Verwendung von Textverarbeitungssoftware (NVQ-Diplom in Wirtschaft und Verwaltung & it)

In diesem Teil, also Abschnitt 1, wird untersucht, wie Text und andere Informationen in Textverarbeitungsdokumenten genau eingegeben und kombiniert werden.

Geben Sie Text und andere Informationen genau in Textverarbeitungsdokumente ein und kombinieren Sie sie

Hinweis: Während des gesamten Verlaufs des Geräts habe ich in allen drei Abschnitten so viele Screenshots wie möglich hinzugefügt. Sie werden keine Screenshots anzeigen, wenn Sie Antworten für dieses Gerät aufschreiben. Sie werden jedoch aufgefordert, einige Aufgaben auszuführen, um Ihr Wissen und Ihr Verständnis für die Verwendung eines Textverarbeitungsprogramms zu testen. Die Screenshots können nützlich sein!

1.1 Identifizieren Sie, welche Arten von Informationen in Dokumenten benötigt werden

Ein Dokument ist eine Aufzeichnung, in der Ereignisse oder Informationen erfasst und als Beweismittel aufgezeichnet werden, damit die Informationen nicht verloren gehen.

Ein Beispieldokument

syncfusion.com

Es kann sich entweder um ein schriftliches oder ein elektronisches Dokument handeln und dient als offizielle Aufzeichnung. Das Format, die Struktur und der Inhalt der Dokumente variieren je nach den aufgezeichneten Informationen und dem Zweck, für den sie aufgezeichnet wurden. Einige Beispiele für Dokumente sind Rechnungen, Zeitungen, Bestellungen, Produktspezifikationen, Briefe, Zeitschriften, Tabellenkalkulationen, Lizenzen usw.

Jedes Dokument hat ein anderes Format und akzeptable Standards, die eingehalten werden müssen. Diese Standarddokumente können basierend auf einer Vorlage erstellt werden. Wenn Sie ein bestimmtes Dokument immer wieder erstellen, können Sie dieses Format als Vorlage speichern Für zukünftige Verwendung.

In elektronischem Format gespeicherte Dokumente werden auf einem Computer gespeichert, und es gibt viele Anwendungen zum Erstellen eines Dokuments. Die in den meisten Organisationen am häufigsten verwendete Anwendung ist die Textverarbeitungssoftware Microsoft Word, die im Microsoft Office-Paket enthalten ist. Um ein Dokument zu erstellen, müssen Sie die Arten von Informationen identifizieren, die zum Erstellen des Dokuments erforderlich sind. Auch hier variieren die verschiedenen Arten von Informationen je nach Art des Dokuments. Man muss zuerst eine klare Vorstellung davon haben, welches Dokument sie erstellen und zu welchem ​​Zweck sie es erstellen werden. Sie müssen dann die Arten von Informationen identifizieren, die für dieses bestimmte Dokument benötigt werden.

Alle Dokumente haben eine gewisse Textmenge und meistens einige Zahlen. Um das Verständnis zu verdeutlichen, kann man dem Dokument Cliparts, Bilder, Grafiken, Diagramme, Tabellen usw. hinzufügen. Elektronische Dokumente können auch Animationen und kleine Video- und Audioclips enthalten. Um das Erscheinungsbild des Dokuments zu verbessern, können Sie einem Dokument Linien, Rahmen, Hintergründe usw. hinzufügen.

Eine Musterrechnung

Von JRW78130 (Eigene Arbeit), über Wikimedia

Angenommen, Sie erstellen eine Rechnung. Eine Rechnung enthält Text, Zahlen und ein Firmenlogo ( dies ist ein Bild), Firmenadresse, Empfängeradresse, Fax- und Telefonnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundenreferenz, Beschreibung der Waren und Dienstleistungen, Preis der Dienstleistung, Zahlungsmethoden, Überweisungshinweise, Einzelheiten zur Zahlungsweise usw. Alle diese Informationen müssen daher gesammelt und in einem Standardformat zusammengestellt werden, das den Standards und Richtlinien des Unternehmens entspricht. Die gesammelten Informationen, die Struktur und das Format, in dem die Informationen dargestellt werden, hängen von der Art des zu erstellenden Dokuments ab. Die Informationen können aus verfügbaren Daten in der Organisation gesammelt werden. Wenn Daten nicht verfügbar sind, müssen sie aus dem Internet oder durch Kontaktaufnahme mit den relevanten Personen oder Organisationen / Abteilungen gesammelt werden.

