Nvq-Diplom: Textverarbeitungssoftware in Wirtschaft und Verwaltung oder so

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Nachdem Sie die für ein Dokument erforderlichen Informationen identifiziert, alle Stile und Formatierungen angewendet und den gewünschten Stil und das gewünschte Layout gefunden haben, müssen Sie das Dokument für die Präsentation oder zum Drucken und Verteilen fertigstellen. Sie müssen wissen, wie Sie die verschiedenen verfügbaren Techniken und Werkzeuge verwenden, um das Dokument für die Präsentation fertigzustellen

Vorbereitung auf ein Level 2 oder Level 3 Diplom

Die Informationen hier basieren auf der Textverarbeitungssoftware für Kandidaten, die auf ein Level 2- oder Level 3-Diplom in Wirtschaft und Verwaltung oder IT hinarbeiten. Von Kandidaten wird erwartet, dass sie über Textverarbeitungsfähigkeiten auf mittlerem Niveau verfügen, wenn sie IT-Benutzer sind.

Die Bewertung für die meisten Teile dieser Einheit ( die alle Abschnitte abdeckt ) erfolgt durch Zuweisung von Aufgaben, Beobachtung und Befragung sowie durch Durchsuchen zuvor erstellter Dokumente des Bewerbers.

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie mit einer Textverarbeitungsanwendung oder einem Softwareprogramm ein Dokument für die Präsentation, den Druck oder die Verteilung formatieren. Sie müssen sicherstellen, dass das Dokument aussagekräftig aussieht, aussagekräftige Inhalte enthält und den von der Organisation festgelegten Standards entspricht. Überprüfen Sie vor dem Abschluss auch die Formatierung, Rechtschreibprüfung, Grammatikprüfung und andere Layouts.

Verwenden Sie Textverarbeitungssoftware-Tools, um Dokumente effektiv zu formatieren und zu präsentieren, um die Anforderungen zu erfüllen

Ich habe Screenshots und so viele Anweisungen wie möglich hinzugefügt, um das Verständnis zu erleichtern. Die Screenshots stammen aus Microsoft Word 2003.

3.1 Geben Sie an, wie das Dokument formatiert werden soll, um die Bedeutung zu verbessern

Ein Dokument sollte lesbar sein und mit ordentlichem Layout, Format, Struktur und Stilen aussagekräftig aussehen. Um dies zu erreichen, muss das Dokument so formatiert werden, wie es ist und aussagekräftig aussieht, und die Formatierung ist eines der grundlegenden Dinge, die ein Dokument benötigt. Eine gute Formatierung gibt jedem, der das Dokument anzeigt, einen klaren Überblick.

Format, Absatz, Aufzählungszeichen, Seiteneinrichtung, Drucken, Druckvorschau: Word 2003

Best Practices für die Formatierung

Stellen Sie beim Formatieren sicher, dass Sie die Ränder auf den gewünschten Standard einstellen, die richtigen Registerkartenpositionen verwenden und bei Bedarf Kopf- und Fußzeilen sowie Fußnoten verwenden. Wenden Sie nach Möglichkeit Stile an, z. B. Überschriftenstil, Absatzstil, Zeichenstil, und überprüfen Sie, ob der Abstand zwischen Zeilen und Absätzen akzeptabel ist. Der Text muss gemäß den Anforderungen und Standards des Dokuments begründet werden.

Wählen Sie die entsprechende Schriftart, Schriftgröße und Farbe. Verwenden Sie beispielsweise keine stilvollen und funky aussehenden Schriftarten in einem professionellen Dokument. Verwenden Sie Fettdruck, Kursivschrift und Unterstreichungen ( falls erforderlich ), wo immer dies erforderlich ist. Sie können wichtigen Text hervorheben, Aufzählungszeichen und Nummerierungen verwenden, um Punkte zur besseren Lesbarkeit klar aufzulisten.

Verwenden Sie nach Möglichkeit Tabellen, Grafiken und Diagramme sowie Grafiken, um Konzepte zu erläutern, Abbildungen zu vergleichen und bestimmte Informationen präzise darzustellen. Rahmen, Schattierungen und Hintergründe sind kein Muss, aber sie können das Erscheinungsbild des Dokuments verbessern und zum Lesen anregen.

