Inhaltsverzeichnis:
- Was sind Minuten?
- Wie ich mich auf das Meeting vorbereite
- Was ich während des Meetings mache
- Überprüfung und Verteilung des Protokolls
- Bitte verwenden Sie dies nur als Referenz
Brauchen Minuten.
Was sind Minuten?
Protokolle sind kurze Notizen, die ich während eines Meetings oder einer Diskussion mache. Ich nehme sie auf, damit wir nichts verpassen, was in einer Besprechung besprochen oder vereinbart wurde. Das Protokoll wird vom Vorsitzenden offiziell genehmigt und als Protokoll der Organisation aufbewahrt. Sie können bei zukünftigen Untersuchungen helfen. Sie enthalten auch Aufzeichnungen darüber, welche Entscheidungen auf dem Treffen getroffen wurden und wer auf sie reagieren wird.
Die Protokolle sind immer kurz und klar und in einfacher Sprache verfasst, da sie von Personen mit unterschiedlichen Standards in dieser Sprache, in meinem Fall Englisch, verbreitet oder abgerufen werden müssen. Jeder, der nicht an der Besprechung teilnehmen konnte und wissen muss, was in der Besprechung passiert ist, profitiert von einfach schriftlichen Protokollen.
Wie ich mich auf das Meeting vorbereite
Ich organisiere und bereite mich auf das Treffen vor, indem ich Informationen für die Tagesordnung sammle, die Punkte, die auf die Tagesordnung gesetzt werden sollen, mit dem Vorsitzenden vereinbare, die Tagesordnung mit Belegen verteile, den Tagungsraum buche, die Beteiligten über Datum, Uhrzeit, Veranstaltungsort und Zweck und durch die Organisation von Erfrischungen. Ich habe auch Details zu Besuchern und Entschuldigungen, die für das Meeting benötigt werden.
Ich habe die Tagesordnung in der Hand und alle notwendigen Notizblöcke und Stifte für die Protokolle bereit. Ich höre der Diskussion aufmerksam zu und schreibe die wichtigen Punkte auf.
Was ich während des Meetings mache
Ich kommuniziere im Verlauf der Sitzung ständig mit meinem Vorsitzenden und stelle sicher, dass die Tagesordnung wie besprochen und genehmigt eingehalten wird. In seltenen Fällen muss die Tagesordnung aufgrund unvermeidbarer Umstände geändert oder nicht in der richtigen Reihenfolge befolgt werden. Die Teilnehmer werden jedoch über die Änderung und den Grund dafür informiert, um Verwirrung zu vermeiden. Ich stelle auch sicher, dass der Vorsitz wichtige Punkte zusammenfasst und alle getroffenen Entscheidungen von den Teilnehmern unter Berücksichtigung etwaiger Ideenkonflikte vereinbart werden. Ich stelle auch sicher, dass für jeden Tagesordnungspunkt Maßnahmen gezogen werden.
Ich konzentriere mich darauf aufzuschreiben, was entschieden wurde und wer es tun wird. Ich gebe jedem Punkt eine eigene Überschrift und versuche, meine groben Notizen kurz nach dem Treffen aufzuschreiben. Ich stelle sicher, dass die Protokolle korrekt, methodisch, grammatikalisch korrekt und präzise sind und in einer einfachen, leicht verständlichen Sprache verfasst sind. Ich stelle sicher, dass sie in Form und Inhalt konsistent sind und konzentriere mich auf die getroffenen Entscheidungen. Das Protokoll wird auch in einem vereinbarten Format gemäß den Tagesordnungspunkten verfasst, wobei bei Bedarf ordentliche Überschriften vorhanden sind.
Überprüfung und Verteilung des Protokolls
Nachdem ich das Protokoll aufgeschrieben habe, nehme ich mir Zeit, es zu überprüfen und vom Vorsitzenden zur Genehmigung und für notwendige Änderungen zu prüfen, bevor ich es an die erforderlichen Mitglieder weitergebe. Das Protokoll wird als geschütztes Dokument per E-Mail an die erforderlichen Mitarbeiter verteilt. Ich stelle sicher, dass alle Maßnahmen, die nachverfolgt werden müssen, innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens ausgeführt werden.
Die Minuten werden zur späteren Bezugnahme auf der Festplatte gespeichert. Sie dienen als Referenz für jede Person, die in Zukunft Positionen zu Referenzzwecken übernehmen wird.
Bitte verwenden Sie dies nur als Referenz
Bitte kopieren Sie nichts, was hier eingereicht wurde, und zeigen Sie es in Ihrer Datei an. Dies wurde hier veröffentlicht, um Ihnen zu helfen, eine Vorstellung davon zu bekommen, was sie von Ihnen erwarten und wie Sie schreiben müssen. Wenn Sie Ihre eigenen Dateien vorbereiten, müssen Sie sich auf Ihren eigenen Arbeitsbereich und Ihre Organisation beziehen und dabei bleiben. Danke für Ihre Kooperation.