Regeln und Tipps für eine gute E-Mail-Etikette

Screenshot des Posteingangs mit hilfreichen Tipps.

Während wir tiefer in das digitale Zeitalter vordringen, stellen wir fest, dass es immer noch Etikette-Regeln gibt, denen wir folgen müssen. Die Welt der E-Mails hat auch spezifische Etikette-Regeln. Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail senden, senden Sie auch eine Nachricht über sich. Die Leute werden anhand Ihres Schreibens Schlussfolgerungen über Sie ziehen, ob sie Sie kennen oder nicht.

Wenn Sie diese sechs Regeln der E-Mail-Etikette befolgen, werden Sie Ihr Bestes geben. Sie können sicher sein, dass Sie einen positiven Eindruck hinterlassen. Diese Regeln gelten insbesondere am Arbeitsplatz.

E-Mail-Etikette Regel 1: Stellen Sie sicher, dass Ihr Nachrichtenformat professionell ist

Verwenden Sie beim Senden einer E-Mail die entsprechende Anrede. Sie können die Person mit Namen ansprechen oder sogar "Hallo" einfügen.
Verwenden Sie eine geschlechtsneutrale Sprache.
Wenn Sie zum ersten Mal eine E-Mail an jemanden senden und nicht wissen, wer die Person ist, verwenden Sie die Adresse "Sehr geehrter Herr oder Frau".
Beenden Sie die E-Mail mit einem entsprechenden Ende, z. B. Dankeschön, aufrichtig, respektvoll und anderen ähnlichen Worten.
Fügen Sie eine elektronische Signatur mit Ihrem Namen, Titel und Ihrer E-Mail-Adresse und / oder anderen Kommunikationsmethoden wie Telefonnummern, Websites usw. bei.

E-Mail-Etikette Regel 2: Halten Sie Ihre Nachricht kurz

Fügen Sie einen Betreff ein, damit die Benutzer wissen, worum es in der Nachricht geht, und die Relevanz der E-Mail bestimmen können. Wenn Sie keinen Betreff in die Betreffzeile einfügen, ist Ihr Empfänger möglicherweise vorsichtig und überprüft die Nachricht nicht.
Der Nachrichtentext sollte kurz sein - kommen Sie sofort zur Sache. Ein paar Sätze sollten alles sein, was Sie brauchen.
Ihr Schreiben sollte kurze Sätze enthalten.
Schreiben Sie kurze Absätze und verwenden Sie Leerzeichen. Das heißt, schreiben Sie für das Internet.

Ups… wollte das nicht senden

E-Mail-Etikette Regel 3: Verwenden Sie die professionelle Sprache

E-Mail-Nachrichten sind weniger formell als das Schreiben von Briefen, aber lassen Sie sich nicht schlampig sein.
Überprüfen Sie die korrekte Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung. Nichts untergräbt Ihre Glaubwürdigkeit mehr als eine fehlerhafte Nachricht.
Vermeiden Sie den übermäßigen Gebrauch von Emoticons. Wenn Sie zu viele einfügen, können Sie Ihre Professionalität beeinträchtigen. Einige würden argumentieren, dass die Verwendung von Emoticons im Allgemeinen unprofessionell ist.
Denken Sie an den Wortlaut in Ihrer Nachricht. Es ist manchmal schwierig, den Ton Ihrer Bedeutung schriftlich zu vermitteln. Vermeiden Sie Sarkasmus, da Ihr Leser dies leicht als Beleidigung missverstehen kann.
Vermeiden Sie es, emotional aufgeladene Nachrichten zu schreiben. Wenn Sie sich in einem emotionalen Zustand befinden, warten Sie, bis Sie sich in einem ruhigeren Zustand befinden, bevor Sie versuchen, etwas zu schreiben.
Die Verwendung von ALL CAPS bedeutet, dass Sie jemanden anschreien. Es ist auch schwer zu lesen.

Ein modifiziertes "KISS" -Prinzip. Weniger ist mehr.

C. Calhoun

E-Mail-Etikette Regel 4: Keine Junk-Nachrichten

Das Senden von Junk-E-Mails ärgert die Leute und fordert sie möglicherweise auf, Sie zu blockieren.
Fügen Sie keine unnötigen Dateien hinzu. Menschen sind misstrauisch gegenüber Anhängen unbekannter Absender und das zu Recht: Sie können Viren enthalten.
Vermeiden Sie es, "vorwärts" zu senden. Diese Nachrichten sind unpersönlich und werden häufig vor dem Lesen gelöscht.
Ausgefallene Schriftarten und Hintergründe können schwierig zu lesen sein und Ihren Leser ablenken. Ihr Publikum nimmt Sie möglicherweise auch weniger ernst. Wer möchte als Curly Cue Sue bekannt sein - und das ist kein Hinweis auf ihre Haare.

E-Mail-Etikette Regel 5: E-Mail ist nicht privat

Sie können Nachrichten weiterhin persönlich gestalten. Beachten Sie jedoch, dass andere Augen Ihre Nachricht möglicherweise sehen.
Jede Nachricht, die Sie an jemanden senden, kann weitergeleitet werden.
Verwenden Sie die Funktion „CC“ (Kopieren nach) nur, wenn diese Partei die vorliegenden Informationen kennen muss. Andernfalls werden Sie den Posteingang eines anderen überladen.
Die Funktion „BCC“ (Blind Copy) eignet sich für Massenmailings, da die Empfänger nicht durch viele E-Mail-Adressen scrollen müssen. Wenn Sie heimlich jemanden in ein Gespräch einbeziehen, denken Sie daran, dass E-Mails NICHT privat sind.
Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gesendete persönliche Nachricht tatsächlich an die Person geht, die Sie beabsichtigen. Viele E-Mails wurden zum Nachteil des Absenders an die falsche Partei gesendet.
Wenn Sie nach einem Job suchen, verwenden Sie NICHT die E-Mail-Adresse Ihres aktuellen Arbeitgebers, um diese Art von Geschäft zu betreiben. Ihr zukünftiger Arbeitgeber wird nur davon ausgehen, dass Sie dies erneut tun werden - aber für sie.
Da E-Mails nicht sicher sind, gehen Sie davon aus, dass Ihr Arbeitgeber alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten überwacht.

E-Mail-Etikette Regel Nr. 6: Sofort auf eingehende Nachrichten reagieren

Sie behalten Ihr professionelles Image, wenn Sie schnell auf Nachrichten reagieren.
Beantworten Sie Fragen, die Ihnen jemand in einer E-Mail gestellt hat. Manchmal senden Leute irrelevante Informationen zurück und vergessen, die ursprüngliche Frage zu beantworten.
Ein guter Weg, um Ihren Leser zu ärgern, ist die Verwendung der Quittungen "Lieferung anfordern / lesen". Manchmal liest Ihr Empfänger solche Nachrichten nicht und / oder kann sie aufgrund von E-Mail-Filterprogrammen nicht lesen. Vermeiden Sie diese Funktion.