Richten Sie den Text je nach Dokumenttyp aus. Zum Beispiel kommen Zeitungsartikel in Spalten und nicht in Absätzen.

Ein weiterer wichtiger Faktor, der berücksichtigt werden muss, ist, ob Sie eine Vorlage verwenden, eine eigene Vorlage erstellt haben oder ein Dokument von Grund auf neu erstellen, Sie müssen das Dokument für einen bestimmten Zweck entwerfen.

Beispielsweise sollte eine Rechnung wie eine Rechnung mit dem richtigen Layout, den richtigen Standards und Informationen aussehen. Ein Brief sollte wie ein Brief mit Informationen aussehen, die im richtigen Format und Standard platziert sind. Ein schriftlicher Artikel oder eine Zeitschrift muss den Standards der Zeitschrift entsprechen usw.

3.2 Wählen Sie geeignete Techniken aus und verwenden Sie sie, um Zeichen und Absätze zu formatieren

Wir haben uns gerade angesehen, warum die Formatierung wichtig ist und welche Faktoren beim Formatieren eines Dokuments berücksichtigt oder berücksichtigt werden müssen. Sobald Sie den Zweck des Dokuments, das Layout und die Struktur, eine visuelle Vorstellung vom endgültigen Erscheinungsbild des Dokuments und die Art der Formatierung des Dokuments kennen, müssen Sie die entsprechenden Techniken verwenden, die zum Formatieren des Dokuments verfügbar sind Zeichen und Absätze des Dokuments.

QuickInfo-Text für den Zeilenabstand

Um die Schriftarteinstellungen zu ändern, wählen Sie den Text aus, für den Sie die Einstellungen ändern möchten, und klicken Sie auf Format - Schriftart

fünfzehn

Zeichen formatieren

Charaktere können durch Ändern der Größe der Zeichen (formatiert Schriftgröße ), die Änderung der Art des Zeichens ( Schriftstil ), Hinzufügen von Farben zu Zeichen, das Dokument zu verbessern, mit den einfachen Werkzeugen wie fett, kursiv und unterstrichen wichtige Teile markieren oder Bereiche des Dokuments ( um das zusammenfassende Lesen zu erleichtern ), gibt es auch die Hervorhebungsoption, um einen bestimmten Bereich oder Wörter oder Teile des Dokuments hervorzuheben, die mehr Aufmerksamkeit erfordern usw.

Wenn Sie tiefgestellte und hochgestellte Zeichen verwenden ( diese werden häufiger in Bereichen verwendet, in denen Formeln oder andere mathematische Berechnungen vorhanden sind ), müssen Sie außerdem das tiefgestellte und hochgestellte Werkzeug in der Formatierungssymbolleiste verwenden. Es gibt auch Symbole, die Sie in Bereichen verwenden können, in denen ein Symbol eingefügt werden muss.

Gehen Sie zu Einfügen -> Symbol -> Wählen Sie das Symbol aus, das Sie anzeigen möchten.

Tastenkombinationen

Das Erlernen von Tastenkombinationen für diese einfachen Tools kann nützlich sein. Sie müssen nicht ständig auf die Symbolleiste klicken, um die Formatierung anzuwenden, aber Sie können sie schneller anwenden, indem Sie die Tasten auf Ihrer Tastatur drücken.

Beispielsweise haben Sie einen ausgewählten Bereich des Textes oder der Zeichen, die fett angezeigt werden müssen. Sie müssen lediglich den gewünschten Text auswählen und Strg + B drücken. Strg + B ist die Tastenkombination für Fettdruck.

Ebenso Strg + I für Kursivschrift, Strg + U für Unterstreichung usw.

Auch diese sind leicht zu merken. Zum Beispiel Strg + der erste Buchstabe der Aktion, zum Beispiel Strg + B für Fett, wobei B für Fett steht, Strg + I für Kursiv, wo ich für Kursiv steht usw. Außerdem gibt es ein Format-Menü mit mehr Optionen Formatieren von Schriftarten und Absätzen.

