Nvq: Erläutern Sie die Verfahren zum Speichern und Abrufen von Informationen

Erfahren Sie mehr über den Zweck und die Verfahren zum Speichern und Abrufen von Informationen in der Unternehmensverwaltung.

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Dieser Artikel richtet sich an Kandidaten, die auf ihr NVQ Level 2 oder 3-Diplom in Wirtschaft und Verwaltung hinarbeiten. Dies ist eine Einheit der Stufe 2 mit insgesamt 3 Credits. Diese Einheit befasst sich mit dem Speichern und Abrufen von Informationen für ein Unternehmen oder eine Organisation gemäß den Sicherheits- und Vertraulichkeitsanforderungen. Ich beschreibe den ersten Teil des Lernergebnisses, der das Verständnis der Prozesse und Verfahren zum Speichern und Abrufen von Informationen erleichtert.

Wir werden kurz diskutieren:

• Der Zweck des Speicherns und Abrufens der erforderlichen Informationen.
• Verschiedene Arten von Informationssystemen und ihre Merkmale.
• Der Zweck der gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen für die Sicherheit und Vertraulichkeit von Informationen.
• Der Zweck der Bestätigung von Informationen, die gespeichert und abgerufen werden sollen.
• Möglichkeiten, Informationen auf Richtigkeit und warum zu überprüfen.
• Bereitstellung von Informationen in einem vereinbarten Format und Zeitrahmen.
• Die Arten von Informationen, die gelöscht werden können.
• Probleme, die bei Informationssystemen auftreten können, und wie man damit umgeht.

Dieser Artikel ist eine Ressource für diejenigen, die auf ihre NVQ Level 2 oder 3-Diplome in Wirtschaft und Verwaltung hinarbeiten.

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Was ist Information?

Informationen können als Fakten definiert werden, die von jemandem bereitgestellt oder über jemanden oder etwas erfahren wurden, oder als Fakten, die durch Forschung oder andere Mittel gesammelt wurden. Es kann auch als eine Nachricht definiert werden, die auf irgendeine Weise übermittelt wird. Informationen können aufgezeichnet und übertragen werden und sind sehr wichtig, da sie bei Ergebnissen und Entscheidungen helfen. Es muss genau und rechtzeitig vorbereitet sein. Es muss spezifisch sein und sich an die Notwendigkeit oder den Zweck halten (relevant sein), Bedeutung und Sinn haben, um Verständnis zu erlangen.

Informationen können entweder physisch oder elektronisch sein und müssen effizient verwaltet werden. Das Informationsmanagement liegt in der Verantwortung der Organisation, wo es gesammelt, verwaltet, gespeichert, geteilt, aufbewahrt, abgerufen und geliefert wird.

1.1 Erläutern Sie den Zweck des Speicherns und Abrufs erforderlicher Informationen

Das Speichern von Informationen ist der Prozess, bei dem Informationen in einem Lagerhaus (Schränke, Festplatte, Speicherstick usw.) abgelegt oder gespeichert werden, und das Abrufen von Informationen der Prozess zum Abrufen der gespeicherten Informationsressourcen, die für die Anforderungen relevant sind.

Der Hauptzweck der Speicherung von Informationen besteht darin, sie in Zukunft einfach abzurufen, wenn sie benötigt werden. Es ist auch Teil der Geschäftspraxis eines Unternehmens. Das Speichern von Dokumenten muss ordnungsgemäß erfolgen, damit sie leichter zu finden sind. Abhängig von der Art der Informationen können Informationen entweder in feuerfesten Schränken für Ausdrucke oder auf Festplatten oder in anderen elektronischen Speichergeräten für Softcopies gespeichert werden.

Abhängig von der Art des Unternehmens, der Organisation oder des Geschäfts müssen verschiedene Arten von Informationen gespeichert werden. Dies können unternehmensbezogene Geheimnisse sein, streng vertrauliche Dateien, die sich auf das Unternehmen oder Mitarbeiter oder Kunden / Kunden beziehen. Daher müssen Dateien nach allen Vertraulichkeitsverfahren gespeichert und gemäß dem Datenschutzgesetz geschützt werden, da dies Informationen sind, die für die Bereitstellung eines qualitativ hochwertigen Service und für den reibungslosen Betrieb des Unternehmens erforderlich sind.

