Verwalten und verstehen Sie den Zweck von Budgets

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Sie sind möglicherweise besorgt über viele Probleme bei der Budgetierung. Bei der Budgetierung geht es um Geld, das Geld der Organisation / des Unternehmens, das Geld des Sponsors und das Geld anderer privater Geldgeber, je nachdem, wie die Organisation / das Unternehmen funktioniert. In jedem Szenario handelt es sich jedoch um Geld.

Möglicherweise ist so viel los, Beschwerden von Kunden, Probleme mit Lieferanten, Dienstleister haben möglicherweise geschlossen. Sie könnten darüber nachdenken, ein bisschen mehr Geld zusätzlich zum Budget des letzten Jahres hinzuzufügen, nur für den Fall! Übergeben Sie das entwickelte Budget an einen Buchhalter und entspannen Sie sich dann! Oder planen, alles für ein Budget auszugeben! Oder wenn Sie der Meinung sind, dass Sie innerhalb eines Budgets bleiben, beweisen Sie, dass Sie ein effizienter Mitarbeiter / Budgetmanager sind! Nein, die Antwort lautet NEIN. Sie müssen die Verantwortung für jede Aktion und jeden Teil des Budgets übernehmen, den Zweck von Budgets verstehen und wissen, wie man sie verwaltet.

Budgetierung ist kein einfacher Prozess, der als solcher entwickelt und belassen wird, sondern ein fortlaufendes System, das überwacht, gesteuert, aufgezeichnet, gemeldet werden muss und vieles mehr, während die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen der Organisation eingehalten werden. Dies ist an sich selbsterklärend und zeigt uns, dass das Budgetierungsverfahren nicht mit der Entwicklung und Vereinbarung von Budgets endet, sondern die enorme Verantwortung für die Verwaltung von Budgets beinhaltet. Darum geht es in Unternehmen. man kann nie sagen, dass man nichts mehr zu tun hat, es gibt immer die eine oder andere Arbeit.

Dieser Artikel basiert auf der NVQ Level 4-Einheit "Budgets verwalten" und hat einen Kreditwert von 5.

1: Den Zweck von Budgets verstehen

1.1 Erläutern Sie den Zweck und die Vorteile einer effektiven und effizienten Verwaltung der Finanzressourcen.

Die effektive und effiziente Verwaltung finanzieller Ressourcen ist ein Standard für das Finanz- und Leistungsmanagement. Dies bedeutet ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis. Effiziente Verwaltung der finanziellen Ressourcen bedeutet, dass das Unternehmen maximale Leistung bei minimalem Aufwand und mit sehr wenig Abfall erzielt. Effektivität bei der Verwaltung finanzieller Ressourcen bedeutet, dass das Unternehmen in der Lage ist, Dienstleistungen und Produkte erfolgreich bereitzustellen / bereitzustellen, indem alle seine Ziele erreicht werden.

Der Zweck und die Vorteile einer effektiven und effizienten Verwaltung der Finanzressourcen sind:

• Sie haben einen kurzfristigen Plan für die Ausgaben des Unternehmens. in der Regel für einen Zeitraum von einem Jahr.
• Sie haben eine gute Vorstellung von der Zuweisung von Finanzmitteln, den Zielen, für die jede Finanzressource zugewiesen wird, und sind bereit, bei Problemen nach Alternativen zu suchen. Mit anderen Worten, der Cashflow wird angemessen und perfekt sein
• Sie erhalten maximale Vorteile für das Geld, das Sie ausgeben.
• Sie können die Kosten und den Nutzen jedes Ziels oder Ziels betrachten und entsprechend priorisieren
• Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Ziele zu bewerten und das kostengünstigste zu finanzieren
• Sie können Ziele und Vorgaben für den Budgetierungszeitraum festlegen.
• Wenn ein Ziel / Ziel / Aufgabe nicht dem normalen Ablauf entspricht, sondern Abweichungen vom tatsächlichen Plan aufweist, können Sie die Gründe für die Abweichungen bewerten und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um sie zu korrigieren.

• Sie können Überausgaben, Unterausgaben vermeiden und auch unerwartete Ausgaben decken
• Sie können das Geld oder die Finanzen planen und kontrollieren. Dies geschieht durch ständige Überwachung, Bewertung und Überprüfung.
• Sie können erforderliche Änderungen nur vornehmen, wenn eine ordnungsgemäße Verwaltung der Finanzressourcen vorhanden ist
• Es verbessert den Gesamtbetrieb des Unternehmens / der Organisation

1.2 Identifizieren Sie rechtliche, behördliche und organisatorische Anforderungen für die Verwaltung eines Budgets.

Für Organisationen, die von ihrer Arbeitsweise und der Abhängigkeit von Behörden und anderen Systemen abhängig sind, muss die Budgetverwaltung den gesetzlichen, behördlichen und organisatorischen Anforderungen entsprechen. Die Budgetierung ist ein komplexer Prozess und muss in die Strategien, Dienstleistungen, Werte, Ziele usw. der Organisation integriert werden.