Wenn Sie Bilder und andere Daten aus dem Internet und anderen Quellen verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass sie frei verwendet werden können, indem Sie die Lizenz- und Urheberrechtsinformationen überprüfen. Man muss über die Fähigkeit und die Fähigkeiten verfügen, verschiedene Informationen aus einer bereitgestellten Gruppe von Informationen oder einer Liste von Informationen zu identifizieren, damit sie die richtigen Informationen auswählen können, die für die Erstellung des Dokuments erforderlich sind.

1.2 Verwenden Sie geeignete Techniken, um Text und andere Informationen genau und effektiv einzugeben

Sobald alle zum Erstellen eines Dokuments erforderlichen Informationen verfügbar sind oder gesammelt wurden, müssen die besten Methoden und Techniken verwendet werden, um diese Informationen in das Dokument einzugeben, und sicherstellen, dass sie korrekt und effektiv eingegeben werden.

Text eingeben / löschen, Dateien speichern - Word 2003

Um Text in ein Dokument eingeben zu können, muss man über Tastaturkenntnisse verfügen. Tastaturkenntnisse bedeuten nicht nur das Eingeben von Alphabeten und Zahlen, sondern auch die effiziente Nutzung aller Tasten und Funktionen der Tastatur. Es ist gut, die am häufigsten verwendeten Tastenkombinationen auf der Tastatur zu lernen, um Informationen in einem Dokument einfach und schnell einzugeben und zu formatieren. Wenn Sie eine große Menge an Text und Zahlen eingeben, ist die Schreibgeschwindigkeit neben Genauigkeit und Effizienz wichtig.

Neben den Tastaturkenntnissen können je nach dem Gerät, das Sie zum Erstellen und Formatieren von Dokumenten verwenden, weitere Kenntnisse erforderlich sein. Die jüngste Verwendung von Touchscreen-Geräten und Spracherkennungssystemen erfordert Kenntnisse über alle Techniken, die zum Bedienen, Eingeben von Daten und Formatieren von Daten auf den von ihnen verwendeten Geräten erforderlich sind.

Während Sie Dokumente eingeben, müssen Sie beim Tippen beide Hände mit den entsprechenden Tasten auf der Tastatur verwenden, um ein Dokument genau und effizient einzugeben oder zu erstellen. Ihre Haltung sollte gut sein, mit geradem Rücken und beiden Händen an der Tastatur.

Ich habe schon oft Leute gesehen, die Großbuchstaben zum Eingeben von Großbuchstaben verwenden, was ziemlich mühsam ist, da Sie vor und nach dem Eingeben des Großbuchstabens zwischen Feststelltaste "Ein und Aus " wechseln müssen. Der beste und einfachste Weg, einen Großbuchstaben einzugeben, ist die Umschalttaste. Mit der Umschalttaste und einem beliebigen Alphabet können Sie den Großbuchstaben des jeweiligen Alphabets eingeben.

Hinweis: Üben Sie dies, Umschalt + Alphabet, vertrauen Sie mir, es ist einfach und Sie werden den Unterschied spüren!

Einige der häufig verwendeten Verknüpfungen sind Strg + S zum Speichern, Strg + C zum Kopieren, Strg + V zum Einfügen, Strg + X zum Ausschneiden, Strg + Z zum Rückgängigmachen, Strg + A zum Auswählen aller Zeichen usw. Rücktaste und Löschtasten werden häufig beim Formatieren und Eingeben von Text verwendet. Die Leertaste wird verwendet, um Leerzeichen zwischen Wörtern zu erstellen.

