Nvq Level 3: Verwenden von Tagebuchsystemen (Zweck, Typen und mehr)

Überprüfen Sie die Verwendung von Tagebuchsystemen in der Unternehmensverwaltung, einschließlich der verfügbaren Tagebuchtypen, der Informationen, die enthalten sein sollten, und der sicheren Speicherung der Einträge.

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Einführung in diese Einheit

Dies ist eine optionale Einheit der Gruppe B auf Stufe 2 mit insgesamt 3 Credits. Nach Abschluss dieser Einheit verfügt der Kandidat über gute Kenntnisse über den Zweck von Tagebuchsystemen, deren Verwendung und warum. Sie wissen, welche Informationen für die Führung eines Tagebuchs erforderlich sind und warum, und sie wissen, wie und warum Tagebucheinträge klar und genau vorgenommen werden.

Die Kandidaten kennen den Zweck von Änderungen und wissen, wie sie priorisiert und kommuniziert werden können, und verstehen die Notwendigkeit, sie zu kommunizieren. Die Kandidaten wissen auch, wie sie Probleme in Tagebucheinträgen melden und lösen und wie sie sicher gespeichert werden können, da sie vertrauliche und vertrauliche Informationen enthalten können. Das Teilen von Tagebüchern wird ebenfalls behandelt, einschließlich der Ebenen des Teilens, der Rechte jeder Person für das Tagebuch und wie vertrauliche und private Termine von allen Benutzern ferngehalten werden können.

Ich habe auch eine persönliche Erklärung beigefügt.

1.1 Was ist der Zweck eines Tagebuchsystems?

Zeit ist sehr wichtig und kann durch Pflege eines Tagebuchsystems auf sehr effiziente Weise genutzt werden. Die effiziente Planung und Organisation Ihrer eigenen Zeit und der anderer Personen ist daher eine der wichtigsten Aktivitäten, an denen Sie teilnehmen können.

Das Tagebuch ist eine der wichtigsten Ressourcen im Büro, ohne die keiner von uns wissen würde, wo wir sein sollten oder was wir zu einem bestimmten Zeitpunkt tun sollten.

Das Tagebuch kann manuell oder elektronisch geführt werden.

1.2 Beschreiben Sie die verschiedenen Arten von Tagebuchsystemen.

Tagebuchsysteme können grundsätzlich in zwei Typen unterteilt werden:

Manuelle Systeme

Die gebräuchlichste Art von manuellem Tagebuchsystem, das in Büros verwendet wird

ist das gebundene Buch, in dem Termine aufgezeichnet werden.

Dies können sein:

• Ein Tag pro Seite
• Zwei Tage pro Seite
• Eine Woche zu sehen
• Zwei Wochen zu sehen

Bei der Auswahl der am besten geeigneten Art von manuellem Tagebuch müssen Sie berücksichtigen, wie viele Einträge Sie wahrscheinlich an einem Tag vornehmen werden.

Eine Alternative zu einem gebundenen Buch ist ein Loseblattsystem, das oft als Zeitmanager bezeichnet wird. Dies hat den Vorteil, dass der Tagebuchabschnitt durchgehend ist. Im Laufe der Jahre werden einfach neue Seiten hinzugefügt, sodass gegen Ende eines jeden Jahres kein neues Tagebuch erstellt werden muss.

Ein anderes, völlig anderes manuelles System ist der Wandplaner. Hierbei handelt es sich normalerweise um laminierte Diagramme, die einen Platz pro Tag für das gesamte Jahr haben.

Elektronische Systeme

Elektronische Tagebücher können auf einem PC, einem Laptop, einem Palmtop oder einem elektronischen Organizer geführt werden. Sie haben eine Reihe von Vorteilen gegenüber manuellen Systemen:

• Hervorheben potenzieller Konflikte zwischen Terminen
• Teilnahme an regulären Veranstaltungen nur einmal
• Es wird weniger Papier verwendet.
• Passwortschutz.
• Mehrfachzugriff ist verfügbar.
• Bildschirmerinnerung an Termine.
• Datenbankkompatibilität.
• Elektronischer Kontakt.

Es ist wichtig, die Auswirkungen von Änderungen an Einträgen zu überprüfen.

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1.3 Warum sollten Sie relevante Informationen zu angeforderten Tagebucheinträgen und Änderungen erhalten?

Änderungswünsche scheinen relativ gering zu sein, können jedoch Auswirkungen haben, die erhebliche Auswirkungen haben können. Eine Verzögerung eines Termins kann dazu führen, dass die Person, die an der Besprechung teilnimmt, zu spät zu anderen Besprechungen kommt oder sogar nicht daran teilnehmen kann, die später am Tag vereinbart wurden. Es ist daher wichtig, die Auswirkungen einer angeforderten Änderung zu überprüfen, bevor Sie ihr zustimmen.

Alle relevanten Informationen müssen eingeholt werden, da Sie sicherstellen müssen, dass jeder, der an der Besprechung oder einem Termin teilnimmt, bequem ist und alle Details erhält, damit zu keinem Zeitpunkt ein Fehler auftritt.