Der Zweck des Informationsabrufs besteht darin, der richtigen Person zur richtigen Zeit einen qualitativ hochwertigen Service mit allen erforderlichen Informationen zur Verfügung zu stellen. Nur wenn Daten prozedural gespeichert werden, können sie leicht abgerufen werden. Informationen können zu Marketingzwecken, zur Kommunikation, zu Überwachungszwecken, für Umfragen und andere von einer Organisation oder einem Unternehmen durchgeführte Untersuchungen abgerufen werden. Informationen werden auch in Situationen abgerufen, in denen Informationen möglicherweise an Partnerunternehmen und an die Polizei oder Inland Revenue weitergegeben werden müssen.

Das Speichern und Abrufen von Daten spielt eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Leistung eines Unternehmens. Dies kann entweder offline oder online und in verschiedenen Formaten erfolgen.

1.2 Beschreiben Sie verschiedene Informationssysteme und ihre Hauptmerkmale

Informationssysteme sind die Sammlung von Hardware- und Software-Netzwerken, Daten und Verfahren, die Personen und Organisationen für das Speichern und Abrufen von Informationen verwenden. Es kümmert sich um das Sammeln von Daten, das Erstellen von Daten, das Verarbeiten von Daten, das Verteilen von Daten und das Abrufen von Daten. Es hilft, die Effizienz und Effektivität einer Organisation zu verbessern.

Das frühere Informationssystem hatte nur drei Typen.

• Transaktionsverarbeitungssystem: Dieses System ist für die Verarbeitung der täglichen Geschäftstransaktionen verantwortlich. Die Arten von Transaktionen variieren von Organisation zu Organisation. Es hilft beim Verwalten, Hinzufügen, Ändern und Entfernen von Daten. Einige Beispiele sind Bestellung, Abrechnung, Scheckeinzahlungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme, Reservierungssysteme, Bestandskontrolle usw. Dieses System wird von Mitarbeitern an vorderster Front verwendet.
• Management Information System: Dieses System hilft bei der Ausführung der Aufgaben, die zur Problemlösung und Entscheidungsfindung erforderlich sind. Dies sind Systeme auf Managementebene, die zum reibungslosen Ablauf der Organisation beitragen. Es hilft bei der Erstellung von Berichten, die zum Ausführen und Überwachen von Leistungs- und Effizienzniveaus, Daten für die Buchhaltung und anderen Transaktionen erforderlich sind. Einige Beispiele sind Verkaufsmanagementsysteme, Budgetierung, Personal, Bestandskontrolle usw. Diese Informationen müssen sehr genau und relevant sein.
• Entscheidungsunterstützungssysteme: Dieses System hilft bei langfristigen Entscheidungen und wird zur Unterstützung von Managern verwendet. Dieses System verwendet interne und externe Ressourcen und wird verwendet, um vorhandene Informationen zu analysieren und die Auswirkungen zu projizieren. Sie helfen bei zusammenfassenden Berichten, Prognosen, Grafiken usw. Einige Beispiele sind Logistiksysteme, Tabellenkalkulationsmodelle usw.

Kürzlich wurden einige andere Informationssysteme hinzugefügt, und das sind sie auch

• Executive Information System: Dieses System unterstützt den Informationsfluss, die Berichterstellung und die Datenanalyse für das Unternehmen. Es wird von Führungskräften und Führungskräften verwendet, um die Zukunft des Unternehmens vorherzusagen. Dieses System präsentiert Daten sowohl von externen als auch von internen Ressourcen. Es hilft bei zusammenfassenden Berichten und Prognosen.
• Data Warehouse: Dieses System hilft beim elektronischen Speichern von Informationen sowie beim Analysieren, Abrufen, Teilen und Verwalten von Daten.
• Büroautomation: Dieses System ist ein computergestütztes Informationssystem und hilft beim Erstellen, Ändern und Zusammenstellen von Informationen in digitalem Format. Diese wurden entwickelt, um die Effizienz von Büroangestellten, Verwaltungsassistenten, Managern, Fachleuten, Sekretären und allen Personen zu steigern, die einen Computer zum Speichern und Abrufen von Informationen und Daten verwenden.

