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Julie DeNeen 2012
Im Zeitalter des Internets scheint das Schreiben von Memos aus der Mode gekommen zu sein. Wer muss ein Memo senden, wenn Sie eine SMS schreiben oder eine E-Mail schreiben können? Tatsache ist jedoch, dass es immer noch viele Gründe gibt, eine Eins zu senden, und wenn Sie professionell erscheinen möchten, müssen Sie Regeln befolgen. Hier erfahren Sie, wie Sie es richtig machen.
Situationen, die ein Hardcopy-Memo erfordern
- Faxen von Dokumenten an Organisationen, die Ausdrucke anstelle von E-Mails benötigen (Arztpraxen, Regierungsstellen usw.)
- Senden eines Pakets, Buches oder Dokuments, für das eine Notiz erforderlich ist, in der die Aktionselemente für den Empfänger erläutert werden
- Eine private Nachricht, die nicht zum Senden per E-Mail geeignet ist
- Eine Massenlieferung von Informationen an Mitarbeiter, die in ihren Postfächern verteilt sind (falls noch kein arbeitsweites E-Mail-System vorhanden ist)
Beachten Sie, dass die Verwendung eines informellen Memoformats in der E-Mail eine professionelle Art der Kommunikation ist, auch wenn Sie Informationen per E-Mail senden können.
Die Überschrift
Alle Memos beginnen mit dem Wort "Memo" oder "Memorandum". Wenn Sie Microsoft Word verwenden, suchen Sie eine Vorlage, die dem Stil Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation entspricht. Viele Büros verwenden eine Header-Datei, die auf ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Dann möchten Sie die wichtigsten Informationen oben einfügen, damit es für den Leser einfach ist.
- Wem es gehört
- Von wem es ist
- Das Datum
- Wer sonst könnte das Memo erhalten haben
- Die Betreffzeile
Julie DeNeen 2012
Der Körper
Das Schreiben des Textes eines Memos ist ziemlich einfach. Sagen Sie, was Sie zu sagen haben, in so wenigen Worten wie möglich. Wenn Sie fett gedruckte Unterüberschriften und Listen verwenden können, tun Sie dies, da dies Ihrem Leser das schnelle Abrufen wichtiger Informationen erleichtert. Verwenden Sie dieselben Regeln und dieselbe Grammatik wie beim Schreiben eines Online-Artikels. Verwenden Sie keine Slang-Wörter wie "Gonna" oder "Wanna". Vermeiden Sie Akronyme wie "LOL" oder "TTL". Diese sind selbst für ein informelles Memo zu informell.
Verwenden Sie die Rechtschreibprüfung in Ihrem Word-Programm und stellen Sie sicher, dass Sie frei von Tippfehlern und umständlichen Formulierungen sind. Großschreibung aller Namen und Orte, Großschreibung der Wörter in der Überschrift (mit Ausnahme des ersten Wortes).
Melden Sie sich am Ende Ihres Dokuments wie einen Brief ab. Obwohl Sie die "Von" -Informationen in die Kopfzeile einfügen, ist es schön, sie abzumelden. Da die meisten Memos auf Papier kopiert werden, lassen Sie ein Leerzeichen, um sie zu unterschreiben. Wenn Sie es per E-Mail senden, ist dies nicht erforderlich.
Julie DeNeen 2012
Verschiedene Arten von Memos
- Anweisungen : Dieser Typ weist Ihre Mitarbeiter über eine neue Aktion an, der sie folgen sollen.
- Antworten: Dieser Typ wird normalerweise als Ergebnis einer Änderung des Aktionselements geschrieben. Wenn in Ihrem Richtlinienmemo eine Änderung der wöchentlichen Besprechungszeit angekündigt wurde, stammt möglicherweise ein Antwortmemo von einem Mitarbeiter, der einen Konflikt hat.
- Reiseberichte: Dieser Typ enthält zusammenfassende Informationen zu einem Meeting, einer Geschäftsreise oder einem anderen Unternehmen, bei dem ein Mitarbeiter einem Vorgesetzten oder einer größeren Gruppe Bericht erstatten muss.
- Erfahrungsberichte: Dieser Typ ist normalerweise eine Reaktion auf eine Inspektion.
- Gutschriften: Dieser Typ hat ein ganz anderes Format, da er normalerweise Finanzinformationen zu Dienstleistungen oder Waren beschreibt. In den Vorlagen von Microsoft Word finden Sie Gutschriften, um das Format anzuzeigen.
Ein falsches Memo!
Wie immer…
Beachten Sie, dass aufgeschriebene Informationen nicht zurückgezogen werden können. Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Wortlaut sorgfältig und professionell klingen, auch wenn es sich um ein informelles Memo handelt. Mit etwas Übung werden auch Sie ein Experte für das Schreiben von Memos!