Neben den Tastaturkenntnissen müssen auch die verschiedenen Formatierungsoptionen verwendet werden, die in der Textverarbeitungssoftware selbst verfügbar sind. Es gibt verschiedene Optionen wie Seitenausrichtung, Tabellen, Aufzählungszeichen und Nummerierungen, mehrere Spalten, Einfügen von Symbolen, Grafiken, Textfeldern usw., und Sie müssen die verfügbaren Menüs optimal nutzen, um ein attraktives und leicht verständliches / verständliches Menü zu erstellen Dokument. Sie können auch verschiedene Schriftarten und Abstände verwenden, damit die Informationen ordentlich und klar aussehen.

Nach erfolgreicher Erstellung ist der wichtigste Teil eines Dokuments die Grammatik und Rechtschreibprüfung. Textverarbeitungsprogramme finden und beheben nicht immer alle Fehler in einem Dokument. Wenn Sie beispielsweise "Hut" anstelle von "diesem" Textverarbeitungsprogramm eingeben, wird dieser Fehler nicht immer für Sie markiert. Es ist daher immer am besten, Ihr Dokument zweimal oder dreimal manuell Korrektur zu lesen. Wenn möglich, können Sie eine dritte Person bitten, es für Sie Korrektur zu lesen, da dies Genauigkeit und Effizienz gewährleistet.

1.3 Wählen Sie geeignete Vorlagen für verschiedene Zwecke aus und verwenden Sie sie

Vorlagen sind vorgefertigte Dokumente, in denen ein Muster gespeichert ist und die einem zur Verfügung stehen. Sie verfügen bereits über einige Details, die je nach Bedarf angepasst oder bearbeitet werden können. Sie können auch Ihre eigene Vorlage entwerfen und speichern, je nach Ihren Anforderungen und den Anforderungen der Dokumente, die Sie erstellen. Auf diese Weise können Sie sich in Zukunft auf den Dokumentinhalt konzentrieren, anstatt Zeit mit dem Entwerfen des Dokuments zu verschwenden.

Erstellen Sie ein neues Dokument basierend auf einer Vorlage Microsoft Word 2003

Um alle Informationen mit den vorhandenen Fähigkeiten zusammenzustellen, muss die entsprechende Vorlage für das Dokument ausgewählt werden, das Sie erstellen möchten.

Beispielsweise kann das Textverarbeitungsprogramm über vorhandene Vorlagen für Dokumente wie Fax, Brief oder eine Webseite verfügen. Wenn Sie also ein Dokument erstellen, das mit den verfügbaren Vorlagen übereinstimmt, können Sie die verfügbare vorgefertigte Vorlage verwenden. In anderen Fällen müssen Sie eine eigene Vorlage für den Dokumenttyp erstellen, den Sie erstellen möchten.

Die meisten Vorlagen enthalten vorgefertigte Schriftarten, Farbschemata, Formatierungen usw. Sie können diese jedoch jederzeit an Ihre Bedürfnisse und Ihren Zweck anpassen.

Wenn Sie mehrere Dokumente desselben Typs und Formats erstellen oder wenn Sie in Zukunft immer wieder ein bestimmtes Dokument erstellen, sollten Sie die Formate als Vorlage speichern, damit Sie diesen Standard beim Erstellen von Dokumenten beibehalten können in der Zukunft und sparen Sie auch Zeit.

Einige Beispiele für die effektive Anwendung der Formatierung und Auswahl von Vorlagen auf ein Dokument sind die Verwendung mehrerer Spalten für Nachrichtenartikel, die Verwendung von A4-Hochformat für Briefköpfe und Briefe, der Querformatmodus für Tabellen usw. Sie müssen Dokumente erstellen, die klar sind und dies auch tun Auswirkungen auf den Leser haben. Verwenden Sie daher immer die besten Funktionen des Textverarbeitungsprogramms, um beeindruckende Dokumente zu erstellen.

