Office-E-Mail-Etikette für Manager

Das Versenden einer E-Mail an einen Mitarbeiter von zu Hause aus spät in der Nacht sollte nur in extremen Notfällen erfolgen. Meistens ist es besser, wenn Sie darauf schlafen und Ihre E-Mails am nächsten Tag bei der Arbeit verfassen, wenn Ihre Meinung klar ist.

Was ist besser: E-Mail oder persönliche Kommunikation?

Manager verlassen sich häufig auf E-Mails, um wichtige Informationen schnell an ihre Mitarbeiter zu übermitteln. Wenn sie jedoch nicht umsichtig eingesetzt werden, können Manager, die sich zu sehr auf E-Mails verlassen, wenn sie persönliche Gespräche mit ihren Mitarbeitern führen sollten, mehr schaden als nützen. Befolgen Sie diese einfachen Tipps, um häufige E-Mail-Fallstricke zu vermeiden, die Ihre Autorität untergraben und Ihre Mitarbeiter entfremden.

7 Häufige E-Mail-Fehler, die Manager machen

In den meisten Büros ist E-Mail die dominierende Methode für die Kommunikation zwischen den Büros, wenn keine persönlichen Besprechungen möglich sind. Es gibt jedoch Situationen, in denen die Verwendung der E-Mail-Kommunikation zwischen einem Manager und einem Untergebenen unangemessen ist.

Hier sind einige häufige E-Mail-Fehler, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie gute Beziehungen zu Ihren Mitarbeitern pflegen möchten.

Verstecken Sie sich hinter Ihrem Computer, um Konflikte bei der Arbeit zu vermeiden?

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1. Verwenden Sie E-Mail nicht, um jemandem auszuweichen.

Verwenden Sie E-Mails niemals für Disziplinarmaßnahmen, Leistungsüberprüfungen oder andere sensible Themen. Die Kommunikation von schlechten Nachrichten per E-Mail untergräbt Ihre Glaubwürdigkeit als Führungskraft. Sie möchten, dass die Mitarbeiter wissen, dass Sie sich darauf verlassen können, dass Sie schwierige Probleme persönlich lösen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern den Respekt, den sie verdienen, auch wenn Sie sie disziplinieren, und treffen Sie sich persönlich.

Wenn Sie als Manager eine verwirrende E-Mail-Nachricht von Ihrem Untergebenen erhalten, anstatt zu antworten, indem Sie eine weitere E-Mail senden, nehmen Sie den Hörer oder die Gegensprechanlage ab und bitten Sie Ihren Untergebenen, seine E-Mail-Adresse persönlich zu klären. Wenn E-Mail-Nachrichten Ihre Kommunikationsziele nicht erfüllen, liegt es in Ihrer Verantwortung als Manager, den Kreislauf der zirkulären E-Mails zu stoppen und eine klare Kommunikation zu beginnen.

Bevor Sie eine E-Mail an Ihren Kollegen senden, der zwei Schreibtische entfernt ist, fragen Sie sich, ob ein persönliches Gespräch angemessener wäre.

2. Unterschätzen Sie nicht die Beständigkeit von E-Mails.

Vergessen Sie nicht, dass alles, was Sie in eine E-Mail schreiben, eine permanente Aufzeichnung Ihrer Kommunikation mit Datums- und Zeitstempel wird. Alles, was Sie in eine E-Mail schreiben, kann vor Gericht für Kündigungsklagen verwendet werden. E-Mails lassen sich außerhalb des Büros viel einfacher ausgraben, ausdrucken und / oder weiterleiten als herkömmliche Papiernotizen.

Wenn Sie verärgert sind, machen Sie eine Pause und beruhigen Sie sich, bevor Sie eine E-Mail an einen Mitarbeiter senden. Sobald eine verärgerte E-Mail gesendet wurde, kann sie nicht mehr zurückgenommen werden. Wählen Sie Ihre Worte daher sorgfältig aus.

3. Verwenden Sie in einer E-Mail keine passive aggressive Sprache.

Wenn Sie das Gefühl haben, bei einem kürzlich abgehaltenen Meeting stark auf eine E-Mail, einen Anruf oder eine Diskussion zu reagieren, bleiben Sie einige Minuten bei Ihren Gefühlen. Entscheiden Sie dann, ob das Schreiben und Senden einer E-Mail die am besten geeignete Antwort ist. (Wenn Emotionen aufgeladen sind, ist dies normalerweise nicht der Fall.)

Wenn Sie auf eine schwierige Situation per E-Mail antworten müssen, achten Sie auf den von Ihnen verwendeten Ton. Behandeln Sie Ihre E-Mail-Kommunikation wie ein Memo. Vermeiden Sie um jeden Preis Flammen, passiv-aggressive Sprache und Sarkasmus, es sei denn, Sie möchten Ihre Mitarbeiter stark demoralisieren und später unüberwindbare Kommunikationsbarrieren schaffen.