Absätze formatieren

Der nächste Aspekt der Formatierung nach dem Formatieren von Zeichen ist das Formatieren der Absätze. Der Text im Absatz muss ausgerichtet sein, und dafür haben Sie drei Möglichkeiten. links ausrichten, rechts ausrichten und zentrieren.

Meistens werden Dokumente linksbündig ausgerichtet, da dies das Lesen erleichtert. Wenn eine Liste von Elementen vorhanden ist, formatieren Sie sie entweder durch Aufzählungszeichen oder durch Nummerierung, da dies dem Dokument ein ordentliches und einheitliches Aussehen verleiht. Bei Online-Dokumenten hilft Aufzählungszeichen und Nummerierung der Software für unterstützende Technologien, diese als Liste zu erkennen.

Absatz- und Zeilenabstand: Word 2003

Zeilenabstand

Die nächste Formatierung ist der Zeilenabstand, der sehr wichtig ist. Es gibt Standards für verschiedene Dokumente. In Word 2003 liegt der Zeilenabstand standardmäßig zwischen 1 und 1,5. Wenn Sie den Zeilenabstand ändern müssen, können Sie dies mit dem Werkzeug Zeilenabstand in der Formatierungssymbolleiste tun.

Rahmen und Schattierungen für Seiten und Tabellen können mithilfe der Option Rahmen und Schattierungen im Menü Format angewendet werden.

Witwen- / Waisenkontrolle

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Witwen- und Waisenkontrolle für Absätze

Als nächstes folgt das Steuerelement für Witwen und Waisen, das auf Absätze festgelegt werden muss. Wenn wir beispielsweise einen Absatz mit nur drei Zeilen haben und die letzte Zeile des Absatzes auf die nächste Seite ( Witwe ) aufgeteilt wird, sieht er nicht gut aus und erschwert auch das Lesen. Wenn Sie nur ein Wort in der letzten Zeile eines Absatzes ( verwaist ) haben, kann das Dokument seltsam aussehen. Um dies zu vermeiden, können Sie das Witwen- / Waisen-Steuerelement im Absatzformatierungsbereich verwenden.

Tabulatoren und Einrückungen

Tabulatoren und Einrückungen sind weitere Werkzeuge, mit denen Absätze formatiert werden.

Es gibt vier Arten von Einrückungen. Linker Einzug, rechter Einzug, Einzug in der ersten Zeile und hängender Einzug. Der linke und der rechte Einzug geben den Abstand für den Absatz zwischen den Rändern des Bereichs an. Der Einzug in der ersten Zeile wird zum Einrücken der ersten Zeile eines Absatzes verwendet, und der hängende Einzug hilft beim Einrücken der Zeilen, die auf die erste Zeile des Absatzes folgen, insbesondere beim Aufzählungszeichen oder bei der Nummerierung.

Mithilfe von Registerkarten können Sie steuern, wie Text in ein Dokument eingefügt wird. Sie richten Text entlang der verschiedenen Registerkartenpositionen aus. Sie können die Registerkarten im Dialogfeld Registerkarten festlegen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie im gesamten Dokument die richtige Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung haben. Überprüfen Sie auch kleinere Fehler, um sicherzustellen, dass alle Sätze mit einem Großbuchstaben beginnen und mit einem Punkt enden. Fehler können sich auf die Standards des Unternehmens auswirken und schwerwiegende Auswirkungen haben.

Tastenkombinationen für allgemeine Symbole

Es ist gut, auch Tastenkombinationen für Symbole zu kennen, die Sie häufig verwenden. Beispielsweise

• Alt 0169 - ©
• Alt 172 - ¼
• Alt 171 - ½
• Alt 0190 - ¾
• Alt 0153 - ™
• Alt 0174 - ®

Eine einfache Formatierung kann einen großen Unterschied zur Gesamtdarstellung und zum Erscheinungsbild des Dokuments bewirken.

