Nehmen Sie sich Minuten - ocr nvq Level 3 Diplom in Wirtschaft und Verwaltung

Minuten zu nehmen ist in jedem Geschäft von entscheidender Bedeutung.

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Einführung:

Diese Einheit ist eine optionale Einheit der Gruppe B auf Stufe 2 mit 4 Credits. Diese Einheit vermittelt dem Kandidaten gute Kenntnisse und ein gutes Verständnis der Aufgaben während der Protokollierung, der Rolle des Vorsitzenden und des Protokollführers in Besprechungen, des Verfahrens zur Protokollierung, der Vorbereitung der Protokollierung und der Befolgung der organisatorischen Verfahren, Richtlinien und Richtlinien während der Protokollierung Protokoll

Bitte finden Sie eine persönliche Erklärung, die für dieses Gerät relevant ist!

PS: Bitte kopieren Sie nichts, was hier eingereicht wurde, und zeigen Sie es in Ihrer Datei an. Dies wurde hier veröffentlicht, um Ihnen zu helfen, eine Vorstellung davon zu bekommen, was sie von Ihnen erwarten und wie Sie schreiben müssen. Sie müssen sich auf Ihren eigenen Arbeitsbereich und Ihre Organisation beziehen und sich bei der Vorbereitung der Dateien daran halten. Danke für Ihre Kooperation.

1.1 Was ist der Zweck von Besprechungen?

Der Hauptzweck von Meetings ist es, Ideen auszutauschen und verschiedene Gedanken auszudrücken. Meetings werden in fast jeder Organisation verwendet, um Informationen an andere Personen weiterzugeben, deren Hauptfunktion darin besteht, zu informieren, Ideen zu suchen, Klärung zu suchen, Probleme zu lösen, Vorschläge / Arbeitsweisen zu diskutieren, Entscheidungen zu treffen und Streitigkeiten beizulegen.

1.2 Welche organisatorischen und rechtlichen Anforderungen können für die Protokollierung gelten?

Das Protokoll sollte eine genaue Darstellung der Tagesordnung des Treffens sein. Die Struktur des Protokolls folgt der Liste der Tagesordnungspunkte. Um auf effiziente Weise Minuten zu verbringen, müssen Sie die Vorlage basierend auf den Tagesordnungspunkten bereithalten. Lassen Sie im Verlauf des Meetings viel Platz, um Notizen zu machen. Auf diese Weise können Sie nicht verwirrt werden und im Verlauf des Meetings reibungslos über Elemente hinweggehen.

Protokolle sind rechtliche Dokumente, die als Beweis für zukünftige Referenzen in Bezug auf Diskussionen in einer Sitzung dienen. Das Protokoll sollte Titel, Uhrzeit, Datum, Ort der Besprechung, Namen der Teilnehmer, Entschuldigungen, Besucher, Elemente, erforderliche Aktionen und Datum für die nächste Besprechung enthalten.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Aktionen für jeden Tagesordnungspunkt und von wem aufschreiben. Protokolle müssen korrekt sein, da die Leute in Zukunft darauf verweisen werden und genau verstehen können sollten, was in der Besprechung passiert ist.

1.3 Warum sollte das Protokoll eine genaue Aufzeichnung von Diskussionen und Entscheidungen sein?

Das Protokoll sollte genau und präzise geschrieben sein, damit jede Person, unabhängig davon, ob sie an der Sitzung teilgenommen hat oder nicht, wissen kann, was stattgefunden hat.

Protokolle dienen als offizielle Aufzeichnung der Aktionen, die bei einer Besprechung stattgefunden haben, und bilden eine historische Aufzeichnung für ein Team oder eine Abteilung. Selbst wenn die Leute vergessen, sich daran zu erinnern, was in einer Besprechung passiert ist oder was besprochen und entschieden wurde, hilft ihnen das Protokoll dabei, sich zu verweisen und diese Informationen zu erhalten. Im Protokoll werden auch die ergriffenen und zu ergreifenden Maßnahmen aufgezeichnet. Es dient also als Erinnerung an die Fristen, die eingehalten werden müssen. Das Protokoll informiert auch die Personen, die nicht an der Sitzung teilgenommen haben.

