Aufnahmetipps für die Steuersaison

Diese Tipps helfen Ihnen, die Steuersaison ohne die üblichen Schmerzen zu überstehen.

Olga DeLawrence

Das Jahresende ist voll und oft stressig. Immerhin haben wir zwei Ferien hintereinander, die Zeit, Geld und Vorbereitung erfordern. Hinzu kommt, dass bis zum 31. Dezember ^st, dann ist es mit dem alten und innen mit dem neuen. Oh, ich spreche nicht davon, deine Schränke oder den Schuppen aufzuräumen. Nein, ich spreche über Finanzunterlagen, Akten, Quittungen und darüber, wie Sie Ihre Enten hintereinander Uncle Sam präsentieren können.

Entmutigend, nicht wahr?

Nun, das muss nicht sein. Befolgen Sie diese Tipps und das Aufräumen zum Jahresende ist ein Kinderspiel. Sammeln Sie also Ihre Unterlagen, um Ihre jährliche Steuererklärung einzureichen.

Diese Tipps sollen denjenigen von uns das Leben erleichtern, die von zu Hause aus als Unternehmer oder Solopreneure arbeiten. Herr weiß, wir sind so beschäftigt, wie es ist. Warum also nicht Ihre Unterlagen organisieren? Das spart Zeit und viel Stress. Vertrau mir!

Halten Sie die Dateien des aktuellen Jahres immer griffbereit

Foto von Shauna L Bowling

Organisieren Sie Ihre physischen Dateien

Viele von uns ziehen es immer noch vor, ihre Rechnungen per Post zu erhalten und per Scheck zu bezahlen. Weisen Sie eine Schublade in Ihrem Schreibtisch oder ein tragbares Dateisystem zu, um die Quittungen des laufenden Jahres aufzunehmen. Erstellen Sie für jeden Gläubiger einen Ordner und kennzeichnen Sie ihn auf der Registerkarte mit dem aktuellen Jahr. Es ist auch eine gute Idee, einen Ordner für medizinische Ausgaben zu haben, da Sie in Ihrer Steuererklärung nach diesen Informationen gefragt werden.

Erstellen Sie gegebenenfalls auch einen Ordner für das aktuelle Jahr für Ihre Geschäftsausgaben. Legen Sie alle Ihre Belege in den Ordner, nachdem Sie die Ausgaben erfasst haben. Wenn Ihre Belege mit einer Bank- oder Kreditkartenabrechnung übereinstimmen, erstellen Sie eine Kopie, die Sie in Ihrem Geschäftsordner ablegen können. (Weitere Informationen zur Erfassung geschäftlicher Ausgaben finden Sie weiter unten in diesem Beitrag.)

Wenn Sie ein Ablagesystem für Papiere wie Heiratsurkunden, Versicherungspolicen, Garantien, Fahrzeugtitel, Steuererklärungen usw. haben (und Sie sollten!), Ist das Jahresende die Zeit, es zu bereinigen. Durchsuchen Sie jeden Ordner und werfen Sie alles weg, was abgelaufen ist oder nicht mehr für Ihren Haushalt gilt.

Sie sollten Kontoauszüge, bezahlte Rechnungen und dergleichen drei Jahre lang aufbewahren. Bewahren Sie sie mit den Dateien, die Sie langfristig aufbewahren, im Schrank auf. Der IRS hat nur drei Jahre Zeit, um eine Rücksendung zu prüfen. Alles, was älter ist, können Sie an Datei 13 senden, einschließlich aller Sicherungen.

Zerkleinern Sie alle wegwerfbaren Dokumente und legen Sie sie auf Ihren Komposthaufen oder verwenden Sie sie als Anzünder für den Kamin.

Nachdem Sie Ihre physischen Dateien organisiert haben, ist es an der Zeit, ein Aufzeichnungssystem einzurichten, das Sie regelmäßig warten. Hier kommt die Aufrechterhaltung Ihrer geistigen Gesundheit ins Spiel.