3.3 Wählen Sie geeignete Seiten und Abschnittslayouts aus und verwenden Sie sie, um Dokumente zu präsentieren und zu drucken

Nachdem das Dokument mit allen erforderlichen und geeigneten Formatierungen und Stilen fertig ist, müssen Sie wissen, wie Sie Seiten und Abschnitte für die Präsentation oder den Druck auswählen. Abhängig von der Art der Dokumente müssen Sie dem gesamten Dokument oder einem Teil davon Spalten hinzufügen. Möglicherweise müssen Sie an bestimmten Stellen in einem Dokument Seitenumbrüche und Spaltenumbrüche einfügen. Sie müssen die Randgröße und die Seitenzahlen im Auge behalten und vor allem je nach Dokument und Anforderungen Kopf-, Fuß- und Fußnoten einfügen.

Klicken Sie zum Festlegen der Ränder und der Ausrichtung der Seite auf Datei - Seiteneinrichtung

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Ränder

Es gibt Standardrandgrößen für alle Dokumente und das Wort selbst wird mit einer Standardeinstellung geliefert. Wenn Sie die Einstellungen ändern müssen, müssen Sie zu gehen

Datei -> Seiteneinrichtung -> Ränder -> Hier müssen Sie die Größe des Randes für Ihr Dokument festlegen. Sie können auch die Ausrichtung für verschiedene Seiten ändern, da in einigen Fällen Tabellen oder Diagramme oder andere statistische Darstellungen im Querformat dokumentiert werden müssen.

Säulen

Klicken Sie auf, um einem Dokument Spalten hinzuzufügen

Format -> Spalten -> Wählen Sie die Anzahl der Spalten und wählen Sie auch, ob das gesamte Dokument oder ab diesem Zeitpunkt und klicken Sie auf OK.

Sie können die Breite der Spalten auch manuell einstellen. Um Spalten auf einen bestimmten Abschnitt in einem Dokument anzuwenden, wählen Sie diesen bestimmten Abschnitt aus und wenden Sie dann Spalten an. Spaltenumbrüche können hinzugefügt werden, um eine Spalte an einem bestimmten Punkt zu unterbrechen und den Text in die nächste Spalte zu übertragen.

Überprüfen Sie, ob die Bilder und anderen Grafiken an den richtigen Stellen ausgerichtet sind, und stellen Sie sicher, dass sie mit dem Text im Dokument übereinstimmen.

Seitenumbrüche, Kopf- und Fußzeilen

Seitenumbrüche können zu Bereichen hinzugefügt werden, in denen der Text oder Inhalt des Dokuments unterbrochen werden soll, und mit der nächsten Seite fortzufahren.

Fügen Sie Kopf- und Fußzeile für Texte ein, die oben und unten auf allen Seiten des Dokuments angezeigt werden müssen. Für einige Dokumente sind möglicherweise Fußnoten als Referenz erforderlich. Fügen Sie in diesen Fällen Fußnoten in die Dokumente ein. Seitenzahlen sind ein wichtiger Bestandteil eines Dokuments mit mehreren Seiten.

Wie die Verwendung des Dokuments das Layout steuert

Beim Einrichten des Layouts eines Dokuments müssen Format und Layout festgelegt werden, je nachdem, wie das Dokument verwendet wird.

Wenn das Dokument beispielsweise gedruckt werden soll, muss es formatiert werden, damit es auf einem Papier im Standardformat gedruckt werden kann. Wenn das Dokument in Papieren veröffentlicht werden soll, müssen Layout und Formatierung dem entsprechen. Dokumente, die auf einer Webseite veröffentlicht werden, müssen entsprechend als unterschiedliche Anzeigen formatiert werden. Dadurch werden Größe und Auflösung des Dokuments geändert. Daher werden einfache Formate und Layouts für die Veröffentlichung im Web empfohlen.

Außerdem muss die Größe des Dokuments und der Bilder in einem Dokument berücksichtigt werden, da das Laden der Webseite einige Zeit in Anspruch nimmt, wenn die Größe zu groß ist. Daher muss darauf geachtet werden, die Größe der Bilder ohne großen Qualitätsverlust zu ändern.

Drucken

Wenn Sie ein Dokument drucken müssen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, ein Dokument zu drucken. Je nach Bedarf können Sie eine Auswahl von Seiten oder einen Teil einer Seite drucken, dh nur den ausgewählten Text oder das gesamte Dokument. Sie können einseitige oder doppelseitige Dokumente drucken. Das Druckdialogfeld enthält alle Optionen und Einstellungen, die Sie vor dem Ausdrucken eines Dokuments ausführen müssen oder können. Auch Dokumente, die gedruckt werden müssen, sollten keinen animierten oder flackernden Text enthalten, da dieser nicht ordnungsgemäß auf dem Dokument gedruckt wird.