1.4 Was ist der Zweck von Dokumenten und Begriffen, die üblicherweise in Besprechungen verwendet werden?

Besprechungsdokumente werden erstellt, wenn sich das Unternehmen trifft, um Fragen im Zusammenhang mit dem gegenwärtigen und zukünftigen Betrieb des Unternehmens zu erörtern.

Drei gemeinsame Sitzungsdokumente sind:

Einladung zur Besprechung (Angaben wie Datum, Uhrzeit, Art der Besprechung, Ort, Zweck der Besprechung)
Tagesordnung (detaillierte Auflistung der Tagesordnung für das Treffen)
Protokoll (Aufzeichnung / Nachweis der Besprechung mit Angaben zu Ort und Uhrzeit der Besprechung, Zweck der Besprechung, Teilnehmern, Vorsitzenden der Besprechung, Entschuldigung, Tagesordnung, Überprüfung der Protokolle der vorherigen Besprechung, Datum, Uhrzeit und Ort der nächsten Besprechung sowie Zeitpunkt des Abschlusses der Besprechung)

2.1 Welche Rolle spielt der Vorsitzende und andere formelle Verantwortlichkeiten in Sitzungen?

Der Vorsitzende hat die Aufgabe sicherzustellen, dass eine Sitzung genau aufgezeichnet wird. Der Vorsitzende der Sitzung trägt die Verantwortung gegenüber

Helfen Sie dem Protokollführer, Tagesordnungspunkte zu vereinbaren.
Befolgen Sie die Tagesordnungspunkte nacheinander.
Informieren des Protokollführers über alle Punkte, die von der vereinbarten Tagesordnung gestrichen werden sollen.
Fassen Sie bestimmte Punkte, Entscheidungen oder Maßnahmen zusammen, die für jeden Tagesordnungspunkt vereinbart wurden, bevor Sie mit dem nächsten Punkt fortfahren.
Stimmen Sie zu und geben Sie eine Zusammenfassung für lange Diskussionen.
Überprüfen Sie die Protokolle, wenn sie als Entwurf geschrieben wurden.

2.2 Wie arbeiten Sie im Protokoll mit dem Lehrstuhl zusammen?

Ich diskutiere mit dem Vorsitzenden, bevor die Sitzung beginnt, Tagesordnungspunkte zu genehmigen, und auch über alle Besucher, die an der Sitzung teilnehmen. Ich bekomme Ratschläge zu Zeit und Ort der Besprechungen, wenn der reguläre Raum, in dem die Besprechung stattfindet, nicht verfügbar ist. Im Zweifelsfall frage ich, ob dem Protokoll eine bestimmte Diskussion hinzugefügt werden muss. Ich kläre auch alle technischen Begriffe, die in der Besprechung besprochen wurden, um zu vermeiden, dass falsche Informationen aufgezeichnet werden. Nach der Sitzung entwerfe ich die Protokolle so früh wie möglich und lasse sie von meinem Vorgesetzten genehmigen, bevor ich sie an die Mitglieder verteile.

3.1 / 2 Warum sollten Sie aktiv zuhören, wenn Sie sich Minuten nehmen, und wie machen Sie das?

Ich sollte während des Protokollierens aktiv zuhören, da sie als Aufzeichnung von Entscheidungen und Details für alles dienen, was in einer Besprechung besprochen und vereinbart wird.