1.3 Erläutern Sie den Zweck der rechtlichen und organisatorischen Anforderungen für die Sicherheit und Vertraulichkeit von Informationen

Alle in einer Organisation gespeicherten Informationen müssen den Sicherheits- und Vertraulichkeitsverfahren entsprechen. Informationssicherheit und Vertraulichkeit ist der Prozess, bei dem Daten von unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Zerstörung, Verwendung oder Änderung ferngehalten werden. Sie gilt sowohl für physische als auch für elektronische Daten. Alle Organisationen speichern eine große Menge vertraulicher Informationen über ihre Mitarbeiter, Kunden, den Status des Unternehmens, Produkte, Umfragen, Finanzen usw. Beim Umgang mit diesen Informationen muss daher darauf geachtet werden, die Sicherheits- und Vertraulichkeitsverfahren einzuhalten, denn wenn Informationen eingehen Falsche Hände können schwerwiegende negative Folgen haben. Dies wirkt sich auch auf die Ethik und den Betrieb der Organisation aus und führt zu rechtlichen Schritten.

Auch bei der Weitergabe von Informationen an andere Organisationen oder Einzelpersonen müssen die Vertraulichkeits- und Datenschutzverfahren eingehalten werden. Vertrauliche Informationen wie Geburtsdatum, Kredit- und Debitkartendaten, Religion, ethnische Zugehörigkeit, finanzielle Situation usw. dürfen nur an Personen weitergegeben werden, die befugt sind oder denen der Eigentümer zugestimmt hat, und die auch die Vertraulichkeitsgesetze einhalten müssen Vorschriften.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass die gespeicherten Daten korrekt und aktuell sind.

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1.4 Erläutern Sie den Zweck der Bestätigung der zu speichernden und abzurufenden Informationen

Organisationen, Unternehmen und Firmen speichern eine große Menge an Informationen, aber das Speichern der falschen Informationen nützt nichts. Vor dem Speichern von Informationen muss man also in der Phase, in der Daten gesammelt oder gesammelt werden, vorsichtig sein. Es muss darauf geachtet werden, dass die Daten korrekt und aktuell sind. Dies gilt auch für das Abrufen von Daten. Wie bereits erwähnt, dient das Abrufen von Daten einem Zweck, und es hat keinen Sinn, veraltete Daten abzurufen. Daher müssen die Systeme ständig aktualisiert werden, indem in einem bestimmten Zeitraum regelmäßig nach veralteten Aufzeichnungen gesucht wird.

Der Zweck der Bestätigung von Informationen, die gespeichert oder abgerufen werden sollen, besteht daher darin, ungenaue Informationen zu vermeiden, falsche Informationen zu vermeiden, Fehler zu vermeiden und unnötige Kosten und Probleme zu vermeiden, die aufgrund falscher Informationen entstehen können. Falsche Informationen können zu schwerwiegenden Ergebnissen führen. Beispielsweise kann eine veraltete Adresse eines Kunden dazu führen, dass an den Kunden gesendete Mitteilungen in die Hände einer falschen oder gefährlichen Person gelangen, was katastrophale Auswirkungen auf das Unternehmen und den Kunden haben kann

1.5 Beschreiben von Möglichkeiten zum Überprüfen der Genauigkeit von Informationen

Informationen müssen immer auf ihre Richtigkeit überprüft werden, da ungenaue Informationen zu schwerwiegenden Ergebnissen führen können. Informationen können in Bezug auf eine Organisation relativ zu allem sein. Wenn es um Kunden geht, kann es ihre Adresse, Telefonnummer oder ausstehende Zahlungen sein, wenn es um Mitarbeiter geht, können es ihre Bewertungen, Gehälter, wieder ihre Adresse und Telefonnummern sein, und für das Unternehmen können es die Finanzen des Unternehmens sein, Gewinne, Mitarbeiter- und Kundendaten sowie verschiedene andere Informationen.