Schnelle Checkliste

Einige Punkte zu beachten:

• Überprüfen Sie, ob Hervorhebungen, Fettdruck, Kursivschrift, Unterstreichung, Aufzählungszeichen und Nummerierung verwendet werden, wo immer dies erforderlich ist
• Überprüfen Sie, ob Kommentare und Formatierungen deaktiviert wurden
• Verwenden Sie Stile für die Formatierung
• Überprüfen Sie, ob die Bilder beschriftet und markiert sind.
• Überprüfen Sie, ob die Tabellen richtig ausgerichtet und richtig formatiert und beschriftet sind
• Überprüfen Sie, ob Links oder URLs funktionieren, falls vorhanden.
• Sehen Sie sich das Dokument in der Druckvorschau an, um festzustellen, ob es zufriedenstellend aussieht.
• Speichern Sie das Dokument mit einem aussagekräftigen Dateinamen, dessen Dateiname weder Leerzeichen noch Sonderzeichen enthält.
• Suchen Sie nach Dokumenteigenschaften wie Autor, Titel, Sprache usw. und überprüfen Sie auch das Inhaltsverzeichnis.

Vor dem Drucken muss immer sichergestellt werden, ob Druck erforderlich ist, da durch das Einsparen von Papier die Umwelt geschont werden kann.

Drucken, Listen und grundlegende Formatierung: Word 2003

3.4 Beschreiben Sie Qualitätsprobleme mit Dokumenten

Die meisten Probleme im Zusammenhang mit Qualitätsproblemen sind folgende:

• Dokumentformatierung beim Drucken nicht vorhanden - Wenn Sie Ihr Dokument formatieren und die erforderlichen Formatierungen oder Stile nicht richtig anwenden, kann das Dokument mit fehlgeleiteten Daten und von geringer Qualität mit Text, Bildern, Objekten und Zeichen schlecht aussehen Platz.
• Probleme beim Ausrichten und Platzieren von Tabellen, Diagrammen und Grafiken - Beim Platzieren von Tabellen und Einstellungseigenschaften müssen Sie sicherstellen, dass Sie die erforderlichen Einstellungen vornehmen, wie die Tabelle aussehen soll und wie der Inhalt der Tabelle formatiert werden soll. Andernfalls hat die Ausgabe oder das resultierende Dokument keine Qualität. Gleiches gilt für Diagramme und Grafiken, die Sie in die Dokumente einfügen
• Links oder URLs funktionieren nicht - Wenn Sie Links oder URLs in ein Dokument einbetten oder hinzufügen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie es im richtigen Format eingegeben haben und dass der Link funktioniert. Der Link kann als Referenz oder Hilfe dienen. Wenn er nicht funktioniert, sieht das Dokument unvollständig aus und der Benutzer kann frustriert werden

• Rechtschreib-, Interpunktions- und Grammatikfehler, schlechte Formatierung und Verwendung von Stilen - Diese Fehler können, wenn sie nicht behoben werden, die Qualität des Unternehmens und seiner Mitarbeiter widerspiegeln.
• Inhalt des Dokuments nicht ausreichend oder nicht den Standards entsprechend - Stellen Sie immer sicher, dass Sie qualitativ hochwertige und standardmäßige Informationen im Dokument verwenden, damit der Leser mit den Erwartungen zufrieden ist.
• Informationen im Dokument sind falsch und die Qualität des Inhalts ist schlecht - Die Daten im Dokument müssen fehlerfrei sein und alle Informationen müssen aktuell und aktualisiert sein. Schlechte Qualität und falsche Informationen in einem Dokument ziehen keine Leser an und kennzeichnen das Dokument auch als wertlos.
• Zu viele Fettdrucke und Hervorhebungen, wodurch das Dokument unprofessionell erscheint - Verwenden Sie Fettdruck und Hervorhebungen nur dann im Text, wenn dies angemessen und erforderlich ist. Zu viel Hervorhebung und fett gedruckter Text können schwierig zu lesen sein und das Dokument unübersichtlich erscheinen lassen