Das mache ich auf folgende Weise:

Ich muss analytisch zuhören und nach den wichtigsten Ideen und Details suchen.
Ich kläre Dinge, die ich nicht verstehe, oder fordere den Vorsitzenden auf, Tatsachen zu wiederholen, die ich nicht verstehe.
Ich berücksichtige die Gefühle der Redner und der Teilnehmer.
Ich bin proaktiv und bereit zu antworten.
Ich eliminiere Ablenkungen (Geräusche, Unterbrechungen usw.) und konzentriere mich auf den Lautsprecher, damit ich wichtige Punkte und Aktionen, die aufgezeichnet werden müssen, nicht verpasse.

3.3. Wie machen Sie sich Notizen bei Diskussionen in Besprechungen?

Ich komme früh zur Besprechung, stelle sicher, dass ich weiß, wer der Vorsitzende ist, sitze neben dem Vorsitzenden und überprüfe, ob jeder alle Papiere (Tagesordnung) hat, und nehme Ersatzpapiere. Ich habe alle Papiere lange vor dem Treffen durchgelesen und nach den Namen der anwesenden Personen gefragt. Hören Sie gut zu, schreiben Sie Schlüsselwörter auf und schreiben Sie Entscheidungen auf. Ich bitte um Klarstellung und überprüfe meine Notizen mit dem Stuhl.

3.4 / 5 Warum sollten Sie eine Klärung erhalten und wie machen Sie das?

Alle Zweifel, die beim Aufschreiben des Protokolls auftreten, müssen geklärt werden, da es sich um Entscheidungen handelt, die als Gruppe getroffen werden und bei der künftigen Bezugnahme hilfreich sind.

Ich kläre die Dinge, indem ich den Vorsitzenden oder die Gruppe auffordere, zu wiederholen oder etwas langsam zu sprechen, wenn ich Zweifel an Diskussionen habe. Ich gebe mir Zeit zuzuhören und Ablenkung zu beseitigen.

3.6 Wie sortieren, wählen und strukturieren Sie Informationen, um Protokolle zu erstellen?

Ich verwende eine konsistente Vorlage, um Minuten zu erstellen. Der Zweck der Besprechung ist von Besprechungstyp zu Besprechungstyp unterschiedlich, daher kann auch das Layout der Protokolle variieren.

Die verwendete Vorlage erleichtert auch das Auffinden wichtiger Informationen und sollte über eine Reihe von Besprechungen hinweg konsistent sein.

Ich strukturiere die Protokolle wie folgt:

Der Titel des Treffens.
Datum und Uhrzeit des Treffens.
Eine Liste aller Anwesenden unter dem Titel "Anwesend".
Eine Liste aller nicht anwesenden Personen, die sich entschuldigt haben. Diese Liste sollte unter dem Titel "Entschuldigungen" erscheinen.
Bestätigung, dass das Protokoll der vorherigen Sitzung vereinbart wurde. Das Datum der vorherigen Sitzung sollte angegeben werden.
Alle Änderungen oder Maßnahmen, die sich aus dem Protokoll der vorherigen Sitzung ergeben, sollten schriftlich festgehalten werden.
Alle Angelegenheiten, die sich aus dem vorherigen Protokoll ergeben, sollten unter den zu diskutierenden Titelfragen aufgeführt werden.
Das Protokoll sollte immer in der Reihenfolge erfolgen, in der die Besprechung durchgeführt wurde.
Das Datum des nächsten Treffens.

3.7 Was bedeutet es, in Minuten den richtigen Ton und die richtige Fachsprache zu verwenden?

Protokolle sind Aufzeichnungen darüber, was genau in der Besprechung passiert ist. Es sollte also Aufzeichnungen über Diskussionen und Aktionen geben. Es sollte sich auf die besprochenen Punkte konzentrieren und klare Informationen darüber enthalten, was für jeden Punkt entschieden wurde. Protokolle müssen in vollständigen Sätzen und ausreichend detailliert geschrieben werden. Dies hilft jedem Leser, der nicht an der Besprechung teilnimmt, zu verstehen, was tatsächlich besprochen wurde.