Beantwortung einer Angebotsanfrage (RFP) für einen Auditor für Landschaftsbewässerung

Wenn Sie ein Landschaftsbauunternehmen besitzen und an einer Erweiterung um eine andere Art von Dienstleistung interessiert sind, können Sie Landschaftsbewässerungsprüfungen (Wasserprüfungen im Freien) für Versorgungsunternehmen und Regierungsbehörden durchführen.

Wenn Ihre Mitarbeiter die folgenden Aufgaben routinemäßig in Ihrem Unternehmen ausführen, besteht eine gute Chance, dass Sie sich qualifizieren, solange Ihre Fähigkeiten hoch sind und Ihre Kunden hoch über Sie sprechen.

• Planen Sie die Steuerungen nach Pflanzarten und örtlichen Wetterbedingungen.
• Passen Sie die Düsentypen an die zu bewässernden Pflanzentypen an.
• Richten Sie verschiedene Stationen für unterschiedliche Bewässerungsbedürfnisse ein.
• Pflanzen Sie so oft wie möglich einheimisch.
• Achten Sie auf Undichtigkeiten und kaputte Sprinkler und reparieren und ersetzen Sie diese bei Bedarf.
• Testen Sie das gesamte Bewässerungssystem mindestens monatlich - Steuerungen, Stationen und Düsen.
• Spülen Sie das Bewässerungssystem jährlich zurück.

Bei der Durchführung eines Bewässerungsaudits wird jeder Sprinkler überprüft, um sicherzustellen, dass er ordnungsgemäß sprüht, und anschließend wird notiert, was korrigiert werden muss.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Was ist ein Bewässerungsaudit?

Der Unterschied zwischen dem, was Sie routinemäßig tun würden, und dem, was Sie bei einem formellen Bewässerungsaudit tun würden, hängt von der Exzellenz Ihrer Fähigkeiten, der Art der Berichterstattung und der Art und Weise ab, wie Sie Ihre Dienstleistungen in Rechnung stellen.

Ein Audit ist rein diagnostisch - Sie identifizieren Probleme und erforderliche Änderungen am Bewässerungssystem eines Grundstücks, das Ihnen von der Vermietungsagentur oder dem Versorgungsunternehmen zugewiesen wurde, tun jedoch nichts, um diese zu beheben (es sei denn, dies ist Teil des Vertrags). Sie gehen mit dem Hausverwalter und weisen auf Beobachtungen hin, während Sie jede Komponente des Systems testen. Sie schreiben alles auf eine Checkliste, damit Sie Ihre Ergebnisse später in einem Bericht an die Agentur zusammenstellen können - nicht an den Hausverwalter, obwohl dieser irgendwann eine Kopie erhält.

Über die Agentur erwerben Sie Wasserrechnungen für diese Immobilie, um sie mit dem tatsächlich im letzten Jahr verbrauchten Wasser zu vergleichen. Wenn Sie das verwendete Wasser mit dem vergleichen, was Sie am Boden sehen, können Sie saisonale Probleme diagnostizieren, das mögliche Vorhandensein versteckter Lecks identifizieren und vorhersagen, wie viel Wasser mit den von Ihnen empfohlenen Änderungen eingespart werden könnte.

Zeigen Sie Ihren Kunden, wie viel Wasser sie sparen können, verglichen mit dem aktuellen Verbrauch.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (Autorin)

Mit dieser Vorhersage können Sie potenzielle Dollareinsparungen für jede von Ihnen empfohlene Hauptänderung berechnen, z. B. Geld, das durch die Aufrüstung vorhandener Steuerungen auf wetterbasierte Bewässerungssteuerungen (WBICs) oder durch den Wechsel der Sprühdüsen zur Tropfbewässerung eingespart werden könnte. Es gibt der Agentur und dem Eigentümer eine Vorstellung davon, was sie zuerst nachrüsten können.

Ein wesentlicher Bestandteil der Durchführung eines Bewässerungsaudits ist die Überprüfung der Programmierung der Steuerung. Wie lange ist jede Station eingestellt? Welche Arten von Sprinklern befinden sich auf dieser Station und wie oft fahren sie?

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Was ist eine Angebotsanfrage (RFP)?

Nehmen wir an, Sie tun bereits alles auf der Liste mit den Aufzählungszeichen und wissen, dass Sie den Rest erledigen können. Sie freuen sich also, diese Möglichkeit zu untersuchen. Was ist ein RFP, wo finden Sie eines und wie beantragen Sie den Vertrag?