2.1 Welche Informationen werden benötigt, um Tagebucheinträge zu machen?

Informationen wie Uhrzeit, Dauer, Datum, Veranstaltungsort, Teilnehmer, Vorsitzender und Besucher müssen Tagebucheinträge vornehmen.

2.2 / 3 Warum sollten Sie Anfragen priorisieren und wie machen Sie das?

Es ist wichtig, dass Sie Maßnahmen priorisieren, die Sie ergreifen müssen, wenn mehrere Anfragen oder Änderungen an Vereinbarungen gleichzeitig eingehen. Offensichtlich werden die Änderungen wahrscheinlich am besten in chronologischer Reihenfolge behandelt. Außerdem müssen alle an dem Meeting Beteiligten kontaktiert werden und sicherstellen, dass es für alle bequem ist, bevor Anfragen oder Änderungen bestätigt werden. Änderungen, die sich auf Termine an dem Tag auswirken, an dem Sie die Änderungen erhalten, müssen behandelt werden, bevor in Zukunft Änderungen an Terminen oder Besprechungen vorgenommen werden.

Ein Beispiel für Tagebuchsoftware.

2.4 Warum sollten Sie versuchen, die Bedürfnisse aller Beteiligten in Einklang zu bringen?

Jeder Person, die an dem Termin oder der Besprechung beteiligt ist, muss ausreichend Zeit für Planung, Reisen und andere Bedürfnisse eingeräumt werden, damit die Besprechung für niemanden reibungslos verläuft. Damit ein Meeting erfolgreich ist, müssen alle Beteiligten anwesend sein und ausreichend Vorbereitungszeit haben.

2.5 Warum sollten Sie den Betroffenen Änderungen mitteilen?

Änderungen müssen rechtzeitig mitgeteilt werden. Wenn Sie für die Tagebücher anderer Personen verantwortlich sind, ist es wichtig, dass Sie diese Änderungen rechtzeitig mitteilen, damit sie sich auf Besprechungen oder Reisen vorbereiten können. Es ist auch wichtig, genügend Zeit am Tag zu lassen, damit sie sich mit Routineangelegenheiten befassen können, und bei Bedarf ausreichend Zeit zwischen den Terminen.

Andere, die von den Änderungen betroffen sind, haben auch andere Termine in ihren Tagebüchern. Es ist wichtig, dass Sie ihnen nicht den Eindruck vermitteln, dass Änderungen entweder leichtfertig oder umgekehrt vorgenommen werden, weil etwas Wichtigeres aufgetaucht ist.

Elektronische Tagebuchsysteme können Änderungen automatisch an die Beteiligten übermitteln, deren Systeme mit Ihren vernetzt sind. Sie müssen sich jedoch mit allen anderen Betroffenen in Verbindung setzen. Je nach Zeitrahmen kann dies per Telefon, E-Mail, Fax, Brief oder mündlich erfolgen.

Ein Beispiel für ein manuelles Tagebuch.

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2.6 Warum sollten Sie ein Tagebuchsystem auf dem neuesten Stand halten?

Es ist äußerst wichtig, das Tagebuch auf dem neuesten Stand zu halten, wenn Änderungen vereinbart wurden. Sie müssen sicherstellen, dass Sie alle abgesagten Termine gelöscht haben. Es ist sowohl ärgerlich als auch peinlich, zu einem Termin zu kommen, nur um zu erfahren, dass er abgesagt wurde, und es ist Zeitverschwendung.

Ein Tagebuch, das nicht vollständig auf dem neuesten Stand gehalten wird, wird allerlei Verwirrung stiften. Dadurch verlieren die Menschen das Vertrauen und es wird Zeitverschwendung.

Bei der Übermittlung von Änderungen von Vereinbarungen können Sicherheits- und Vertraulichkeitsfragen auftreten. Möglicherweise finden Verhandlungen statt, die sich auf die Zukunft der Organisation auswirken könnten. Wenn Ihnen dies aufgrund der Organisation von Besprechungen bekannt ist, ist es wichtig, dass Sie diese Informationen nicht zur Verfügung stellen.

Man kann sagen, dass die Effizienz der gesamten Organisation von der korrekten Wartung der verwendeten Tagebuchsysteme abhängt. Obwohl es auf den ersten Blick eine sehr untergeordnete Rolle zu sein scheint, wäre es sehr schwierig, wenn sich jeder Mitarbeiter daran erinnern müsste, welche Termine er hatte und wo er zu einem bestimmten Zeitpunkt sein sollte.

2.7 Beschreiben Sie die verschiedenen Arten von Problemen, die auftreten können, wenn neue Anforderungen gestellt werden, und Lösungen für diese Probleme.