Einige der rechtlichen, behördlichen und organisatorischen Anforderungen für die Verwaltung eines Budgets sind:

• Leistungsüberwachung anhand des Budgets der Organisation
• Konsistenz bei der Budgetierung
• Genauigkeit und Transparenz bei der Budgetierung
• Seien Sie weise und vermeiden Sie Fehler bei der Budgetverwaltung
• Starke und feste Schätzungen für das Budget
• Angemessene (Mindest-) Ressourcen zur Finanzierung verschiedener Dienstleistungen, die für das Funktionieren der Organisation erforderlich sind
• Melden Sie eventuelle Mängel rechtzeitig der Organisation
• Überwachen Sie das Budget und steuern Sie es, um die Leistung zu verbessern

• Ergreifen Sie die erforderlichen Maßnahmen bei Defiziten oder Überausgaben
• Das Finanzplanungssystem muss genau und genau sein.
• Änderungen an Diensten müssen prognostiziert werden, Änderungen an Richtlinien müssen durch alternative ersetzt werden und die Kosten für die Zukunft prognostizieren
• Erfüllen Sie die Anforderungen, Ressourcen sollten den Ausgaben entsprechen
• Überprüfen Sie die Leistung anhand der Budgets und priorisieren Sie die Budgetelemente in Abhängigkeit von der Wichtigkeit der Servicebereitstellung
• Halten Sie immer Aufzeichnungen über Schätzungen für die Zukunft bereit
• Halten Sie langfristige Pläne bereit
• Haben Sie detaillierte Richtlinien zu verschiedenen Ausgaben mit Gründen
• Beziehen Sie sich auf das Budget des Vorjahres und verwenden Sie es als Basis, suchen Sie nach Serviceänderungen, Kostenänderungen usw.

• Entscheidungen werden von einem Vorstand oder Ausschuss getroffen, der mit Finanzen und Budgetierung befasst ist
• Beziehen Sie Personen ein, die sich direkt mit Budgets befassen
• Sehen Sie sich die Auswirkungen der einzelnen Posten auf das Budget, die Ziele der Organisation, die festgelegten Ziele, praktische Fakten zum Budget usw. an.
• Pläne und Reserven müssen in Zeiten des Defizits bereit sein
• Ordnungsgemäße Überwachung, Kontrolle und Berichterstattung sowie Überprüfung der Budgetierungsverfahren

1.3 Beschreiben Sie verschiedene Arten von Haushaltssystemen und ihre Merkmale.

Haushaltssysteme sind Teil des Planungs- und Kontrollprozesses eines Unternehmens. Bei der Planung von Unternehmen kann es sich um einen kurzfristigen Plan ( weniger als ein Jahr ), einen langfristigen Plan oder einen mittelfristigen Plan handeln. Abhängig vom Plan, der Art der Organisation und unter Berücksichtigung verschiedener Fakten sollten Sie in der Lage sein, die richtige Art des Haushaltssystems auszuwählen. Es gibt verschiedene Arten von Haushaltssystemen. Wir werden einige davon und ihre Merkmale durchgehen.

Traditionelle Budgetierung:

Bei dieser Art der Budgetierung werden die Informationen und Zahlen des Vorjahres berücksichtigt und das Budget für das folgende Jahr mit geringfügigen Abweichungen erstellt, wo immer dies erforderlich ist. Diese Budgetierungssysteme sind einfach zu entwickeln und zu implementieren. Sie sind auch kosten- und zeiteffektiv. Die Verwendung dieses Systems weist jedoch einige Nachteile auf, da sie dem Top-Down-Budgetierungsprozess folgen, bei dem das Budget vom höheren Management festgelegt wird. Sie sind auch nicht sehr flexibel und können nicht für langfristige Budgetierungssysteme verwendet werden.

Aktivitätsbasiertes Budgetieren (ABB):

Die Budgetierung basiert hier auf den Aktivitäten, die Kosten verursacht haben. Basierend auf der Aktivität und deren Nutzen werden Ressourcen zugewiesen. Diese sind in dem Sinne sehr genau, dass die Verfolgung der Kosten für jeden Service / jedes Ziel einfacher ist. Es kostet viel Zeit, ist komplex und kostet mehr.