Es können Warnungen für Kunden- und Mitarbeiterinformationen festgelegt werden, um sicherzustellen, dass sie kontaktiert werden, um das System auf dem neuesten Stand zu halten. Die Verwendung einer guten Software für Datenbankzwecke hilft bei der genauen Pflege von Informationen. Externe und interne Audits sind eine weitere Möglichkeit, Informationen auf dem neuesten Stand zu halten.

1.6 Erläutern Sie den Zweck der Überprüfung der Genauigkeit von Informationen

Alle Unternehmen und Organisationen müssen überprüfen, ob die von ihnen gespeicherten Informationen korrekt sind. Zum Beispiel muss das ein- und ausgehende Geld korrekt erfasst werden, sonst sieht es so aus, als hätte das Unternehmen nicht viel Gewinn gemacht und es kann sich auf die Aktienkurse des Unternehmens auswirken, auf die Mitarbeiter, wie es das Unternehmen möglicherweise nicht kann Bezahlen Sie die Mitarbeiter und müssen Sie Personal abbauen. Die Kreditgeber sind nicht damit einverstanden, Geld zu verleihen.

Falsche Informationen können schwerwiegende negative Auswirkungen haben und sich auf die finanzielle Situation und die Werte eines Unternehmens auswirken. Die Genauigkeit der Informationen hilft Führungskräften, vorausschauend für die Zukunft zu planen und Ziele festzulegen. Sie können die Mängel auch im Voraus planen.

1.7 Erläutern Sie den Zweck der Bereitstellung von Informationen in vereinbarten Formaten und Zeiträumen

Informationen müssen auf Anfrage im vereinbarten Format vorliegen und zu den vereinbarten Fristen vorgelegt oder bereitgestellt werden. Jede Organisation verfügt über ein Standardgeschäftsformat für alle Dokumente, mit denen sie sich befasst. Auch im Umgang mit anderen Unternehmen werden Formate vereinbart, in denen Informationen präsentiert werden müssen. Wenn die Informationen nicht im vereinbarten Format bereitgestellt werden, ist eine Neuformatierung erforderlich, die zusätzliche Zeit in Anspruch nimmt und der Organisation einen schlechten Ruf einbringt.

Sehr ähnlich können Informationen, die nicht im richtigen Format bereitgestellt werden, einige Zeit für die Neuformatierung benötigen, wodurch verhindert wird, dass das Unternehmen mit den Zeitplänen Schritt hält. Wenn die Informationen nicht innerhalb der vereinbarten Fristen bereitgestellt werden und nach Ablauf der Frist eintreffen, werden die Informationen danach nicht mehr verwendet, da die Zeit bereits abgelaufen ist, oder es wird keine Zeit zur Interpretation der Informationen geben, wenn dies erforderlich war. Es wird nicht zum reibungslosen Ablauf der Organisation beitragen. Im Rahmen der Richtlinien und Verfahren der Organisation müssen Informationen rechtzeitig im vereinbarten Format bereitgestellt werden.

1.8 Beschreiben Sie die Arten von Informationen, die gelöscht werden können

Ein Unternehmen kann während des Geschäftsbetriebs weiterhin Informationen sammeln / sammeln. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Aufzeichnungen über Kunden oder Kunden hat, werden ständig neue Kunden hinzukommen, und die Datenbank wird mit zunehmendem Wachstum des Unternehmens immer mehr Informationen enthalten und am Ende alte, nicht verwendete Daten, irrelevante Daten, herauskommen -datierte Daten usw., die nur unerwünschten Speicherplatz beanspruchen. Jedes Unternehmen verfügt über eine Richtlinie, die angibt, wie lange Daten in seiner Datenbank aufbewahrt werden müssen oder wie lange physische Dateien in den Büroschränken gespeichert werden müssen. Nach dieser Zeit können die unerwünschten Informationen gelöscht und unerwünschte physische Dateien nach Sicherheits- und Vertraulichkeitsverfahren zerstört werden. Löschen (elektronische Dateien) und Vernichten (physische Dateien) sind die Prozesse zum Löschen von Informationen.Die aufgezeichneten Informationen sollten regelmäßig überprüft werden, und es sollten automatisierte Systeme vorhanden sein, um Aufzeichnungen zur Überprüfung zu kennzeichnen und gegebenenfalls zu löschen.