Neue Anfragen in einem Tagebuchsystem können für ein Meeting oder einen Termin oder für eine Zimmerbuchung oder für eine Änderung einer bestehenden Buchung gestellt werden. Die Anfragen hängen von den Rollen ab, in die der Tagebuchinhaber involviert ist. Wenn Anfragen gestellt werden, hat der Anforderer möglicherweise das Tagebuchsystem nach verfügbaren Zeitnischen oder freien Zeiten durchsucht oder nicht. Dies kann daran liegen, dass er keinen Zugriff auf die erforderlichen Informationen hat. Wenn eine neue Anfrage gestellt wird, können die folgenden Probleme auftreten

• Auswirkungen auf vorhandene Anforderungen - Diese können auf den folgenden Faktoren wie Überlappung und Duplizierung beruhen
• Überlappung mehrerer Anfragen - Es muss darauf geachtet werden, dass sich Anfragen nicht überschneiden, da dies zu Chaos führen und verhindern kann, dass Personen an Besprechungen oder Terminen teilnehmen.
• Doppel- oder Doppelbuchungen - ein häufiger Fehler, der auftritt, wenn das Tagebuch von mehreren Personen bearbeitet wird und die Kommunikation schlecht ist
• Keine Kommunikation von Anfragen oder Änderung von Anfragen - schlechte Kommunikation schlägt im gesamten System fehl
• Anfragen nicht bestätigen - Anfragen müssen bestätigt werden, sonst ist man sich nicht sicher, ob die Anfrage weitergeht. Manchmal führt dies dazu, dass die Slots frei bleiben und die Bedürftigen warten müssen
• Die Anfragen werden nicht aufgezeichnet. Dies wird als frei angezeigt, wenn tatsächlich eine Anfrage vorliegt
• Priorisieren von Anforderungen - Anfordern einer Neuplanung von Anforderungen, wenn einige Anforderungen mit hoher Priorität / Notfall / Dringlichkeit eingehen
• Aktualisieren der Anfragen - um Missverständnisse und Fehlinformationen zu vermeiden
• Datenschutz
• Sicherheit

Lösungen

Die Lösungen für diese Probleme sind:

• Gründliche Kenntnisse über Tagebuchsysteme, deren Verwendung, Planung und Koordination von Anfragen, um Doppelarbeit und Überschneidungen zu vermeiden
• Kenntnisse über das Erhalten relevanter Informationen zu einer Anfrage und die Arten der erforderlichen Informationen
• Priorisierung von Anforderungen nach Bedarf und Dringlichkeit und Aufzeichnung im richtigen Format sowie Zugriff auf das erforderliche Personal
• Kommunikation ist ein weiterer wichtiger Aspekt, der, wenn er nicht verwendet wird, den Betrieb der Organisation beeinträchtigt
• Durch das Aktualisieren werden Enttäuschungen und Fehler in vielerlei Hinsicht vermieden
• Befolgen Sie die Richtlinien und Verfahren der Organisation in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit.
• Verwenden des protokollierten Dateisystems, damit niemand auf Dateien zugreifen kann, ohne dass diese im System protokolliert werden

Teilen Sie Ihren Kalender

2.8 Erläutern Sie den Zweck der Einhaltung von Sicherheits- und Vertraulichkeitsverfahren bei Verwendung eines Tagebuchsystems.

Ein Tagebuch kann für verschiedene Zwecke verwendet werden. Man bucht persönliche oder vertrauliche Termine, Termine für Besprechungen, Diskussionen und andere Informationen in seinem Tagebuch. Es kann auch Einträge zu vertraulichen Informationen anderer Personen geben, die sensibel und persönlich sind. Daher muss jeder Tagebucheintrag Einstellungen wie "privat" für private Informationen enthalten und sicherstellen, dass nur geeignete Personen die vorgenommenen Einträge sehen, da sonst ein Verstoß gegen die Vertraulichkeit vorliegt. Wir möchten nicht, dass jemand unsere oder die vertraulichen Informationen anderer sieht. Beispiele sind ein arbeitsmedizinischer Termin, eine formelle Überprüfung, ein Disziplinar-Meeting, ein Rehabilitations- oder Schutz-Meeting usw. Der Zugang zu Informationen durch Personen muss also aufrechterhalten und überwacht werden.

Wenn der Kalender oder das Tagebuch in Bezug auf Sicherheitsprobleme nicht geschützt war, hat jeder Zugriff auf Informationen im Tagebuch und kann sogar wichtige Informationen bearbeiten oder löschen. Wenn Personen Zugriff auf Kalender erhalten, erhalten sie bestimmte Berechtigungsstufen, wenn sie Zugriffsrechte und Bearbeitungsrechte berücksichtigen. Außerdem sollte das Tagebuch nur für Personen geöffnet sein, die diese bestimmten Informationen benötigen, und für alle anderen geschlossen sein.

Damit die Organisation oder Abteilung ordnungsgemäß funktioniert und funktioniert, müssen Vertraulichkeits- und Sicherheitsverfahren befolgt werden.

Viel Glück beim Studium

Ich hoffe, das hat Ihnen von Nutzen gewesen. Bitte zögern Sie nicht, Ihre Kommentare oder Ihr Feedback zu hinterlassen. Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe und Rat benötigen, können Sie sich gerne an mich wenden. Dankeschön.