Rollendes Budget:

Hierbei handelt es sich um kurzfristige Budgets, bei denen für jede fortlaufende Periode Budgets hinzugefügt werden. Zum Beispiel könnte ein Budget für nur 3 Monate erstellt worden sein, und wenn dieser Zeitraum abläuft, wird ein neues Budget hinzugefügt, das die Fakten und Zahlen des vorherigen fortlaufenden Zeitraums berücksichtigt. Da es sich bei diesem Budget um kurzfristige Pläne handelt, sind die Budgets immer aktuell und realistisch. Dies erfordert mehr Zeit, da das Budget häufig ( alle paar Monate ) und nicht einmal im Jahr erstellt werden muss.

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Top-Down-Budgetierung:

Das Budget wird vom Top-Management erstellt und mit Autorität an die Mitarbeiter in der Organisation weitergegeben. Diese sind in kleinen Organisationen oder neuen Unternehmen üblich. Manchmal legen Manager, denen Budgetierungsfähigkeiten fehlen und die sich der positiven Ergebnisse anderer Budgetierungssysteme nicht bewusst sind, Mitarbeitern, die diesen Prozess verwenden, Budgets auf. Dies ist jedoch möglicherweise nicht immer der Fall und manchmal stimmen nicht alle Mitarbeiter dem Budget zu. Dieses Budgetierungsverfahren ist weniger zeitaufwändig und erfordert möglicherweise Motivation für eine Einigung.

Bottom-up-Budgetierung:

Manager kommen zu Diskussionen zusammen und treffen Entscheidungen über Budgets. Dies ist genau das Gegenteil von Top-Down-Budgetierung. Bei der Entwicklung des Budgets werden Fähigkeiten und Ideen verschiedener Personen zusammengeführt, und daher ist die Qualität des Budgetierungsprozesses gut. Diese Systeme werden in großen Organisationen / Unternehmen eingesetzt, die gut etabliert sind. Die beteiligten Manager verfügen über gute Budgetierungsfähigkeiten und Ideen werden von erfahrenen Mitarbeitern in jeder Abteilung gesammelt. Diese Art der Budgetierung ist zeitaufwändig.

Zero-based Budgeting (ZBB):

Budgets werden in diesem Fall von der Basisebene aus erstellt, dh von der Basis Null. Im Rahmen der nullbasierten Budgetierung werden alle Aufgaben / Dienstleistungen vorbereitet, die zur Erreichung der Ziele der Organisation beitragen. Manager entscheiden über die Priorität jedes Dienstes basierend darauf, wie die Organisation davon profitiert. Basierend auf dieser Priorität werden Ressourcen zugewiesen. Einige Bereiche, in denen die ZBB eingesetzt werden kann, sind Schulungen, F & E, gemeinnützige Dienstleistungen usw. Dies ist eine sehr effektive Form des Budgetierungssystems, die jedoch viel Zeit in Anspruch nimmt. Manager müssen hochqualifiziert sein, um ein ZBB-System zu entwickeln.

Inkrementelle Budgetierung:

Dies ist eine Art Budgetierungssystem, bei dem bei der Entwicklung des Budgets jede Erwartung einer Erhöhung oder Verringerung des Einkommens des Unternehmens berücksichtigt wird. Diese Art der Budgetierung ist unkompliziert und kostengünstig, beinhaltet jedoch keine anderen Ausgaben wie einmalige Ausgaben, Notfallausgaben usw. Dies ist eine sehr einfache und schnelle Form der Budgetierung und kann manchmal zu Fehlern bei der Zuweisung von Ressourcen führen.

Gewinnmotivbasierte Budgetierung:

Diese Art der Budgetierung basiert auf Gewinnleistungen; das heißt, basierend auf der Höhe des Einkommens oder Gewinns, die für ein bestimmtes Geschäftsjahr erwartet werden. Die meisten Unternehmen verwenden diese Art der Budgetierung als gängige Budgetierungsmethode, können jedoch nicht als formale Budgetierungsmethode angesehen werden. Da dieses Budget auf einem Gewinnmotiv basiert, wirkt sich dies auch auf das Budget aus, wenn der Umsatz betroffen ist.

Weiterführende Literatur

• Verwalten von Budgets: Verstehen, wie die Leistung anhand von Budgets

  gemeldet wird Die Verwaltung eines Budgets endet nicht nur mit der Verwaltung, sondern umfasst auch die Berichterstattung über die Leistung anhand von Budgets. Dies hat seinen eigenen Zweck und Nutzen und hilft auch bei zukünftigen Budgetprognosen

• Grundlegendes zum Verwalten von Budgets Das

  Verwalten eines Budgets ist eine wichtige Fähigkeit für jedes Unternehmen. Die Budgetüberwachung umfasst die Überwachung, Kontrolle, Erfassung von Ausgaben, die Minimierung von Kosten und die Identifizierung von Situationen, in denen Korrekturmaßnahmen erforderlich sind.