Jede Regierungsbehörde und jedes Versorgungsunternehmen, die von staatlichen Mitteln abhängig sind, muss eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ausstellen, wenn ein Projekt einen bestimmten Dollarbetrag erreicht. Für kleinere Projekte können sie einen Auftragnehmer auswählen und ihnen einfach eine Bestellung geben, für größere Projekte müssen sie jedoch Konkurrenz bekommen. Ein RFP ist das, was den Wettbewerb erzeugt. Es ist ein Dokument, das angibt, nach welchen Diensten sie suchen, welche Parameter diese Dienste haben, wie Sie Ihren Vorschlag schreiben, wie sie ihn bewerten und wie und wann Sie ihn einreichen.

RFP-Deckblatt

Public Domain über das Netzwerk

RFPs finden

Viele Regierungsbehörden verwenden Online-Gebotssysteme. Fast alle Wasserversorger in Südkalifornien sind mit einem System namens "The Network" verbunden. Sie müssen sich registrieren und Ihren Firmennamen, Ihre Größe, Ihren Standort, die Art der von Ihnen erbrachten Dienstleistungen und andere Informationen angeben. Dann können Sie nur die Gebote durchsehen, die sich auf Ihre Dienste beziehen, oder alle angebotenen Gebote, um zu sehen, was da ist. Das System sendet Ihnen automatisch eine Benachrichtigung, wenn eine Agentur ein RFP veröffentlicht, das mit einem der von Ihnen ausgewählten NIGP-Codes übereinstimmt (Codes, die Ihre Dienste identifizieren).

Wenn Sie ein RFP für einen großen Landschaftsprüfer, Landschaftsvermesser oder ein Unternehmen sehen, das Bewässerungsprüfungen im Freien durchführt (sie sind alle gleich), laden Sie es herunter. Die Agentur, die um das Angebot bittet, möchte im Allgemeinen Audits für ihre Kunden, wenn sie ein Versorger sind, oder für Wohnhäuser und / oder Unternehmen in der Region, wenn sie eine Stadt oder ein Landkreis sind. Das RFP kann eine Nummer (wie insgesamt 75 Audits) oder einen Zeitraum (z. B. zwei Jahre für Audits) anfordern.

Einige Agenturen haben ein eigenes Gebotssystem. Daher ist es wichtig, die Website jeder Agentur zu überprüfen, für die Sie arbeiten möchten. Suchen Sie nach dem Einkaufsbereich oder ähnlichem. Wenn sie mit The Network verbunden sind, werden Sie auf ihrer Website darüber informiert und erhalten höchstwahrscheinlich einen Link.

Die Pre-Bid-Konferenz

Wenn Sie ein RFP herunterladen, ist es wichtig, zuerst die Zeitachse für Fälligkeitstermine zu überprüfen. In dem Dokument kann festgelegt sein, dass die Teilnahme an einer "Pre-Bid-Konferenz" obligatorisch ist und jeder Anbieter, der nicht an der Konferenz teilnimmt, automatisch disqualifiziert wird. Ein Pre-Bid ist ein Treffen mit dem Auftraggeber für alle potenziellen Bieter, damit sie sich treffen und alle Fragen stellen können, bei denen jeder die Antworten hören kann. Wenn es sich um einen komplizierten Vertrag handelt, der mehr als nur Bewässerungsprüfungen erfordert, können Sie sich dort mit anderen Dienstleistern in Verbindung setzen, die sich möglicherweise für die Teile des Vertrags qualifizieren, die Sie nicht haben. Einer von Ihnen wird dann der Hauptauftragnehmer, während der andere der Unterauftragnehmer ist.

Es ist selten, aber einige Pre-Bid-Konferenzen finden vor Ort statt, sodass Bieter den Umfang des Vertrags sehen können, für den sie bieten. Die Teilnahme an einem ist eine gute Möglichkeit, um Fragen zu beantworten, Ihre Konkurrenz einzuschränken und potenzielle Partner zu finden.

Stadt Portland OR, gemeinfrei, über die Website der Stadt

Nicht alle Ausschreibungen erfordern die Teilnahme an einem Vorgebot, und viele machen es optional. In jedem Fall kann der Anbieter per Telefon oder E-Mail Fragen stellen. Ich empfehle sie anzurufen. Es ist immer eine gute Idee, sich persönlich zu verbinden, damit sie wissen, wer Sie sind, wenn Sie Ihren Vorschlag einreichen.

Wenn die Frage- und Antwortfrist abgelaufen ist (normalerweise zwei Wochen), sendet die Agentur jedem Anbieter die Antworten auf alle Fragen. Optional können sie die Antworten im Gebotsnetzwerk (von dem Sie das RFP erworben haben) zum Herunterladen veröffentlichen.