• Auf Originaldokumenten und gedruckten Dokumenten sind die Farben nicht gleich - Dies ist ein Problem, mit dem die meisten von uns beim Drucken von Dokumenten konfrontiert sind. Wenn die Farben nicht gut sind, müssen Sie die Druckereinstellungen überprüfen und hochwertige Tinte und kompatible Tinte verwenden, die für diesen bestimmten Drucker und dieses Papier entwickelt wurden. Die Papierqualität kann auch die Farben beeinflussen.
• Bilder sind unscharf oder verzerrt, die Qualität der Bilder ist gering, die Bildgröße ist unterschiedlich, die Ausrichtung ist verzerrt. Diese Fehler sind auf Formatierungs- und Stileinstellungen sowie Ausrichtungseinstellungen im Dokument zurückzuführen. Wenn alle Einstellungen fehlerfrei sind und beim Erstellen und Formatieren des Dokuments die richtigen Verfahren befolgt werden, können diese Fehlertypen vermieden werden.
• Zeit - Fehler im Dokument beim Erstellen eines Dokuments führen dazu, dass alle Einstellungen, Formatierungen und anderen Probleme im Dokument durchlaufen werden, was viel Zeit in Anspruch nimmt. Um Zeit zu sparen, muss man sein Bestes geben und Qualitätsdokumente erstellen, die jedes Teil und jeden Schritt überprüfen, während das Dokument selbst erstellt wird.

3.5 Überprüfen Sie, ob Dokumente den Anforderungen entsprechen, verwenden Sie IT-Tools und nehmen Sie bei Bedarf Korrekturen vor

Vor dem Drucken oder Verteilen eines Dokuments muss das Dokument gründlich überprüft werden, um festzustellen, ob es den Anforderungen des Publikums und der Organisation entspricht oder zu welchem ​​Zweck es erstellt wurde. Wir haben bereits gesehen, welche Schritte unternommen und welche vermieden werden müssen, damit ein Dokument mit qualitativ hochwertigen Inhalten gut aussieht. Sie müssen die in der von Ihnen verwendeten Textverarbeitungssoftware verfügbaren Tools verwenden, um sicherzustellen, dass das Dokument den Anforderungen und Anforderungen entspricht.

Rechtschreib- und Grammatikprüfung

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Rechtschreibprüfung und Grammatikprüfung - Dies ist ein sehr nützliches Tool. Das Textverarbeitungsprogramm hebt jedoch möglicherweise nicht immer alle Fehler hervor. Daher ist eine manuelle Rechtschreibprüfung und Grammatikprüfung ratsam.

Überprüfen Sie, ob Großbuchstaben, Satzzeichen, Grammatik und andere damit verbundene Fehler missbraucht wurden. Suchen Sie einige Male nach Fehlern und bitten Sie andere Personen, ebenfalls Korrektur zu lesen, da viele Fehler für die Person, die das Dokument erstellt hat, schwer zu erkennen sind. Sie können das Dokument für einige Tage beiseite legen und dann auf Fehler prüfen, wenn Sie sich in einer anderen Stimmung befinden. Auf diese Weise können Sie Fehler leicht identifizieren.

Es gibt auch viele Wörter, die gleich klingen, aber unterschiedliche Schreibweisen und Bedeutungen haben. Sie müssen sehr vorsichtig sein, da die Leser dann nicht verstehen, was Sie gemeint haben. Verwenden Sie immer die richtige Schreibweise. Fehler können zu Missverständnissen führen und enorme Auswirkungen auf das Unternehmen und sein Geschäft haben. Wenn Sie das Dokument vorlesen, werden auch Fehler angezeigt, die Sie beim visuellen Lesen nicht identifiziert haben.