Der Zweck der Verwendung von Vorlagen besteht darin, ein effektives Dokumentendesign zu erstellen. Bei Dokumententwürfen geht es nicht nur um das Aussehen, sondern auch um die Art und Weise, wie die Informationen dargestellt werden. Die wichtigen Informationen im Dokument müssen hervorstechen. Daher ist eine sorgfältige Auswahl von Inhalten, Layouts, Farben, Themen, Schriftarten, Stilen, Tabellen, Fußnoten, Bildern, Diagrammen usw. wichtig.

Alle Informationen wie Datum, Adresse und Kontaktinformationen sowie Seitenzahlen können zur späteren Verwendung in der Vorlage gespeichert werden, um eine erneute Eingabe zu vermeiden.

1.4 Identifizieren Sie, wann und wie Informationen aus anderer Software oder anderen Dokumenten kombiniert und zusammengeführt werden sollen

Beim Erstellen eines Dokuments geht es nicht immer darum, ein neues Dokument zu erstellen und neue Informationen einzugeben, die Sie zur Hand haben. Manchmal müssen Sie Informationen aus anderen Dokumenten und Software kombinieren und zusammenführen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise Informationen aus einer Excel-Tabelle abrufen oder ein Dokument mit einem PDF-Dokument verknüpfen. Manchmal hätten Sie mehrere einzelne Dokumente im Textverarbeitungsprogramm erstellt und müssen sie möglicherweise alle zu einem verknüpfen oder kombinieren einzelnes Dokument.

Um beispielsweise mehrere Word-Dokumente zu einem einzigen Dokument zu kombinieren, müssen Sie zunächst ein leeres Dokument erstellen und das Seitenlayout ähnlich den Dokumenten festlegen, die zusammengeführt werden sollen. Sie können auch eines der zu kombinierenden Dokumente öffnen, auf Speichern unter klicken und es als neues Dokument mit einem anderen Namen speichern und dann den Inhalt löschen, um das Layout beizubehalten.

Klicken Sie auf Einfügen - Datei

Klicken Sie zum Einfügen einer Tabelle auf Tabelle - Einfügen - Tabelle

Beim Sammeln von Informationen sollte der Kandidat analysieren und entscheiden, welche Informationen erforderlich sind und ob die gesammelten Informationen zuverlässig und genau sind.

Tabellen sind eine gute Option, um Informationen in vorgeschriebene Bereiche aufzuteilen. Es bietet ein übersichtliches visuelles Erscheinungsbild und erleichtert das Scannen und Vergleichen von Daten im gesamten Dokument. Um eine Tabelle in ein Word-Dokument einzufügen, müssen Sie in das Tabellenmenü gehen, auf Einfügen klicken und auf Tabelle klicken. Sie können die Tabelle mit der Anzahl der Zeilen und Spalten bearbeiten, Farben, Ränder und Schattierungen sowie andere Funktionen gemäß Ihren Anforderungen füllen.

1.7 Speichern und Abrufen von Dokument- und Vorlagendateien gemäß den lokalen Richtlinien und Konventionen, sofern verfügbar

Sobald das Dokument erstellt wurde, sollte der Kandidat in der Lage sein, es an einem Ort zu speichern, an dem es für die zukünftige Verwendung und Referenz leicht abgerufen werden kann. Jetzt kann ein mit einem beliebigen Textverarbeitungsprogramm erstelltes Dokument in einem der vielen verfügbaren Formate gespeichert werden, aber nicht alle Textverarbeitungsprogramme unterstützen alle Dateitypen. Wenn Sie beispielsweise auf Datei -> Speichern unter -> klicken, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie nach einem Speicherort für das Dokument und einem Format zum Speichern des Dokuments gefragt werden.