Das nächste Fälligkeitsdatum, auf das Sie wahrscheinlich stoßen, ist das Datum und die Uhrzeit, zu der Ihr Vorschlag fällig ist, sowie akzeptable Versandmethoden. Dann teilen sie Ihnen normalerweise mit, wann sie die besten Kandidaten interviewen möchten, wann sie den Auftrag vergeben möchten und / oder wann sie mit der Arbeit an dem Auftrag beginnen möchten. Dies hilft Ihnen bei der Planung Ihres Timings.

Vorschläge mit Integrität schreiben

Wenn Sie die Fristen notiert haben, schreiben Sie Ihren Vorschlag anhand des RFP, um zu sehen, wie er organisiert werden soll. Die meisten Ausschreibungen geben Ihnen die genaue Reihenfolge an, in der der Vorschlag verfasst werden soll. Auf diese Weise haben alle Einträge ein ähnliches Format, was es der Agentur erleichtert, sie während des Bewertungsprozesses zu vergleichen.

Richten Sie die Gliederung Ihres Vorschlags entsprechend ein, mit Überschriften und Untertiteln sowie zusätzlichen Seiten, wie dem Inhaltsverzeichnis vorne und einem Anhang hinten. Bestimmen Sie das Gesamtbild, alle Farben, die Sie in die Kopf- und Fußzeilen auf jeder Seite einfügen möchten, und wie die Titelseite (im Allgemeinen) aussehen soll. Sobald das Framework eingerichtet ist, bringen Sie das RFP an einen ruhigen Ort, bringen Sie ein Tablet, einen Stift und einen Textmarker mit und machen Sie sich Notizen.

Schreiben Sie zunächst nicht, sondern lesen, absorbieren und notieren Sie einige Dinge, an die Sie sich erinnern möchten. Markieren Sie Bereiche, in denen sich Ihr Unternehmen Ihrer Meinung nach auszeichnen wird (eine Erinnerung, um sie im Vorschlag hervorzuheben), und stellen Sie sich vor, wie Ihr Unternehmen das Projekt tatsächlich ausführt. Dieses Bild soll Ihnen helfen, den Vorschlag kurz und bündig zu schreiben. Sie möchten, dass sie sehen, wer Sie wirklich sind und wie großartig es für sie wäre, mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Sie möchten Ihr Unternehmen auch so umfassend wie möglich darstellen, da dies den Weg zum Vertrauen eröffnet. Ohne Vertrauen kann man niemals eine wirklich gute, dauerhafte Beziehung haben (dh eine Beziehung, die angenehm und reibungslos verläuft und zu anderen Verträgen führt).

Machen Sie Ihren Vorschlag attraktiv und informativ.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Ermittlung Ihrer besten Qualifikationen

Wenn Sie diese Phase abgeschlossen haben, sollten die Qualifikationen, die Sie hervorheben möchten, offensichtlich sein. Ihre schwächeren Bereiche werden auch offensichtlich sein. Beachten Sie diese schwächeren Bereiche, und sehen Sie in dem Monat, in dem Sie den Vorschlag verfassen müssen, nach, was Sie tun können, um Ihren Mitarbeitern mehr Erfahrung in diesen Bereichen zu bieten - beispielsweise kostenlose Audits für bestehende Landschaftskunden.

Es ist sehr wichtig, nicht zu lügen. Wenn Sie Ihre Schwachstellen im Vorschlag minimieren oder nicht erwähnen müssen, richten Sie sie zumindest so ein, dass Ihre Mitarbeiter die Erfahrung haben, wenn Sie sich in Zukunft für einen anderen Vorschlag bewerben.

Suchen Sie nun nach Fähigkeiten oder Betriebsmethoden, die nicht angefordert wurden und von denen Sie glauben, dass sie der Agentur zusätzlichen Nutzen bringen könnten. Wenn Ihre Mitarbeiter fließend Spanisch sprechen, nehmen Sie diese Tatsache in den Vorschlag ein, da viele Landschaftsarbeiter an Standorten, die Sie wahrscheinlich prüfen, spanischer Abstammung sind. Wenn Ihre Mitarbeiter mit einheimischen Pflanzen umgehen können, haben Sie einen anderen Vorteil. Nehmen Sie diese Tatsache auch in Ihren Vorschlag auf. Wenn Sie Fotos von ihnen haben, die eine dieser Aktivitäten ausführen, platzieren Sie sie in der Nähe der Stelle, an der Sie diese Qualifikationen angeben, um die Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen.

