Überlebende Initiativen zur Prozessverbesserung

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Einführung

Unternehmen lieben Initiativen zur Prozessverbesserung. So ziemlich alles kann besser gemacht werden, und wir alle möchten, dass unser Leben bei der Arbeit einfacher wird. Wir wollen weniger Schmerzen und Leiden, weniger Stress, weniger Verzögerung, weniger Versagen und weniger Straßensperren. Die Menschen an der Spitze wollen unbedingt Sichtbarkeit und Kontrolle, während die Menschen an der Unterseite dasselbe wollen - Autonomie und die Fähigkeit, ihr eigenes Schicksal zu kontrollieren. Die Steuerung bewegt sich oft wie ein Aufzug in einem Hochhaus auf und ab. Alle 2-3 Jahre wechselt Ihre Organisation möglicherweise in die entgegengesetzte Richtung, um alles zu beheben, worüber sich die Leute beschweren. Nur um mehr Dinge für völlig andere Leute zu schaffen, über die sie sich in den nächsten paar Jahren beschweren können, während sie auf die nächste Schicht warten.

Initiativen zur Prozessverbesserung oder organisatorische Änderungen scheitern gelegentlich, manchmal episch. Vielleicht haben Sie gesehen, wie es um Sie herum passiert ist, als Sie mit Ihrer Tüte Popcorn in Ihrer Kabine saßen. Oder Sie haben tiefe Narben von vergangenen epischen Fehlern, in denen Sie tief verschwendet waren und denen Sie nicht entkommen konnten. Möglicherweise haben Sie Ihren Job verloren oder an Glaubwürdigkeit verloren. Das Scheitern hat einen natürlichen Pendeleffekt, wenn Organisationen zwischen zwei Extremen hin und her gehen, und das hört nicht von alleine auf - jemand muss absichtlich die Bremsen betätigen. Unternehmen, die unter dieser Dynamik leiden, brauchen dringend einen Katalysator für positive Veränderungen, auch wenn sie glauben, dass sie diese bereits haben.

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Das Problem mit der Veränderung

Es gibt zwei natürliche Annahmen, die Führungskräfte häufig treffen und die im Mittelpunkt des Problems stehen:

1. Veränderung ist gut / gesund.
2. Größere Veränderungen bedeuten schnellere Verbesserungen.

Beide sind von Natur aus falsch, aber das kann sehr schwer zu erkennen sein. Unternehmen können von Veränderungen besessen sein, die von einem „Muss schneller gehen“ getrieben werden, um die Konkurrenz zu fangen oder zu vernichten. Wir müssen einen Cent einschalten, uns schnell an Veränderungen im Markt anpassen und schnell auf die Anforderungen unserer Kunden reagieren. Das alles ist natürlich wahr. Das Problem ist, wie wir uns verändern, nicht die Motivation für die Veränderung.

"Veränderung ist gut / gesund" ist falsch, weil jede Menge Veränderung, auch gute Veränderung, natürlich diejenigen verlangsamt, die sich an die Veränderung anpassen müssen. Während Unternehmen möglicherweise einen Cent einschalten möchten oder müssen, können Menschen signifikante Veränderungen im Schritt einfach nicht ohne nennenswerten Aufwand oder gar Prügel aufnehmen. Eine Änderung, die sich auf Ihr gesamtes Unternehmen auswirkt, macht vorhandene Prozesse wahrscheinlich ungültig und erfordert eine Reihe von Besprechungen auf mehreren Ebenen des Unternehmens, um darauf zu reagieren. Es wird neue Dokumentationen, Roll-outs, Fragen und Antworten, Meinungsverschiedenheiten usw. geben. Je größer die Änderung, desto größer die Auswirkung auf die Unternehmensgeschwindigkeit. Es gibt Kosten für Änderungen, die oft vergessen werden, wenn Entscheidungen getroffen werden. Das heißt, wir müssen uns darauf konzentrieren, nur die richtigen Änderungen einzuführen.

Diejenigen von uns, die den Schmerz erlebt haben, Veränderungen in einem Team oder einer Organisation einzuführen, können zu der Annahme verleitet werden, dass die Antwort große Bündel von Veränderungen schafft, so dass sich der schmerzhafte Einführungsprozess auf eine lange Liste von „Verbesserungen“ verteilt. ” Gut gemeinte Führungskräfte definieren eine große Initiative zur Prozessverbesserung, überprüfen sie mit Gleichgesinnten und drängen dann auf die Genehmigung auf Führungsebene, damit sie sie der Masse zugänglich machen können. Es gibt jedoch eine sehr stille, völlig ignorierte Gruppe, die von den von Ihnen identifizierten Änderungen betroffen sein wird. Sie schweigen, weil die Veränderungen ihr Leben noch nicht entgleist haben, sie wissen nicht einmal, dass es kommen wird, und Sie haben sich nicht die Mühe gemacht, nach ihrer Meinung zu fragen, bevor Sie live gehen.