Um die Datei in einem erforderlichen Format zu speichern, klicken Sie auf Datei - Speichern unter

Wenn das Dokument an Personen oder Organisationen verteilt wird, die Microsoft Word nicht verwenden, ist es am besten, das Dokument im RTF-Format (Rich Text Format) zu speichern. Es ist am besten, das Dokument in einem möglichst einfachen Format zu speichern, um Fehler beim Öffnen des Dokuments in anderen Textverarbeitungsprogrammen zu vermeiden. Eine gute Idee und ein gutes Verständnis für Dateikompatibilitätsprobleme sind eine große Hilfe. Es gibt verschiedene Formate wie Word-Dokument, Word-Dokumentvorlage, Nur-Text-Format, Rich-Text-Format, Webseitenformat usw. Wenn jeder, der auf das Dokument zugreift, Microsoft Word verwendet, ist es am besten, das Dokument in zu speichern.doc-Format.

Die Benennung des Dokuments ist ein weiterer sehr wichtiger Aspekt. Verwenden Sie immer aussagekräftige Namen, damit Sie dieses Dokument leichter identifizieren und später abrufen können. Die Kandidaten sollten auch eine gute Idee zum Speichern von Dokumenten in verschiedenen anderen Formaten haben, dh das Format der Dokumente wird bei Bedarf in HTML oder RTF usw. geändert, indem die Option Speichern unter im Menü Datei verwendet wird. Sie müssen auch wissen, wo das Dokument gespeichert werden muss, damit es leichter abgerufen werden kann. Stellen Sie sicher, dass in Dokumentnamen keine Sonderzeichen enthalten sind. Es ist am besten, eine Sicherungskopie aller Dokumente zu erstellen, falls ein Server- oder Speicherproblem oder ein Hardwarefehler auftritt.

Man muss bedenken, ob sie beim Erstellen des Dokuments alle Regeln und Richtlinien der Organisation befolgt haben. Stellen Sie sicher, dass Sie überprüfen, ob es interne Stile oder Formate oder Vorlagen gibt, und wenn ja, befolgen Sie diese. Jede Organisation verfügt über Regeln und Richtlinien zum Vorbereiten, Strukturieren, Benennen und Speichern von Dokumenten. Es gibt Regeln, die auch beim Abrufen oder Freigeben von Dokumenten befolgt werden müssen. Denken Sie immer daran, was Sie sparen und wo Sie sparen. Es ist am besten, verwandte Dokumente zusammen zu speichern und eine konsistente Methode zum Benennen von Dateien und Ordnern zu befolgen.

Es gibt auch die Option "Suchen", um nach einem Dokument zu suchen, falls Sie vergessen haben, wo Sie das Dokument gespeichert oder gespeichert haben. Außerdem zeigt word eine Liste der zuletzt verwendeten Dokumente an, in der Sie das Dokument abholen können, wenn Sie es kürzlich gespeichert haben.

Bitte Feedback:

Ich hoffe, Sie haben Kenntnisse und Verständnis von

• Die verschiedenen Arten von Informationen, die wir zum Erstellen eines Dokuments benötigen
• Die Techniken, die man zur Eingabe von Informationen verwenden muss
• Die Verwendung von Stilen und Vorlagen
• So kombinieren oder führen Sie Dokumente zusammen
• Die verschiedenen Bearbeitungswerkzeuge
• So speichern und rufen Sie Dokumente effektiv ab.

Ich hoffe, dieser Abschnitt hat Ihnen geholfen. Bitte folgen Sie den unten stehenden Links für die Abschnitte 2 und 3.

Abschnitt 2 - Erstellen und Ändern von Layouts und Strukturen für Textverarbeitungsdokumente (Textverarbeitungssoftware, Fragen 2.1 bis 2.4)

Abschnitt 3 - Verwenden Sie Textverarbeitungssoftware-Tools, um Dokumente effektiv zu formatieren und zu präsentieren, um die Anforderungen zu erfüllen (Textverarbeitungssoftware, Fragen 3.1 bis 3.6).