Wenn Daten zwischen Partnerunternehmen oder -organisationen ausgetauscht werden, müssen Vereinbarungen getroffen werden, wie lange die Daten in ihrer Datenbank gespeichert und nach diesem Zeitraum gelöscht werden. Alle veralteten und ungenauen Informationen müssen sicher gelöscht werden, um Fehler und nachteilige Auswirkungen zu vermeiden.

Beschreiben Sie Probleme, die bei Informationssystemen auftreten können, und wie Sie bei Bedarf damit umgehen können

Informationssysteme sind das wichtige Kapital einer Organisation. Es gibt viele Probleme, die Probleme mit Informationssystemen verursachen können. Elektronische Informationen können von Viren oder Hackern angegriffen werden. Informationen zu physischen Dateien können durch Feuer oder Überschwemmungen beschädigt werden. Die Vertraulichkeit kann von Personen verletzt werden, die nicht befugt sind, auf Informationen zuzugreifen. Mangelnde Kommunikation kann auch zu Missbrauch oder falscher Speicherung von Informationen führen.

Ein Computervirus kann Programme und alle Informationen im Computer oder im Netzwerk infizieren. Um Virenangriffe und Hacker zu verhindern, müssen geeignete Sicherheitssoftware (Antiviren) und Firewalls verwendet und die Systeme jederzeit überwacht werden. Der Informationsaustausch über das Internet sollte so weit wie möglich vermieden werden. Bei Bedarf müssen sichere E-Mails und Kommunikationsverfahren befolgt werden. E-Mails aus unbekannten, verdächtigen oder nicht vertrauenswürdigen Quellen sollten gelöscht werden. Verdächtige E-Mail-Anhänge sollten niemals geöffnet werden. Beim Herunterladen von Dateien aus dem Internet ist Vorsicht geboten. Laden Sie diese nur aus vertrauenswürdigen Quellen herunter. Halten Sie die Antivirensoftware auf dem neuesten Stand, damit sie neue Viren erkennt und behandelt.

Informationen sollten auch passwortgeschützt sein, damit falsche / nicht autorisierende Personen keinen Zugriff auf diese Informationen haben. In Fällen, in denen Daten auf externe tragbare Geräte kopiert werden müssen, ist es am besten, die Daten zu verschlüsseln. Es sollte darauf geachtet werden, keine Informationen an Personen weiterzugeben, die nicht befugt sind, auf Informationen zuzugreifen. Es ist immer am besten, alle Daten zu sichern. Bei Problemen mit Systemen verfügt das Unternehmen über eine Sicherung, mit der es arbeiten kann, und verliert nicht alle wertvollen Informationen. Bei physischen Informationen ist es am besten, sie in feuerfesten Schränken und an sicheren Orten aufzubewahren, die weniger anfällig für Naturkatastrophen sind.

Informationen müssen vor Korruption geschützt und der Zugang dazu kontrolliert werden. Es muss darauf geachtet werden, Informationen vor unbefugtem Abruf zu schützen, indem autorisierte Abrufverfahren eingeführt werden.

Viel Glück beim Studium

Dieser Artikel wurde mit einer allgemeinen Idee in Bezug auf das Speichern und Abrufen von Informationen geschrieben. Stellen Sie beim Aufschreiben Ihrer Aufgabe sicher, dass Sie die Antworten vorbereiten, die für das Unternehmen oder die Organisation relevant sind, für die Sie arbeiten. Dieser Artikel wurde hier eingereicht, um Ihnen einen Überblick darüber zu geben, was von Ihnen in Ihren Unterlagen erwartet wird.

Viel Glück und ich hoffe das ist hilfreich!