Zahlen und Berechnungen - Überprüfen Sie, ob die im Dokument verwendeten Zahlen die richtige Anzahl von Dezimalstellen haben und ob die Zahlen korrekt sind. Überprüfen Sie, ob die Berechnungen korrekt und fehlerfrei sind, da falsche Zahlen irreführend sein und katastrophale Folgen haben können. Das Dokument, das Sie erstellen, kann eines der wichtigsten Dokumente sein, die mit den wichtigsten Geschäftsinformationen des Unternehmens zu tun haben. Daher muss man immer vorsichtig sein

Sprache und Wörterbuch - Die verwendete Sprache sollte eine professionelle Sprache sein. Slangs und ungezwungene Sprache müssen vermieden werden. Einige Wörter werden in US- und UK-Englisch unterschiedlich geschrieben. Daher ist das Einrichten von Sprach- und Wörterbucheinstellungen eine große Hilfe.

Genauigkeit und Konsistenz - Sie müssen das Dokument lesen, um festzustellen, ob die bereitgestellten Informationen ausreichend sind, ob sie klar sind und ob sie verbessert werden müssen. Dies hilft dem Leser zu verstehen, welche Botschaft Sie vermitteln möchten.

Schriftart und Schriftgröße - Verwendete Schriftarten und Schriftgrößen müssen Standard sein. Stellen Sie sicher, dass Sie keine stilvollen oder funky Schriftarten für professionelle Dokumente verwenden. Die Größe sollte weder zu klein noch zu groß sein, sondern Standard sein. Schriftfarben müssen ebenfalls Standard sein.

Silbentrennung - Verwenden Sie für Listen immer Aufzählungszeichen und Zahlen, anstatt Bindestriche zu verwenden. Dadurch wird das Dokument sauber mit geeigneten Einrückungen und Registerkarten formatiert. Die Verwendung von Aufzählungszeichen und Zahlen teilt der Software für unterstützende Technologien mit, dass es sich um eine Liste handelt.

Seitenlayout und Ränder - Bitte befolgen Sie die Standardwerte und Ausrichtungen für Ränder und Layouts. Überprüfen Sie, ob Kopf-, Fuß- und Fußnoten fehlerfrei und korrekt ausgerichtet sind.

Zeilenumbrüche, Seitenumbrüche, Spaltenumbrüche und Absatzumbrüche - Dies sind nützliche Werkzeuge, um das Dokument mit einem ordentlichen Aussehen zu formatieren. Verwenden Sie diese Werkzeuge, wo immer dies erforderlich ist, um Witwen und Waisen zu vermeiden.

Tabellen, Bilder, andere Grafiken - Stellen Sie sicher, dass alle Einstellungen für diese Objekte korrekt sind und dass sie korrekt mit den anderen Zeichen und Texten im Dokument ausgerichtet sind. Beim Hinzufügen von Bildern und Grafiken zu Dokumenten müssen Sie die Texteinstellungen in und um die Bilder und Objekte überprüfen.

Drucklayout - Nachdem alles überprüft und korrigiert wurde, sehen Sie sich das Dokument im Drucklayout an. Dies zeigt Ihnen genau, wie das Dokument beim Drucken aussehen wird. Sie können im Druckdialogfeld auch Einstellungen für das Drucklayout, das Druckpapier usw. vornehmen. Wenn das Dokument nicht zufriedenstellend aussieht, müssen Sie zurückgehen und die Einstellungen ändern, bis das Dokument fehlerfrei und korrekt formatiert ist.

3.6 Reagieren Sie angemessen auf Qualitätsprobleme und Dokumente, damit die Ergebnisse den Anforderungen entsprechen

Sobald alle Überprüfungen abgeschlossen sind und Sie das Gefühl haben, dass das Dokument zum Drucken, Verteilen oder Veröffentlichen bereit ist, können Sie dies tun. Manchmal gibt es Situationen, in denen das Publikum oder der Benutzer das Gefühl gehabt hätte, dass ein anderer Stil, eine andere Struktur oder ein anderes Layout besser gewesen wäre. In diesen Situationen erhalten Sie möglicherweise Fragen und Feedback, ob dies verbessert oder geändert werden könnte.

Aus Feedback lernen

Nehmen Sie Feedback immer positiv auf und lernen Sie daraus. Man muss bedenken, dass sie ein Dokument für eine Zielgruppe erstellen und es muss der Zielgruppe und nicht Ihnen gefallen. Daher müssen all diese Faktoren bei der Erstellung eines Dokuments berücksichtigt werden.