Tabellenkalkulationen sind deine Freunde

Jetzt geh nicht alle Trottel auf mich. Selbst wenn ich keinen buchhalterischen Hintergrund hätte, würde ich sie trotzdem verwenden. Sie sind der einfachste Weg, Aufzeichnungen zu führen und die Informationen auf einen Blick zur Verfügung zu haben. Das Einfügen von Formeln in Excel zu lernen ist nicht schwer. Und wenn Sie kein Band (auf dem Taschenrechner) laufen lassen müssen, ist die Steuerzeit eine enorme Zeitersparnis.

Für diejenigen unter Ihnen, die mit Excel nicht vertraut sind, finden Sie hier ein grundlegendes Tutorial, das Sie durch das Einrichten einer Tabellenkalkulation und das Formatieren von Formeln führt:

Kopieren und Einfügen in Excel

Denken Sie immer daran, alle Daten mit Ausnahme der Formeln zu löschen. Auf diese Weise werden die Berechnungen automatisch ausgeführt, wenn Sie neue Daten hinzufügen.

Wie Sie auf dem Foto unten sehen können, habe ich alle Daten gelöscht, aber die Formeln warten immer noch darauf, für mich zur Arbeit zu gehen!

Empfohlene Tabellenkalkulationen zur Verfolgung der Geschäftstätigkeit

Ich habe mehrere Tabellen, die ich für mein Unternehmen geführt habe und die ich immer noch für meine persönliche Steuererklärung pflege. Im Folgenden empfehle ich Ihnen, Ihre Arbeit in der Steuerzeit zu vereinfachen. Diese Art der Aufzeichnung ist auch dann hilfreich, wenn Sie einem Unternehmen, das diese anfordert, Finanzinformationen zur Verfügung stellen müssen. Auf Knopfdruck können Sie diese Tabellen anhängen oder in PDFs konvertieren und per E-Mail an die anfordernden Entitäten senden

Verfolgen Sie Ihre Einnahmen nach Kunden

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Freiberufliche Einnahmen

Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe und nennen Sie sie Freelance Earnings oder was auch immer Ihr Boot schwimmt. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie sich daran erinnern, wenn Sie danach suchen müssen.

Fügen Sie Ihren Namen, Ihren Firmennamen, den Namen der Arbeitsmappe und das Jahr hinzu, zu dem sie gehört. (Siehe Foto).

In meiner Arbeitsmappe für freiberufliche Einnahmen habe ich Arbeitsblätter hinzugefügt, die sich auf mein Unternehmen beziehen. Sie sind wie folgt:

1. Ergebnis 2015
2. Ausgaben 2015
3. Kilometerstand 2015
4. Gemeinkosten 2015

Hinweis: Ich habe mein freiberufliches Unternehmen im Jahr 2015 geschlossen, aber die Informationen in diesem Artikel sind immergrün.

Auf der Registerkarte "Einnahmen" habe ich die Spalten folgendermaßen benannt:

• Spalte A - Projektname
• Spalte B - Rechnungsdatum
• Spalte C - Rechnungsnummer
• Die Spalten D bis M sind jeweils einer Einkommensquelle (Kunde) zugeordnet.
• Spalte N - Zwischensumme (die Summe aller Zahlen in der Zeile)
• Spalte O - Gesamt (dies ist tatsächlich redundant)
• Spalte P - Datum der Zahlung
• Spalte Q - Weniger Gebühren (manchmal bewertet PayPal die Gebühren für nicht verifizierte Zahler)
• Spalte R - Bezahlter Betrag (das an mich gezahlte Netto)
• Spalte S - Saldo (unbezahlter Saldo)
• Spalte T - Monatliche Gesamtsumme (dies erfordert eine separate Formel, die abhängig von der Anzahl der Eintragszeilen in einem Monat variiert.)

Am Ende der Tabelle habe ich Formeln für jede Spalte. So weiß ich auf einen Blick, wie viel ich von jedem Kunden verdient habe. Dies ist praktisch, wenn Sie Ihren Kundenstamm neu bewerten. Es ist auch zum Jahresende hilfreich; Sie wissen, von welchen Kunden Sie einen 1099 erwarten können (alles über 600 US-Dollar).

