Sechs Geheimnisse für produktivere Meetings

Meetings, an denen ich teilgenommen habe

Jeder möchte bessere Meetings haben

Ok, wir waren alle dort… wir saßen nur für eine übermäßig lange Zeit in einer Besprechung und es schien eine kolossale Verschwendung zu sein. Alle haben viel geredet, einiges davon war völlig unangebracht und es ist nicht ersichtlich, was tatsächlich erreicht wurde. Klingt überhaupt vertraut?

Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, Meetings durchzuführen, die sie produktiver machen. Produktive Meetings haben immer einen Zweck, sie sind effektiv in ihrer Durchführung und werden für die richtige Zeit geplant.

Die folgenden sechs Tipps können Ihnen dabei helfen, Ihr nächstes Meeting zu transformieren:

1. Großartige Meetings laufen nicht von selbst ab.
2. Planung beginnt mit dem Ziel.
3. Es gibt immer eine formelle Agenda.
4. Grundregeln werden ausdrücklich ausgedrückt und vereinbart.
5. Es gibt Schlüsselrollenzuweisungen, um das Meeting auf Kurs zu halten.
6. Es gibt einen Aktionsplan für Folgemaßnahmen.

Nehmen wir uns etwas Zeit, um diese näher zu untersuchen.

1. Große Meetings laufen nicht von selbst

Jemand muss das Orchester dirigieren, damit alle in Harmonie spielen, den Preis im Auge behalten, von vorne führen… hmm, sich ein Bild machen? Wenn sich jeder in der Besprechung auf seine eigene Rolle konzentriert, sollte eine Person als Moderator zugewiesen werden, um das Gesamtbild zu verkleinern, während sich die Diskussionen entwickeln, und den Prozess für eine effektive Kommunikation zu leiten.

Eine gute Moderation hilft den Teilnehmern, sich reibungslos durch die Reiseroute zu bewegen und Herausforderungen dort auszubügeln, wo sie auftreten. Der Moderator sollte ein guter Kommunikator sein und kann der Sitzungsleiter, einer der Teilnehmer oder eine externe Person sein, die nicht an den Besprechungsdiskussionen beteiligt ist.

2. Planung beginnt mit dem Ziel

Stellen Sie sich folgende Fragen:

1. Was versuchen wir mit einem Meeting zu erreichen? Was sind die gewünschten Ergebnisse?
2. Ist ein Meeting die beste Option oder können einige oder alle Ziele mithilfe von E-Mail oder anderen Kommunikationsmitteln erreicht werden?
3. Wer muss teilnehmen? Wie identifizieren wir die richtigen Teilnehmer und die richtige Teilnehmerzahl?
4. Welcher Vorbereitungsgrad ist erforderlich, um das Endergebnis am besten zu erzielen?
5. Welche Prozesse müssen wir in das Meeting einbeziehen? Müssen wir beispielsweise eine Brainstorming-Sitzung in Betracht ziehen, um neue Ideen zu generieren, oder einzelne Präsentationen für eine fundiertere Zusammenarbeit liefern lassen?

Wenn Sie mit den Ergebnissen beginnen, die erzielt werden müssen, können Sie die Teilnehmer besser identifizieren und den Zeit- und Vorarbeitsaufwand verarbeiten, der für ein effektives Meeting erforderlich sein kann.

3. Es gibt immer eine formelle Agenda

Die effektivsten Besprechungen haben eine Tagesordnung, dh die Liste der Punkte, die auf der Besprechung besprochen werden müssen. Während wir an Tagesordnungen gewöhnt sind, in denen nur die zu diskutierenden Punkte aufgeführt sind, besteht ein besserer Weg darin, die Absicht (das Ziel) und das gewünschte Ergebnis jedes Tagesordnungspunkts einzubeziehen, damit sich alle Besprechungsteilnehmer auf derselben Seite befinden.

Wenn eine Agenda auf diese Weise erstellt wird, wird es offensichtlicher, wenn eine Diskussion vom Kurs abweicht, abgeschlossen ist oder wenn es Zeit ist, weiterzumachen. Formale Ziele zeigen den Teilnehmern, wie sie am besten beitragen können, und die Ergebnisse liefern ein Maß für die Wirksamkeit einer Diskussion. Es ist auch ein großartiges Instrument für den Moderator oder Vorsitzenden, um das Meeting zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen.

Beispiel einer Agenda mit Zeitplan, Ergebnissen und Zielen

4. Grundregeln werden ausdrücklich ausgedrückt und vereinbart

Die Implementierung der richtigen Grundregeln kann zu Meetings mit mehr Fluidität und weniger Reibung führen. Wenn Sie den Begriff Grundregeln hören, denken Sie normalerweise an "Telefone in Vibration" oder "Pünktlich sein" oder "Goldene Regel anwenden" usw. Dies sind möglicherweise die am häufigsten angewendeten Standards, aber Grundregeln für fruchtbare Besprechungen sollten sich auch darauf konzentrieren Verbesserung der Kommunikation für mehr Gruppenengagement.

