Nvq Level 3: Kommunikation in einer Geschäftsumgebung

Diese Einheit umfasst die angemessene Kommunikation in einem Geschäftsumfeld.

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Die Kommunikation in einem Geschäftsumfeld ist eine obligatorische Einheit der Gruppe A mit drei Leistungspunkten für das nationale Berufsqualifikationsdiplom der Stufe 3 in Wirtschaft und Verwaltung, das in England, Wales und Nordirland angeboten wird. Dieses Modul hilft dem Kandidaten, den Zweck der Kommunikation gründlich zu verstehen. Die Kandidaten lernen auch, wie sie sowohl mündlich als auch schriftlich kommunizieren, Feedback (und seine Bedeutung) einholen und nutzen und Kommunikationsfähigkeiten für die nächsten Ebenen entwickeln können.

In diesem Artikel werden die Ergebnisse des Moduls behandelt, ihre Bedeutung erläutert und erläutert, wie sie erreicht werden können. Es wird Ihnen helfen, ein Verständnis dafür zu erlangen, was Kandidaten allgemein schreiben sollen. Abhängig von Ihrem spezifischen Job müssen Sie die hier geschriebenen Informationen für Ihre eigene Arbeit und Organisation ändern, wenn Sie Ihr eigenes Portfolio erstellen.

Verwendung dieses Artikels

Dieser Artikel behandelt die Ergebnisse 1 und 2 von Einheit 304 für das NVQ Level 3-Diplom in Wirtschaft und Verwaltung, das Elemente der Kommunikation am Arbeitsplatz behandelt.

Es ist rein informativ und soll Sie durch den Prozess der Zusammenstellung Ihres eigenen Portfolios führen. Kopieren Sie hier nichts direkt für Ihre Datei, da Ihre Datei auf die Besonderheiten Ihres Jobs und Ihrer Organisation zugeschnitten sein muss. Das direkte Kopieren der Sprache aus diesem Artikel ist nicht nur unehrlich, sondern schwächt auch Ihre Datei.

Ergebnis 1: Den Zweck der Planungskommunikation verstehen

1.1 Erläutern Sie die Vorteile der Kenntnis des Zwecks der Kommunikation

Kommunikation bezieht sich auf die Übertragung von Ideen oder Inhalten zwischen Einzelpersonen, Gruppen oder Einzelpersonen und Gruppen. Kommunikation besteht aus:

Quelle: die Person oder Personen, die die Nachricht erstellen.
Nachricht: der Inhalt der Kommunikation.
Medium: Wie die Kommunikation übertragen wird (E-Mail, Telefon, persönlich usw.).
Empfänger : das Publikum oder die Person, an die kommuniziert wird. Zu den Empfangsfähigkeiten gehört das effektive Zuhören und Lesen.

In einem Geschäftsumfeld kommunizieren wir, indem wir auf die Probleme der anderen hören und alltägliche Probleme gemeinsam lösen.

1.2 Erläutern Sie die Gründe für die Kenntnis des Publikums, dem die Kommunikation präsentiert wird

Wenn Sie Ihr Publikum verstehen, können Sie effektiver mit ihm kommunizieren und ihn überzeugen.

Um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht gut aufgenommen wird, müssen Sie wissen, was Ihr Publikum erwartet, in welcher Stimmung es ist und welche Fragen es möglicherweise von Ihnen beantworten lassen möchte.

1.3 Erläutern Sie den Zweck der Kenntnis der beabsichtigten Ergebnisse der Kommunikation

Um das "beabsichtigte Ergebnis" der Kommunikation zu verstehen, müssen Sie sowohl Ihre eigene Botschaft als auch die Art und Weise verstehen, wie das Publikum sie erhalten kann.

Das Publikum kann sein:

Ein einzelner Mitarbeiter
Eine Reihe von Personen bei einem Meeting
Ein Raum voller Menschen

Wenn Sie kommunizieren, sollten Sie wissen, ob Sie versuchen:

Vermitteln Informationen
Überzeugen
Unterhalten

Die Effektivität Ihrer Kommunikation hängt davon ab, wie gut Sie verstehen, wie sich Ihr Zweck mit der Position und den Erwartungen Ihres Publikums vermischt.

