Punkte oder Diskussionen mit Ihrem Stuhl.
Vergessen Sie nicht, ein oder zwei Ersatzstifte und -stifte mitzunehmen.

Der Zweck der Klärung von Punkten, bei denen Sie sich nicht sicher sind

Die Klärung ist ein Prozess, bei dem Sie Bereiche der Verwirrung mit dem Sprecher lösen und prüfen, ob Ihr Verständnis der Diskussion korrekt ist. Damit das Protokoll korrekt ist, müssen alle Punkte geklärt werden, die sie im Verlauf des Meetings nicht verstehen

Der Zweck der Klärung von Punkten, bei denen Sie sich nicht sicher sind, ist:

Es sagt dem Sprecher, dass Sie effektiv zuhören und versuchen, die Nachricht zu verstehen
Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Informationen verstanden haben
Hilft bei der Überprüfung des Verständnisses
Ermutigt den Sprecher, offen zu sprechen
Hilft Ihnen, das Protokoll fehlerfrei zu schreiben
Vermeidet Missverständnisse und Fehlinterpretationen
Verbessert die zwischenmenschlichen Fähigkeiten

Lesen Sie mehr über die Rolle von Besprechungen, warum Besprechungen abgehalten werden, welche rechtlichen und organisatorischen Anforderungen für die Protokollierung gelten können, warum Protokolle erstellt werden und welche Vorteile sie haben, warum Protokolle korrekt sein müssen und welche unterschiedlichen Dokumente in Besprechungen als Teil verwendet werden Informationen zum Protokollierungsprozess vor und nach der Besprechung finden Sie in diesem Artikel: Protokollierung.