Eine gute Auswahl von Grundregeln, die dies veranschaulichen, stammt von Roger Schwarz (Schwarz, 2016). Er listet acht Regeln für effektive Treffen auf: "Staatliche Ansichten und echte Fragen stellen; alle relevanten Informationen teilen; spezifische Beispiele verwenden und vereinbaren, was wichtige Wörter bedeuten; Argumentation und Absicht erklären; sich auf Interessen konzentrieren, nicht auf Positionen; Annahmen und Schlussfolgerungen testen; gemeinsam Entwerfen Sie die nächsten Schritte und diskutieren Sie nicht diskutierbare Themen. "

Diese Regeln sollten das Verhalten von Einzel- und Gruppendiskussionen für einen umfassenderen Dialog steuern, sind jedoch nur ein Beispiel für einige der Protokolle, die eine positive Teilnahme fördern könnten. Das Erstellen oder Anpassen eigener Verfahrens- und Verhaltensnormen kann das Meeting regulieren und steuern, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Ein umfassendes Verständnis jeder Grundregel zu Beginn jedes Treffens ist wichtig, damit die Teilnehmer zustimmen und versuchen, die gewünschten Standards einzuhalten.

5. Es gibt Schlüsselrollenzuweisungen, um das Meeting auf Kurs zu halten

Die erfolgreichsten Besprechungen haben einige wesentliche Rollen, die den Teilnehmern als Doppelrolle oder externen Personen zugewiesen werden können. Die zugewiesenen Rollen hängen von der Länge des Meetings, der Anzahl der Teilnehmer und dem Zweck des Meetings ab.

Zeitnehmer

Bitten Sie einen Freiwilligen, die Zeit anhand der Tagesordnung zu überwachen. Dies kann in die Zuständigkeit des Vorsitzenden oder Moderators des Meetings übernommen werden. Wenn das Meeting jedoch langwierig ist oder von komplexer Natur sein soll, ist es möglicherweise am besten, einen separaten Freiwilligen zu fragen.

Die Rolle des Zeitnehmers besteht darin, die Teilnehmer zu benachrichtigen, wenn die Zeit für einen bestimmten Tagesordnungspunkt zu Ende geht, damit die Gruppe über zusätzliche Zeit entscheiden kann, wenn das Ergebnis nicht erreicht wurde, oder sich bereit erklärt, fortzufahren.

Flipchart / Whiteboard Note Taker

Wenn jemand den Fortschritt des Meetings auf einer Flipchart-Staffelei oder einem Whiteboard aufzeichnet, bietet er einen umfassenden Überblick über den Fortschritt des Meetings.

Das Diagrammieren von Beiträgen kann neue Ideen anregen oder Verknüpfungen zwischen Konzepten herstellen, die möglicherweise nicht anders erstellt wurden. Es kann auch Personen ermutigen, die zögern, sich zu teilen, insbesondere in einer Gruppe von Gesangsteilnehmern, die dazu neigen, sich gegenüber anderen zu behaupten. Umgekehrt könnte es diese Personen auch moderieren, insbesondere wenn ihre Tendenzen auf dem Gefühl beruhen, dass niemand zuhört oder ihre Ideen ernst nimmt. Einmal erfasste Ideen können bei Wiederholungen referenziert werden.

Flipchart-Notizen sollten lesbar sein und wichtige Beiträge genau erfassen. Sie können zur Erleichterung und Schnelligkeit durch visuelle Symbole oder Abkürzungen dargestellt oder begleitet werden. Am Ende der Sitzung können sie transkribiert und den formellen Notizen hinzugefügt oder in nachfolgenden Sitzungen gespeichert und als Referenz verwendet werden.

Besprechungsnotiz / Minutenabnehmer

Es gibt keine Garantie dafür, dass Sie und die anderen Mitglieder der Besprechung zu einem späteren Zeitpunkt das gleiche Verständnis darüber haben, was besprochen oder vereinbart wurde, egal wie kurz oder einfach die Besprechung gewesen sein mag. Sitzungsnotizen oder Protokolle sollten wichtige Entscheidungen, Vereinbarungen, Diskussionen und Aktionspunkte aufzeichnen.

Da es möglicherweise unterschiedliche Interpretationen von "Sitzungsprotokollen" oder "Besprechungsnotizen" gibt, ist es eine gute Idee, eine Vorlage bereitzustellen oder das Format im Voraus zu vereinbaren.

Die Person, die für die Erfassung der Notizen verantwortlich ist, kann ein Besprechungsteilnehmer oder eine externe Person sein, deren einziger Zweck darin besteht, eine genaue Aufzeichnung der Besprechung zu erstellen.

6. Es gibt einen Aktionsplan für das Follow-up

Das letzte Geheimnis für erfolgreiche Meetings besteht darin, sicherzustellen, dass das Meeting mehr als nur ein "Talkshop" war. Wenn es einen Punkt gibt, der weiterverfolgt werden muss, sollte ihm ein Zeitplan und eine oder mehrere verantwortliche Personen zugewiesen sein. Die Liste der Punkte, Zeitpläne und Verantwortlichen sollte im Rahmen der Zusammenfassung am Ende der Sitzung erstellt und vereinbart werden. Dies sollte nicht im Hauptteil der Sitzungsprotokolle / -notizen vergraben sein, sondern einen separaten Abschnitt enthalten, in dem eindeutig auf sie verwiesen werden kann.

Anwenden dieser Tipps

Sie haben also sechs einfache Tipps für wertvollere Besprechungen. Sie können sich auf ein produktiveres Meeting verlassen, bei dem alle oder einige dieser Tipps angewendet werden.

Wenn Sie vorhaben, einen dieser Vorschläge zu Ihrem nächsten Meeting hinzuzufügen, möchten Sie ihn möglicherweise schrittweise implementieren, damit Sie oder die anderen an dem Meeting beteiligten Personen keine überwältigende Änderung erfahren.

Verweise:

Schwarz, R. (2016). 8 Grundregeln für großartige Meetings. Abgerufen am 23. Juli 2019.

© 2019 Audra Stevenson