1.4 Beschreiben Sie verschiedene Kommunikationsmethoden und deren Verwendung

Kommunikation kann klassifiziert werden als: verbal oder nonverbal, formal oder informell.

Verbal

Verbale Kommunikation ist die wichtigste, häufigste und effektivste Art der Kommunikation. Direkt zu sprechen und zuzuhören hilft uns, die emotionalen Bedürfnisse des anderen zu verstehen.
Effektive verbale Kommunikation hat ebenso viel damit zu tun, wie gut Sie anderen zuhören, wie damit, wie Sie mit ihnen sprechen.

Nonverbal

Nonverbale Kommunikation bedeutet Schreiben, bezieht sich aber auch auf Gebärdensprache, Mimik und Gesten. Nonverbale Kommunikation ist weniger effektiv als verbale Kommunikation - es ist immer besser, direkt zu sein -, aber es ist immer noch wichtig, dass Sie nonverbale Hinweise aufgreifen.
Nonverbale Kommunikation kann die verbale Kommunikation verbessern. Körpersprache und Mimik sind normalerweise ehrlich und können dazu beitragen, Aufrichtigkeit zu vermitteln.
Einige Menschen - einschließlich, aber nicht beschränkt auf Schwerhörige - verwenden hauptsächlich nonverbale Kommunikation in Form von Gebärdensprache, Geste und Mimik.

Informelle Kommunikation ist eine persönliche Interaktion, die im Laufe des Tages zufällig stattfindet. Sie können arbeitsbezogen sein oder nicht, verbal oder nonverbal.
Einige Beispiele sind: ein Chat über etwas, das nicht mit der Arbeit im Speisesaal zu tun hat, eine kurze E-Mail, in der Sie nach dem Status eines Projekts gefragt werden, oder eine Kurznotiz, in der Sie um ein spontanes Meeting gebeten werden, um nur einige zu nennen.

Formale Kommunikation

Einige Arten der Kommunikation entsprechen den offiziellen Erwartungen oder Protokollen, werden auf irgendeine Weise aufgezeichnet oder im Voraus geplant und einstudiert.
Ein Beispiel für formale verbale Kommunikation wäre eine Skriptpräsentation. Die nonverbale formale Kommunikation umfasst schriftliche Elemente wie Jahresberichte, Beschäftigungsbedingungen und Verträge.

Ergebnis 2: Verstehen, wie man schriftlich kommuniziert

2.1 Identifizieren Sie relevante Informationsquellen, die bei der Vorbereitung der schriftlichen Kommunikation verwendet werden können

Informationsquellen können als primär oder sekundär klassifiziert werden.

Hauptquelle

Während eines Ereignisses wird eine Primärquelle erzeugt. Diese Art von Informationen wird von einer Person gesammelt, die direkt mit dem Vorfall oder Ereignis in Kontakt steht.
Diese Quellen können Tagebücher, Briefe, Zeitungen, Gerichtsakten, Interviews, Umfragen usw. sein.
Primärquellen sind normalerweise unverfälscht und den Ereignissen selbst am nächsten.

Sekundärquelle

Diese Art von Informationen wird durch jemanden gefiltert, der aus dem primären Ereignis entfernt wurde.
Diese Quellen können als Literatur der Primärquelle interpretiert oder analysiert werden und umfassen Bücher, Interpretationsdokumente oder den Bericht eines Außenstehenden über ein Ereignis.
Normalerweise interpretieren Sekundärquellen ein Ereignis und können danach erzeugt werden.

2.2 Beschreiben der Kommunikationsprinzipien für die Verwendung elektronischer Formen schriftlicher Kommunikation in einem Geschäftsumfeld

Elektronische Kommunikation bezieht sich auf E-Mails, Faxe oder schriftliche Mitteilungen, die elektronisch übertragen und gespeichert werden.

Effektive elektronische Kommunikation erfordert ein gewisses Maß an technischer Kompetenz. Sie sollten geschickt genug sein, um Informationen über Telekommunikationstechnologien zu übertragen und die erforderliche Software zu verwenden.
Bei der Auswahl der elektronischen Kommunikation für den Informationsaustausch sollten Sie sorgfältig überlegen und entscheiden, welche Kommunikationsmethode die beste und effizienteste ist.
In einer Büroumgebung sollten Sie in der Lage sein, Informationen aus elektronischen Quellen zu interpretieren und über gute Paraphrasierungsfähigkeiten zu verfügen.