Dann läuft eine Formel, die mir eine Gesamtsumme gibt. Es sollte mit den Summen in den Spalten Q, R, S und T übereinstimmen. Dies wird als "Beweis" bezeichnet. Wenn die Summen nicht überprüft werden, liegt irgendwo ein Fehler vor.

An dieser Stelle möchte ich einwerfen. Wenn sich einer meiner Leser mit dem Einrichten von Tabellenkalkulationen überfordert fühlt, mache ich das gerne für Sie. Dann müssen Sie nur noch die Informationen eingeben, sobald sie auftreten. Schicken Sie mir eine E-Mail über die Bravewarrior-Profilseite (siehe unter "Fanpost").

Verfolgen Sie Ihre Geschäftsausgaben

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Kosten

Als Nächstes wechseln wir zum Arbeitsblatt "Ausgaben". Hier verfolgen Sie alle Ihre geschäftlichen Ausgaben. Ich habe dieses etwas anders eingerichtet. Die ersten drei Spalten sind Datum, Zahlungsempfänger und Gesamt. Die vierte Spalte bleibt leer, um die Gesamtsumme anzuzeigen, ohne zur letzten Spalte wechseln zu müssen. Sie werden sehen, warum ich es so eingerichtet habe, wenn Sie die von mir benannten Spalten sehen. Denken Sie daran, alle steuerlich absetzbaren Betriebskosten einzubeziehen, die auch als Geschäftskosten bezeichnet werden (außerhalb der Gemeinkosten - wir werden uns später darum kümmern).

Folgendes sollten Sie in Ihre Tabelle aufnehmen:

• Büromaterial - Papier, Tinte, Toner, Stifte, Bleistifte usw.
• Software
• Hardware - CRTs, Monitore, Laptops, Lautsprecher, Drucker usw.
• Schulung - Alle Seminare, an denen Sie teilnehmen, oder Online-Schulungen, für die Sie eine Gebühr zahlen
• Reparatur- und Wartungsausrüstung (R & M) - Computerreparaturen usw.
• Werbung / Marketing - Dies beinhaltet nicht die Kilometerleistung, sondern die tatsächlichen Kosten für die Bekanntmachung Ihres Namens. Dies können Aufkleber für Ihr Fahrzeug, Visitenkarten, Druckkosten usw. sein.
• Lizenzen / Steuern - Hier gelten Ihre Berufslizenz und Gebühren für die Registrierung Ihres Firmennamens. In dieser Spalte liste ich auch meinen jährlichen Domainnamen und meine Website-Gebühren auf.
• Versicherung - Wenn Sie nur für Ihr Unternehmen eine separate Versicherung haben, z. B. Berufshaftpflicht
• Wettbewerbsgebühren
• Gebühren (andere) - Dies sind Bankgebühren, PayPal-Gebühren und alle anderen Gebühren, die Sie absorbieren, um bezahlt zu werden.
• Porto
• Unterhaltung - Wenn Sie einen Kunden zum Mittag- oder Abendessen mitnehmen, schreiben Sie unbedingt den Namen des Kunden und die auf der Quittung besprochenen Informationen, da Sie ihn sonst nicht abschreiben können.
• Reisen - wieder beinhaltet dies nicht die Kilometerleistung; Das ist eine separate Berechnung. Dies würde Flugkosten, Hotelaufenthalte, Mietwagen usw. einschließen, sofern diese geschäftsbezogen sind.

Sie möchten, dass die Summe in jeder Spalte (vertikal) nach unten läuft, um die Zeilensummen (horizontal) zu "prüfen".

