Sechs Tipps, um bei der Arbeit besser organisiert und vorbereitet zu sein

Monica aus der Show FRIENDS

Meine Kollegen und Freunde sagen, ich bin die am besten organisierte und strukturierteste Person, die sie kennen. Ich habe diese Art von Leben jedoch nicht immer gelebt. Der Hauptgrund, warum ich heute organisiert und strukturiert bin, ist, wie vergesslich ich sein kann.

Ich habe immer viel im Kopf und ich denke, das ist einer der Hauptgründe, warum ich Dinge so schnell vergesse. Als ich anfing, alleine von meinen Eltern zu leben, beschloss ich, keine Ausreden mehr zu machen und mich selbst zu verändern. Diese Veränderung in meinem Leben hat mich nicht nur weniger vergesslich gemacht, sondern mir auch geholfen, meine heutige Karriere erfolgreich zu gestalten.

1. Verwenden Sie einen Kalender oder Planer

Ich lebe von meinem iCalendar. Dies ist eine Funktion für Macbooks und iPhones. Sie können jedoch Google Kalender verwenden, wenn Sie diese Geräte nicht haben. Ich liebe meinen Kalender, weil er nicht nur mit meinem Laptop, sondern auch mit meinem Smartphone synchronisiert wird. Ich kann die Zeit eingeben, zu der das Ereignis beginnt, und einige Tage vor dem Start wird eine Benachrichtigung auf meinem Smartphone angezeigt. Ich kann auch beschreiben, was ich zu dieser Veranstaltung mitbringen muss und wo sich der Ort befindet. Mein Lieblingsteil meines digitalen Kalenders ist, dass ich meine Veranstaltungen organisieren kann, indem ich für bestimmte Veranstaltungen unterschiedliche Farben habe.

Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie ein Planerbuch verwenden, jeden Tag die Routine überprüfen müssen. Ich wusste, dass ich das nicht tun würde, weshalb ich mich für eine digitale Planungsmethode entschieden habe. Durch eine digitale Planungsmethode kann ich meine Verfügbarkeit jederzeit und überall abrufen.

2. Stellen Sie einen Alarm ein

Das Einstellen eines Alarms auf Ihrem Telefon kann auch für kleine Dinge einfach und hilfreich sein. Manchmal habe ich ein kurzes Treffen, um früh am Morgen zur Arbeit zu gehen. Sobald das Treffen im Voraus angekündigt wurde, weiß ich, dass ich es vergessen werde, wenn ich keine Möglichkeit habe, mich zu erinnern. Ich werde sofort 5 Minuten lang einen Alarm auf meinem Telefon einstellen, bevor die Besprechung für diesen bestimmten Tag beginnt, und ich werde ihn als "Besprechung" kennzeichnen.

Ich finde das sehr hilfreich, weil manchmal eine Benachrichtigung nicht ausreicht. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie einen geschäftigen Job haben, bei dem Sie nicht die Zeit haben, Ihr Telefon den ganzen Tag über zu überprüfen. Ich liebe es, wie mein Wecker in meiner Handtasche weitergeht, bis ich ihn abschalte. Es zwingt mich, die Arbeit, die ich mache, zu beenden, die Erinnerung zu sehen und pünktlich zu meinem Meeting zu kommen.

3. Erstellen Sie mit Google Keep virtuelle Haftnotizen

Wenn ich bei der Arbeit eine Haftnotiz oben auf meinen Computerbildschirm klebe, erinnere ich mich auch an bevorstehende Ereignisse. Wenn ich einen Job habe, bei dem ich ständig beschäftigt bin und herumlaufe, habe ich nicht immer die Zeit, auf eine Notiz zu schreiben, wenn ich muss. Ich verwende die digitalen Haftnotizen, die als Google Keep bekannt sind, wenn ich eine lange Liste von Aufgaben habe. Sie können sie abhaken und Erinnerungen festlegen. Sie können die digitalen Haftnotizen mit jedem teilen, den Sie möchten, damit dieser die Dinge bearbeiten und mit Ihnen abkreuzen kann. Dies ist großartig, wenn Sie mit einem Kollegen an einem Teamprojekt arbeiten. Es ist eine großartige Kommunikationsquelle.

Sie können nicht nur auf Ihrem Computer darauf zugreifen, sondern auch über eine App auf Ihrem Smartphone. Das beste Merkmal ist das Standortmerkmal. Sie können eine Erinnerung auf die Notiz in Google Keep setzen und den Speicherort für Ihre Arbeitsadresse festlegen. Sobald Sie die Adresse aufgerufen haben, wird auf Ihrem Smartphone eine Erinnerung ausgelöst.

4. Erstellen Sie ein Google Drive

Dies ist ein Ablagesystem, das ich für digitale Kopien liebe. Mit Google Drive können Sie überall auf jedem Computer auf Ihre Dateien zugreifen. Sie können sogar von Ihrem Smartphone aus über die Google Drive-App auf Ihre Dateien zugreifen. Die Bequemlichkeit dieses Tools hat mir enorm geholfen, besonders wenn ich unterwegs bin und meinen Computer nicht dabei habe.

5. Verwenden Sie Ordner und beschriften Sie sie

Das Organisieren Ihrer Papiere in Ordnern ist eine weitere großartige Möglichkeit, um organisiert zu bleiben. Abhängig von der Art Ihres Jobs erfordert Ihre Arbeit möglicherweise viele Papiere oder Kopien, an denen Sie festhalten müssen. Wenn Sie sie alle auf einen Stapel an einem Ort legen, gehen sie leicht verloren. Besorgen Sie sich einige Standardordner, Manilla-Ordner oder beides und beschriften Sie sie so, dass Sie den Überblick über Ihre Unterlagen behalten. Wenn Sie bestimmte Papiere und Kopien an bestimmten Orten haben, werden Sie auf lange Sicht weniger Kopfschmerzen haben.

6. Verwenden Sie einen Ordner mit mehreren Registerkarten

Dies ist eine weitere Möglichkeit, alle unsere Unterlagen zu organisieren, wenn Sie nicht überall Ordner möchten. Möglicherweise können Sie dort jedoch keine wichtigen Unterlagen ablegen, da Sie sie lochen müssen. Ich empfehle, Registerkarten für jede Kategorie zu erhalten, unter die Ihre Papiere fallen. Wenn Sie keine Tabs kaufen möchten, können Sie jederzeit eigene erstellen. Ich habe es selbst gemacht, aber es braucht viel Zeit, und sie waren sehr dünn, da es aus Konstruktionspapier hergestellt wurde.

Mach die Veränderung

Lassen Sie nicht zu, dass Ihre Vergesslichkeit oder Ihre Unordnung Ihre Arbeitsleistung beeinträchtigen. Wenn Sie es als Problem ansehen, liegt es an Ihnen, diese Änderung vorzunehmen. Setzen Sie sich Ziele und integrieren Sie die Organisation langsam in Ihr Arbeitsleben, bis sie zur zweiten Natur wird. Die Leute werden es bemerken und Sie werden in Ihrer Karriere erfolgreicher sein.