Fragen & Antworten

Frage: Wie werden Informationen genau erfasst und gemäß den Systemanforderungen sicher gespeichert?

Antwort: Bitte lesen Sie diesen Abschnitt in meinem Artikel: 1.5 Beschreiben Sie, wie Sie Informationen auf Genauigkeit überprüfen können.

Frage: Wie lässt sich erklären, wie Informationen gemäß den Systemanforderungen genau aufgezeichnet und sicher gespeichert werden?

Antwort: Ihre Frage wurde in den Punkten 1.3 und 1.6 beantwortet. Siehe unten:

"1.3 Erläutern Sie den Zweck der rechtlichen und organisatorischen Anforderungen für die Sicherheit und Vertraulichkeit von Informationen

Alle in einer Organisation gespeicherten Informationen müssen den Sicherheits- und Vertraulichkeitsverfahren entsprechen. Informationssicherheit und Vertraulichkeit ist der Prozess, bei dem Daten von unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Zerstörung, Verwendung oder Änderung ferngehalten werden. Sie gilt sowohl für physische als auch für elektronische Daten. Alle Organisationen speichern eine große Menge vertraulicher Informationen über ihre Mitarbeiter, Kunden, den Status des Unternehmens, Produkte, Umfragen, Finanzen usw. Beim Umgang mit diesen Informationen muss darauf geachtet werden, dass die Sicherheits- und Vertraulichkeitsverfahren eingehalten werden, denn wenn Informationen in das Unternehmen gelangen Falsche Hände können schwerwiegende negative Folgen haben. Dies wirkt sich auch auf die Ethik und den Betrieb einer Organisation aus und führt zu rechtlichen Schritten.

Bei der Weitergabe von Informationen an andere Organisationen oder Einzelpersonen müssen die Vertraulichkeits- und Datenschutzverfahren eingehalten werden. Vertrauliche Informationen wie Geburtsdatum, Kredit- und Debitkartendaten, Religion, ethnische Zugehörigkeit, finanzielle Situation usw. dürfen nur an Personen weitergegeben werden, die befugt sind oder denen der Eigentümer zugestimmt hat, und sie müssen auch die folgenden Bestimmungen befolgen Gesetze und Vorschriften zur Vertraulichkeit. "

"1.6 Erläutern Sie den Zweck der Überprüfung der Informationen auf Richtigkeit

Alle Unternehmen und Organisationen müssen überprüfen, ob die von ihnen gespeicherten Informationen korrekt sind. Zum Beispiel muss das ein- und ausgehende Geld korrekt erfasst werden, andernfalls sieht es so aus, als hätte das Unternehmen nicht viel Gewinn gemacht. Dies kann sich auf die Aktienkurse des Unternehmens und der Mitarbeiter auswirken, da das Unternehmen die Mitarbeiter möglicherweise nicht bezahlen kann und Personal abbauen muss und die Kreditgeber nicht bereit sind, Geld zu verleihen usw.

Falsche Informationen können schwerwiegende negative Auswirkungen haben und sich auf die finanzielle Situation und die Werte eines Unternehmens auswirken. Die Genauigkeit der Informationen hilft Führungskräften, vorausschauend für die Zukunft zu planen und Ziele festzulegen. Sie werden auch in der Lage sein, die Mängel im Voraus zu planen. "

Frage: Warum muss ein Unternehmen seinen Systementwicklungsplan mit der Zeitskala seiner erforderlichen Informationen verknüpfen?

Antwort: Ohne einen an die Zeitskala gebundenen Entwicklungsplan kann das Unternehmen keinen Plan erstellen oder eine Vorstellung davon haben, wie das Projekt abgeschlossen werden soll. Unabhängig von der Größe oder dem Umfang des Projekts ist der Zeitplan immer ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Dies teilt dem Unternehmen und dem Team mit, wann jede Aktivität ausgeführt werden soll, was bereits abgeschlossen wurde und in welcher Reihenfolge die Dinge abgeschlossen werden müssen. Auf diese Weise wird die Vision des Unternehmens für das Projekt in einen zeitbasierten Plan umgewandelt.