Die Registerkarte Kilometerstand ist ziemlich einfach. Im Grunde sieht es so aus:

Protokollieren Sie Ihren Kilometerstand

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Wenn Sie zu einem Networking-Event, der Post oder dem Bürobedarfsgeschäft fahren, um sich mit einem Kunden zu treffen oder einen Kunden vor Ort zu unterhalten, können Sie Ihre Meilen abziehen. Das IRS veröffentlicht jedes Jahr einen anderen Satz. Ihre Steuersoftware oder Ihr Buchhalter führt die korrekte Berechnung durch, sobald Sie den Gesamtkilometerstand angegeben haben. Parkgebühren und Mautgebühren sind ebenfalls abzugsfähig. Bewahren Sie die Belege auf und protokollieren Sie sie. Normalerweise behalte ich eine separate Spalte in der Meilentabelle, um das Parken und die Mautgebühren zu verfolgen (ein Beispiel finden Sie im Blatt mit den medizinischen Ausgaben weiter unten in diesem Beitrag).

Hinweis: Wenn Sie ein Fahrzeug nur zu Arbeitszwecken verwenden, können Sie Gas und Öl, Reparaturen und Wartung des Fahrzeugs in den Bereich Betriebskosten aufnehmen. Sie können jedoch keine Kilometer abschreiben, wenn Sie dies tun. Außerdem sollten Sie das Fahrzeug (abhängig von seinem Alter) amortisieren, wenn es sich tatsächlich um ein Firmenfahrzeug handelt.

Gemeinkosten

Weiter zu den Gemeinkosten:

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten und ein eigenes Büro haben (ich habe mein drittes Schlafzimmer in ein Büro umgewandelt), können Sie einen Teil Ihrer Gemeinkosten abziehen. Die Berechnungen basieren auf der Fläche Ihres Büros geteilt durch die Gesamtfläche Ihres Hauses. Ihre Steuersoftware berechnet anhand der von Ihnen angegebenen Quadratmeterzahl.

Dies sind die Elemente, die Sie monatlich aufzeichnen sollten

• Hypothekenzahlung - Wenn Ihre Steuern und Versicherungen in der Zahlung enthalten sind, müssen Sie das Prinzip bei der Einreichung Ihrer Steuern aufheben. Ziehen Sie einfach Ihre Versicherungs- und Grundsteuernummern von der Gesamtzahlung für das Jahr ab, um die richtige Aufschlüsselung zu erhalten.
• Elektrisch
• Gas - zum Kühlen und Heizen Ihres Hauses / Wassers
• Wasser
• Reparaturen zu Hause - Dies gilt nur für Reparaturen, die sich auf das gesamte Haus auswirken, z.
• Handy - wenn Sie es geschäftlich nutzen.
• Telefon: Wenn Sie über eine dedizierte Telefonleitung verfügen, fügen Sie diese nicht hier, sondern in das Arbeitsblatt für Ausgaben ein.
• Internet - dies gilt insbesondere für Schriftsteller. Jeder Selbständige, der sich bei der Geschäftsabwicklung auf das Internet verlässt, sollte diese Kosten einbeziehen.

Verfolgen Sie Ihre Gemeinkosten

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Einfache Tabellen für alle Steuerzahler

Für alle Steuerzahler, die Abzüge angeben, ist es eine gute Idee, Tabellen für Ihre medizinischen / zahnmedizinischen Ausgaben und Spenden für wohltätige Zwecke zu führen. Verfolgen Sie Ihren Kilometerstand auch für beide Kategorien, da er auf Ihre Auslagen angerechnet wird und abziehbar ist.

Ihre medizinische / zahnmedizinische Tabelle ist ein sehr einfaches Layout, wie Sie unten sehen werden:

Verfolgen Sie Ihre medizinischen Ausgaben, einschließlich der Kilometerleistung

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Ihre Prämien sind abzugsfähig, ebenso wie Rezepte, Arztbesuche, Krankenhausaufenthalte, Laborarbeiten, ambulante Behandlungen usw. Wenn Ihr Arzt einen Gewichtsverlustplan oder eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio zur Behandlung einer bestimmten Krankheit, einschließlich Fettleibigkeit, verschrieben hat, sind diese abzugsfähig als Gut. Beachten Sie, dass das Schlüsselwort hier vorgeschrieben ist. Ihr Arzt, der erwähnt, dass Sie abnehmen sollten, berechtigt Sie nicht, diesen Abzug vorzunehmen.

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