Eine Veränderungsstrategie, die funktioniert

Veränderung selbst ist nicht schlecht. Während selbst die guten Änderungen die Teams zunächst verlangsamen werden, ist dies eine vorübergehende und notwendige Hürde, die theoretisch von den Verbesserungen überschattet wird, die wir sehen werden, wenn sich die Teams vollständig angepasst haben. Das Problem liegt darin, wie wir die Änderungen identifizieren und wie wir sie einführen. Hier sind einige Leitprinzipien für Change Agents, die dazu beitragen, dass Ihre Verbesserungsinitiativen zuverlässig erfolgreich sind:

1. Schnell ausfallen.Das Klügste, was Sie tun können, ist, große Initiativen in viele kleine zu zerlegen und kleine Verbesserungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen bereitzustellen. Kleine Verbesserungsabschnitte sind billiger zu rollen, einfacher zurückzusetzen, haben eine viel bessere Wertschöpfungszeit, kosten viel weniger, generieren leichter eine Ausrichtung im gesamten Unternehmen (weil die Konversation viel fokussierter ist) und haben ein deutlich geringeres Risiko. Große Stücke der Verbesserung werden leicht durch ein oder zwei schlechte Eier im Karton entgleist. Je größer der Karton ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie mindestens ein schlechtes Ei darin haben. Wenn wir uns entkoppeln und uns auf kleinere Stücke konzentrieren, kann jedes für sich erfolgreich sein oder scheitern.Größere Initiativen neigen auch eher dazu, Eigentümer zu haben, die der Ansicht sind, dass die Initiative aufgrund der Größe der Investition erfolgreich sein muss und nicht objektiv darüber nachdenken kann, ob sie geschlossen (oder verlangsamt) werden soll oder nicht.
2. Haben Sie eine medizinische Einstellung. Eine Prozessverbesserung ähnelt einer Operation, zum Teil, weil in beiden Fällen ein lebender, atmender Patient während des gesamten Eingriffs funktionsfähig bleibt. Eine Operation ist immer ein schrittweiser Prozess, und die Überwachung zeigt Ihnen, ob Sie etwas durcheinander gebracht haben. Änderungen sind sehr gering (um das Risiko zu minimieren), aber Sie benötigen möglicherweise viele davon. Wenn ein Problem auftritt, machen Sie nicht einfach weiter. Sie durchsuchen es und reparieren es, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Wenn Sie viele Änderungen gleichzeitig vornehmen möchten, sollten Sie Ihren Defibrillator in der Nähe aufbewahren.
3. Roll-out 1-2 Änderungen gleichzeitig. Jedes Mal, wenn Sie einen Bissen essen, wird Zeit aufgewendet, um diesen zu verarbeiten, bevor Sie den nächsten Bissen nehmen. Wir haben wahrscheinlich alle gesehen, was passiert, wenn kleine Kinder immer wieder den Mund vollstopfen, ohne sich die Mühe zu machen, den vorherigen Biss zu beenden. Der Fortschritt kommt zum Stillstand. Wir sollten eine Änderung einführen und dann überwachen, während die Teams diese Änderung verarbeiten. Würgen sie? Tränen ihre Augen? Wenn sie wieder anfangen zu reden, sind sie bereit für den nächsten Bissen.
4. Treffen Sie sich früh und häufig mit denen, die am ehesten anderer Meinung sind. Es ist sehr verlockend, Gespräche mit denen zu vermeiden, die Ihre Ideen selten für brillant halten und einfach alleine voranschreiten. Ein Teil einer „Fail Fast“ -Mentalität besteht jedoch darin, die schwierigen Gespräche frühzeitig zu führen, damit Sie schnell eine Initiative beenden können, die dringend sterben muss, während Sie nur minimale Investitionen tätigen. Diejenigen, die am wahrscheinlichsten streiten, folgen Ihnen am seltensten von einer Klippe, was ziemlich praktisch ist. Wenn sie glauben, dass in der Ferne eine Klippe vor ihnen liegt, können Sie am besten verstehen, warum sie das glauben, und gemeinsam entscheiden, was sie dagegen tun sollen. Die Massen, die die Klippe nicht sehen, folgen vielleicht einfach nur und starren auf ihre Schuhe.
5. Akzeptanz messen und verfolgen. Sie können nicht einfach eine Verbesserung ausrollen und weitermachen. Teams bilden sich im Laufe der Zeit häufig zurück, da sie aufgrund des Zeitdrucks und des Krisenmanagements in den Überlebensmodus wechseln. Wir müssen Wege finden, um die Akzeptanz anhand von KPIs zu messen, damit Teams dafür verantwortlich gemacht werden können, dass die Dinge richtig gemacht werden. Für Entwicklungsteams ist es zu einfach, hinter Buntglasfenstern zu existieren und zu funktionieren, so dass kein Einblick in ihren Reifegrad besteht. Transparenz ist entscheidend für eine langfristige erfolgreiche Verbesserung, und eine vorübergehende Verbesserung ist den Aufwand nicht wert.

Fazit

Was wäre, wenn Sie das Pendel stoppen und regelmäßig kleine, mundgerechte Verbesserungen einführen würden, die die Menschen leicht verdauen können? Ihre organisatorische Geschwindigkeit wäre viel stabiler und Sie hätten glücklichere und produktivere Teams. Was ist, wenn all Ihre schlechten Ideen schnell gestorben sind, anstatt herauszufinden, dass Sie nach einer beträchtlichen Investition ein Durcheinander in den Händen haben? Eine solche Organisation wäre nicht aufzuhalten. Vielleicht könnte diese Organisation Ihnen gehören?