Wenn Qualitätsprobleme auftreten, hören Sie ihnen zu und handeln Sie entsprechend. Sie müssen angemessen handeln und angemessen auf Probleme reagieren. Der Benutzer oder das Publikum möchte möglicherweise nur eine andere Struktur oder einen anderen Stil, nur weil er es einfach findet, ihn zu verwenden oder zu lesen. Möglicherweise müssen die Bildgrößen unterschiedlich sein, da manchmal große Bilder oder deren Ausrichtung ablenken können.

Wenn es um Zahlen geht, fordern einige Benutzer aus Gründen der Genauigkeit möglicherweise mehr als zwei Dezimalstellen an. Manchmal kann es zu geringfügigen Berechnungsfehlern kommen. Sie lernen also Ihre Zielgruppe kennen, wenn Sie Feedback erhalten, und wissen, wie Sie diese Fehler in Zukunft für diese Zielgruppe vermeiden können, oder Sie wissen, welches Layout für verschiedene Zielgruppen verwendet werden soll.

Wenn Dokumente nicht geöffnet werden können

Ein weiteres häufiges Problem, auf das wir alle bei unseren täglichen Geschäftsaktivitäten stoßen, sind Dokumente, die nicht geöffnet werden können. Dies hängt mit Kompatibilitätsproblemen oder Konflikten mit der Software zusammen, in der das Dokument erstellt oder das Dokument geöffnet wird. In solchen Situationen ist es am besten, den Empfänger zu kontaktieren, die von ihm verwendete Software durchzugehen, nach den auftretenden Fehlern zu fragen und das Problem zu beheben.

Sie können das Dokument in ein anderes kompatibles Format konvertieren und erneut senden. Wenn der Empfänger dies kann, können Sie ihn durch diesen Vorgang führen. Ich wiederhole diesen Punkt hier; Versuchen Sie, die Dokumente immer in einem möglichst einfachen Format zu speichern.

Erklären Sie lieber als zu streiten

Bleiben Sie ruhig und handeln Sie entsprechend der Abfrage. Es kann vorkommen, dass Sie einen bestimmten Stil oder eine bestimmte Struktur oder ein bestimmtes Format oder eine bestimmte Ausrichtung für einen bestimmten Grund oder Zweck verwendet haben. Sie können dies dem Benutzer erklären ( nicht argumentieren ) und sehen, ob er die Tatsache versteht und bereit ist zu akzeptieren. All dies wird schließlich ein Dokument erstellen, das den Standards entspricht und alle Qualitätsanforderungen für den Zweck erfüllt hat.

Denken Sie immer daran, Qualität ist wichtig, weil sie die Leistungsfähigkeit des Unternehmens sicherstellt!

Zusammenfassung dieser Einheit

Ich hoffe, Sie haben ein gutes Wissen und Verständnis von

• Verwendung einer Textverarbeitungsanwendung oder -software zum Formatieren eines Dokuments für die Präsentation, den Druck oder die Verteilung.
• So stellen Sie sicher, dass das Dokument aussagekräftig aussieht, aussagekräftige Inhalte enthält und den von der Organisation festgelegten Standards entspricht.
• Überprüfen Sie vor dem Abschluss die Formatierung, Rechtschreibprüfung, Grammatikprüfung und andere Layouts.

Ich hoffe, das hat Ihnen von Nutzen gewesen. Wenn Sie die vorherigen Abschnitte dieses Geräts durchgehen möchten, folgen Sie bitte den folgenden Links:

Abschnitt 1 - Geben Sie Text und andere Informationen genau in Textverarbeitungsdokumente ein und kombinieren Sie sie (Textverarbeitungssoftware, Fragen 1.1 bis 1.7).

Abschnitt 2 - Erstellen und Ändern von Layouts und Strukturen für Textverarbeitungsdokumente (Textverarbeitungssoftware, Fragen 2.1 bis 2.4)

Bitte zögern Sie nicht, Ihre Kommentare und Ihr Feedback zu hinterlassen. Wenn Sie Fragen haben, können Sie diese gerne stellen. Alles Gute!

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