2.3 Erklären Sie verschiedene Stile und Töne von Sprache und Situationen, wenn sie für schriftliche Kommunikation verwendet werden können

Umgangssprachliches, lässiges und formelles Schreiben sind verschiedene Stile mit ihren eigenen Erwartungen und Ergebnissen. Der Schreibstil, den Sie verwenden, hängt von Ihren Absichten, Ihrem Medium und Ihrem Publikum ab.

Lässige Sprache ist informell und gesprächig. So schreiben Sie in freundlichen Textnachrichten oder Chats. Wahrscheinlich verwenden Sie bei der Arbeit nur mit Bedacht Sprache, insbesondere bei Ihren Vorgesetzten. Lässige Sprache ist die Art und Weise, wie Sie mit Ihren Kollegen sprechen.
Die Umgangssprache ist ähnlich und bezieht sich auf die Sprache, mit der wir mit der Familie und engen Freunden kommunizieren. Umgangssprache umfasst Slang und Dialekt.
Die formale Sprache wird in der Geschäftskommunikation verwendet und wird verwendet, wenn Sie professionell und maßgeblich wirken möchten. Dies hängt auch von den verwendeten Wörtern und dem verwendeten Ton ab. Beim formalen Schreiben sollte Ihre Sprache die richtige Syntax, den richtigen Wortschatz und die richtige Grammatik haben.

2.4 Erläutern Sie die Gründe für die Auswahl und Verwendung einer Sprache, die dem Zweck der schriftlichen Kommunikation entspricht

Kommunikation ist ein Prozess des Austauschs von Informationen, Ideen, Gedanken, Gefühlen und Emotionen durch Sprache, Signale, Schreiben oder Verhalten. Die Sprache, die wir verwenden, sollte leicht verständlich, genau und taktvoll sein.

Jede Art von Nachricht - Beschwerden, Protokolle und Beschwerden, um nur einige zu nennen - erfordert unterschiedliche Taktniveaus.

Versuchen Sie insbesondere beim Schreiben von kritischen Informationen immer, die Organisation oder Gruppe allgemein anzusprechen, anstatt sie persönlich zu gestalten.
Beginnen Sie mit positiven Punkten vor negativen, damit der Empfänger nicht sofort in die Defensive geht.
Erklären Sie die Fakten direkt, anstatt eine vage oder indirekte Sprache zu verwenden.
Vermeiden Sie beim Schreiben die Verwendung von Fett- oder Großbuchstaben. Dies wirkt in der schriftlichen Kommunikation feindlich.

2.5 Beschreiben Sie die Möglichkeiten, schriftliche Informationen so zu organisieren, zu strukturieren und zu präsentieren, dass sie den Anforderungen unterschiedlicher Zielgruppen entsprechen

Beachten Sie beim Organisieren, Strukturieren und Präsentieren schriftlicher Informationen Folgendes:

Bereiten Sie bei einer Präsentation alle erforderlichen Dokumente im Voraus vor. Dies können PowerPoint-Präsentationen (oder eine ähnliche Diashow-Software), Handouts oder ein Skript für Sie selbst sein.
Bewahren Sie die Dokumente in der richtigen Reihenfolge auf, damit die Kommunikation ohne Verwirrung oder Fehler verläuft. Überprüfen Sie die Bestellung im Voraus.
Machen Sie sich beim Präsentieren Ihre Ziele klar. Geben Sie eine Einführung darüber, was Sie präsentieren werden, welche Motive Sie präsentieren, warum die Teilnehmer da sind und warum das Thema wichtig ist.
Präsentieren Sie Ihre Arbeit Schritt für Schritt und verwenden Sie bei Bedarf die richtigen Referenzen.
Erklären Sie abschließend, wie alle Ihre Ziele erreicht wurden.
Nehmen Sie sich Zeit, um Fragen zu beantworten.

2.6 Beschreiben von Möglichkeiten zur Überprüfung der Richtigkeit von Inhalten in schriftlichen Informationen

Jede schriftliche Mitteilung muss korrekt, professionell formatiert und frei von Rechtschreib- oder Grammatikfehlern sein. Überprüfen Sie Folgendes, bevor das Dokument fertiggestellt und an seine Empfänger gesendet wird.