Besondere Qualifikation: Eine große Mehrheit der Landschaftsgestalter und Arbeiter in diesem Bereich sind Hispanoamerikaner. Da die meisten Außendienstmitarbeiter unseres Unternehmens fließend Spanisch sprechen, können wir vor Ort besser kommunizieren als die meisten unserer Wettbewerber.

Hier führen wir einen Auffangdosentest durch, der feststellt, wie gleichmäßig die Sprinkler sprühen. Es ist Standardverfahren, eine durchzuführen, aber nicht alle. Wenn Ihre Leute dies tun, sollten Sie es unbedingt erwähnen.

Fertigstellung und Einreichung des Vorschlags

Die Agentur möchte Ihre Geschichte, Erfahrung und Zeugnisse wissen, wenn Sie sie haben… Also sammle sie. Wenn Sie noch keine Zeugnisse zur Hand haben, senden Sie Briefe an Kunden, die Sie besonders mögen, sagen Sie ihnen, worum es im Vertrag geht, geben Sie ihnen Ihre Frist und bitten Sie sie, ein oder zwei Sätze darüber zu schreiben, wie zufrieden sie sind Ihre Dienste. Fügen Sie diese Testimonials in speziellen Farbblöcken in den Vorschlag ein, wie die Zitate, die sie sind.

Wenn Sie den Vorschlagstext fertig geschrieben haben, suchen Sie nach Grafiken (Diagramme, Grafiken, Zeitleisten) und zusätzlichen Fotos, die Sie hinzufügen können. Denken Sie daran, sie hauptsächlich zu verwenden, um Informationen hervorzuheben, auf die die Agentur achten soll, um ein wenig zusätzliche Daten bereitzustellen und um eine ansonsten mühsam aussehende Textseite zu entlasten. Suchen Sie dabei auch nach einem repräsentativen Foto, das Sie dem Deckblatt hinzufügen können. Das Deckblatt sollte attraktiv formatiert und ordentlich und ordentlich sein, da es das erste ist, was ein Bewerter sieht.

Gehen Sie dann die RFP-Checkliste durch, um sicherzustellen, dass Sie alles enthalten haben, was die Agentur angefordert hat. Sehen Sie sich auch das Bewertungssystem an, um sicherzustellen, dass Sie in den Abschnitten, in denen sie schwerer wiegen, vollständige Informationen haben. Dann bearbeiten. Geben Sie dann den Vorschlag an eine andere Person, um ihn mit einem neuen Auge zu bearbeiten. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da zu diesem Zeitpunkt Ihr Auge erschöpft und Ihr Geist wahrscheinlich erschöpft sein wird.

Stellen Sie sicher, dass Sie den Vorschlag in der Art der Bindungen zusammenstellen, nach denen das RFP fragt, oder senden Sie ihn per E-Mail, sofern dies zulässig ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie es an die im RFP angegebene Person senden. Wenn Sie kurz vor dem Einreichungsschluss stehen, zahlen Sie das zusätzliche Geld, um es über Nacht zu versenden - es macht keinen Sinn, all diese Arbeiten zu erledigen und es zu spät eintreffen zu lassen. Die meisten Agenturen halten sich strikt an die Einreichungsfristen.

Weiterverfolgung der Einreichung des Vorschlags

Da Sie noch über das RFP verfügen, können Sie die nächsten Schritte in einen Kalender einfügen, um sie später nach einer Pause zu verfolgen. Die Agentur hat möglicherweise angegeben, dass sie die wenigen Kandidaten auswählen wird, die vor der Auswahl für Interviews in die engere Wahl kommen sollen, oder sie hat lediglich eine Frist für die Auftragsvergabe festgelegt. In jedem Fall ist es ein gutes Protokoll, ihnen einen Brief zu senden, nachdem Sie herausgefunden haben, wer den Auftrag gewonnen hat, um ihnen entweder für den Vertrag oder für die Möglichkeit zu danken, ihn beantragt zu haben. In beiden Fällen sind Sie in Zukunft auf positive Interaktionen vorbereitet. Wenn Sie den Auftrag erhalten haben, freuen Sie sich! Sie sind auf dem Weg, Menschen dabei zu helfen, Geld für Wasserrechnungen zu sparen.

Hier ist eine Ressource, die Ihnen helfen kann, den Ausschreibungs- und Qualifizierungsprozess besser zu verstehen:

• Verfasser von

  Vorschlägen, Ressourcen zum Verfassen von Vorschlägen des Bundes, RFPs Ressourcen zum Verfassen von Vorschlägen für Verfasser von Vorschlägen des Bundes. Schreiben Sie einen erfolgreichen Bundesvorschlag, antworten Sie auf ein RFP mit Angebotsvorlagen und Angebotsmodelltext.