Um die Verwendung einer passiv aggressiven Sprache in Ihrer E-Mail zu vermeiden und die Empfänglichkeit nach dem Senden Ihrer Nachricht zu verbessern, geben Sie Ihre Gefühle gleich zu Beginn der Nachricht so positiv wie möglich an. Effektive Manager wissen, dass positive Verstärkung genauso wichtig ist wie konstruktive Kritik. Wenn diese positive Verstärkung jedoch zu vage ist oder am Ende der E-Mail-Nachricht vergraben ist, kann es sein, dass Ihr Mitarbeiter sie nicht „hört“.

4. Schließen Sie nicht (CC) zu viele Personen ein.

Bringen Sie keine anderen Personen in ein E-Mail-Gespräch ein, ohne vorher die Erlaubnis der ursprünglichen Teilnehmer einzuholen. Wenn Sie ein hin und her gehendes E-Mail-Gespräch mit einem anderen Mitarbeiter führen, aber irgendwo im laufenden Thread, denken Sie, dass möglicherweise eine andere Person involviert sein muss, bevor Sie sie nur CC'ing, lassen Sie die Person, mit der Sie zuvor kommuniziert haben, wissen Sie senden die Nachricht. Stellen Sie sicher, dass Sie erklären, warum Sie diese Person zur Diskussion einladen möchten, und klar machen, was Sie sagen möchten. Zum Beispiel könnten Sie etwas schreiben wie: "Ich denke wirklich, dass Jane uns helfen kann, Lösungen für Problem X zu finden . Sie arbeitet jetzt seit 10 Jahren in der XYZ-Abteilung und ich möchte ihre Erkenntnisse erhalten.Kann ich ihr eine Kopie dieses E-Mail-Threads weiterleiten und sie nach ABC fragen ? ? "

5. Verwenden Sie BCC vorsichtig.

Die BCC-Funktion (Blind Carbon Copy) sollte verwendet werden, um die E-Mail-Adressen anderer Personen in einer Gruppen-E-Mail vertraulich zu behandeln. Es sollte nicht verwendet werden, um eine private E-Mail-Konversation ohne Wissen der anderen Partei heimlich an eine andere Person zu senden. Wenn Sie keinen berechtigten Grund haben (dh die Sicherheit einer Person ist gefährdet, wenn Sie keine BCC-Nachricht senden), weil Sie nicht transparent darüber sind, wohin Sie eine Nachricht senden, ist die Verwendung der BCC-Funktion so etwas wie ein Flüstern hinter dem Rücken einer Person bei der Arbeit. Es ist unhöflich und unprofessionell. In einigen Fällen kann das Weiterleiten oder Kopieren einer Nachricht an unbeabsichtigte Empfänger zu rechtlichen Problemen führen.

6. Vergiss nicht fair zu sein.

Effektive Manager streben immer danach, fair zu sein: Wenn Sie ein Manager sind, der sich um einen fairen, einfühlsamen und dennoch festen Umgang mit Ihren Mitarbeitern kümmert, werden Sie feststellen, dass E-Mail-Nachrichten nicht immer der beste Weg sind, um Ihre Mitarbeiter zu erreichen.

Lee Iacocca hat diesen Rat, um anderen Feedback zu geben:

Dies ist eine angemessene und zeitnahe Beratung für die Kommunikation mit Mitarbeitern per E-Mail.

7. Achten Sie auf Ihre Sprache.

Wenn Sie ein effektiver Leiter und Kommunikator sein möchten, achten Sie genau auf die Sprache, die Sie beim E-Mail-Versand an Ihre Mitarbeiter verwenden. Es gibt einige Sätze, die Ihre Botschaft untergraben und die Zeit Ihres Lesers verschwenden können. Die Sätze wurden in einer praktischen Infografik auf Inc.com veröffentlicht: 21 Sätze, die Sie niemals in eine E-Mail aufnehmen sollten.

"Kann ich eine Frage stellen?" Gehen Sie einfach voran und stellen Sie die Frage. Stellen Sie keine Erlaubnis ein, um Ihre Anfrage zu stellen. Wenn Sie den Satz "Kann ich Ihnen eine Frage stellen?" Verwenden. Wenn Sie ein heikles Thema ansprechen möchten, ist dies ein Zeichen dafür, dass Ihre Frage für eine E-Mail viel zu persönlich ist. Wenn Sie die persönliche Frage stellen müssen, tun Sie dies von Angesicht zu Angesicht und nicht per E-Mail, wenn Ihr Empfänger berechtigte Bedenken hat Was mit ihrer Antwort passieren könnte, wird per E-Mail geteilt.
"Das trifft vielleicht nicht auf Sie zu?" Warum schickst du es mir? Der Leser mag sich fragen.
"Ist das sinnvoll?" Wenn Sie nicht sicher sind, ob das, was Sie in einer E-Mail an die Mitarbeiter geschrieben haben, verstanden wird, ist dies ein Zeichen dafür, dass Sie Ihre E-Mail neu schreiben müssen, bis Sie sicher sind, dass das, was Sie sagen, klar und direkt ist.