Überprüfen Sie die Punkte auf Genauigkeit

Ungenauigkeiten können Ihren Ruf und den Ihres Unternehmens schädigen. Je nach Problem können die Auswirkungen von peinlich bis katastrophal reichen.
Zu überprüfende Details sind: Daten, Namen, Statistiken, Ereignisse und Zitate.
Wenn Sie sich bei irgendetwas nicht sicher sind, wenden Sie sich an eine sachkundige oder erfahrene Person.

Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik

Die meisten Textverarbeitungs- und E-Mail-Systeme verfügen über eine integrierte Rechtschreibprüfung. Verwenden Sie jedoch Ihr Urteilsvermögen, da diese nicht immer korrekt sind, insbesondere wenn es um die Namen oder den branchenspezifischen Jargon von Personen geht.
Lesen Sie ein Dokument immer zweimal selbst durch, bevor Sie es fertigstellen.
Lassen Sie das Dokument von einer anderen Person lesen und bearbeiten. Ein neues Augenpaar wird Fehler bemerken, die Sie übersehen haben.

Verwenden Sie eine Vorlage

Viele Organisationen haben interne Stile für verschiedene Dokumente. Sie sind alle als Vorlagen verfügbar, in die Sie problemlos Informationen eingeben können.
Wenn die Kommunikation keine vorgeschriebene Vorlage enthält, sollten Sie je nach den Anforderungen Ihrer Organisation oder Abteilung nach dem richtigen Stil suchen. Fragen Sie Ihre Kollegen oder suchen Sie nach ähnlichen Dokumenten, um sich ein Bild vom richtigen Stil zu machen.

2.7 Erläutern Sie den Zweck der genauen Verwendung von Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung

Die richtige Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung sorgen dafür, dass Ihr Leser Ihre Kommunikation leicht lesen kann, was die Kommunikation effizienter macht.
Wenn ein Dokument sachliche Fehler aufweist, neigen die Leser dazu, der gesamten Sache zu misstrauen. Wahrgenommene Unzuverlässigkeit kann sich negativ auf Ihren Ruf und damit auf Ihr Ansehen in Ihrem Unternehmen auswirken.

2.8 Erklären Sie, was unter normalem Englisch zu verstehen ist und warum es verwendet wird

Normales Englisch ist eine Sprache, die Klarheit betont und Fachsprache oder Fachsprache vermeidet. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit Personen außerhalb Ihres Berufs sprechen, die eine technische Sprache benötigen, die in etwas verständlicheres übersetzt wird.

Einfaches Englisch:

Kann verwendet werden, um mit jedem zu kommunizieren, unabhängig von seinen Lesefähigkeiten oder Kenntnissen.
Klar und direkt, ohne etwas Verborgenes, frei von unnötigen Worten oder Ideen.
Frei von Fachjargon oder Slang.

2.9 Erläutern Sie den Zweck des Korrekturlesens und Überprüfens schriftlicher Arbeiten

Sie sollten alle schriftlichen Arbeiten Korrektur lesen. Dafür gibt es einige Gründe:

Grammatisch korrektes Schreiben spiegelt Ihre Professionalität und Sorgfalt sowie die Ihrer Organisation gut wider. Andere werden Sie danach beurteilen, wie gut Ihre schriftlichen Arbeiten aussehen.
Gut geschriebene Prosa ist für Ihren Leser weniger zeitaufwändig als fehlerbehafteter Text, wodurch die schriftliche Kommunikation effizienter wird.

Alle schriftlichen Arbeiten, von E-Mails über Sitzungsprotokolle bis hin zu formellen Berichten, sollten auf Fehler korrigiert werden.

2.10 Erläutern Sie den Zweck der Anerkennung wichtiger und dringender Arbeiten

In unserer täglichen Arbeit haben wir eine Mischung aus Aufgaben, einige wichtige, einige dringende und einige von niedriger Priorität. Alle Aufgaben haben Fristen, die eingehalten werden müssen. Wichtigkeit und Dringlichkeit sind jedoch zwei verschiedene Dinge. Einige Aufgaben können beides sein, aber erkennen, welche Aufgaben es sind